Décision de la Commission du 4 mars 2013 établissant le guide de l’utilisateur présentant les étapes nécessaires pour participer à l’EMAS conformément au règlement (CE) n o 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d’audit (EMAS) [notifiée sous le numéro C(2013) 1114] (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE) (2013/131/UE)

ANNEXE

Guide de l’utilisateur présentant les étapes nécessaires pour participer à l’EMAS conformément au règlement (CE) no 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d’audit (EMAS)

I. INTRODUCTION

L’un des objectifs de la politique environnementale de l’Union européenne consiste à encourager les organisations, quelles qu’elles soient, à utiliser des systèmes de management environnemental et à réduire leurs incidences sur l’environnement. Les systèmes de management environnemental sont l’un des instruments auxquels les entreprises et autres organisations peuvent avoir recours pour améliorer leurs performances environnementales tout en économisant de l’énergie et d’autres ressources. En particulier, l’Union européenne souhaiterait encourager les organisations à participer au système de management environnemental et d’audit (EMAS), instrument de management permettant aux entreprises et autres organisations d’évaluer leurs performances environnementales, de les améliorer et de communiquer des informations à ce sujet.

L’EMAS a été institué en 1993 et a évolué au fil du temps. Le règlement EMAS (1), dont la dernière révision remonte à 2009, établit la base juridique du système.

Le présent guide de l’utilisateur de l’EMAS a été élaboré conformément à l’article 46, paragraphe 5, du règlement EMAS. Il a pour objectif de fournir des conseils clairs et simples aux organisations intéressées par ce système, ainsi que des instructions étape par étape, faciles à suivre. Le guide présente les principaux éléments du système et les démarches à entreprendre par une organisation qui souhaite y participer. Le document vise à accroître le nombre total d’organisations qui adoptent le système de management EMAS en facilitant leur adhésion à celui-ci. Il est également important de garder à l’esprit l’objectif général du règlement européen, qui est d’harmoniser la mise en œuvre dans tous les États membres et de créer un cadre législatif commun. En ce qui concerne les questions relatives à «EMAS Global», nous renvoyons le lecteur à la décision 2011/832/UE de la Commission du 7 décembre 2011 relative à un guide sur l’enregistrement groupé dans l’Union européenne, l’enregistrement dans les pays tiers et l’enregistrement au niveau international conformément au règlement (CE) no 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil concernant la participation volontaire des organisations à un système communautaire de management environnemental et d’audit (EMAS) (2).

II. QU’EST-CE QUE LE SYSTÈME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL ET D’AUDIT (EMAS)?

L’EMAS est un instrument facultatif, à la disposition de toute organisation active dans un secteur économique, dans l’Union européenne ou en dehors de celle-ci, qui souhaite:

Les démarches à entreprendre pour s’enregistrer dans le système et en assurer la mise en œuvre sont décrites ci-dessous, étape par étape.

Les organisations qui souhaitent s’enregistrer dans le système EMAS doivent:

Les organisations doivent également satisfaire à quelques autres exigences, notamment:

Dès qu’elles sont enregistrées, les organisations peuvent utiliser le logo EMAS.

III. COÛTS ET BÉNÉFICES DE LA MISE EN ŒUVRE DE L’EMAS

En règle générale, les systèmes de management environnementaux tels que l’EMAS aident les organisations à améliorer l’utilisation des ressources, à réduire les risques et à montrer l’exemple par la publication d’une déclaration de bonnes pratiques. Le coût de la mise en œuvre du système est inférieur à celui des économies qu’il permet de réaliser.

Avantages

Les coûts et avantages de l’enregistrement EMAS ont fait l’objet d’une étude (3). Dans ce contexte, une enquête a été menée, et les participants ont été invités à sélectionner sur une liste les incidences qui se sont révélées les plus positives. Les «économies d’énergie et de ressources» sont arrivées en tête du classement (21 %), comme le montre la figure 1. En deuxième position figurait la «réduction des incidents négatifs» (18 %), suivie par «l’amélioration des relations avec les parties intéressées» (17 %).

