Décision (UE) 2012/838 (version consolidée)

ANNEXE

TABLE DES MATIÈRES

Avant-propos

49

Objectif général

50

1.

Vérification de l’existence et du statut/catégorie juridiques

51

1.1.

Principes

51

1.1.1.

Confidentialité et publication des données

51

1.1.2.

Existence juridique

51

1.1.3.

Statut juridique conformément aux règles de participation du 7e PC (catégories d’entités juridiques)

51

1.1.3.1.

Définitions

52

1.1.4.

Données et documents exigés

54

1.1.5.

Date effective de l’existence et du statut/catégorie juridique

55

1.2.

Vérification de l’existence et du statut/catégorie juridique

55

1.2.1.

Dispositions concernant les cas de déclarations et/ou de documents justificatifs incomplets, contradictoires ou faux

56

1.2.2.

Informations sur le résultat de la validation et «code d’identification du participant (PIC)» validé

57

1.2.3.

Déclaration sur l’exactitude des données fondamentales dans le formulaire de préparation de la subvention

57

1.2.4.

Représentant désigné de l’entité juridique

58

1.2.5.

Modification des validations

58

1.2.5.1.

Modifications de validations par suite d’une erreur dans la validation initiale

58

1.2.5.2.

Modifications de validation en raison de changements dans l’existence et le statut/catégorie juridique

58

1.2.5.3.

Modifications de la méthode des coûts indirects

58

1.2.6.

Révision administrative des validations

59

1.2.7.

Le panel de validation

60

2.

Vérification de la capacité opérationnelle

60

2.1.

Principes

60

2.2.

Mise en œuvre

60

2.2.1.

Au stade de la proposition

60

2.2.2.

Au stade de la négociation

61

3.

Vérification de la capacité financière: règles de mise en œuvre

61

3.1.

Principes

61

3.2.

Motifs justifiant en règle générale une analyse financière succincte

62

3.3.

Catégories d’entités juridiques devant faire l’objet ou étant exemptées d’une vérification de leur capacité financière

62

3.4.

Données et documents exigés

63

3.4.1.

Personnes morales

63

3.4.2.

Personnes physiques

64

3.4.3.

Autres observations

65

3.5.

Vérification de la viabilité financière

65

3.5.1.

Objet

65

3.5.2.

Ratios et valeur notable utilisés

65

3.5.3.

Seuils

66

3.5.4.

Cas particulier des personnes physiques

66

3.5.4.1.

Ratios utilisés

67

3.5.4.2.

Seuils

67

3.6.

Contrôle de la capacité de cofinancement

67

3.6.1.

Objet

67

3.6.2.

Ratios et valeur notable utilisés

67

3.6.3.

Seuils

68

3.6.4.

Cas particulier des personnes physiques

68

3.6.4.1.

Ratios utilisés

69

3.6.4.2.

Seuils

69

4.

Vérification de la capacité financière: conclusion de l’analyse (vérifications) et mesures envisageables

69

4.1.

Évaluation des résultats de l’analyse succincte

69

4.2.

Mesures à prendre en cas de résultat «faible»

70

4.2.1.

Analyse financière plus approfondie

70

4.2.1.1.

Pour les personnes morales

70

4.2.1.2.

Pour les personnes physiques

71

4.2.2.

Mesures de protection

72

4.3.

Mesures de protection supplémentaires, y compris les sanctions

73

AVANT-PROPOS

Les règles de participation au 7e PC (1) (RP du 7e PC) disposent que «La Commission adopte et publie des règles destinées à garantir une vérification cohérente de l’existence et du statut juridique des participants aux actions indirectes ainsi que de leur capacité financière. La Commission s’abstient de répéter cette vérification à moins d’un changement dans la situation du participant concerné» (2).

Le présent document définit ces règles. Il est fondé sur les exigences inscrites dans les RP du 7e PC et dans le règlement financier (3) ainsi que ses modalités d’application (4). Il a été adopté par la Commission le 13 juin 2007 et s’applique à partir du 1er janvier 2007 pour toutes les actions indirectes relevant du 7e PC.

Ces règles concernent toutes les actions indirectes du 7e PC revêtant la forme d’une convention de subvention CE ou Euratom et seront appliquées par les services qui mettent en œuvre les actions indirectes du 7e PC («direction générale recherche» et organismes auxquels ces tâches ont été déléguées) jusqu’à la date d’entrée en vigueur d’une version suivante du présent document.

