Décision (UE) 2015/2463 de la Commission du 18 décembre 2015 relative au règlement intérieur de l'instance visée à l'article 108 du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil

1. Le président de l'instance est nommé par la Commission conformément à l'article 144 du règlement délégué (UE) no 1268/2012.

2. S'il ne remplit plus les conditions requises pour exercer ses fonctions, le président peut être révoqué par la Commission.

1. En cas d'absence ou d'empêchement, le président est remplacé par son suppléant. Le suppléant est nommé conformément à l'article 144 du règlement délégué (UE) no 1268/2012.

2. En cas d'absence ou d'empêchement tant du président que de son suppléant, le membre permanent ayant l'ancienneté la plus élevée (5), désigné conformément aux dispositions de l'article 4, assure la suppléance. En pareil cas, le membre permanent qui assure la suppléance du président est remplacé par son suppléant désigné conformément aux dispositions dudit article 4.

1. Le directeur du service financier central de la direction générale du budget est l'un des deux membres permanents de l'instance, tels que visés à l'article 144, paragraphe 2, du règlement délégué (UE) no 1268/2012. Pour la suppléance de ce dernier, le directeur général du budget désigne un fonctionnaire de grade AD 11 ou supérieur.

Le directeur général du budget procède à la désignation ad personam du second membre permanent et du suppléant de celui-ci parmi les fonctionnaires ayant au moins le grade AD 14 et AD 11 respectivement.

2. Le membre supplémentaire représentant l'ordonnateur demandeur, tel que visé à l'article 144, paragraphe 2, du règlement délégué (UE) no 1268/2012, est désigné dans le respect du règlement intérieur et des règles administratives internes de l'institution, de l'organe ou de l'organisme concerné, conformément à l'article 65, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

1. Les observateurs ne participent pas à l'adoption des recommandations par l'instance telle que prévue à l'article 13.

2. Les représentants des entités suivantes ont le statut d'observateur:

3. Un représentant du service juridique assiste à toutes les réunions de l'instance. Le service juridique est informé de toutes les procédures écrites visées à l'article 10 et peut présenter des observations orales ou écrites. Il agit de la sorte à la demande du président.

4. S'il a le statut d'observateur en vertu du paragraphe 2, point b), l'OLAF coopère étroitement avec l'instance conformément aux dispositions du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (6), dans le plein respect des droits procéduraux et fondamentaux, ainsi que de la protection des lanceurs d'alerte. En pareils cas, les représentants de l'Office peuvent assister à toutes les réunions de l'instance et participer à toutes les procédures orales et écrites, telles que visées aux articles 9 et 10, en présentant des observations orales et/ou écrites, et agissent de la sorte à l'invitation du président.

Dans d'autres cas, l'OLAF peut être invité à fournir des informations ou des conseils, si le président le juge utile pour la protection des intérêts financiers de l'Union.

5. Les ordonnateurs ayant qualité d'observateurs conformément au paragraphe 2, point c), assistent à toutes les réunions de l'instance. Ils sont informés de toutes les procédures écrites visées à l'article 10 et peuvent présenter des observations orales et écrites.

6. D'autres observateurs assistent aux réunions de l'instance lorsqu'ils sont conviés par le président et peuvent présenter des observations orales et écrites à l'invitation du président.

1. Tout membre ou observateur dont la participation aux délibérations de l'instance donnerait lieu à un conflit d'intérêts portant sur un point spécifique de l'ordre du jour en informe le président et le secrétariat dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, avant le début des délibérations.

2. En présence d'un conflit d'intérêts constaté, le membre ou l'observateur retire sa participation et s'abstient de discuter le point de l'ordre du jour et de participer aux délibérations, au consensus ou au vote, selon le cas.

3. Les membres et observateurs sont tenus de signer une déclaration d'absence de conflit d'intérêts avant le début des délibérations de l'instance sur chaque cas particulier.

4. Si le président se trouve lui-même dans une situation de conflit d'intérêts au sujet d'un point spécifique de l'ordre du jour, il en informe le secrétariat et retire sa participation. En pareils cas, le président est remplacé par son suppléant.

