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29.9.2023

Journal officiel de l’Union européenne

L 242/202

RÉSOLUTION (UE) 2023/1848 DU PARLEMENT EUROPEEN

du 10 mai 2023

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Agence de soutien à l’ORECE (Office de l’ORECE) pour l’exercice 2021

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

—	vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Agence de soutien à l’ORECE (Office de l’ORECE) pour l’exercice 2021,

—	vu l’article 100 et l’annexe V de son règlement intérieur,

—	vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A9-0129/2023),

considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif adopté de l’Agence de soutien à l’ORECE (ci-après «l’Agence») pour l’exercice 2021 était de 7 341 357 EUR, ce qui représente une hausse de 1,49 % par rapport à 2020, correspondant essentiellement à une hausse des dépenses de personnel; que le budget de l’Agence provient principalement du budget de l’Union et des contributions de pays tiers; que les recettes additionnelles au budget adopté de 2021 provenaient de contributions de pays tiers reportées des exercices précédents et de crédits provenant de la gestion administrative;

considérant que la Cour des comptes (ci-après la «Cour») a affirmé, dans son rapport sur les comptes annuels de l’Agence relatifs à l’exercice 2021 (ci-après le «rapport de la Cour»), avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels de l’Agence étaient fiables et que les opérations sous-jacentes étaient légales et régulières;

Gestion budgétaire et financière

constate avec satisfaction que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2021 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire des crédits d’engagement inscrits au budget définitif adopté pour l’exercice de 99,97 %, soit une augmentation de 0,89 % par rapport à 2020; se félicite du fait que ce taux d’exécution budgétaire soit le plus élevé des cinq dernières années et soit supérieur au seuil plancher de 95 % fixé par le conseil d’administration; constate que le taux d’exécution des crédits de paiement pour l’exercice était de 69,33 %, soit une hausse de 8,19 % par rapport à 2020, mais un taux inférieur à celui de 2017 et celui de 2019 en raison de reports liés au lancement de nombreux projets spécifiques qui devaient être achevés en 2022;

relève que la Cour a constaté, pour l’exercice 2019, l’irrégularité d’une procédure de marché concernant des services juridiques, ainsi que, par conséquent, des paiements effectués par la à la suite du titre du contrat-cadre en question, et qu’en 2021, les paiements correspondants se sont montés à 4 444 EUR;

Performance

constate que l’Agence utilise des indicateurs clés de performance pour évaluer les résultats atteints au regard de ses objectifs, notamment en matière de gestion budgétaire, d’équilibre hommes-femmes et de protection des données à caractère personnel; salue le fait que l’un de ces indicateurs clés de performance fixe un délai maximal de 15 jours ouvrables pour l’accès aux documents traités; constate que des indicateurs clés de performance ont été mis en place dans le domaine des systèmes de technologies de l’information et de la communication (TIC) et regrette que la signature d’un contrat de services de conseil en technologies de l’information afin de soutenir l’élaboration de la stratégie de l’ORECE en matière de TIC pour 2022-2025 ait dû être reportée à 2022 en raison de l’indisponibilité contractuelle de ces services; se félicite que les indicateurs clés de performance aient été réalisés et que l’Agence ait attiré l’attention sur les mesures susceptibles d’améliorer l’efficience et l’efficacité de son travail; recommande néanmoins que l’Agence prenne note des indicateurs clés de performance qui n’ont pas encore été réalisés ou dont la réalisation accuse un retard;

constate que l’Agence a produit deux études à l’intention de l’ORECE en 2021 intitulées «Study on consumer behaviour toward digital platforms as means of communication» («Étude sur le comportement des consommateurs vis-à-vis des plateformes numériques en tant que moyens de communication») et «Study on post-COVID measures to close the digital divide» («Étude sur les mesures à prendre après la pandémie de COVID-19 pour résorber la fracture numérique»), ainsi qu’une partie d’une étude relative à la réduction de l’empreinte environnementale de l’ORECE et de l’Agence, dont le rapport définitif devait être rendu en 2022, et que trois contrats spécifiques ont été signés en 2021 relatifs auxdites études;

