Décision n° 1/2017 du sous-comité concernant les indications géographiques UE-Ukraine du 18 mai 2017 portant adoption de son règlement intérieur [2018/205]

1. Le sous-comité concernant les indications géographiques (ci-après dénommé «sous-comité IG»), institué en vertu de l'article 211 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «accord»), assiste le comité d'association dans sa configuration «Commerce», visée à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, dans l'accomplissement de ses tâches.

2. Le sous-comité IG exécute les tâches définies à l'article 211 de l'accord.

3. Le sous-comité IG est composé de fonctionnaires de la Commission européenne et de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine des indications géographiques.

4. Chacune des parties désigne un chef de délégation, qui remplit la fonction de personne de contact chargée des questions liées au sous-comité.

5. Les chefs de délégation assurent la présidence, conformément à l'article 2.

6. Chaque chef de délégation peut déléguer tout ou partie de ses fonctions à un adjoint désigné, auquel cas toutes les références faites au chef de délégation renvoient également au chef adjoint désigné.

7. Aux fins du présent règlement intérieur, la définition du terme «parties» énoncée à l'article 482 de l'accord s'applique.

1. À moins que les parties n'en disposent autrement, le sous-comité IG se réunit alternativement dans l'Union et en Ukraine à la demande de l'une ou l'autre partie au plus tard dans les quatre-vingt-dix jours à compter de la demande.

2. Chaque réunion du sous-comité IG est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le président au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en disposent autrement.

3. Chaque fois que possible, la réunion ordinaire du sous-comité IG est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Exceptionnellement, les réunions du sous-comité IG peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé par les parties, par exemple par vidéoconférence.

1. La correspondance destinée au sous-comité IG est adressée au secrétaire de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au sous-comité IG soit transmise au président et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.

3. La correspondance aux parties émanant du président leur est envoyée par le secrétariat du sous-comité IG au nom du président. S'il y a lieu, cette correspondance est diffusée conformément à l'article 7.

1. Les documents sont diffusés par le secrétariat du sous-comité IG.

2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Le secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie.

3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Ukraine et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Le secrétaire de l'Ukraine communique les documents aux représentants de l'Ukraine compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Union et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

1. Le secrétariat du sous-comité IG établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles conformément à l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du sous-comité IG a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés conformément à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion.

3. L'ordre du jour est arrêté par le président et l'autre chef de délégation au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.

4. Le président peut, sur une base ad hoc et avec l'accord de l'autre partie, inviter des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés à assister aux réunions du sous-comité IG en tant qu'observateurs afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs respectent les éventuelles exigences de confidentialité.

5. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.

1. Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

3. Le projet de procès-verbal est soumis au sous-comité IG pour approbation. Il est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires après chaque réunion du sous-comité IG. Une copie du procès-verbal approuvé est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire du sous-comité IG de la partie assurant la présidence et diffusé aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. Ce projet de conclusions opérationnelles est mis à jour pendant la réunion, de manière à ce qu'à la fin de celle-ci, sauf accord contraire, le sous-comité IG adopte les conclusions opérationnelles qui exposent les actions de suivi arrêtées d'un commun accord par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du sous-comité IG. À cette fin, le sous-comité IG adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné.

1. Le sous-comité IG est habilité à prendre des décisions dans les cas prévus à l'article 211, paragraphe 3, de l'accord. Ces décisions sont adoptées d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Elles lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre.

2. Chaque décision est signée par un représentant de chaque partie. Sans préjudice du paragraphe 3, les représentants signent ces documents lors de la réunion au cours de laquelle la décision en question est adoptée.

3. Sous réserve de l'accord des parties, le sous-comité IG peut adopter des décisions par procédure écrite, après l'accomplissement des procédures internes respectives. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7, les parties disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître les réserves qu'elles souhaitent émettre ou les modifications qu'elles désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois le texte approuvé, la décision est signée par un représentant de chaque partie.

4. Les actes du sous-comité IG sont dénommés «décision». Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption à moins qu'elle n'en dispose autrement.

5. Les décisions du sous-comité IG sont authentifiées par les deux secrétaires.

6. Les décisions sont communiquées aux deux parties.

7. Le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est informé des décisions, rapports et autres actions concertées du sous-comité IG.

8. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions du sous-comité IG.

1. Le sous-comité IG rend compte de ses activités au comité d'association dans sa configuration «Commerce» lors de chaque réunion ordinaire annuelle de ce dernier.

2. Les rapports sont adoptés d'un commun accord entre les parties et sont dénommés «rapport». Les rapports sont communiqués aux deux parties.

3. La procédure d'adoption des décisions prévue à l'article 11, paragraphes 2 et 3, s'applique mutatis mutandis aux rapports.

1. Les langues de travail du sous-comité IG sont l'anglais et l'ukrainien.

2. Sauf décision contraire, le sous-comité IG délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du sous-comité IG, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'ukrainien ou vers ces langues pour se conformer à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

Les dépenses relatives à l'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.