RAPPORT DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN ET AU CONSEIL

concernant, dans le cadre de l'article 213 du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012, le comptable et l'auditeur interne du Service européen pour l’action extérieure (SEAE)

A. Introduction

Le Service européen pour l’action extérieure (SEAE) a été instauré en 2010 par la décision 2010/427/UE du Conseil, en vertu de l'article 27, paragraphe 3, du traité sur l'Union européenne. Ladite décision prévoit, au considérant 15, qu'«[i]l conviendrait d'éviter tout double emploi avec les tâches, fonctions et ressources d'autres structures». Dans ce contexte, le comptable et l'auditeur interne de la Commission ont fait fonction, respectivement, de comptable et d’auditeur interne du SEAE. Ces modalités sont fondées sur les dispositions de l'article 68, paragraphe 1, et de l'article 98, paragraphe 2, du règlement financier.

À l'article 213, ce dernier prévoit pour 2013 une révision de ces deux articles, tenant «dûment compte de la spécificité du SEAE et, en particulier, de celle des délégations de l'Union et, le cas échéant, d'une capacité de gestion financière suffisante du SEAE».

La Commission a évalué le fonctionnement du système en vertu duquel le comptable et l’auditeur interne de la Commission font fonction, respectivement, de comptable et d’auditeur interne du SEAE. Le rapport en la matière, à propos duquel le SEAE a été consulté, présente les résultats de cette évaluation, en concluant au maintien des modalités actuelles.

La révision visée à l'article 213 du règlement financier est indépendante de l'examen prévu à l'article 13, paragraphe 3, de la décision instaurant le SEAE[1], qui porte sur l'organisation et le fonctionnement du Service; effectué sous l'autorité du haut représentant/vice-président en 2013, cet examen peut être accompagné, le cas échéant, de propositions appropriées pour la révision de ladite décision.

B. Résultat de la révision en vertu de l’article 213 du règlement financier

I. Comptable

Conformément à l'article 68, paragraphe 1, du règlement financier, le comptable de la Commission est chargé d'une série de services comptables pour le SEAE, parmi lesquels:

– la trésorerie (trésorerie centrale et paiements, rapprochement des comptes auprès des banques centrales, gestion administrative des services des régies d’avances, validation des «fichiers tiers» et des comptes bancaires, gestion du système d’alerte précoce);

– le cadre et le système comptables;

– les rapports comptables et l'information à fournir en vertu des dispositions légales;

– le recouvrement des créances et la gestion de la procédure de compensation;

– le contrôle de qualité de l'ensemble des systèmes comptables locaux.

La coopération entre la Commission et le SEAE se déroule très bien. Tant le SEAE que les services compétents de la DG Budget sont très satisfaits des modalités en vigueur.

Les économies d’échelle sont particulièrement notables dans le domaine de la gestion de la trésorerie, de la comptabilité et de l'information. Les services du comptable de la Commission disposent d'un savoir-faire unique couvrant tous ces aspects, notamment la fonction de trésorerie, à savoir:

· la gestion administrative des régies d’avances;

· l'architecture bancaire générale nécessaire au traitement des opérations de paiement des institutions, ainsi que les compétences correspondantes, qui permettent aussi de répondre aux besoins locaux en matière de paiements et de gestion bancaire des 140 délégations de l'UE dans le monde, et

· une gestion optimisée de la trésorerie et des risques, et de solides procédures de continuité des activités.

Grâce aux modalités en vigueur, le SEAE n’a pas besoin de recruter du personnel supplémentaire. Au sein de la DG Budget de la Commission, trois postes sont à l'heure actuelle directement consacrés à l'exécution des nouvelles tâches en matière de comptabilité et de trésorerie liées au SEAE. Par comparaison, il ressort d’une estimation prudente qu'au moins 15 personnes seraient nécessaires au SEAE si celui-ci devait mettre en place sa propre fonction de comptabilité et de trésorerie.

Par ailleurs, à part les fonctions directes de trésorerie et de comptabilité, d'autres activités horizontales dans le domaine de l’appui financier et budgétaire (comme le développement et le support des systèmes informatiques financiers, les services de recouvrement, le service financier central, etc.), dont les ressources n’ont pas été scindées lors de la création du SEAE, sont actuellement prises en charge par les services de la Commission sur la base d’un accord au niveau des services conclu avec le SEAE.