Politique du personnel

constate qu’au 31 décembre 2021, 93,75 % des postes du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 15 agents temporaires nommés sur les 16 autorisés au titre du budget de l’Union (soit le même nombre de postes autorisés qu’en 2020); constate que, de surcroît, 21 agents contractuels, 9 experts nationaux détachés et 8 travailleurs intérimaires et consultants ont travaillé pour l’Agence en 2021;

constate avec préoccupation le manque d’équilibre hommes-femmes au sein de la direction de l’Agence; prend acte de la répartition hommes-femmes parmi les membres de l’encadrement supérieur et intermédiaire de l’Agence, qui comptait trois hommes et une femme (75 %); prend également acte de la répartition hommes-femmes au sein du conseil d’administration de l’Agence, dont 21 membres sur 28 étaient des hommes (75 %); prend toutefois acte du fait qu’à la fin de l’année 2021, un équilibre hommes-femmes avait globalement été atteint au sein du personnel, avec 52 % de femmes et 48 % d’hommes; invite l’Agence à prendre des mesures concrètes pour améliorer l’équilibre hommes-femmes à tous les niveaux de la hiérarchie dans les meilleurs délais et à en rendre compte à l’autorité de décharge;

constate avec préoccupation que, en ce qui concerne les suites données à la décharge 2020, étant donné qu’aucune institution ni organe de l’Union n’a été trouvé pour partager la fonction de coordinateur du contrôle interne, l’Agence a décidé de recruter un agent intérimaire pendant 3,5 mois pour remplir cette fonction; prend acte, en outre, du fait que la Commission a informé l’Agence de son intention de cesser de lui fournir des services de comptabilité et lui a proposé d’envisager de partager un comptable avec une autre agence, ainsi que du fait que l’Agence estime que l’internalisation de la comptabilité n’est pas réalisable à court terme; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge de toute évolution à cet égard; est préoccupé par le fait qu’un risque associé de baisse de l’efficacité et de la qualité des résultats, ainsi que de perte de connaissances, ait été inscrit au registre des risques de l’Agence de 2022; relève que l’Agence travaille actuellement sur des mesures d’atténuation; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge de toute évolution à cet égard;

relève que, selon les suites données aux observations formulées lors de l’exercice précédent par l’autorité de décharge, l’Agence a pris des mesures, telles qu’un nouvel accord de siège avec l’État membre d’accueil destiné à améliorer les avantages dont bénéficie le personnel de l’Agence, afin qu’il soit moins difficile d’attirer et de retenir des professionnels; constate, en outre, que l’Agence a revu son utilisation des postes, en nombre limité, prévus par le tableau des effectifs, afin de garantir les capacités obligatoires minimales;

rappelle qu’il importe d’élaborer une politique à long terme en matière de ressources humaines qui porte sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, sur l’orientation tout au long de la vie et sur l’offre de possibilités de formation spécifiques pour l’évolution de carrière, sur l’équilibre hommes-femmes à tous les niveaux professionnels, sur le télétravail, sur le droit à la déconnexion, sur un meilleur équilibre géographique pour que tous les États membres soient adéquatement représentés, et sur le recrutement et l’intégration des personnes en situation de handicap, ainsi que sur les mesures garantissant l’égalité de traitement de ces personnes et une large promotion de leurs perspectives professionnelles;

10.

rappelle que les lacunes procédurales dans les procédures de recrutement portent atteinte aux principes de transparence et d’égalité de traitement des candidats; prie l’Agence d’améliorer sa procédure interne de recrutement afin de clarifier les processus d’évaluation et les avis de vacance;

Passation de marchés

11.

relève que l’Agence utilise depuis 2019 une procédure centralisée de passation de marchés et que depuis février 2022, elle utilise également l’outil de gestion des marchés publics de la Commission afin de rationaliser encore ses procédures de passation de marchés publics;

12.