En cas de modification de ces règles, un historique et une comparaison avec la ou les versions précédentes seront fournis, afin de faciliter le repérage des modifications et la compréhension.

Les modifications substantielles suivantes ont été apportées aux règles afin de clarifier divers points sur la base de l’expérience acquise:

—

la partie 1 sur la «vérification de l’existence et du statut/catégorie juridique» a été mise à jour en ce qui concerne: — les définitions des statuts/catégories juridiques, — les dispositions concernant les documents demandés et la date effective, — les dispositions concernant les cas de déclarations et/ou de documents d’attestation incomplets, contradictoires ou faux, — les dispositions concernant le représentant désigné de l’entité juridique, — les dispositions concernant la modification et la révision des validations, — les dispositions concernant le panel de validation;

—

les parties 3 et 4 concernant la «vérification de la capacité financière» ont été modifiées comme suit: — le point 3.4 sur les «données et documents exigés» est complété par des cas particuliers, — les points pertinents sur les ratios de viabilité financière (points 3.5.3 et 4.2.1) sont complétés par la définition des cas exceptionnels, — le point 4.2.2 sur les «mesures de protection» est modifié.

En outre, les modifications éditoriales suivantes ont été apportées:

—	les points 1 et 3 ont été mis à jour avec une référence aux services de validation (5) qui effectuent la vérification de l’existence et du statut/catégorie juridique, qui s’assurent de l’exactitude des données financières du participant et qui effectuent l’analyse financière succincte,

—	les références au registre d’inscription unique sont remplacées par des références au portail des participants à la recherche,

—

d’autres modifications éditoriales s’imposaient pour tenir compte de l’autonomie des agences exécutives et d’autres organismes assurant la mise en œuvre du 7e PC (les références aux services de la Commission sont remplacées par des références aux «services chargés de l’exécution du 7e PC» dans la mesure où ces tâches sont assurées par les services de la Commission ainsi que par d’autres organismes auxquels de telles tâches ont été déléguées).

—	le texte est adapté au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.

OBJECTIF GÉNÉRAL

Le présent document concerne les règles visant à garantir une vérification cohérente des éléments suivants:

—	l’existence juridique,

—	le statut à l’égard du 7e PC,

—	la capacité opérationnelle, ainsi que

—	la capacité financière

du participant au 7e PC, afin de garantir la mise en œuvre d’une action indirecte (réalisation des objectifs attendus et résultats) et la protection des intérêts financiers de l’Union.

Les principes directeurs suivants, développés au cours de réunions successives d’un groupe de travail associant toutes les directions générales liées à la recherche et fondés sur une volonté forte de simplification et de rationalisation, sous-tendent l’approche adoptée par la Commission:

—

Seules les informations absolument requises aux termes des règles de participation au 7e PC, du règlement financier et/ou de ses modalités d’exécution, ou encore aux fins des statistiques essentielles (rapport annuel d’activité de la Commission, voir l’article 190 du TFUE) seront exigées de la part des candidats/participants.

—

Le portail des participants à la recherche (http://ec.europa.eu/research/participants/portal) facilite la participation des entités juridiques à des propositions pour le 7e PC. Les entités juridiques ne devront notamment plus passer qu’une seule fois par ce portail des participants à la recherche pour communiquer leurs données générales et les documents officiels. Toutefois, ils seront tenus d’informer les services de validation, par ce même portail, des éventuelles modifications.

—	Chaque entité juridique validée doit désigner une personne (représentant désigné de l’entité juridique) autorisée à gérer, par le portail des participants à la recherche, les informations juridiques et financières en ligne concernant cette entité juridique.

—

Les informations demandées au stade de la proposition ne le seront pas à nouveau au cours des négociations, et les informations qui doivent être vérifiées au stade de la convention de subvention ne sont pas demandées au stade de la proposition, à moins que les informations communiquées ne soient manifestement plus à jour au moment de la vérification (6).

—

La vérification s’appuiera autant que possible sur l’autodéclaration et l’autovérification par les candidats/participants. Pour ce faire, la Commission veillera à ce qu’ils aient accès à des informations/instructions claires ainsi qu’à tous les outils dont ils ont besoin (par exemple, pour évaluer leur viabilité financière). Les résultats obtenus avec ces outils constituent des indications non contraignantes; elles ne préjugent pas les résultats d’un contrôle formel de la viabilité financière par les services chargés de l’exécution du 7e PC. Les irrégularités et/ou les fausses déclarations peuvent entraîner l’application de pénalités financières ou administratives sous forme de l’exclusion du candidat/participant.

