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29.9.2023

Journal officiel de l’Union européenne

L 242/395

RÉSOLUTION (UE) 2023/1917 DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 10 mai 2023

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de la Fondation européenne pour la formation (ETF) pour l’exercice 2021

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

—	vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de la Fondation européenne pour la formation pour l’exercice 2021,

—	vu l’article 100 et l’annexe V de son règlement intérieur,

—	vu l’avis de la commission de l’emploi et des affaires sociales,

—	vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A9-0135/2023),

considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif de la Fondation européenne pour la formation (ci-après «la Fondation») pour l’exercice 2021 était de 21 402 739 EUR, ce qui représente une hausse de 2,13 % par rapport à 2020; que l’intégralité du budget de la Fondation provient du budget de l’Union;

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels de la Fondation pour l’exercice 2021 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme avoir obtenu l’assurance raisonnable que les comptes annuels de la Fondation étaient fiables et que les opérations sous-jacentes étaient légales et régulières;

Gestion budgétaire et financière

relève avec satisfaction que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2021 se sont traduits par un taux élevé d’exécution budgétaire des crédits d’engagement de l’exercice en cours (99,91 %), ce qui représente une légère augmentation de 0,04 % par rapport à 2020; souligne toutefois que le taux d’exécution des crédits de paiement pour l’exercice en cours s’élevait à 86,23 %, soit une baisse de 9,43 % par rapport à 2020;

Performances

note que le programme de travail de la Fondation pour 2021 a été achevé à 95,58 %, soit le taux le plus élevé des cinq dernières années, avec un taux d’achèvement en temps utile de 91,15 %; félicite la Fondation qui, pour tous les indicateurs clés de performance, a dépassé les objectifs fixés;

prend acte des principales réalisations de la Fondation en 2021, qui reposent sur trois objectifs stratégiques: pertinence et anticipation des compétences, développement et validation des compétences, performance et qualité des politiques d’éducation et de formation; note que ces objectifs avaient été concrétisés par la Fondation dans le cadre de trois services essentiels: pôle de connaissances, suivi et évaluation, et conseils stratégiques;

prend acte des nouvelles initiatives lancées par la Fondation en 2021, telles que l’analyse du positionnement des compétences vertes et des offres d’emploi dans les pays partenaires grâce à l’utilisation de mégadonnées, ainsi que des analyses de la portée, des conditions et du potentiel en matière de travail via une plateforme dans les pays du partenariat oriental et des Balkans occidentaux; note qu’en 2021, la Fondation a réussi à traduire les changements de la demande de compétences, tant actuels que prévus, en exigences d’ajustement pour les politiques d’adéquation des compétences, à savoir l’extension de son réseau d’excellence; prend également acte de la croissance continue du forum sur l’assurance qualité de la Fondation, qui réunit 22 pays partenaires au sein d’une plateforme de dialogue bilatéral et multilatéral sur la gouvernance de l’enseignement et la formation professionnels (EFP); salue les activités de la Fondation, qui aide les pays en transition et en développement à valoriser le potentiel de leur capital humain en réformant les systèmes d’éducation, de formation et du marché du travail dans le contexte des politiques de relations extérieures de l’Union;

se félicite en particulier de l’initiative «Skills for Enterprise Development» (2) [Des compétences pour le développement des entreprises] de la Fondation, qui aborde, dans les pays du voisinage de l’Union, les pays de l’élargissement et les pays d’Asie centrale la nécessité d’une adaptation des compétences en faisant le lien entre l’EFP et les petites et moyennes entreprises; souligne que cette initiative permet aux entreprises de relever et de gérer les défis, notamment ceux engendrés par la pandémie de COVID-19, en contribuant à des sociétés plus écologiques, inclusives et innovantes et en favorisant la compétitivité durable, l’équité sociale et la résilience, assurant ainsi le développement et la continuité des activités pour les entreprises;

se félicite que la Fondation ait renforcé ses actions et ses relations dans ses pays partenaires des régions du voisinage de l’Union et de l’élargissement; se félicite également qu’en mars 2022, la Fondation ait révisé sa coopération avec la Russie et la Biélorussie à la suite de l’agression russe non provoquée et injustifiée en Ukraine et qu’elle ait mis fin à toute coopération;

se félicite de l’initiative prise par la Fondation de suivre la crise ukrainienne et de réagir, lorsque cela est possible et pertinent, en contact étroit avec différents services de la Commission, en tirant parti de son expertise thématique et de sa connaissance des systèmes d’éducation et de formation du pays, tout en renforçant les partenariats avec les parties prenantes locales et autres;