Figure 1

Avantages de la mise en œuvre de l’EMAS (% de l’ensemble des réponses)

Gains accrus en termes d’efficacité

Le principal avantage cité est celui des «économies d’énergie et de ressources». Indépendamment de la taille des organisations interrogées, il est apparu que les économies d’énergie dépassaient à elles seules le coût annuel de la mise en œuvre de l’EMAS. Cela montre que les organisations de plus grande taille devraient facilement récupérer les coûts de la mise en œuvre du système.

Moins d’incidents négatifs

Cet avantage se classe en deuxième position. Plusieurs facteurs, tels que la réduction des infractions à la législation environnementale, entrent ici en ligne de compte. Cela a de toute évidence un lien avec les avantages relatifs à l’amélioration des relations avec les autorités de réglementation.

Meilleures relations avec les parties intéressées

Les organisations ont estimé que l’amélioration des relations avec les parties intéressées constituait un avantage considérable, en particulier en ce qui concerne les administrations publiques et les sociétés de services.

Plus de débouchés

L’enregistrement EMAS peut être intéressant sur le plan commercial. Il peut aider à conserver des clients existants et à trouver de nouveaux débouchés. Le fait d’appliquer un système de gestion environnemental EMAS peut être un atout dans le cadre des marchés publics. Bien que les organisations qui passent des marchés publics ne puissent pas explicitement exiger des soumissionnaires qu’ils soient enregistrés EMAS, les sociétés enregistrées peuvent néanmoins en faire état pour montrer qu’elles disposent des compétences techniques nécessaires pour satisfaire aux exigences contractuelles en matière de management environnemental.

De plus, les organisations peuvent encourager leurs fournisseurs à adopter un système de management environnemental dans le cadre de leur propre politique environnementale. Le fait d’être enregistré EMAS peut simplifier les procédures internes entre entreprises pour les deux parties.

Allégement de la réglementation

Les organisations enregistrées EMAS peuvent miser sur un allégement de la réglementation. Les entreprises des secteurs manufacturiers peuvent en tirer parti et bénéficier d’avantages dans le cadre de la législation sur la prévention et la réduction intégrées de la pollution (4).

Plusieurs États membres offrent également aux organisations enregistrées EMAS des avantages par rapport aux dispositions législatives et réglementaires environnementales nationales et régionales. Ces avantages peuvent consister notamment en une simplification des obligations en matière de rapports, un nombre moins important d’inspections, des redevances moins élevées sur les déchets et un espacement des délais de renouvellement des autorisations.

À titre d’exemple, citons une réduction de 50 % de la redevance sur les déchets, une réduction de 20 à 30 % des montants dus au titre des procédures d’octroi des autorisations, une réduction pouvant aller jusqu’à 100 % des redevances prévues par la législation nationale pour la surveillance et la mise en œuvre, une réduction de 30 % des redevances relatives aux services publics assurés par les organismes gouvernementaux, une réduction de 30 % des montants dus pour les procédures de délivrance des autorisations relatives aux eaux de surface, les permis de captage de l’eau souterraine et les procédures relatives aux autorisations de mise en décharge. D’autres avantages sont également offerts en ce qui concerne la gestion de la surveillance et de la manipulation des produits chimiques dangereux, les obligations en matière d’élimination des déchets (dispense de l’obligation de fournir la preuve de l’existence de mesures de supervision technique), ainsi que le contrôle des gaz à effet de serre.

Coûts et avantages

Les entreprises devraient considérer l’enregistrement EMAS comme un investissement. La mise en œuvre de l’EMAS engendre des coûts internes et externes liés notamment à la fourniture de conseils, aux ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre et au suivi des mesures, aux inspections, aux droits d’enregistrement, etc.

Les frais et avantages réels varient dans une large mesure en fonction notamment de la taille et des activités de l’organisation, de l’état de la situation en ce qui concerne les pratiques de management environnemental, du pays concerné, etc. Mais en règle générale, l’EMAS permet de réaliser de belles économies. Plusieurs études ont montré qu’une augmentation des recettes permet aux organisations de récupérer assez rapidement les coûts de mise en œuvre, généralement dans un délai d’un ou de deux ans (5) (6) (7) (8) (9).

Tableau 1

Coûts et gains annuels potentiels en termes d’efficacité dans l’EMAS (10)

Le «EMAS Toolkit for small organisations» (14) (Guide EMAS pour les petites organisations) cite beaucoup d’autres exemples de gains en termes de «coûts/avantages».