prend acte avec préoccupation du fait que, selon le rapport de la Cour, dans une procédure de marché public, qui portait sur des services informatiques, l’Agence a sollicité une offre auprès d’un contractant sans préciser à l’avance les services demandés, ce qui compromettait l’efficacité, l’efficience et l’économie des opérations, et qu’en outre, elle n’a réalisé aucune vérification ex ante des prix des marchés spécifiques au regard du contrat-cadre sous-jacent; prend acte de la réponse de l’Agence, qui affirme qu’elle améliorera la documentation de toutes les étapes du processus conduisant à l’approbation de l’énoncé des travaux et qu’elle modifiera sa procédure interne afin d’inclure une documentation appropriée des contrôles de tous les prix en vue des futurs contrats spécifiques; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge de toute évolution à cet égard;

13.

rappelle que, dans le cadre de toute procédure de passation de marché, il est important de garantir une concurrence loyale entre les soumissionnaires et de permettre de fournir des biens et services au meilleur prix tout en respectant les principes de transparence, de proportionnalité, d’égalité de traitement et de non-discrimination; relève avec inquiétude l’observation de la Cour concernant les faiblesses dans le domaine des marchés publics, qui sont en hausse et restent la principale source de paiements irréguliers dans la plupart des agences;

Prévention et gestion des conflits d’intérêts et transparence

14.

constate que l’Agence publie sur son site internet la presque totalité des CV et déclarations de conflit d’intérêts des membres de son conseil d’administration; invite l’Agence à accroître ses efforts de transparence à cet égard;

15.

relève avec inquiétude que la Cour a constaté que, dans une procédure de recrutement, le comité de sélection n’avait pas déterminé avant l’examen des candidatures comment les points seraient attribués à chaque critère de sélection et que, bien que la personne chargée de présider le comité de sélection eût déclaré un conflit d’intérêts professionnel en lien avec deux candidats opérant sous sa responsabilité, le rapport d’évaluation final ne décrivait pas comment ce conflit d’intérêts avait été résolu; prend acte de la réponse de l’Agence, qui explique qu’elle préparera de nouveaux modèles internes pour les procédures de sélection et qu’elle a adopté des règles internes visant à documenter le respect de la décision de l’autorité habilitée à conclure des contrats d’engagement; demande à l’Agence d’améliorer et de garantir la transparence, ainsi que de documenter correctement les procédures de sélection et d’informer l’autorité de décharge de toute évolution à cet égard;

16.

constate que la politique révisée de gestion et de prévention des conflits d’intérêts a été adoptée par le conseil d’administration en 2019 afin d’inclure l’évaluation des conflits d’intérêts et les mesures d’atténuation imposées en cas de conflit d’intérêts potentiel ou confirmé des membres du conseil d’administration; insiste sur la nécessité de mettre en place des règles plus systématiques en matière de transparence, d’incompatibilités, de conflits d’intérêts, de lobbying illégal et de pantouflage et, le cas échéant, de mettre à jour sa politique en matière de conflits d’intérêts; invite l’Agence à renforcer ses mécanismes de contrôle interne, y compris par la mise en place d’un mécanisme interne de lutte contre la corruption;

Contrôle interne

17.

relève qu’à la suite de l’évaluation de risques complète réalisée en 2020 par le service d’audit interne (SAI) de la Commission au sein de l’Agence afin d’établir un plan d’audit interne stratégique pour la période 2021-2023, le SAI n’a pas identifié de risques critiques et qu’au début de l’année 2021, il a clos toutes ses recommandations en instance formulées lors de précédents audits; prend acte du fait qu’entre octobre et décembre 2021, un coordinateur du contrôle interne intérimaire a réalisé une évaluation de l’efficience et de l’efficacité du système de contrôle interne de l’Agence, dont il est ressorti que les coûts correspondant aux contrôles au sein de l’Agence sont cohérents avec les avantages qu’ils procurent; relève que l’évaluation du respect des exigences du cadre de contrôle interne a conclu que l’Agence est, de manière générale, aussi respectueuse que possible dudit cadre sans personnel chargé spécifiquement des contrôles internes; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge de toute évolution relative au contrôle interne;

