Décision n° 1/2017 du sous-comité de gestion des mesures sanitaires et phytosanitaires UE-Ukraine du 16 mai 2017 portant adoption de son règlement intérieur [2018/204]

1. Le sous-comité de gestion des mesures sanitaires et phytosanitaires (ci-après dénommé «sous-comité SPS»), institué en vertu de l'article 74, paragraphe 1, de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «accord»), assiste le comité d'association dans sa configuration «Commerce», visée à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, dans l'accomplissement de ses tâches.

2. Le sous-comité SPS exécute les tâches définies à l'article 74, paragraphe 2, de l'accord en tenant compte de l'objectif énoncé à l'article 59 de l'accord.

3. Le sous-comité SPS est composé de représentants des autorités compétentes des parties dotées de responsabilités dans les domaines sanitaire et phytosanitaire.

4. Un représentant de la Commission européenne ou de l'Ukraine doté de responsabilités dans les domaines sanitaire et phytosanitaire assure la présidence conformément à l'article 2.

5. Aux fins du présent règlement intérieur, la définition du terme «parties» énoncée à l'article 482 s'applique.

1. À moins que les parties n'en disposent autrement, le sous-comité SPS se réunit dans un délai de trois mois à compter de l'entrée en vigueur de l'accord et, par la suite, à la demande de l'une des parties ou au moins une fois par an.

2. Chaque réunion du sous-comité SPS est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le président au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en disposent autrement.

3. Chaque fois que possible, des réunions ordinaires du sous-comité SPS sont convoquées en temps utile avant la réunion ordinaire du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Les réunions du sous-comité SPS peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par vidéoconférence ou audioconférence.

5. Entre les réunions, le sous-comité SPS peut examiner toute question par correspondance.

1. La correspondance destinée au sous-comité SPS est adressée au secrétaire de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat veille à ce que les documents adressés au sous-comité SPS soient transmis au président et diffusés, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.

3. La correspondance aux parties leur est envoyée par le secrétariat dudit sous-comité au nom du président. S'il y a lieu, cette correspondance est diffusée conformément à l'article 7.

1. Les documents sont diffusés par le secrétariat du sous-comité SPS.

2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Ce secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie.

3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Ukraine et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Le secrétaire de l'Ukraine communique les documents aux représentants de l'Ukraine compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Union et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

5. Les secrétaires du sous-comité SPS servent de points de contact pour les échanges prévus à l'article 67 de l'accord.

1. Le secrétariat du sous-comité SPS établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles conformément à l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés conformément à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion.

3. L'ordre du jour est adopté par le sous-comité SPS au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.

4. Le président peut, sur une base ad hoc et avec l'accord de l'autre partie, inviter des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants à assister aux réunions du sous-comité SPS en tant qu'observateurs afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs respectent les éventuelles exigences de confidentialité.

5. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.

1. Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

3. Le projet de procès-verbal est soumis au sous-comité SPS pour approbation. Il est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires à compter de chaque réunion du sous-comité SPS. Une copie du procès-verbal approuvé est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire de la partie assurant la présidence et diffusé aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. Le projet de conclusions opérationnelles est mis à jour pendant la réunion de manière à ce qu'à la fin de celle-ci, sauf accord contraire, le sous-comité SPS adopte les conclusions opérationnelles qui exposent les actions de suivi arrêtées d'un commun accord par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du sous-comité SPS. À cette fin, le sous-comité SPS adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné.

1. Le sous-comité SPS adopte des décisions, des avis, des recommandations, des rapports et des actions communes, ainsi que le prévoit l'article 74 de l'accord. Ces décisions, avis, recommandations, rapports et actions communes sont adoptés d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Les décisions lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre.

2. Chaque décision, avis, recommandation ou rapport est signé(e) par le président et authentifié(e) par les deux secrétaires. Sans préjudice du paragraphe 3, le président signe ces documents lors de la réunion au cours de laquelle la décision, l'avis, la recommandation ou le rapport en question est adopté(e).

3. Sous réserve de l'accord des parties, le sous-comité SPS peut adopter des décisions, des recommandations et des avis ou des rapports par procédure écrite, après l'accomplissement des procédures internes respectives. La procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7, les parties disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître les réserves qu'elles souhaitent émettre ou les modifications qu'elles désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois le texte approuvé, la décision, l'avis, la recommandation ou le rapport est signé par le président et authentifié par les deux secrétaires.

4. Les actes du sous-comité SPS sont dénommés «décision», «avis», «recommandation» ou «rapport». Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption à moins qu'elle n'en dispose autrement.

5. Les décisions, avis, recommandations et rapports sont communiqués aux deux parties.

6. Le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est informé des décisions, avis, recommandations, rapports et autres actions concertées du sous-comité SPS.

7. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions, avis et recommandations du sous-comité SPS.

1. Les langues de travail du sous-comité SPS sont l'anglais et l'ukrainien.

2. Sauf décision contraire, le sous-comité SPS délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du sous-comité SPS, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'ukrainien ou vers ces langues afin de se conformer à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

Les dépenses relatives à l'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.

1. Le sous-comité SPS peut, par une décision adoptée en vertu de l'article 74, paragraphe 3, de l'accord, créer ou supprimer, s'il y a lieu, des groupes de travail techniques ou ad hoc, notamment des groupes scientifiques.

2. La participation aux groupes de travail ad hoc n'est pas nécessairement limitée aux représentants des parties. Les parties veillent à ce que les membres des groupes créés par le sous-comité SPS respectent toutes exigences de confidentialité appropriées.

3. Sauf décision contraire, les groupes créés par le sous-comité SPS travaillent sous l'autorité de ce dernier, auquel ils font rapport.

4. Les réunions des groupes de travail peuvent se tenir en fonction des besoins, dans un lieu donné ou par vidéoconférence ou audioconférence.

5. Le secrétariat du sous-comité SPS reçoit une copie de tous les courriers, de tous les documents et de toutes les communications utiles concernant les activités des groupes de travail.

6. Les groupes de travail sont habilités à formuler des recommandations par écrit au sous-comité SPS. Ces recommandations sont adoptées d'un commun accord et communiquées au président qui les diffuse comme prévu à l'article 7.

7. Sauf indication contraire dans le présent article, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tout groupe de travail technique ou ad hoc créé par le sous-comité SPS. Les références au comité d'association dans sa configuration «Commerce» s'entendent comme des références au sous-comité SPS.