—

La vérification juridique et opérationnelle doit être effectuée sur chaque entité, mais toutes les entités ne font pas l’objet d’une vérification de la capacité financière. Le point 3.3 qui comprend un «arbre de décision sur la vérification de la capacité financière» donne des informations détaillées sur les conditions qui entraînent la vérification de la capacité financière d’une entité.

—

En raison de l’instauration du Fonds de garantie des participants (FGP), aucune garantie ou sûreté supplémentaire, telle qu’une réduction du préfinancement pour un participant donné, des comptes fiduciaires, des comptes bloqués, des garanties financières, etc., ne sera demandée ou imposée aux participants. Les services chargés de l’exécution du 7e PC renforceront toutefois les contrôles ex post afin de veiller à la bonne mise en œuvre des actions indirectes du 7e PC et de protéger les intérêts financiers des participants et de l’Union.

1. VÉRIFICATION DE L’EXISTENCE ET DU STATUT/CATÉGORIE JURIDIQUES

1.1. Principes

1.1.1. Confidentialité et publication des données

Tous les documents et données liés à la vérification juridique et financière communiqués aux services de validation seront considérés comme confidentiels et soumis au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (7). Toutes les données seront traitées conformément aux principes de transparence, de proportionnalité, d’impartialité et de légalité.

1.1.2. Existence juridique

Conformément à l’article 4 des RP 7e PC, une subvention ne peut être octroyée qu’à une entité juridique qui:

—	a soumis une proposition éligible selon la procédure définie par la Commission, et

—	ne se trouve dans aucune des situations mentionnées à l’article 93, paragraphe 1, à l’article 94 et à l’article 96, paragraphe 2, point a), du règlement financier.

Conformément à l’article 2, paragraphe 1, des RP du 7e PC, une entité juridique est une personne physique ou une personne morale créée par le droit national de son lieu d’établissement, ou créée sur la base du droit de l’Union, ou du droit international, qui a la personnalité juridique et qui peut agir en son nom propre, exercer des droits et être soumise à des obligations.

1.1.3. Statut juridique conformément aux règles de participation du 7e PC (catégories d’entités juridiques)

Les RP du 7e PC (ainsi, dans certains cas, que le programme de travail et l’appel de propositions) font référence à des catégories différentes d’entités juridiques. Ces différences sont principalement fondées sur le statut juridique et/ou les caractéristiques de l’entité juridique.

Selon la ou les catégories d’entités juridiques à laquelle elle appartient, une entité donnée peut avoir différents droits et obligations (8), en particulier en ce qui concerne:

—	les droits en termes de contribution financière de l’Union européenne en faveur d’un participant (notamment le niveau maximal de financement),

—	le caractère obligatoire ou non du contrôle de la capacité financière d’une entité juridique,

—	l’autorisation ou non d’un fonctionnaire compétent à certifier les états financiers (9),

—	la responsabilité financière dans la mise en œuvre d’une action indirecte (voir les modalités de fonctionnement du fonds de garantie des participants).

Les principales catégories d’entités juridiques qui seront utilisées sont les suivantes (10):

Personne physique (11)
personne morale	Organisme public
	Bénéfices	Organisme public sans but lucratif
		Organisme public à but lucratif
	Organisation internationale	D’intérêt européen
		Autres
	Établissements d’enseignement secondaire et supérieur
	Organismes de recherche
	Entreprises	PME
		Non PME

La vérification du respect des critères d’éligibilité instaurés dans certains programmes de financement et/ou pour certains appels de propositions fera également partie de l’opération de catégorisation (12);

D’une manière générale, si une entité juridique relève de différentes catégories, les services de validation choisissent la catégorie la plus favorable pour cette entité en termes de droits et d’obligations (13).

Même si le participant perd son statut/catégorie d’organisme public à but non lucratif, d’établissement d’enseignement secondaire ou supérieur, d’organisme de recherche ou de PME, il conserve les avantages liés à ce statut pour les conventions de subvention signées, pour toute leur durée (à moins qu’il puisse être démontré que le statut/catégorie accordé se fondait sur de fausses déclarations ou des données délibérément falsifiées en vue d’obtenir une subvention au titre du 7e PC). Toutefois, les participants doivent informer les services de validation en cas de changement de ce type. Si le participant signe une autre convention de subvention après la perte du statut, il ne peut plus obtenir ce statut.