Cet appui supplémentaire, considéré comme étant de grande qualité, permet de réaliser de nouvelles économies d’échelle par rapport aux ressources qui seraient nécessaires en cas d’internalisation complète au sein du SEAE.

En outre, le comptable de la Commission établit les comptes annuels et traite avec la Cour des comptes pour plusieurs autres institutions. Les services du comptable de la Commission ont mis en place des procédures efficaces et noué de bonnes relations de travail avec la Cour des comptes, ce qui profite au SEAE.

En résumé, la mise en place d'un service comptable autonome au sein du SEAE ferait gonfler inutilement les effectifs employés dans les deux entités étant donné que chacune des tâches essentielles décrites ci-dessus nécessiterait plusieurs postes nouveaux au sein du SEAE, alors que ces tâches ont été déjà absorbées par la Commission moyennant un minimum de ressources supplémentaires

De l’avis de la Commission, cette coopération devrait donc être poursuivie. Aucun changement aux modalités actuelles n'est jugé nécessaire.

II. Auditeur interne

Conformément à l'article 98, paragraphe 2, du règlement financier, l'auditeur interne de la Commission fait fonction d'auditeur interne du SEAE.

Les arguments ci-après plaident en faveur du maintien de ces modalités.

Les délégations de l’UE gèrent à la fois les crédits administratifs du SEAE et des crédits opérationnels issus du budget de la Commission. En principe, le personnel du SEAE ne gère que les crédits administratifs de son service, tandis que le personnel de la Commission gère uniquement les crédits opérationnels.

Il y a cependant des exceptions à ce principe: le chef de délégation, qui appartient au SEAE, est l'ordonnateur subdélégué en ce qui concerne les crédits opérationnels issus du budget de la Commission (article 65, paragraphe 6, du règlement financier). Les membres du personnel de la Commission apportent leur appui au SEAE pour la gestion de son budget administratif, principalement en faisant fonction d'agents initiants. Ces exceptions font que les deux circuits financiers couramment utilisés par les personnels de la Commission et du SEAE sont étroitement liés.

Du fait de cette situation, des audits séparés effectués par des auditeurs internes différents sur les circuits financiers et systèmes de contrôle interne des deux institutions risqueraient d'entraîner des chevauchements dans les constatations ou des divergences dans les recommandations. De telles divergences pourraient nuire à la crédibilité des travaux d’audit et placeraient les ordonnateurs compétents et les chefs de délégations devant la difficulté d’avoir à choisir entre deux avis sur le même sujet, ce qui limiterait la valeur de ces travaux d’audit.

L'intégration des audits internes permettrait en outre une compréhension plus approfondie des problèmes rencontrés dans les deux circuits financiers. Elle contribuerait aussi à transférer d’un circuit à l’autre les connaissances tirées de l’audit et à étudier et exploiter pleinement les synergies mutuelles.

Certains arguments en faveur d'un auditeur interne propre au SEAE pourraient être avancés: en effet, s'il agit à la fois pour la Commission et le SEAE, l’auditeur interne peut être confronté à des situations dans lesquelles les attentes légitimes de l’une ou de l’autre institution en tant que destinataire d'un service pourraient ne pas être satisfaites. Compte tenu des règles et garanties applicables, notamment l'indépendance de l’auditeur interne, ce risque est toutefois suffisamment atténué.

De l’avis de la Commission, cette coopération devrait donc être poursuivie, sans changement par rapport aux modalités en vigueur.

C. Conclusion

Il ressort du rapport que le système en vertu duquel le comptable et l’auditeur interne de la Commission font fonction, respectivement, de comptable et d’auditeur interne du SEAE fonctionne efficacement tout en permettant des économies d'échelle considérables. Ce système devrait donc être maintenu à l’avenir.

La Commission tiendra le Parlement européen et le Conseil informés de toute évolution notable concernant le fonctionnement de ce système dans le cadre du rapport de synthèse.

[1] Décision du Conseil du 26 juillet 2010 fixant l'organisation et le fonctionnement du Service européen pour l'action extérieure.