18.

prend acte du fait, énoncé dans le rapport de suivi de l’Agence des observations formulées par l’autorité de décharge dans la décharge 2020, que la Commission cessera de fournir des services de comptabilité à l’Agence en 2023 et que l’Agence, qui compte actuellement 16 postes à son tableau des effectifs, n’est pas en mesure d’internaliser les missions obligatoires du comptable; invite la Commission et l’Agence à prévoir les ressources nécessaires pour garantir la continuité dans ce domaine essentiel et à informer l’autorité de décharge;

19.

rappelle qu’il est important de renforcer les systèmes de gestion et de contrôle afin de garantir le bon fonctionnement de l’Agence; insiste vivement sur l’exigence de disposer de systèmes de gestion et de contrôle efficaces afin d’éviter les cas potentiels de conflit d’intérêts, les absences de contrôles ex ante ou ex post, la gestion inappropriée d’engagements budgétaires et juridiques ainsi que les cas de non-respect de l’obligation de consigner des problèmes dans le registre des exceptions;

Transitions numérique et écologique

20.

prend acte de la mise en place en 2020 par l’Agence d’un groupe de mise en réseau d’experts en matière de durabilité; prend acte de la participation de l’Agence à la procédure interinstitutionnelle de passation de marché de l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO) relative à des services de conseil et de gestion en matière de compensation des émissions de gaz à effet de serre, conclue en juin 2022; salue le fait que le plan d’action pluriannuel d’écologisation de l’Agence comprenne un engagement en vue d’une trajectoire de réduction des émissions de CO2; relève en outre que de nouvelles règles ont été proposées pour réduire les déplacements et les émissions associées;

21.

relève qu’en 2021, l’Agence a mis en place un projet d’ateliers en vue de l’élaboration d’une feuille de route stratégique applicable aux futurs projets d’environnement de travail numérique en matière de technologies et de modes de travail, ainsi qu’une évaluation de l’impact sur la protection des données et un plan de sécurité informatique applicables aux services de Microsoft Office et aux éventuelles stratégies de migration vers le nuage; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge de la mise en œuvre de ces projets; relève, en outre, que l’Agence a prévu un certain nombre de coûts opérationnels associés aux coûts de maintenance de la base de données des autorisations générales et de la base de données des ressources de numérotation assorties d’un droit d’utilisation extraterritoriale au sein de l’Union, conformément à la directive (UE) 2018/1972 du Parlement européen et du Conseil (2);

22.

prend acte du fait, selon les suites données aux observations formulées par l’autorité de décharge en 2020, l’Agence n’a pas encore commencé à déployer une politique de cybersécurité en lien avec le futur règlement relatif à la sécurité de l’information dans les institutions, organes et organismes de l’Union et avec le règlement (UE) 2019/881 du Parlement européen et du Conseil (3); se félicite, toutefois, de la collaboration de l’Agence avec la CERT-UE (équipe d’intervention en cas d’urgence informatique pour les institutions, organes et agences de l’Union européenne) ainsi qu’avec un prestataire de services de sécurité informatique tiers; invite l’Agence à accélérer l’élaboration d’une politique de cybersécurité; relève, en outre, que le groupe de mise en réseau d’experts en matière de TIC a produit un rapport sur les cybermenaces, en particulier les attaques par hameçonnage, dans le but d’évaluer les pratiques en matière de cybersécurité adoptées par les autorités nationales de réglementation;

23.

encourage l’Agence à travailler en étroite coopération avec l’Agence de l’Union européenne pour la cybersécurité (ENISA); suggère que des programmes de formation à la cybersécurité actualisés régulièrement soient proposés à tout le personnel de l’Agence; invite l’Agence à accélérer l’élaboration de sa politique de cybersécurité, à la présenter avant le 31 décembre 2023, et à en rendre compte à l’autorité de décharge;

24.

