Décision du médiateur européen portant adoption des dispositions d’exécution

1. Le Médiateur accepte les plaintes déposées par écrit. Il prend les mesures appropriées pour aider les personnes en situation de handicap à exercer leur droit de déposer une plainte.

2. Le plaignant identifie clairement toutes les informations contenues dans la plainte qu’il considère comme étant confidentielles. L’identification du caractère confidentiel de ces informations par le plaignant n’empêche pas le Médiateur de communiquer les informations à l’institution concernée, à des fins d’enquête. Le Médiateur informe l’institution des informations que le plaignant considère comme étant confidentielles.

3. Le cas échéant, le Médiateur peut, avec l’accord du plaignant, renvoyer une plainte à une autre autorité compétente.

1. Le Médiateur traite les plaintes dans toutes les langues officielles et de travail des institutions de l’Union européenne (2). Le Médiateur communique avec le plaignant dans la langue de la plainte, à moins que le plaignant n’accepte de recevoir des communications dans une autre langue officielle et de travail des institutions de l’Union européenne.

2. Le Médiateur détermine si une plainte est recevable conformément à l’article 2, paragraphe 4, du Statut. Le secrétariat peut demander au plaignant de fournir tous renseignements ou documents complémentaires permettant au Médiateur de se prononcer sur la recevabilité.

3. Si une plainte est irrecevable, le Médiateur en informe le plaignant et clôture le dossier y afférent.

4. Lorsque le Médiateur décide qu’il existe des motifs d’enquêter sur une plainte recevable, il ouvre une enquête. Si le Médiateur estime qu’il n’y a pas lieu de mener une enquête, y compris lorsqu’une plainte est manifestement non fondée, le Médiateur en informe le plaignant et clôture le dossier sur la plainte.

5. Le cas échéant, le Médiateur peut informer l’institution concernée des plaintes irrecevables ou des plaintes pour lesquelles il estime qu’il n’y a pas lieu d’ouvrir une enquête.

6. Conformément à l’article 2 du Statut, si le Médiateur le juge approprié, il peut prendre des mesures pour veiller à ce qu’une plainte soit traitée en priorité, en tenant compte de sa nature particulière, y compris dans des domaines tels que le lancement d’alertes et le harcèlement.

7. Le Médiateur s’occupe du traitement des communications abusives et des plaintes relevant d’un abus de procédure conformément aux lignes directrices adoptées à cet effet. Ces lignes directrices sont publiées sur le site internet du Médiateur.

1. En présence d’éléments qui justifient l’ouverture d’une enquête, le Médiateur identifie les allégations du plaignant qui s’inscrivent dans le cadre celle-ci.

2. Le Médiateur peut demander à l’institution concernée de fournir une réponse au sujet de ces allégations. Il peut également demander à l’institution concernée de formuler un avis sur certains aspects spécifiques des allégations ainsi que sur des questions particulières découlant de la plainte, ou s’y rapportant.

3. À la demande du Médiateur, à des fins d’enquête, les institutions lui fournissent des informations, y compris des documents, conformément aux dispositions de l’article 5 du Statut. L’équipe d’enquête du Médiateur peut examiner ces informations et inspecter les documents, soit dans les locaux de l’institution concernée, soit par voie électronique. Les informations classifiées de l’UE sont mises à disposition dans les locaux de l’institution concernée, sauf s’il en a été convenu autrement avec le Médiateur.

4. Les réponses de l’institution sur les sujets mentionnés aux paragraphes 2 et 3 sont faites dans le délai précisé par le Médiateur, qui n’excède pas trois mois en principe. Le délai de réponse précis doit être raisonnable et tenir compte de la complexité et de l’urgence de l’enquête. Si le Médiateur considère que l’enquête est d’intérêt public, ce délai raisonnable de réponse est aussi court que possible. Si l’institution concernée n’est pas en mesure de fournir une réponse dans le délai fixé, elle formule une demande motivée de prolongation de celui-ci.

5. Le Médiateur peut demander à l’institution concernée d’organiser une réunion avec son équipe d’enquête afin de clarifier les questions s’inscrivant dans le cadre de l’enquête.

6. Le Médiateur peut procéder à l’audition des fonctionnaires ou autres agents d’une institution conformément à l’article 7 du Statut.

7. Le Médiateur peut, dans le cadre d’une enquête, demander à un État membre, par l’intermédiaire de sa représentation permanente auprès de l’Union, de fournir des informations ou documents se rapportant à des allégations de mauvaise administration formulées à l’encontre d’une institution, conformément aux règles définies dans le Statut.