Dans l’ensemble, les micro et petites organisations doivent supporter des coûts fixes et des coûts externes proportionnellement supérieurs à ceux que doivent supporter les organisations moyennes ou grandes, étant donné que ces dernières réalisent des économies d’échelle, qu’une proportion plus importante des coûts peut être supportée en interne par les services de l’environnement et que les coûts externes sont moins importants, ces organisations ayant moins besoin de consultants. Toutefois, il est recommandé, même aux très grandes organisations, d’examiner de manière approfondie les coûts de mise en œuvre du système.

Le système EMAS et les systèmes de management de l’énergie tels que EN 16001 et ISO 50001 sont assez similaires. La gestion de l’utilisation de l’énergie faisant partie de l’EMAS, les organisations enregistrées EMAS améliorent déjà leur efficacité énergétique et, partant, satisfont à la plupart des exigences des normes EN 16001 et ISO 50001. Cela peut donc également se traduire par une réduction des coûts.

Les organisations qui envisagent un enregistrement EMAS devraient également prendre en considération les aides financières et techniques et les subventions proposées par les États membres, les autorités nationales, régionales ou locales, ainsi que par les organismes compétents EMAS.

IV. RÈGLEMENT EMAS

Le système EMAS a été institué par le règlement (CE) no 1221/2009 (également connu sous le nom de «EMAS III») et est directement applicable dans tout État membre.

1. Généralités

1.1. Champ d’application

Depuis 2001, toute organisation publique ou privée peut mettre en œuvre le système EMAS. Avec EMAS III, le système est également accessible aux organisations non européennes et aux entreprises européennes actives dans des pays non européens. En ce qui concerne ce dernier point, il existe des orientations spécifiques relatives à l’enregistrement groupé dans l’Union européenne, l’enregistrement dans les pays tiers et l’enregistrement au niveau international.

Par «organisation», on entend «une compagnie, une société, une firme, une entreprise, une autorité ou une institution établie dans la Communauté ou en dehors de celle-ci, ou une partie ou une combinaison des entités précitées, ayant ou non la personnalité juridique, de droit public ou privé, qui a ses propres fonctions et sa propre administration».

L’EMAS peut être mis en œuvre sur un, plusieurs ou tous les sites appartenant à des organisations privées ou publiques dans n’importe quel secteur d’activité (15). Le site est la plus petite entité qui puisse être enregistrée.

Par «site», on entend «un lieu géographique donné, placé sous le contrôle de gestion d’une organisation s’appliquant aux activités, produits et services, y compris à l’ensemble des infrastructures, équipements et matériaux; le site est la plus petite entité qui puisse être prise en considération pour un enregistrement.»

1.2. Exigences

La procédure générale relative à la mise en œuvre de l’EMAS se résume comme suit:

La Commission européenne élabore actuellement des «documents de référence sectoriels» (16) en consultation avec les États membres et les autres parties intéressées. Les organisations doivent en tenir compte lors de la mise en œuvre de l’EMAS et doivent préciser dans leur déclaration environnementale la manière dont ces documents ont été utilisés.

Chaque document contient les éléments suivants:

Figure 2

Déroulement global de la mise en œuvre de l’EMAS

Analyse environnementale

Système de management environnemental

* Exigences générales

* Politique environnementale

* Planification

* Mise en oeuvre et fonctionnement

* Contrôle des exigences mises en place

Audit interne/Revue de direction

Déclaration environnementale EMAS

Vérification et validation

Enregistrement: organisme compétent

Tableau 2

Calendrier indicatif pour la mise en œuvre de l’EMAS. Le temps prévu pour chaque activité est une moyenne. Il peut être plus court ou plus long en fonction de l’État membre, de la taille de l’organisation, etc.

2. Comment mettre en œuvre l’EMAS?

2.1. Analyse environnementale

Afin de mettre en œuvre correctement l’EMAS, la première étape consiste à réaliser une analyse approfondie de la structure interne de l’organisation et des activités qu’elle mène. Il s’agit de recenser des aspects environnementaux qui ont des incidences sur l’environnement. La base nécessaire à la mise en place d’un système de management environnemental en bonne et due forme est ainsi établie.