1.1.3.1. Définitions

1.

On entend par «organisme public», conformément à l’article 2, paragraphe 13, des RP du 7e PC de la CE et à l’article 2, paragraphe 12, des RP du 7e PC d’Euratom, toute entité juridique définie comme telle en droit public national, ainsi que les organisations internationales. On entend par «défini comme organisme public en droit public national»: 1) incorporé en tant qu’organisme public dans l’acte officiel de création ou reconnu comme organisme public en droit public national; et 2) régi par le droit public. Toutefois, les organismes publics peuvent agir en droit privé et y être soumis pour une partie ou la plupart de leurs activités. Une entité juridique établie en droit privé et chargée d’une mission de service public n’est pas considérée comme un organisme public aux fins des RP du 7e PC.

2.	On entend par «organisme public sans but lucratif» (article 32, paragraphe 5, et article 33, paragraphe 1, des RP du 7e PC) toute entité juridique qui satisfait à la fois à la définition d’un «organisme public» et à celle d’un «organisme sans but lucratif».

3.

On entend par «organisme sans but lucratif» une entité juridique qui, de par sa forme juridique, est sans but lucratif et/ou est assujettie à une obligation légale ou statutaire de ne pas verser de dividende à ces actionnaires ou à ces membres. Les décisions du conseil d’administration, des associés, des parties prenantes, des membres ou des représentants de l’organisme sur la distribution des profits ne sont pas considérées comme des éléments suffisants pour attester le caractère non lucratif d’une entité.

4.

On entend par «organisme de recherche», conformément à l’article 2, paragraphe 7, des RP du 7e PC, une entité juridique constituée sous la forme d’un organisme sans but lucratif dont l’un des objectifs principaux est de mener des activités de recherche ou de développement technologique. La définition d’«organisme sans but lucratif» du point 3 s’applique. Le simple financement d’activités de recherche menées par d’autres entités, la diffusion de connaissances et la promotion ou la coordination d’activités de recherche ne sont pas considérées comme des activités de recherche au sens de la présente définition.

5.	On entend par «établissement d’enseignement secondaire ou supérieur» une entité juridique reconnue comme telle par le système d’éducation nationale dont elle dépend, qu’il s’agisse d’un organisme public ou privé.

6.

On entend par «PME», conformément à l’article 2, paragraphe 14, des RP du 7e PC de la CE et à l’article 2, paragraphe 13, des RP du 7e PC d’Euratom, une micro, petite et moyenne entreprise, conformément à la recommandation 2003/361/CE (14). a) Conformément à l’article 1er de l’annexe de la recommandation 2003/361/CE, une entreprise est considérée comme une entité engagée dans une activité économique, quelle que soit sa forme juridique. Sont notamment considérées comme telles les entités exerçant une activité artisanale ou d’autres activités à titre individuel ou familial, les sociétés de personnes ou les associations qui exercent régulièrement une activité économique. b) Conformément à l’article 2, paragraphe 1, de l’annexe de la recommandation 2003/361/CE, la catégorie des micro, petites et moyennes entreprises (PME) englobe les entreprises qui emploient moins de 250 personnes (exprimées en unités de travail annuelles au sens de l’article 5 de la recommandation) et dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 50 millions d’EUR, et/ou le bilan annuel total ne dépasse pas 43 millions d’EUR. c) Les définitions suivantes s’appliquent en plus de celles qui figurent dans la recommandation 2003/361/CE: i) Une entité juridique est considérée comme engagée dans une activité économique si elle atteste qu’elle participe à une forme quelconque de commerce ou d’activité contre rémunération ou par intérêt pécuniaire sur un marché donné. D’une manière générale, constitue une activité économique toute activité consistant à offrir des biens ou des services sur un marché donné. ii) Les activités suivantes ne sont pas considérées comme des activités économiques: 1) activités qui ne donnent pas lieu à une quelconque contrepartie pécuniaire; ou 2) activités pour lesquelles il n’existe pas de marché donné/direct; ou 3) activités pour lesquelles les revenus générés ne sont pas distincts des revenus personnels de ces membres ou actionnaires. d) Pour les entreprises non autonomes (entreprises partenaires et entreprises liées comme énoncées à l’article 3, paragraphes 2 et 3, de l’annexe de la recommandation 2003/361/CE), c’est-à-dire des PME détenues ou contrôlées par d’autres entreprises («entreprises en amont») ou qui détiennent ou contrôlent d’autres entreprises («entreprises en aval»), les données des entreprises en amont et en aval seront utilisées conformément à l’article 6, paragraphes 2 à 4, de la recommandation 2003/361/CE afin de déterminer si l’entreprise satisfait aux critères de définition d’une PME. e) Conformément à l’article 4, paragraphe 2, de l’annexe de la recommandation 2003/361/CE, le statut de PME n’est perdu qu’en cas de dépassement des plafonds indiqués à l’article 2 de la recommandation pendant deux exercices comptables consécutifs. Cette règle ne s’applique que si une PME fusionne ou est rachetée par un plus grand groupe, auquel cas la PME perd son statut immédiatement à compter de la date de la transaction. De ce fait, les candidats dont la validation en qualité de PME est refusée au motif qu’ils ont dépassé les plafonds indiqués à l’article 2 de la recommandation 2003/361/CE au cours du dernier exercice comptable seront validés en qualité de PME s’ils font la preuve que ces plafonds n’ont pas été dépassés lors de l’avant-dernier exercice comptable. Cela ne s’applique pas dans le cas d’une PME qui dépasse les plafonds à la suite d’une fusion ou d’une acquisition.