rappelle qu’il importe d’accroître la numérisation du fonctionnement et de la gestion internes de l’Agence, mais également d’accélérer la numérisation des procédures; souligne que l’Agence doit continuer de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter l’apparition d’un fossé numérique entre les agences; attire néanmoins l’attention sur la nécessité de prendre toutes les mesures de sécurité qui s’imposent afin d’éviter tout risque pour la sécurité en ligne des informations traitées;

Continuité des activités en période de crise

25.

salue le travail de soutien aux groupes de travail de l’ORECE accompli par l’Agence, y compris l’organisation de réunions et d’ateliers; relève qu’en 2021, la presque totalité des réunions des groupes de travail de l’ORECE se sont tenues en ligne; encourage l’Agence à mettre à profit les enseignements tirés en ce qui concerne les méthodes de travail hybrides ou à distance afin de mieux identifier les réunions et les événements qu’il serait plus efficace, à l’avenir, d’organiser à distance plutôt qu’en présentiel; rappelle que 490 réunions virtuelles de groupe de travail ont été organisées en 2021 au total, qui ont permis de rassembler plus de 10 000 participants;

26.

prend acte de l’étude sur les mesures à prendre après la pandémie de COVID-19 pour résorber la fracture numérique, dont les conclusions ont été ajoutées au rapport de l’ORECE sur la crise de la COVID-19 — enseignements tirés en ce qui concerne les réseaux de communication en vue d’une société résiliente;

27.

prend acte, en particulier, de l’accord de niveau de service avec les services de la Commission aux fins de l’utilisation de l’outil informatique de la Commission Advance gateway to meeting; relève, en outre, que le groupe de mise en réseau d’experts en matière de TIC a achevé un rapport sur les solutions d’audio- et de visioconférence et de réunion numérique ainsi qu’un autre rapport sur les solutions de bureau intelligentes;

Autres observations

28.

salue le travail accompli par l’Agence de sensibilisation des citoyens de son État membre d’accueil à sa mission et à la mission de l’ORECE et, notamment, la participation de l’Agence aux initiatives des représentations de l’Union; relève, également, l’organisation d’ateliers sur la nouvelle identité visuelle de l’Agence et de l’ORECE et sur la conception et le contenu du site internet de l’ORECE; prend acte de la mise en œuvre des activités de l’Agence prévues dans le plan de communication annuel de l’ORECE, dont notamment l’organisation de manifestations publiques de l’ORECE et de tables rondes réunissant des acteurs concernés en Lettonie; invite l’Agence à poursuivre son travail en vue d’améliorer sa visibilité, notamment dans son État membre d’accueil;

29.

se félicite de la création de synergies par l’Agence avec l’EUIPO en vue d’un nouveau système de gestion du contenu du site internet institutionnel, de la réalisation d’opérations TIC sur le site internet institutionnel et de l’éventuelle migration de nouveaux systèmes TIC de l’Agence vers les centres de données de l’EUIPO;

30.

invite l’Agence à poursuivre le développement de ses synergies (ressources humaines, gestion immobilière, services informatiques et sécurité, par exemple), et à renforcer la coopération, l’échange de bonnes pratiques et les discussions concernant les domaines d’intérêt mutuel avec les autres agences de l’Union afin d’améliorer son efficience;

31.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 10 mai 2023 (4) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.

(1) JO C 141 du 29.3.2022, p. 146.

(2) Directive (UE) 2018/1972 du Parlement européen et du Conseil du 11 décembre 2018 établissant le code des communications électroniques européen (JO L 321 du 17.12.2018, p. 36).

(3) Règlement (UE) 2019/881 du Parlement européen et du Conseil du 17 avril 2019 relatif à l’ENISA (Agence de l’Union européenne pour la cybersécurité) et à la certification de cybersécurité des technologies de l’information et des communications, et abrogeant le règlement (UE) no 526/2013 (règlement sur la cybersécurité) (JO L 151 du 7.6.2019, p. 15).

(4) Textes adoptés de cette date, P9_TA(2023)0190.