Par «analyse environnementale», on entend «une analyse préalable approfondie des aspects environnementaux, de l’incidence et des résultats en matière d’environnement liés aux activités, produits et services d’une organisation».

Cette analyse doit porter notamment sur:

Par «aspect environnemental», on entend «un élément des activités, produits ou services d’une organisation qui a ou qui est susceptible d’avoir une incidence sur l’environnement». Les aspects environnementaux peuvent être liés aux moyens de production (consommation de matières premières et d’énergie, par exemple) ou à la production (émissions atmosphériques, production de déchets, etc.).

Figure 3

Lien entre les activités, les aspects environnementaux et les incidences environnementales

Activités/produits/services

Aspects environnementaux

Incidences environnementales

L’organisation doit mettre en place des procédures pour s’assurer qu’un suivi approprié est accordé aux activités qui ont été recensées comme étant importantes au cours de la première analyse environnementale. Des modifications peuvent intervenir en ce qui concerne les aspects environnementaux et les incidences environnementales y associées, de même que les activités de l’organisation. Si ces modifications sont substantielles, il se peut qu’il faille actualiser l’analyse environnementale. L’organisation doit également se tenir informée des développements nouveaux, des nouvelles techniques, des résultats de la recherche, etc., pour pouvoir réévaluer l’importance de ses aspects environnementaux et la nécessité éventuelle de réaliser une nouvelle analyse environnementale si les modifications intervenues dans ses activités sont substantielles.

Quelle est la procédure à suivre pour réaliser une analyse environnementale?

Les organisations doivent:

L’organisation ne doit pas oublier que les aspects environnementaux qu’elle aura recensés, ainsi que les résultats de l’évaluation devront être portés à la connaissance des parties intéressées externes.

Comment recenser les aspects environnementaux?

Toutes les informations environnementales intéressantes doivent être rassemblées.

Cela peut se faire notamment par:

Les aspects environnementaux directs et indirects doivent être pris en considération et les définitions ci-dessous devraient en faciliter le recensement:

Par «aspect environnemental direct», on entend «un aspect environnemental associé à des activités, des produits et des services de l’organisation elle-même sur lesquels elle exerce un contrôle opérationnel direct».

Par «aspect environnemental indirect», on entend «un aspect environnemental qui peut résulter d’une interaction entre une organisation et des tiers sur laquelle l’organisation est susceptible d’influer dans une mesure raisonnable».

Il est fondamental d’examiner les aspects indirects, tant dans le secteur privé que public. En conséquence, les autorités locales, les sociétés de services et les institutions financières, par exemple, doivent étendre leur analyse au-delà des aspects liés au site.

Les organisations doivent pouvoir démontrer qu’elles ont mis en évidence les aspects environnementaux significatifs liés à leurs procédures de passation de marchés et qu’elles ont pris en considération les incidences environnementales significatives associées à ces aspects dans leur système de management.

Tableau 3

Exemples d’aspects environnementaux directs et indirects

Les aspects environnementaux directs doivent inclure les exigences légales et les limites dont sont assorties les autorisations; par exemple, si des valeurs limites d’émission ou d’autres exigences sont fixées pour des polluants spécifiques, les émissions doivent être considérées comme des aspects environnementaux directs.

Évaluation des aspects environnementaux

L’étape suivante consiste à associer les aspects environnementaux à leurs effets ou incidences sur l’environnement. Le tableau 4 fournit un exemple de ces associations.

Tableau 4

Exemples d’aspects environnementaux et de leurs incidences sur l’environnement

Une fois les aspects environnementaux et les incidences sur l’environnement recensés, l’étape suivante consiste à effectuer une analyse détaillée de chacun d’entre eux afin de déterminer les aspects environnementaux significatifs.

Par «aspect environnemental significatif», on entend «un aspect environnemental qui a, ou qui est susceptible d’avoir, une incidence significative sur l’environnement».

Les éléments à prendre en considération pour évaluer le caractère significatif d’un aspect environnemental sont les suivants:

En se fondant sur ces critères, l’organisation peut établir une procédure interne ou utiliser d’autres instruments pour évaluer le caractère significatif des aspects environnementaux. Les petites et moyennes entreprises (PME) trouveront des informations très utiles à ce sujet dans le EMAS SME toolkit (guide EMAS pour les PME) (17).