Politique du personnel

relève qu’au 31 décembre 2021, le tableau des effectifs était pourvu à 102,3 %, avec 88 agents temporaires engagés sur les 86 agents temporaires (dont 2 agents temporaires supplémentaires pour compenser le travail à temps partiel conformément à l’article 38, paragraphe 2, du règlement financier de la Fondation) autorisés au titre du budget de l’Union (contre 86 postes autorisés en 2020); relève en outre que 42 agents contractuels et un agent local ont travaillé pour la Fondation en 2021;

constate avec une vive préoccupation que l’équilibre géographique pose toujours problème; relève que 43 % du personnel de la Fondation sont des ressortissants de l’État membre dans lequel elle est située; relève avec une vive inquiétude que seuls 16,8 % du personnel de la Fondation proviennent d’États membres qui ont adhéré à l’Union après 2004, alors que ces États membres représentent 23,2 % de la population; observe que la Fondation a recours à des procédures de sélection fondées sur le mérite et qu’à mérites égaux la Fondation choisit en priorité des candidats de nationalités sous-représentées; invite instamment la Fondation à donner la priorité absolue, dans ses procédures de recrutement, à la prise en considération de l’équilibre géographique et à communiquer à l’autorité de décharge toute évolution en la matière;

10.

relève que l’équilibre hommes-femmes dans l’encadrement intermédiaire et supérieur était de six femmes sur dix personnes en 2021 (comme en 2020); relève que la répartition hommes-femmes parmi les membres du conseil d’administration est la suivante: 40 % d’hommes et 60 % de femmes (soit 10 et 15 personnes respectivement) et, pour l’ensemble du personnel, 34 % d’hommes et 66 % de femmes (soit 44 et 87 personnes respectivement); rappelle qu’il importe de garantir l’équilibre entre les hommes et les femmes et invite la Fondation à tenir compte de cet aspect lors des futures nominations;

11.

relève qu’au cours de la pandémie de COVID-19, en 2021, la Fondation a proposé les services de personnes de confiance à distance à tous les collègues; se félicite que les nouveaux collègues ayant rejoint la Fondation aient tous bénéficié, à leur entrée en fonctions, d’une séance d’information sur le harcèlement ainsi que d’une présentation par les personnes de confiance; déplore toutefois que les travailleurs internes ne puissent accéder qu’à la procédure informelle; observe qu’en 2021, aucune affaire de harcèlement n’a été enregistrée, n’a fait l’objet d’une enquête ni n’a été portée devant les tribunaux;

Prévention et gestion des conflits d’intérêts et transparence

12.

note que la Fondation a publié l’ensemble des déclarations de conflits d’intérêts et des CV des membres du conseil d’administration ainsi que du personnel d’encadrement supérieur et intermédiaire;

13.

relève que la Fondation n’a pas encore élaboré de politique spécifiquement consacrée à la gestion et à la prévention des conflits d’intérêts; note toutefois que la Fondation a dressé en 2018 une liste complète des problèmes en matière d’éthique, comprenant les conflits d’intérêts; relève en outre qu’une mise à jour a eu lieu en 2021 afin d’introduire les dernières références réglementaires;

Passation de marchés

14.

note que des synergies avec les autres institutions en matière de marchés publics ont été recherchées, par une évaluation ponctuelle systématique des possibilités pour tous les besoins en matière de marchés publics; relève qu’en 2021, la Fondation était partie à 28 contrats interinstitutionnels, 10 accords de niveau de service et 5 contrats ouverts à d’autres agences;

15.

observe que la soumission électronique des offres de marchés publics est devenue la norme au sein de la Fondation; se félicite que des critères de sélection et d’attribution écologiques pour les appels d’offres aient été testés dans le cadre d’un groupe de travail sur les marchés publics écologiques nouvellement créé;

Contrôle interne

16.