8. Lorsqu’une institution ou un État membre fournit des informations ou des documents au Médiateur conformément aux paragraphes 2, 3, 5 ou 7, il identifie clairement les informations classifiées de l’UE ou toute autre information qu’il considère comme étant confidentielle. Le Médiateur ne divulgue pas ces informations au plaignant ou au public sans le consentement préalable écrit de l’institution, ou de l’autorité compétente de l’État membre concerné. Le Médiateur traite les informations classifiées de l’UE conformément aux règles énoncées dans le Statut et dans la décision du Médiateur relative aux règles et procédures de sécurité régissant l’accès aux informations classifiées de l’UE.

9. À la demande du Médiateur, les institutions fournissent leurs réponses dans la langue de la plainte. Si nécessaire, le Médiateur peut demander aux institutions de fournir des copies des documents pertinents dans la langue dans laquelle la plainte est rédigée. Le cas échéant, le Médiateur agit de manière proportionnée et raisonnable, en tenant compte à la fois des besoins du plaignant et des ressources des institutions.

10. Le Médiateur conserve les documents ou informations obtenus d’une institution ou d’un État membre au cours d’une enquête et identifiés, par cette institution ou cet État membre, comme étant confidentiels, y compris des informations classifiées de l’UE, uniquement tant que l’enquête est en cours et que le délai pour traiter toute éventuelle demande de réexamen présentée conformément à l’article 9, paragraphe 3, n’a pas expiré. Ces documents ou informations sont détruits après la clôture de l’enquête et l’expiration du délai de traitement de toute éventuelle demande de réexamen. Le Médiateur peut demander à une institution ou un État membre de conserver ces documents ou informations pour une durée d’au moins cinq ans, à compter de la notification les informant que le Médiateur ne conserve plus les documents ou informations.

11. Si une institution ou un État membre ne fournit pas au Médiateur l’assistance décrite aux paragraphes 2, 3, 5 et 7, le Médiateur rappelle à l’institution ou à l’État membre concerné les raisons pour lesquelles cette assistance est nécessaire. Si, après discussion avec l’institution ou l’État membre concerné, la question ne peut pas être réglée à la satisfaction du Médiateur, ce dernier peut en informer le Parlement européen, qui prend les mesures qui s’imposent.

12. Le Médiateur peut, à des fins d’enquête, demander au plaignant ou à une tierce partie de lui fournir des informations ou documents, ou de clarifier les informations ou documents qui lui ont déjà été fournis. Le cas échéant, le Médiateur peut solliciter l’avis du plaignant sur la position de l’institution, sans préjudice de l’article 5, paragraphe 8, du Statut. Le Médiateur peut également demander une réunion avec le plaignant afin de clarifier les questions qui relèvent du champ d’application de l’enquête. Le Médiateur peut clore une enquête lorsque le plaignant a omis de fournir les informations nécessaires pour la mener à bien.

13. Le Médiateur peut commander des études ou des rapports d’experts jugés pertinents pour l’exercice de son mandat, y compris dans les cas visés à l’article 2, paragraphe 6, du Statut.

1. Si le Médiateur considère qu’une plainte peut être résolue, il recherche une solution avec l’institution concernée afin de remédier au cas de mauvaise administration.

2. L’institution concernée répond à la proposition de solution du Médiateur dans un délai déterminé, qui n’excède pas trois mois en principe. Le délai de réponse précis doit être raisonnable et tenir compte de la complexité et de l’urgence de l’enquête. Si le Médiateur considère que l’enquête est d’intérêt public, ce délai raisonnable de réponse est aussi court que possible. Si l’institution concernée n’est pas en mesure de fournir une réponse dans le délai fixé, elle formule une demande motivée de prolongation de celui-ci.

3. Le Médiateur informe le plaignant de la solution proposée et de la réponse de l’institution concernée à cette proposition, lorsqu’elle lui parvient. Le plaignant a la possibilité de présenter des observations au Médiateur dans un délai d’un mois.

1. Le Médiateur peut formuler des suggestions d’amélioration au cours d’une enquête.

2. Lorsque le Médiateur ne constate pas de cas de mauvaise administration, qu’une solution a été trouvée ou qu’une nouvelle enquête n’est pas justifiée, l’enquête est close avec une décision en énonçant les résultats. Dans la décision clôturant l’enquête, le Médiateur peut suggérer des améliorations concernant les problèmes identifiés au cours de l’enquête. Le Médiateur envoie la décision au plaignant et à l’institution concernée.

3. Lorsque le Médiateur constate un cas de mauvaise administration, il formule la ou les recommandations appropriées à l’institution concernée conformément à l’article 4, paragraphe 1, du Statut et demande à l’institution concernée de lui faire parvenir un avis sur la ou les recommandations dans un délai de trois mois. L’avis indique si, et le cas échéant comment, l’institution a mis en œuvre ou entend mettre en œuvre la ou les recommandations. Le Médiateur envoie l’avis au plaignant, qui peut présenter des observations dans un délai d’un mois.