Lorsqu’elle évalue le caractère significatif des aspects environnementaux, l’organisation doit tenir compte non seulement des conditions normales de fonctionnement, mais également des conditions de démarrage, d’arrêt et d’urgence. Il y a lieu de prendre en considération les activités passées, présentes et prévues.

Pour chaque aspect environnemental, l’incidence correspondante doit être évaluée en fonction:

Tableau 5

Évaluation des aspects environnementaux

Comment contrôler le respect de la législation?

Par «respect de la législation», on entend «la mise en œuvre intégrale des exigences légales applicables, y compris les conditions d’autorisation, en matière d’environnement».

Les États membres doivent veiller à ce que les organisations aient accès à l’information et à l’assistance, à tout le moins en ce qui concerne les questions suivantes:

Les autorités chargées de faire appliquer la législation sont tenues de répondre aux demandes d’information, à tout le moins à celles présentées par de petites organisations, en ce qui concerne les exigences légales ayant trait à l’environnement, ainsi qu’aux demandes d’information relatives à la manière dont les organisations peuvent se conformer à ces exigences.

Le recensement de toutes les exigences légales applicables implique la prise en considération, le cas échéant, de différents niveaux de la législation environnementale, à savoir les exigences nationales, régionales ou locales, y compris les exigences relatives aux autorisations et aux agréments.

L’organisation doit également tenir compte d’autres exigences pertinentes relatives notamment aux conditions de passation de marchés, aux contrats commerciaux, aux accords volontaires que l’organisation a signés ou auxquels elle a adhéré, etc.

Il est essentiel de recenser les exigences légales à ce stade afin que l’organisation puisse épingler celles qui ne sont peut-être pas respectées. Le cas échéant, l’organisation doit alors prendre les mesures qui s’imposent afin de se mettre en conformité avec l’intégralité de la législation environnementale applicable (voir point 2.2.5.2 relatif à l’évaluation du respect de la législation).

2.2. Système de management environnemental

Par «système de management environnemental», on entend «la partie du système global de management qui comprend la structure organisationnelle, les activités de planification, les responsabilités, les pratiques, les procédures, les procédés et les ressources nécessaires pour développer, mettre en œuvre, réaliser, analyser et maintenir la politique environnementale, ainsi que pour gérer les aspects environnementaux».

2.2.1. Exigences générales

Tout d’abord, l’organisation doit définir et documenter le champ d’application de son système de management environnemental.

Chaque site couvert par un enregistrement EMAS doit se conformer à toutes les exigences du système EMAS.

L’organisation doit établir, documenter, mettre en œuvre et tenir à jour un système de management environnemental conformément à la section 4 de la norme EN ISO 14001. Si elle a mis en œuvre un système de management environnemental (autre que ISO 14001) qui a été reconnu par la Commission (18), l’organisation, lorsqu’elle décide de respecter les exigences EMAS, ne doit pas refaire les démarches pour les parties qui ont déjà été officiellement reconnues.

2.2.2. Politique environnementale

Par «politique environnementale», on entend «l’expression formelle par la direction à son plus haut niveau de ses intentions globales et des orientations de l’organisation relatives à sa performance environnementale […]. Cette politique fournit un cadre d’action et prévoit l’établissement d’objectifs et de cibles environnementaux».

La politique environnementale doit inclure les éléments suivants:

La politique environnementale fournit un cadre d’action et prévoit l’établissement d’objectifs environnementaux généraux et d’objectifs environnementaux spécifiques (voir plus loin). Cette politique doit être clairement formulée et englober les principales priorités à partir desquelles les objectifs environnementaux généraux et spécifiques pourront être définis.

2.2.3. Planification

Lorsque les éléments fondamentaux décrits ci-dessus ont été traités, on passe à la phase de planification.

2.2.3.1. Objectifs environnementaux généraux et spécifiques

Par «objectif environnemental général», on entend «un but environnemental global, découlant de la politique environnementale, qu’une organisation se fixe, et qui est quantifié dans la mesure du possible».

