| CELEX | 22023D0587 |
| Type | Accord international |
| Date | mercredi 29 juillet 2020 |
| 16.3.2023 | FR | Journal officiel de l’Union européenne | L 77/11 |
DÉCISION NO 2020/04 DU COMITÉ DE DIRECTION RÉGIONAL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS
concernant les règles relatives aux déplacements s’appliquant au personnel de la Communauté des transports [2023/587]
LE COMITÉ DE DIRECTION RÉGIONAL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS,
vu le traité instituant la Communauté des transports, et notamment son article 24, paragraphe 1, et son article 30,
A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
Article premier
Les règles relatives aux déplacements s’appliquant au personnel de la Communauté des transports, telles qu’elles figurent à l’annexe, sont adoptées.
Article 2
La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.
Fait à Sarajevo, le 29 juillet 2020.
Par le comité de direction régional
Le président
ANNEXE
RÈGLES RELATIVES AUX DÉPLACEMENTS S’APPLIQUANT AU PERSONNEL DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS
1. Champ d'application
| 1.1. | Les présentes règles s’appliquent à tous les déplacements officiels effectués depuis le lieu d’affectation dans l’intérêt de la Communauté des transports. |
| 1.2. | Les présentes règles s’appliquent à tous les membres du personnel de la Communauté des transports soumis au statut de cette dernière. |
2. Autorisations des déplacements
| 2.1. | Avant de partir en déplacement officiel, le membre du personnel obtient une autorisation sous la forme d’une demande de déplacement approuvée. Les demandes de déplacement sont approuvées par écrit par le directeur ou par un membre du personnel mandaté par celui-ci. La demande de déplacement doit fournir au directeur toutes les informations dont il a besoin pour prendre une décision éclairée, et notamment les éléments suivants:
|
| 2.2. | Il incombe au membre du personnel d’obtenir l’autorisation nécessaire avant de commencer un déplacement officiel. La demande de déplacement approuvée sera conservée par le membre du personnel et jointe à la demande de remboursement des frais de déplacement (ci-après la «demande de remboursement») à son retour, accompagnée d’un rapport de mission. |
| 2.3. | Les déplacements officiels du directeur font l’objet d’un mémorandum préparé suivant le modèle fourni à l’appendice, et signé par le directeur. Le mémorandum indique le motif du déplacement officiel et sa durée prévue. Le directeur suit les procédures communes prévues dans les présentes règles. |
3. Transport entre le lieu d’affectation et le lieu du déplacement officiel
| 3.1. | En règle générale, le moyen de transport le plus efficace au regard des coûts est autorisé, en fonction de l’objet et de la durée du déplacement officiel. |
| 3.2. | Les déplacements par avion s’effectueront par la voie la plus directe au prix disponible le plus bas. Lorsque les dates de déplacement proposées incluent un week-end pour obtenir un tarif réduit disponible sur certains billets d’avion et de train lorsqu’ils sont réservés une certaine période à l’avance (tarif «Advance Purchase Excursion» ou «APEX»), le membre du personnel a droit à l’indemnité journalière supplémentaire, à condition que le tarif APEX constitue le tarif aérien disponible le plus bas et que cela permette de réaliser une économie globale. |
| 3.3. | La norme pour les déplacements en train sera la deuxième classe. |
| 3.4. | En l’absence de train ou d’avion disponible ou si ces moyens de transport ne sont pas efficaces au regard des coûts, les déplacements en autobus ou en voiture seront autorisés. |
| 3.5. | Lorsque les déplacements en voiture sont autorisés, le membre du personnel est encouragé à recourir aux accords de location de voiture conclus par la Communauté des transports. La Communauté des transports fournit la couverture d’assurance la plus élevée disponible. Lorsque l’assurance comporte néanmoins une franchise, la Communauté des transports la prendra en charge. La Communauté des transports ne saurait être tenue responsable dans les cas où l’assurance ne couvre pas les dommages, la perte ou le vol. |