4. Après avoir analysé l’avis de l’institution concernée et les éventuelles observations formulées par le plaignant conformément au paragraphe 3, le Médiateur peut clore l’enquête en exposant les résultats. Lorsque le Médiateur clôture l’enquête par un constat de mauvaise administration, il peut rappeler la ou les recommandations précédemment formulées.

5. S’il apprend qu’une procédure juridictionnelle est engagée à l’égard de l’affaire objet de l’enquête, le Médiateur clôture l’enquête et en informe le plaignant et l’institution.

1. Le Médiateur rend régulièrement compte au Parlement européen de ses enquêtes, y compris au moyen d’un rapport annuel, qui comprend une évaluation du respect des recommandations, des propositions de solution et des suggestions d’amélioration qu’il a formulées. Le rapport comprend également, le cas échéant, les résultats des enquêtes du Médiateur qui sont relatives à des cas de harcèlement, de lancement d’alertes et de conflits d’intérêts au sein des institutions.

2. Le Médiateur peut, après en avoir informé l’institution concernée, présenter un rapport spécial au Parlement européen. Les rapports spéciaux peuvent concerner toute enquête dans le cadre de laquelle le Médiateur constate un cas de mauvaise administration présentant un intérêt public particulier.

1. Conformément aux fonctions du Médiateur définies à l’article 1er, paragraphe 3, et à l’article 3, paragraphe 3, du Statut, le Médiateur mène, de sa propre initiative, les enquêtes qu’il estime justifiées.

2. Le Médiateur peut, en dehors du cadre des enquêtes, contacter les institutions par écrit, afin de les sensibiliser, de leur faire part d’observations ou de recueillir des informations sur les pratiques administratives. Dans les limites de l’article 1er, paragraphe 3, du Statut et conformément à son article 3, paragraphe 3, le Médiateur peut décider de mener des enquêtes de sa propre initiative à la suite de tels contacts avec les institutions.

3. Les procédures applicables aux enquêtes ouvertes à la suite d’une plainte s’appliquent également aux enquêtes d’initiative visées aux paragraphes 1 et 2, dans la mesure où elles sont pertinentes pour celles-ci.

1. Le Médiateur tient le plaignant informé de l’avancement de l’enquête.

2. À tout moment de l’enquête, le plaignant peut présenter des observations ou fournir des informations complémentaires qui n’étaient pas connues au moment du dépôt de la plainte et qui s’inscrivent dans le cadre de l’enquête du Médiateur.

3. Un plaignant est habilité à demander un réexamen d’une décision prise conformément à l’article 3, paragraphes 3 et 4, et de tout élément ou résultat présenté dans la décision clôturant une enquête, hormis en ce qui concerne les constats de mauvaise administration. Les règles détaillées sur la façon dont le Médiateur traite les demandes de réexamen sont définies dans une décision du Médiateur et publiées sur son site internet.

4. Lorsqu’il présente une demande de réexamen conformément au paragraphe 3, le plaignant est habilité à demander l’accès au dossier du Médiateur relatif à la plainte. La divulgation au plaignant des informations contenues dans le dossier est réalisée conformément aux dispositions du Statut et, en particulier, à son article 5, paragraphe 8.

5. Pour protéger les intérêts légitimes du plaignant ou d’une tierce partie, le Médiateur peut classer comme confidentielles des informations contenues dans une plainte ou dans d’autres documents et en informer l’institution. Dans des circonstances exceptionnelles, comme dans le cas de plaintes dans le cadre de lancement d’alertes, le Médiateur peut décider de ne pas communiquer l’identité du plaignant à l’institution concernée.

6. Le plaignant peut retirer une plainte à tout stade d’une enquête. Cela n’empêche pas le Médiateur d’ouvrir une enquête de sa propre initiative sur l’affaire objet de la plainte.

1. Le Médiateur peut coopérer avec les médiateurs et les organes similaires établis dans les États membres, y compris à travers le réseau européen des médiateurs, conformément au Statut.

2. Les membres du réseau européen des médiateurs peuvent présenter au Médiateur des demandes sur des questions liées à l’Union européenne. Lorsque le Médiateur le juge approprié, il peut demander à l’institution concernée une réponse sur la demande.

1. Le Médiateur abroge les dispositions d’exécution adoptées le 20 juillet 2016.

2. La présente décision entre en vigueur le 10 octobre 2023. Elle s’applique à toutes les enquêtes en cours à cette date, toutes les enquêtes ouvertes à cette date et toutes les plaintes au sujet desquelles le Médiateur n’a pas encore pris position à cette date.

3. Le Médiateur publie la présente décision au Journal officiel de l’Union européenne et sur le site internet du Médiateur.