Décision (UE) 2023/1610 de la Banque centrale européenne du 28 juillet 2023 établissant les archives historiques de la Banque centrale européenne et modifiant la décision BCE/2004/2 (BCE/2023/17)

(1)

Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 vise à garantir que les documents ayant une valeur historique ou administrative sont préservés et rendus accessibles au public dans toute la mesure du possible. À cet effet, il pose l’obligation pour chaque institution de l’Union, y compris la Banque centrale européenne (BCE), d’établir ses archives historiques et de les rendre accessibles au public, dans les conditions prévues par le règlement après l’expiration d’un délai de trente ans à compter de la date de production d’un document.

(2)

En adoptant la présente décision, la BCE exerce son droit de détenir et de gérer ses archives historiques sans les déposer à l’Institut universitaire européen (IUE) et fixe les règles internes nécessaires à l’application du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83. L’objectif de ces règles internes est de mettre en œuvre la conservation et l’ouverture au public des archives historiques de la BCE tout en tenant dûment compte des particularités institutionnelles de la BCE.

(3)

L’article 1, paragraphe 2, point a), du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 définit le terme «archives des institutions des Communautés européennes». Compte tenu des structures hautement intégrées dans lesquelles la BCE évolue, à savoir le Système européen de banques centrales (SEBC) et l’Eurosystème, et du transfert de fonctions à la BCE d’organes ayant contribué à l’achèvement de l’Union économique et monétaire (UEM), les archives de la BCE doivent s’entendre comme ayant une portée plus large que celle définie à l’article 1, paragraphe 2, point a), du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83. D’une part, conformément à la jurisprudence constante de la Cour de justice de l’Union européenne, elles comprennent tous les documents quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par la BCE ou les banques centrales nationales (BCN) dans le cadre de l’accomplissement des missions du SEBC et de l’Eurosystème, qu’ils soient détenus par la BCE ou par les BCN (2). D’autre part, elles comprennent tous les documents quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par le comité d’étude de l’Union économique et monétaire (ci-après le «comité Delors»), le Comité des gouverneurs des banques centrales des États membres de la Communauté économique européenne (ci-après le «CdG»), le Fonds européen de coopération monétaire (FECOM) et l’Institut monétaire européen (IME), et qui sont détenus par la BCE.

(4)

L’article 23.3, deuxième phrase, de la décision BCE/2004/2 de la Banque centrale européenne (3) autorise les organes de décision de la BCE à rendre accessibles au public les documents appartenant aux archives de la BCE avant l’expiration du délai de trente ans. Le 7 mai 2019, le Conseil des gouverneurs de la BCE a décidé de rendre accessibles au public des documents qui avaient été produits ou reçus par le comité Delors puis transférés de la Banque des règlements internationaux, qui a accueilli la plupart des réunions de ce comité, à la BCE en 2005. Le 23 janvier 2020, le Conseil des gouverneurs de la BCE a décidé de rendre accessibles au public les documents qui avaient été produits ou reçus par le CdG, le FECOM et l’IME, et détenus par la BCE. La présente décision met en œuvre ces décisions du Conseil des gouverneurs et les documents concernés seront rendus accessibles au public après leur déclassification en «ECB-PUBLIC», indépendamment de l’expiration du délai de trente ans.

(5)

L’article 2 du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 reconnaît que des exceptions peuvent s’appliquer à la règle selon laquelle les documents ayant une valeur historique ou administrative sont rendus accessibles au public dans toute la mesure du possible et renvoie à cet égard au règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil (4). Étant donné que le règlement (CE) n° 1049/2001 ne s’applique pas à la BCE, des exceptions à la règle selon laquelle les documents ayant une valeur historique ou administrative sont rendus accessibles au public découlent de la décision ECB/2004/3 de la Banque centrale européenne (5). L’article 4, paragraphe 6, de la décision BCE/2004/3 prévoit que, pour les documents relevant des exceptions concernant la vie privée ou les intérêts commerciaux, les exceptions peuvent continuer de s'appliquer au-delà du délai maximal de trente ans. Pour les documents relevant d’autres exceptions prévues à l’article 4 de la décision BCE/2004/3, celles-ci peuvent s’appliquer pendant une période maximale de trente ans, sauf disposition contraire expresse du Conseil des gouverneurs de la BCE.

(6)

Étant donné que les documents appartenant aux archives de la BCE et liés à l’accomplissement des missions du SEBC et de l’Eurosystème sont également détenus par les BCN, qui peuvent souhaiter les rendre accessibles au comme faisant partie de leurs propres archives historiques ou être priées de les transférer à un tiers, tel qu’une archive historique nationale, les règles internes nécessaires à l’application du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 doivent également être destinées aux BCN. Les BCN faisant partie intégrante du SEBC et de l’Eurosystème, elles ne constituent ni des États membres au sens de l’article 6 du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, ni des tiers au sens de la présente décision. Il convient que la BCE et les BCN coopèrent étroitement pour que les archives historiques de la BCE soient traitées de manière cohérente et avec le soin approprié dans l’ensemble du SEBC et de l’Eurosystème.