| 3.6. | Exceptionnellement, l’utilisation d’un véhicule particulier peut être autorisée. Dans de tels cas, les frais sont remboursés au membre du personnel pour un montant équivalent au coût du billet de train en deuxième classe conformément au point 3.3. Lorsque plusieurs membres du personnel se déplacent en véhicule particulier, le remboursement sera versé au propriétaire du véhicule uniquement. Lorsque l’utilisation d’un véhicule particulier est autorisée par la Communauté des transports, celle-ci décline toute responsabilité en cas de recours de tiers, de dommages occasionnés au véhicule, de perte ou de vol d’effets personnels laissés dans le véhicule. |
| 3.7. | Les membres du personnel peuvent inclure des destinations à caractère privé dans un itinéraire de déplacement officiel si cela a été dûment autorisé par le directeur. Si l’inclusion d’une destination à caractère privé entraîne des frais plus élevés, le membre du personnel paie la différence entre le tarif de l’itinéraire officiel et le tarif modifié. |
4. Achat des billets
| 4.1. | La réservation des voyages est centralisée au sein de la Division Administration du secrétariat permanent (ci-après la «Division Administration»). |
| 4.2. | Les membres du personnel sont tenus de communiquer leurs besoins de déplacements dès que possible pour pouvoir obtenir le tarif le plus économique. |
| 4.3. | La Division Administration envoie la demande de déplacement approuvée à l’agent de voyages autorisé et la retourne au voyageur. L’agent de voyages reçoit pour instruction de la Communauté des transports de ne pas émettre ou délivrer de billets avant d’avoir reçu, par télécopie, la demande de déplacement autorisée. La même procédure s’applique aux billets de train. Si les billets de train ne peuvent pas être obtenus par l’agent de voyages, les membres du personnel peuvent acheter leurs propres billets de train; ils seront remboursés après soumission de la demande de remboursement des frais de déplacement correspondante. |
5. Frais de déplacement
Les frais de déplacement payés ou remboursés par la Communauté des transports sur la base de pièces justificatives comprennent:
| — | les frais de transport, y compris les transports vers et depuis l’aéroport ou un autre point d’arrivée ou de départ (par exemple l’hôtel, un autre lieu de résidence, le lieu de réunion ou les locaux du secrétariat permanent); |
| — | l’indemnité journalière; |
| — | les autres frais directement liés au déplacement officiel et autorisés dans le cadre de la demande de déplacement (par exemple, bagages supplémentaires, frais de visa, frais d’inscription à des conférences ou séminaires). |
6. le transport vers et depuis les aéroports, les ports et les gares sur le lieu d’affectation
En règle générale, le personnel utilise les transports publics. Cependant, les transferts en taxi peuvent être autorisés par le directeur s’ils sont justifiés, notamment lorsqu’au moins deux membres du personnel partant en mission partagent le taxi, lorsqu’il n’y a pas d’autres possibilités de transport public, ou lorsque le transfert a lieu avant 8 heures ou après 21 heures. Les frais correspondants seront remboursés sur présentation de pièces justificatives. L’utilisation d’un véhicule particulier peut être autorisée si elle est justifiée. Dans de tels cas, le remboursement sera limité aux frais de stationnement (à l’aéroport, à la gare ou au port) sur présentation de pièces justificatives.
7. Transport sur le lieu où se déroule le déplacement officiel
En règle générale, le personnel utilise les transports publics. Il est néanmoins permis d’utiliser un taxi si les transports publics ne constituent pas une alternative appropriée (pour des raisons de sécurité, par exemple). En signant la demande de remboursement du membre du personnel concerné, le directeur reconnaît ce fait. Ces frais sont remboursés sur présentation de pièces justificatives.
8. Annulation et modification avant le départ
Si le déplacement officiel est annulé ou modifié, le membre du personnel doit:
| — | en informer immédiatement le directeur et la Division Administration et donner les raisons; |
| — | annuler ou modifier immédiatement les billets et réservations délivrés par l’agent de voyages autorisé, par écrit, même s’ils ne sont pas remboursables; |
| — | prendre les mesures nécessaires pour annuler ou modifier les billets acquis directement par d’autres moyens; |
| — | annuler ou modifier immédiatement les réservations d’hôtel et de voiture de location, par écrit; |
| — | établir une déclaration des dépenses engagées en raison de l’annulation ou de la modification. |
La Communauté des transports couvre les frais d’annulation et de modification quel que soit le moyen de réservation utilisé.
