Règlement intérieur (UE) 2024/1540

(1)

Conformément à l’article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, les limitations de l’application des articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi que de l’article 4 dudit règlement, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 22, devraient se fonder sur des règles internes que l’Institut se doit d’adopter, lorsque celles-ci ne sont pas fondées sur des actes juridiques adoptés sur la base des traités.

(2)

Ces règles internes, y compris leurs dispositions relatives à l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité d’une limitation, ne doivent pas s’appliquer lorsqu’un acte juridique adopté sur la base des traités prévoit une limitation des droits des personnes concernées.

(3)

Lorsque l’Institut exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, il examine si l’une des dérogations établies dans ledit règlement s’applique.

(4)

L’EIT est habilité, dans le cadre de son fonctionnement, à mener des enquêtes administratives, des procédures prédisciplinaires et disciplinaires et des procédures de suspension, conformément au statut des fonctionnaires de l’Union européenne et au régime applicable aux autres agents de l’Union européenne, définis dans le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil (4) (le «statut»), et à la décision 29/2022 du comité directeur de l’EIT (5).

(5)

Les membres du personnel de l’EIT ont l’obligation de signaler toute activité potentiellement illégale, y compris la fraude ou la corruption, portant atteinte aux intérêts de l’Union, ou conduite en rapport avec l’exercice d’activités professionnelles pouvant constituer un manquement grave aux obligations énoncées dans le statut. Les membres du personnel sont également tenus de signaler une conduite en rapport avec l’exercice de fonctions professionnelles pouvant constituer un manquement grave aux obligations des fonctionnaires de l’Union. Cette obligation est régie par la décision 33/2018 du comité directeur de l’EIT (6).

(6)

L’EIT a défini une politique visant à prévenir et à traiter de manière effective les cas réels ou potentiels de harcèlement moral ou sexuel sur le lieu de travail, conformément à la décision 16/2017 du comité directeur de l’EIT (7). En outre, la décision 28/2019 du directeur de l’EIT (8) a adopté le manuel des procédures informelles pour les cas de harcèlement psychologique et sexuel. Ces décisions fixent des procédures informelles dans le cadre desquelles la victime présumée du harcèlement peut contacter les conseillers «confidentiels» de l’EIT (9). L’EIT peut également traiter des plaintes internes et externes, procéder à des audits internes et confier la conduite d’enquêtes au délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725.

(7)

L’EIT fait l’objet d’audits à la fois internes et externes concernant ses activités.

(8)

Dans le cadre des missions précitées, l’EIT et les autres institutions, organes ou organismes de l’Union peuvent mutuellement se prêter assistance et coopérer, conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et de l’accord de coopération pertinent.

(9)

L’EIT peut coopérer avec les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales, à la demande de celles-ci ou de sa propre initiative.

(10)

L’EIT peut également coopérer avec les pouvoirs publics des États membres de l’UE, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative.

(11)

L’EIT est impliqué dans des affaires portées devant la Cour de justice de l’Union européenne, soit pour saisir la Cour, soit pour défendre une décision de l’EIT attaquée, soit pour intervenir dans des affaires relatives à ses missions. Dans ce contexte, l’EIT pourrait devoir préserver la confidentialité des données à caractère personnel contenues dans les documents obtenus par les parties ou les parties intervenantes.

(12)

Pour remplir ses missions, l’EIT collecte et traite des informations et plusieurs catégories de données à caractère personnel, notamment les données d’identification de personnes physiques, les coordonnées, les fonctions et missions professionnelles, les informations sur le comportement et les performances professionnelles et privées, ainsi que des données financières. L’EIT agit en qualité de responsable du traitement des données.

(13)

En vertu du règlement (UE) 2018/1725, l’EIT est donc tenu de fournir des informations aux personnes concernées en ce qui concerne ces activités de traitement et de respecter les droits des personnes concernées.