(7)

Les documents appartenant aux archives de la BCE peuvent avoir été transférés à un tiers, par exemple à une archive historique nationale, par les BCN, avant l’entrée en vigueur de la présente décision. Dans de tels cas, il convient que les BCN veillent à ce que ces tiers ne puissent pas rendre ces documents accessibles au public avant l’expiration du délai de trente ans. En outre, lorsque la BCE détient les mêmes documents que ceux qui ont été transférés à ces tiers, les BCN doivent veiller à ce que ces tiers ne rendent ces documents accessibles au public, à l’issue d’un délai de trente ans, que si la BCE les a déclassifiés en «ECB-PUBLIC». Les archives historiques nationales et les autres autorités publiques nationales sont tenues, en vertu du principe de coopération loyale consacré à l’article 4, paragraphe 3, du traité sur l’Union européenne et de l’article 18 du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne, d’agir de bonne foi afin d’empêcher la divulgation prématurée des documents d’archives de la BCE ou la divulgation de documents classifiés.

(8)

En vertu du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil (6), la BCE est tenue de communiquer aux personnes concernées des informations sur le traitement de leurs données à caractère personnel et de respecter les droits des personnes concernées. Elle doit toutefois trouver un juste équilibre entre ces droits et les objectifs de l’archivage dans l’intérêt public, conformément à la législation sur la protection des données.

(9)

L’article 16, paragraphe 5, point b), et l’article 19, paragraphe 3, point d), du règlement (UE) 2018/1725 prévoient des exceptions, respectivement, au droit à l’information d’une personne concernée et au droit à l’effacement de données aux fins du traitement des données pour les besoins d’archivage dans l’intérêt public, dans la mesure où ces droits sont susceptibles de rendre impossible/empêcher ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement. Le droit à l’information ne devrait pas, en principe, s’appliquer dans le contexte particulier des archives historiques de la BCE, étant donné que la BCE serait tenue de fournir des efforts disproportionnés pour communiquer des informations sur le traitement une fois que ses archives historiques ont été mises à la disposition du public. Néanmoins, il convient que les personnes concernées soient informées de la possibilité que leurs données à caractère personnel soient rendues accessibles au public dans le cadre des archives historiques de la BCE en même temps qu’elles sont informées des opérations de traitement pour lesquelles leurs données à caractère personnel ont été initialement collectées. En outre, le droit à l’effacement ne doit pas, en principe, s’appliquer dans le contexte particulier des archives historiques de la BCE, compte tenu de la taille et de la nature partiellement physique des archives de la BCE et de la nature de l’archivage dans l’intérêt public, dans la mesure où l’effacement des données à caractère personnel contenues dans les archives de la BCE compromettrait la validité, l’intégrité et l’authenticité des archives historiques de la BCE et est donc susceptible d’empêcher gravement la réalisation des objectifs d’archivage dans l’intérêt public.

(10)

L’article 25, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1725 permet à la BCE de prévoir des dérogations aux droits mentionnés aux articles 17, 18, 20, 21 et 23 dudit règlement, dans la mesure où ces droits pourraient rendre impossible ou compromettre sérieusement la réalisation de l’objectif d’archivage dans l’intérêt public et où des dérogations sont nécessaires à cette fin. En adoptant la présente décision, la BCE prévoit des dérogations aux droits énoncés aux articles 17, 18, 20, 21 et 23 du règlement (UE) 2018/1725, sous réserve des garanties organisationnelles et techniques imposées par l’article 13 dudit règlement. Accorder l’accès à des données à caractère personnel, si une demande de la personne concernée ne fournit pas d’informations précises sur le traitement auquel la demande se rapporte, peut nécessiter un effort disproportionné ou être pratiquement impossible, étant donné la taille des archives historiques de la BCE. La rectification, l’effacement ou la limitation du traitement des données à caractère personnel porteraient atteinte à l’intégrité et à l’authenticité des archives historiques de la BCE et iraient à l’encontre de l’objectif d’archivage dans l’intérêt public. Toutefois, dans des cas dûment justifiés de données à caractère personnel inexactes, la BCE peut décider d’ajouter une déclaration ou une annotation complémentaire au document concerné. La communication de toute rectification, effacement ou limitation du traitement des données à caractère personnel peut nécessiter des efforts disproportionnés ou être pratiquement impossible. Étant donné que les données à caractère personnel font partie intégrante et sont des éléments indispensables des archives historiques de la BCE, l’octroi du droit de s’opposer au traitement des données à caractère personnel contenues dans les archives de la BCE empêcherait la réalisation de l’objectif d’archivage dans l’intérêt public.