Par «objectif environnemental spécifique», on entend «une exigence de résultat détaillée, applicable à une organisation ou à certaines de ses composantes, qui découle des objectifs environnementaux généraux et qui doit être définie et respectée pour atteindre ces objectifs généraux».

L’organisation doit établir et documenter les objectifs généraux et les objectifs spécifiques détaillés pour chacun des aspects pertinents dans l’organisation, conformément à sa politique environnementale.

Lorsque les objectifs généraux ont été définis, l’étape suivante consiste à les assortir d’objectifs spécifiques appropriés. Sur la base de ces objectifs spécifiques, des actions spécifiques peuvent être planifiées afin de parvenir à un bon management environnemental.

Figure 4

Lien entre les objectifs généraux, les objectifs spécifiques et les actions

Objectif général

Objectif spécifique

Action

Exemple:

Les objectifs généraux et spécifiques doivent, si possible, être mesurables et cohérents avec la politique environnementale de l’organisation. Les critères «SMART» sont utiles à cet égard:

2.2.3.2. Programme environnemental

Par «programme environnemental», on entend «la description des mesures, des responsabilités et des moyens décidés ou envisagés pour atteindre des objectifs environnementaux généraux ou spécifiques, ainsi que les échéances fixées pour leur mise en œuvre».

Le programme environnemental est un instrument destiné à aider l’organisation à planifier et à mettre en œuvre des améliorations jour après jour. Il doit être actualisé et suffisamment détaillé pour donner un aperçu des progrès dans la réalisation des objectifs. Le programme doit préciser à qui incombe la responsabilité de réaliser les objectifs généraux et spécifiques et donner des détails relatifs aux ressources et aux calendriers prévus. Les ressources en tant que telles (par exemple, les moyens financiers, techniques ou en personnel) ne peuvent pas être des objectifs environnementaux.

Dans la pratique, le programme se présente souvent sous la forme d’un tableau dans lequel sont indiqués:

Les aspects tant directs qu’indirects doivent être pris en considération dans l’élaboration du programme. L’organisation doit également s’engager à améliorer ses performances environnementales de manière continue.

2.2.4. Mise en œuvre et fonctionnement

2.2.4.1. Ressources, rôles, responsabilité et autorité

La réussite de l’EMAS dépend de la volonté de la direction à son plus haut niveau de mettre à disposition les ressources et les structures organisationnelles nécessaires pour soutenir le système. Il s’agit notamment des ressources humaines, des compétences spécifiques des membres du personnel, de l’infrastructure organisationnelle et des ressources technologiques et financières.

L’analyse environnementale a permis d’examiner l’infrastructure organisationnelle existante et les pratiques et procédures existantes en matière de management environnemental. Le moment est venu d’adapter les structures et procédures internes, le cas échéant.

La direction de l’organisation à son plus haut niveau doit désigner un représentant de la direction, c’est-à-dire une personne chargée en dernier ressort du système de management environnemental. Son rôle consiste, d’une part, à s’assurer que toutes les exigences du système de management environnemental sont en place et que le système est opérationnel et actualisé, et, d’autre part, à tenir l’équipe de direction informée de la manière dont le système fonctionne. Le représentant doit faire rapport des points forts et des faiblesses du système et proposer les améliorations nécessaires.

Il doit également posséder des qualifications et une expérience en ce qui concerne les questions environnementales, les exigences légales y afférentes, les aspects liés au management, et disposer d’aptitudes en matière de travail en équipe, d’encadrement et de coordination. L’organisation doit veiller à ce que toutes ces compétences soient disponibles en son sein.

Compétence, formation et sensibilisation

L’organisation doit définir l’expérience et les connaissances requises des membres du personnel pour assurer un bon management environnemental.

Elle doit élaborer, mettre en œuvre et tenir à jour une procédure permettant de recenser les besoins en formation et faire le nécessaire pour que les membres du personnel chargés du système de management environnemental disposent des connaissances requises en ce qui concerne:

Les personnes travaillant au sein de l’organisation ou en son nom devraient être conscientes de leur rôle au sein de l’EMAS et des avantages environnementaux que procure le système. Elles devraient bénéficier d’une formation concernant la sensibilisation à l’environnement et le système de management environnemental de l’organisation ou, à tout le moins, avoir accès à ce type de formation.