(14)

L’EIT pourrait être tenu de concilier les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725 avec les besoins des activités susmentionnées, tout en respectant pleinement les libertés et droits fondamentaux d’autres personnes concernées. À cet effet, l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 prévoit, dans des conditions strictes, la possibilité de limiter l’application des articles 14 à 20, 35 et 36, ainsi que de l’article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 20. À moins que des limitations ne soient prévues dans un acte juridique adopté sur la base des traités, il est nécessaire d’adopter des règles internes en vertu desquelles l’EIT peut limiter ces droits conformément au même article du règlement (UE) 2018/1725.

(15)

Cela peut notamment être le cas lorsqu’il s’agit de fournir des informations sur le traitement de données à caractère personnel à la personne concernée lors de la phase d’évaluation préliminaire d’une enquête administrative ou pendant l’enquête elle-même, préalablement à un classement éventuel de l’affaire ou à une phase pré-disciplinaire. Dans certaines circonstances, la communication de ces informations pourrait sérieusement compromettre la capacité de l’EIT à mener l’enquête de manière efficace, lorsque, par exemple, la personne concernée risque de détruire des preuves ou de tenter d’influencer des témoins potentiels avant que ces derniers ne soient interrogés. En outre, il pourrait être nécessaire que l’EIT protège leurs droits et leurs libertés, ainsi que les droits et libertés d’autres personnes concernées.

(16)

Il pourrait s’avérer nécessaire de protéger l’anonymat d’un témoin ou d’un lanceur d’alerte qui a demandé à ne pas être identifié. En pareil cas, l’EIT peut décider de limiter l’accès à l’identité, aux déclarations et aux autres données à caractère personnel du lanceur d’alerte et des autres personnes concernées, afin de protéger leurs droits et libertés.

(17)

Il pourrait se révéler nécessaire de protéger les informations confidentielles concernant un membre du personnel qui a contacté les conseillers confidentiels de l’EIT dans le cadre d’une procédure relative au harcèlement. Dans ce cas, l’EIT peut décider de limiter l’accès à l’identité, aux déclarations et aux autres données à caractère personnel de la victime présumée, du harceleur présumé et des autres personnes concernées, afin de protéger leurs droits et libertés.

(18)

Dans la conduite de ses enquêtes sur les activités de traitement menées à l’EIT, le délégué à la protection des données pourrait, dans certaines circonstances, devoir préserver l’efficacité de ses enquêtes et protéger, le cas échéant, les personnes concernées ainsi que leurs droits et libertés.

(19)

Les limitations appliquées par l’EIT doivent toujours respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux, et constituent une mesure strictement nécessaire et proportionnée dans une société démocratique. L’EIT doit justifier ces limitations.

(20)

Sur la base du principe de responsabilité, l’EIT doit tenir un registre relatif à l’application de ces limitations.

(21)

Lorsqu’il traite des données à caractère personnel échangées avec d’autres organisations dans le cadre de ses missions, l’EIT et ces organisations doivent se consulter sur les motifs potentiels de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité de ces limitations, à moins que cela ne compromette les activités de l’EIT.

(22)

Conformément à l’article 25, paragraphe 6, du règlement (UE) 2018/1725, le responsable du traitement est tenu d’informer les personnes concernées des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de leur droit de saisir le CEPD.

(23)

Conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725, l’EIT peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs de l’application d’une limitation à la personne concernée si cela prive d’effet, de quelque manière que ce soit, la limitation imposée. L’EIT doit évaluer au cas par cas et en coopération avec le délégué à la protection des données si la communication des informations prive d’effet la limitation imposée.

(24)

L’EIT doit lever la limitation dès que les conditions qui la justifient ne s’appliquent plus et évaluer régulièrement ces conditions.

(25)

Afin de garantir la plus grande protection des droits et libertés des personnes concernées, et conformément à l’article 44, paragraphe 1, du règlement, le délégué à la protection des données doit être informé en temps utile de toute limitation qui peut être appliquée et vérifier sa conformité avec la présente décision.

(26)

L’application des limitations susmentionnées est sans préjudice de l’application éventuelle des dispositions de l’article 16, paragraphe 5, et de l’article 17, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1725, qui portent, respectivement, sur le droit à l’information lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été recueillies auprès de la personne concernée, et sur le droit d’accès de la personne concernée. Si ces exceptions s’appliquent, l’EIT ne doit pas appliquer une limitation en vertu de la présente décision.