prend acte de la réponse de la Fondation à l’observation formulée dans le rapport de la Cour pour 2020 concernant le non-respect du principe de contrôle interne no 12, et prend acte des mesures prises par la Fondation à cet égard; observe que la Fondation a donné suite à la recommandation de la Cour en procédant à un examen approfondi et régulier des exceptions et des cas de non-conformité; prend acte, en outre, de l’élaboration et de la mise en œuvre d’une nouvelle politique de la Fondation concernant le traitement des écarts (exceptions et cas de non-conformité) et de la rationalisation du processus y afférent; relève, en outre, qu’en 2021, la Fondation a procédé à un examen approfondi de toutes les décisions prises dans le contexte de la pandémie de COVID-19 jusqu’au premier trimestre 2021 afin de s’assurer que toutes les décisions entraînant un écart par rapport au cadre réglementaire de la Fondation étaient correctement enregistrées, y compris les écarts de nature non financière;

17.

note qu’en 2021, la Fondation a lancé un audit interne sur la complémentarité et les mécanismes de coopération entre la Fondation et les services de la Commission européenne, qui sera achevé en 2022; relève que cet audit est inclus dans le plan pluriannuel du service d’audit interne (SAI) de la Commission; relève en outre que la Fondation a formellement clos toutes les recommandations d’audit antérieures du SAI, et qu’elle ne compte aucune recommandation d’audit en suspens;

18.

rappelle que la Fondation a reçu une observation de la Cour qui est toujours en suspens depuis 2018, et qu’il y est question d’une procédure de marché public relative aux services d’une entreprise de travail intérimaire dans le cadre de laquelle la Fondation a appliqué des critères d’attribution concernant, pour la plupart, des éléments de prix non concurrentiels; prend acte du fait que la Fondation veillera à résoudre ce problème en 2023 lors du lancement de la prochaine procédure de passation de marché pour engager des travailleurs intérimaires, conformément aux actions prévues;

19.

prend acte de l’évaluation positive de la Fondation concernant son système de contrôle interne, les principes de contrôle interne étant jugés efficaces à 82,4 % (contre 71 % en 2020) et à 17,6 % partiellement efficaces (contre 29 % en 2020), seules des améliorations mineures étant nécessaires; observe que la Fondation a donné suite aux conclusions de la Cour sur le registre des exceptions en procédant à un examen approfondi et régulier des exceptions et des cas de non-conformité;

20.

relève que la Fondation a élaboré et mis en œuvre sa propre stratégie de lutte contre la fraude, en s’appuyant sur la méthode mise au point par l’OLAF;

21.

rappelle qu’il importe de renforcer les systèmes de gestion et de contrôle afin de garantir le bon fonctionnement de la Fondation; insiste vivement sur l’exigence de disposer de systèmes de gestion et de contrôle efficaces afin d’éviter les cas potentiels de conflit d’intérêts, d’absence de contrôles ex ante/ex post, de gestion inappropriée d’engagements budgétaires et juridiques ou de non-respect de l’obligation de consigner des problèmes dans le registre des exceptions;

Transitions numérique et écologique

22.

se félicite de la stratégie numérique et de la feuille de route de mise en œuvre de la Fondation arrêtées en 2021, qui visent à accroître l’utilisation des outils numériques et en ligne pour la fourniture des services de la Fondation et la mobilisation des parties prenantes, ainsi que pour réaliser des gains d’efficacité internes; salue l’accélération de la numérisation de processus internes tels que les ressources humaines, la signature électronique des flux financiers et la gestion des marchés publics, ainsi que d’interactions externes telles que l’utilisation d’outils numériques en ligne pour les échanges ou les réunions;

23.

prend acte des mesures spécifiques mises en place par la Fondation en 2021 pour accroître les gains d’efficacité, telles que l’utilisation d’un ordre de paiement unique regroupant plusieurs demandes de paiement, l’utilisation du flux de travail avec signature électronique pour les documents internes et les progrès réalisés dans le passage au numérique grâce aux essais complets et au déploiement intégral d’un outil de gestion des marchés publics pour les procédures de passation de marchés et grâce au passage au tout numérique pour la communication tant interne qu’externe en ce qui concerne les processus de gestion financière;

24.