9. Prolongation
Si la durée du déplacement officiel telle qu’initialement indiquée sur l’autorisation de déplacement est prolongée en raison de circonstances imprévues entraînant des frais supplémentaires, il convient de le mentionner dans la demande de remboursement (voir point 15).
10. Interruption
Un déplacement officiel peut être interrompu pour les exigences du service, pour des raisons de force majeure ou pour des raisons personnelles graves reconnues comme telles par le directeur. L’interruption doit être autorisée au préalable par le directeur, sauf en cas d’extrême urgence ou si celui-ci ne peut pas être joint. Toutes les dépenses résultant d’une interruption autorisée par le directeur pour les motifs énumérés ci-dessus sont couvertes par la Communauté des transports et remboursées dans le cadre du déplacement officiel.
11. Modifications apportées pour raisons personnelles
Les membres du personnel partant en déplacement officiel peuvent être autorisés à adapter le planning et les dispositions en matière d’hébergement ou de transport pour des raisons personnelles. Dans ce cas, ils incluent dans la demande de déplacement une comparaison entre les frais proposés et les frais qui auraient été engagés sans ces modifications. Cette comparaison doit être établie sur la base des informations disponibles au moment de la demande de déplacement, en utilisant l’une des méthodes choisies pour organiser le déplacement officiel et sur la base de conditions similaires. Le membre du personnel partant en déplacement officiel prend en charge directement et personnellement (par les moyens que la Division Administration lui a notifiés):
| — | tout coût supplémentaire, estimé par rapport au coût global du déplacement officiel sans l’indemnité journalière, résultant des modifications apportées pour raisons personnelles, y compris la modification du lieu de départ et/ou de retour, si la comparaison indique une augmentation du coût de la mission; |
| — | les frais facturés pour établir la comparaison, si celle-ci a été effectuée par une agence de voyages. |
12. Indemnité journalière
| 12.1. | L’indemnité journalière inclut les frais d’hébergement et de repas, les gratifications et autres dépenses accessoires. |
| 12.2. | Les taux d’indemnité journalière applicables aux contrats d’aide extérieure financés par l’UE s’appliquent suivant l’échelle la plus récente (1). Le taux applicable est celui du lieu où le membre du personnel passe la nuit. Une indemnité journalière complète est versée pour le jour de début du déplacement officiel. Aucune indemnité journalière n’est versée pour le jour où le déplacement officiel prend fin, c’est-à-dire que l’indemnité journalière est versée en fonction du nombre de nuits passées en déplacement. |
| 12.3. | Une compensation plus élevée peut être approuvée exceptionnellement par le directeur, au cas par cas, lorsqu’il est demandé au voyageur de séjourner dans des hôtels prédéterminés dont le prix de la chambre absorberait 60 % du taux d’indemnité journalière ou plus. Dans de tels cas, les frais d’hébergement seront remboursés sur présentation de la facture correspondante. En tout état de cause, les circonstances entraînant une demande de compensation plus élevée doivent être décrites dans la demande de déplacement et approuvées avant le départ. |
| 12.4. | Des taux d’indemnité journalière réduits s’appliquent lorsque:
|
| 12.5. | Quand le déplacement officiel s’effectue dans le pays d’accueil (la Serbie), l’indemnité du pays d’accueil s’applique. Concernant les déductions de l’indemnité journalière applicables en Serbie, les dispositions sont les mêmes que pour les déplacements officiels à l’étranger. |
| 12.6. | Lorsque toutes les dépenses sont prises en charge par l’organisateur de l’événement, les dispositions énoncées ci-dessus concernant le calcul de l’indemnité journalière s’appliquent. |
| 12.7. | Aucune indemnité journalière ne sera versée pour la partie du déplacement officiel qui a fait l’objet de modifications apportées au titre du point 11. |
13. Avances pour frais de déplacement
| 13.1. | Si le voyageur le demande, la Communauté des transports fournit une avance de fonds pour le déplacement officiel pouvant aller jusqu’à 80 % de l’indemnité journalière du voyage. Les demandes d’avances pour frais de déplacement doivent être effectuées au moins 4 jours ouvrés avant le jour du départ. |
| 13.2. | Toute somme versée à titre d’avance sera déduite des montants remboursés pour couvrir les frais de mission. Si une avance versée s’avère supérieure au coût réel de la mission, l’excédent sera recouvré en un seul paiement sur un versement de salaire ultérieur du membre du personnel effectuant la mission. Si une avance a été versée à un membre du personnel pour une mission qui est par la suite annulée, le montant de l’avance sera automatiquement déduit d’un versement de salaire ultérieur. |
14. Rapports de mission
Les membres du personnel en déplacement officiel transmettent un court rapport de mission dans un délai d’une semaine suivant leur retour au bureau. Ce rapport de mission est signé par leur superviseur, joint à la demande de remboursement des frais de déplacement et envoyé au directeur ainsi qu’aux autres membres du personnel concernés, le cas échéant.