Figure 5

Diagramme fonctionnel de la formation au sein du système de management environnemental

Recensement des besoins en formation et en sensibilisation

Évaluation des activités de formation et de sensibilisation

Planification des actitivés de formation et de sensibilisation

Activités de formation et de sensibilisation

La sensibilisation aux questions d’environnement peut se faire par des formations ou d’autres activités, telles que des campagnes de communication, des enquêtes, etc.

Les membres du personnel participant activement au système jouent un rôle moteur pour l’amélioration constante et effective des performances, et contribuent à ancrer l’EMAS dans l’organisation. Ils peuvent intervenir notamment en participant à un comité environnemental ou à des groupes de travail, par l’intermédiaire de systèmes de «boîte à idées», de programmes d’incitation ou d’autres activités.

Les membres du personnel devraient pouvoir jouer un rôle à différents niveaux dans l’élaboration et la mise en œuvre du système. Ils pourraient notamment participer:

La direction doit prévoir un retour d’information aux membres du personnel et s’efforcer d’obtenir un retour d’information de ceux-ci.

2.2.4.2. Communication

Une bonne communication bidirectionnelle interne et externe est fondamentale pour assurer une bonne mise en œuvre d’un système de management environnemental enregistré EMAS. L’organisation doit reconnaître la nécessité et l’intérêt de communiquer avec les parties intéressées sur les questions environnementales. Elle est tenue de publier sa déclaration environnementale et doit préciser quelles informations seront communiquées et à qui. Elle devra évaluer les résultats de sa communication et en déterminer l’efficacité.

La communication interne doit être bidirectionnelle (ascendante et descendante). Elle peut se faire par l’intermédiaire d’un intranet, de brochures, de publications internes, de bulletins d’information, de «boîtes à idées», de réunions, de panneaux d’affichage, etc.

La communication externe, quant à elle, peut passer notamment par la publication de la déclaration environnementale EMAS, l’internet, des journées d’action, des communiqués de presse, des brochures et l’utilisation du logo EMAS, dans les cas où son utilisation est possible et autorisée.

2.2.4.3. Documentation et maîtrise de la documentation

Des documents relatifs au système de management environnemental et plus précisément aux points ci-dessous doivent être disponibles:

Les documents doivent être clairs et concis afin d’éviter toute confusion ou malentendu.

Les documents EMAS peuvent être intégrés dans d’autres systèmes de management (qualité, énergie, santé et sécurité, etc.) ou vice versa de manière à en assurer la plus grande utilité possible, à éviter les doubles emplois et à réduire la paperasserie.

Les PME doivent veiller à fournir à leur personnel des documents clairs, simples et faciles à utiliser.

Manuel de management environnemental

Le manuel doit contenir des informations sur la politique environnementale, les protocoles environnementaux et les activités dans ce domaine. Il doit être intégré dans le plan de gestion annuel de l’organisation. Le manuel n’a pas besoin d’être long et complexe. Il doit aider le personnel à comprendre la manière dont l’organisation a établi et structuré son système de management environnemental, la manière dont les différents éléments du système de management environnemental sont liés entre eux, ainsi que le rôle de chacun au sein de ce système. Ce manuel n’est pas obligatoire, mais la plupart des organisations choisissent d’en élaborer un.

Procédures

Des documents relatifs aux procédures décrivent COMMENT il convient de mener les actions spécifiques, QUAND elles doivent avoir lieu et QUI doit les organiser.

Il s’agit notamment des procédures relatives:

Instructions de travail

Les instructions de travail doivent être claires et faciles à comprendre. Elles doivent expliquer l’intérêt d’une activité, les risques environnementaux qui y sont associés, la formation spécifique pour le personnel chargé de la mener à bien, ainsi que la manière dont elle sera supervisée. Il peut être utile d’illustrer les instructions à l’aide d’images, de pictogrammes ou d’autres moyens afin de s’assurer que les membres du personnel puissent les comprendre aisément.

Gestion des documents

L’organisation doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour une procédure de gestion des documents élaborés pour le système de management environnemental. Une attention particulière doit être accordée aux enregistrements (voir point 2.2.5.4).

À cet effet, il convient d’établir une procédure pour:

Figure 6

Procédure de gestion des documents dans un système de management environnemental

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