note qu’en 2021, la Fondation a adopté une nouvelle politique en matière de cybersécurité élaborée dans le cadre d’une approche coordonnée de la sécurité, assortie d’une politique globale et de politiques spécifiques en matière de sécurité de l’information; observe, en outre, que la Fondation dispose d’un groupe de travail transversal coordonné qui s’occupe des volets de la cybersécurité, de la sécurité de l’information, de la sécurité physique du personnel et de la sécurité des bâtiments; se félicite de la création de l’inventaire des actifs d’information de la Fondation et des progrès réalisés en 2021 en matière de migration vers un nouveau système de gestion des documents numériques;

25.

se félicite que la Fondation ait obtenu l’enregistrement EMAS (système de management environnemental et d’audit) et les certifications ISO 14001; salue les mesures concrètes prises par la Fondation, avec les efforts d’écologisation entrepris en 2021 dans les domaines de l’énergie, du plastique, de la mobilité, des émissions et des marchés publics écologiques;

26.

rappelle qu’il importe d’améliorer le recours au numérique dans le fonctionnement et la gestion internes de la Fondation, ainsi que d’accélérer la numérisation des procédures; souligne que la Fondation doit continuer de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter l’apparition d’un fossé numérique entre les agences; attire néanmoins l’attention sur l’obligation de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires afin d’éviter tout risque de sécurité en ligne quant aux informations traitées;

27.

encourage la Fondation à travailler en étroite collaboration avec l’ENISA (Agence de l’Union européenne pour la cybersécurité) et avec CERT-UE (équipe d’intervention en cas d’urgence informatique pour les institutions, organes et agences de l’Union), à évaluer régulièrement les risques que présente son infrastructure informatique et à veiller à ce que sa cyberdéfense fasse régulièrement l’objet d’audits et de tests; suggère que des programmes de formation à la cybersécurité actualisés régulièrement soient proposés à tout le personnel de la Fondation;

Continuité des activités durant la période de crise de COVID-19

28.

note qu’en 2021, la Fondation a continué de travailler en étroite collaboration avec le réseau des agences de l’Union afin d’échanger des connaissances sur la gestion de la crise de la COVID-19 et les nouvelles règles en matière de télétravail; prend acte des actions de soutien mises en œuvre par la Fondation pour la poursuite de la gestion de la pandémie, telles que, entre autres, le traitement des demandes de certificats COVID numériques, la mise en place de conventions avec trois centres médicaux et l’adoption de décisions de la direction sur les lunettes et les contributions pour les équipements de bureau à domicile;

Autres observations

29.

relève qu’en 2021, la Fondation a noué avec succès des partenariats médiatiques en vue d’une campagne sur l’avenir du travail et sur l’avenir de l’apprentissage, qui a trouvé un écho auprès d’un large public; prend également acte de l’activité de la Fondation sur différents réseaux sociaux, qui a permis d’améliorer les indicateurs en 2021; invite la Fondation à redoubler d’efforts pour publier des informations pertinentes sur ses résultats, à l’intention des citoyens de l’Union et du grand public, dans un langage clair et accessible; prie la Fondation d’assurer une plus grande transparence et de rendre des comptes au public en faisant un meilleur usage des médias et des réseaux sociaux;

30.

prend acte avec satisfaction du partenariat et du travail commun de longue date entre la Fondation et Cedefop et Eurofound dans le cadre des accords de coopération respectifs; salue la préparation, en 2021, et l’entrée en vigueur, en 2022, d’un accord avec l’Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail relatif à la mise en commun des services de comptabilité; invite la Fondation à poursuivre le développement de ses synergies (ressources humaines, gestion immobilière, services informatiques et sécurité, par exemple) et à intensifier les échanges de bonnes pratiques, en particulier dans les domaines d’intérêt mutuel, ainsi qu’à envisager la possibilité d’élargir ses activités et modalités de coopération avec d’autres organes et organismes de l’Union afin d’améliorer l’efficience;

31.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 10 mai 2023 (3) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.

(1) JO C 141 du 29.3.2022, p. 23.

(2) https://www.etf.europa.eu/en/what-we-do/skills-enterprise-development

(3) Textes adoptés de cette date, P9_TA(2023)0190.