5. Les paragraphes 1, 2 et 3 s'appliquent mutatis mutandis au vice-président, aux membres suppléants et aux membres du secrétariat de l'instance.

1. Le secrétariat de l'instance est assuré par la direction générale du budget, à laquelle il est rattaché sur le plan administratif.

2. Les tâches du secrétariat sont celles énumérées à l'article 144 du règlement délégué (UE) no 1268/2012. En particulier, le secrétariat:

1. L'instance est convoquée à la demande de tout ordonnateur de la Commission, d'une autre institution, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive ou de tout autre organe ou organisme européen.

2. La demande est transmise, sous forme cryptée, au secrétariat par courrier électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, conformément aux règles de cryptage en vigueur à la Commission.

3. Lorsque l'ordonnateur compétent prend connaissance d'informations telles que celles visées à l'article 106, paragraphe 2, et à l'article 108, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, il saisit l'instance au plus tard deux mois après que cette information a été portée à sa connaissance, sauf dans des cas dûment justifiés.

4. La demande de l'ordonnateur visant à saisir l'instance contient les informations requises par l'article 108, paragraphe 8, point a), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012. L'ordonnateur transmet également toutes les informations pertinentes, en particulier les rapports de l'OLAF lorsque les informations sont transmises par l'Office conformément à l'article 7, paragraphe 6, et à l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013.

5. Le délai visé à l'article 108, paragraphe 8, point f), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ne commence à courir qu'au moment de l'introduction d'une demande accompagnée des informations visées au paragraphe 4.

6. La demande ne doit pas comporter plus de dix pages, hors annexes, sauf dans des cas particulièrement complexes en droit ou en fait.

1. À l'initiative du président ou à la demande d'un membre de l'instance, la qualification juridique préliminaire peut être établie, et la recommandation peut être adoptée, par voie de procédure écrite. Tout membre de l'instance et/ou le président peuvent s'opposer au recours à la procédure écrite. En pareils cas, le président convoque une réunion dans un délai raisonnable.

2. Le président fixe l'échéance pour la procédure écrite en fonction de l'urgence, en tenant dûment compte des délais visés à l'article 12.

1. L'instance garantit le droit de l'opérateur économique concerné de soumettre ses observations conformément à l'article 108, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

2. La divulgation d'informations découlant des enquêtes ou se rapportant aux enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF nécessite l'accord de ce dernier, qui est donné dans le cadre des procédures orales et écrites visées à l'article 5, paragraphe 4.

3. Lorsque la demande de l'ordonnateur se fonde sur des informations transmises par l'OLAF, et pour veiller à ne pas porter atteinte à la confidentialité des enquêtes effectuées ou coordonnées par l'Office et des enquêtes ou des procédures judiciaires nationales, si elles sont connues de l'OLAF, l'instance consulte l'OLAF avant d'envoyer à l'opérateur économique la notification visée à l'article 108, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

4. L'opérateur économique soumet ses observations au secrétariat par écrit, en format électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, sous la forme d'un fichier électronique ordinaire créé à l'aide d'un logiciel de traitement de texte.

5. Les observations écrites ne doivent pas, en principe, comporter plus de dix pages, hors annexes, sauf dans des cas particulièrement complexes en droit ou en fait.

1. Les délais qu'applique l'instance pour adopter ses recommandations sont ceux indiqués à l'article 108, paragraphe 8, point f), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

2. En particulier, la nécessité de traduire des observations soumises par l'opérateur économique peut donner lieu à un cas exceptionnel dûment justifié dans lequel le délai imparti à l'instance pour adopter sa recommandation peut être prolongé.

1. L'instance notifie sans tarder sa recommandation à l'ordonnateur demandeur.

2. L'instance notifie simultanément sa recommandation aux observateurs, s'il y a lieu, ainsi qu'à l'OLAF lorsque le cas est fondé sur des informations transmises par ce dernier.