(11)

La BCE ne rend pas accessibles au public les documents contenant des catégories particulières de données à caractère personnel figurant à l’article 10 du règlement (UE) 2018/1725, des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions énoncées à l’article 11 du règlement (UE) 2018/1725 ou des données à caractère personnel concernant un enfant âgé de moins de treize ans. Compte tenu du volume important de documents et de l’improbabilité que les documents contenant des données sensibles à caractère personnel aient une valeur administrative ou historique, les rendre accessibles au public entraînerait un retard considérable et compromettrait donc gravement le processus d’archivage. Le considérant 6 du règlement (UE) 2018/1725 indique que le règlement ne devrait pas s’appliquer au traitement des données à caractère personnel des personnes décédées. Étant donné que, dans la plupart des cas, la BCE ne peut établir si la personne concernée est décédée ou non, il convient, à titre de garantie supplémentaire, que le délai d’ouverture d’un document d’archives historiques de la BCE contenant de telles données sensibles à caractère personnel au titre des articles 10 et 11 du règlement (UE) 2018/1725 ou des données relatives à la vie privée et à l’intégrité de l’individu au titre de l’article 4 de la décision BCE/2004/3 soit fixé à cent ans après la création de ce document.

(12)

Le Contrôleur européen de la protection des données a été consulté conformément à l'article 41, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725 et a rendu un avis le 5 octobre 2022. La BCE a mis en œuvre les recommandations du Contrôleur européen de la protection des données.

(13)

L’article 23.3, deuxième phrase, de la décision BCE/2004/2 est modifié afin de préciser que les documents appartenant aux archives de la BCE ne sont en accès libre qu’après l’expiration du délai de trente ans conformément à la présente décision, à moins que les organes décisionnels ne décident de raccourcir ce délai, par exemple pour les documents qui ont été produits ou reçus par le comité Delors, le CdG, le FECOM et l’IME, et qui sont détenus par la BCE, ou de le prolonger, par exemple dans le cas des délibérations individuelles des réunions du conseil des Gouverneurs, si une évaluation au cas par cas réfute l’hypothèse selon laquelle l’indépendance du processus de décision du conseil des Gouverneurs n’est plus menacée après trente ans,

1)

«prédécesseurs de la BCE» le comité d’étude de l’Union économique et monétaire, le Comité des gouverneurs des banques centrales des États membres de la Communauté économique européenne, le Fonds européen de coopération monétaire et l’Institut monétaire européen;

2)

«archives de la BCE»:

3)

«archives historiques de la BCE» tous les documents ayant une valeur historique ou administrative qui font partie des archives de la BCE et qui ont été sélectionnés en vue d’une conservation permanente;

4)

«date de création»:

5)

«banque centrale nationale» ou «BCN» une banque centrale d’un État membre;

6)

«tiers» toute personne physique ou morale, ou entité extérieure au SEBC;

7)

«évaluation» tout processus de tri continu des archives de la BCE afin de déterminer quels documents doivent être préservés à des fins d’archivage historique;

8)

«conservation», l’ensemble des activités nécessaires pour garantir l’accès continu aux documents sélectionnés pour faire partie des archives historiques de la BCE et en limiter la perte d’informations;

9)

«document classifié» un document des archives historiques de la BCE auquel a été attribué l’une des quatre classifications de sécurité suivantes en vertu du régime de confidentialité de la BCE (7) qui n’autorise pas sa divulgation, à savoir: «ECB-SECRET», «ECB-CONFIDENTIAL», «ECB-RESTRICTED» et «ECB-UNRESTRICTED»;

10)

«document déclassifié» un document des archives historiques de la BCE auquel a été attribué la classification de sécurité «ECB-PUBLIC» en vertu du régime de confidentialité de la BCE;

11)

«données à caractère personnel» les données à caractère personnel au sens de l’article 3, point 1), du règlement (UE) 2018/1725;

12)

«données à caractère personnel relatives aux enfants» les données à caractère personnel relatives à des enfants âgés de moins de treize ans;

13)

«données sensibles à caractère personnel» les catégories particulières de données à caractère personnel figurant à l’article 10 du règlement (UE) 2018/1725, les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions énumérées à l’article 11 du règlement (UE) 2018/1725 et les données à caractère personnel relatives aux enfants;

14)

«responsable du traitement» le responsable du traitement au sens de l’article 2, point 1), de la décision (UE) 2020/655 de la Banque centrale européenne (BCE/2020/28) (8).

a)

lorsque la BCE détient les mêmes documents que ceux transférés à ce tiers et que ce dernier procède à l’évaluation de ces documents, l’évaluation de ce tiers soit conforme au résultat de l’évaluation menée par la BCE au titre de l’article 3;

b)

lorsque la BCE détient les mêmes documents que ceux transférés à ce tiers et que ce dernier examine les classifications de sécurité de ces documents, une décision de déclassification de ce tiers concorde avec le résultat de la décision de déclassification prise par la BCE conformément à l’article 4, paragraphe 1;et

c)

le tiers ne rende pas accessibles au public ces documents déclassifiés avant l’expiration du délai de trente ans à compter de la date de création des documents.