15. Remboursement des frais de déplacement
| 15.1. | Un membre du personnel soumet une demande de remboursement accompagnée d’un rapport de mission, de l’autorisation de déplacement et des pièces justificatives à la Division Administration et au directeur dans un délai d’une semaine suivant le retour au bureau, qu’une avance pour frais de déplacement ait été versée ou non. Il n’est pas nécessaire de joindre les factures des hôtels, des repas ou des autres dépenses accessoires, étant donné que l’indemnité journalière établie constitue une compensation forfaitaire pour ces dépenses. |
| 15.2. | Si un membre du personnel a perçu une avance pour frais de déplacement en vertu du point 13 et ne transmet pas la demande de remboursement correspondante dans les délais indiqués, le montant de l’avance sera déduit d’un versement de salaire ultérieur. L’avance pour frais de déplacement déduite ne sera remboursée que si une demande de remboursement est soumise. |
16. Responsabilité des membres du personnel
Les membres du personnel sont responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité des déclarations qu’ils présentent lors de la planification et de la réalisation de leur déplacement officiel et de la production de leur rapport de mission. Ils sont tenus responsables de tout montant indûment perçu ou de toute faute commise, sans préjudice des dispositions du statut du personnel de la Communauté des transports.
Les membres du personnel réalisent le déplacement officiel conformément aux exigences de performance générales énoncées dans le statut du personnel de la Communauté des transports. Les membres du personnel sont tenus de respecter les normes de déontologie professionnelle les plus élevées, et de rester indépendants en toutes circonstances.
17. Mesures de contrôle
La Communauté des transports conserve les dossiers, documents et preuves en lien avec l’autorisation, la planification et l’organisation des déplacements officiels ainsi que le règlement des paiements dus pendant une période de cinq ans.
Les règles financières et les procédures de vérification des comptes de la Communauté des transports s’appliquent.
18. Application
Les présentes règles s’appliquent à partir du jour suivant leur adoption.
APPENDICE
MÉMORANDUM POUR DÉPLACEMENT OFFICIEL DU DIRECTEUR DU SECRÉTARIAT PERMANENT
À remplir et signer avant le départ:
| OBJET DU DÉPLACEMENT OFFICIEL |
| ||||||||
| DESTINATION |
| ||||||||
| DATE DE DÉPART |
| ||||||||
| DATE DE RETOUR |
| ||||||||
| ITINÉRAIRE |
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| DISPOSITIONS EN MATIÈRE D’HÉBERGEMENT |
| ||||||||
| COMBINÉ À UN DÉPLACEMENT PRIVÉ |
| ||||||||
| COÛT ESTIMÉ |
| ||||||||
| REMARQUES |
|
Signature:
Date:
À compléter et signer au retour:
| COÛT FINAL | Frais de déplacement: Indemnité journalière: Autres: COÛT TOTAL: | ||||
| OBJECTIF DU DÉPLACEMENT OFFICIEL |
REMARQUES: |
Signature:
Date:
(1) https://ec.europa.eu/international-partnerships/system/files/per-diem-rates-20200201_en.pdf
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