1.1.4. Données et documents exigés

Les proposants, selon leur statut juridique, présenteront, dans le cadre du processus de validation (sauf s’ils l’ont déjà fait et qu’aucun changement n’est survenu entre-temps), des documents attestant:

1)	leur dénomination légale;

2)	leur forme juridique dans le cas de personnes morales;

3)	leur adresse officielle; il s’agira, par défaut, de l’adresse de leur siège pour les personnes morales ou de l’adresse de la résidence habituelle pour les personnes physiques.

Les documents sont acceptés dans toutes les langues officielles de l’Union européenne. Afin de faciliter le travail des services de validation, il peut être demandé aux candidats de fournir une traduction libre de ces documents. Les documents soumis dans une langue qui n’est pas une langue officielle de l’Union européenne (15) peuvent être refusés s’ils ne sont pas accompagnés d’une traduction jurée/officielle/légale effectuée par un organisme ou un traducteur agréé. Les documents justificatifs ne peuvent remonter à plus de six mois.

Les entités juridiques fourniront en particulier les documents justificatifs énumérés ci-après. Une version électronique de ces documents est acceptée.

a)	Un formulaire d’identification signé par l’entité juridique (16).

b)	Personnes physiques: i) une photocopie lisible de la carte d’identité ou du passeport; ii) le cas échéant, un document officiel de TVA.

c)

Organismes publics: iii) une copie de la résolution, de la loi, du décret ou de la décision établissant l’entité en question en qualité d’organisme public; ou, à défaut, tout autre document officiel attestant l’établissement de cette entité en qualité d’organisme public; iv) le cas échéant, un document officiel de TVA. Si une entité légale n’est pas immatriculée à la TVA, une attestation de l’exemption de TVA peut être demandée par les services de validation.

d)

Pour les autres entités juridiques: v) une copie de tout document officiel (journal officiel, registre des sociétés, etc.) indiquant la dénomination officielle et l’adresse ainsi que le numéro d’enregistrement attribué par les autorités nationales ou, selon le pays d’enregistrement, une copie de tout autre document légal acceptable; vi) le cas échéant, une copie du document d’enregistrement à la TVA si le numéro de TVA n’apparaît pas sur le document officiel visé ci-dessus. Si une entité n’est pas immatriculée à la TVA, il sera demandé une attestation d’exemption de la TVA.

e)

Pour les PME vii) les comptes annuels – bilan et compte de résultat – du dernier exercice; viii) les annexes de ces comptes avec indication des entreprises en aval et en amont qui ne figurent pas dans les comptes; ix) une déclaration relative aux effectifs exprimés en unités de travail par année, selon la définition de l’article 5 de l’annexe de la recommandation 2003/361/CE; x) le bilan et le compte de résultat ainsi que leurs annexes pour le dernier exercice comptable clos ainsi que l’effectif des entreprises en amont et en aval selon la définition de l'article 6 de l'annexe à la recommandation 2003/361/CE; xi) comme prévu à l’article 4, paragraphe 3, de l'annexe à la recommandation 2003/361/CE, dans le cas des entreprises nouvellement créées dont les comptes n’ont pas encore été clos, une déclaration contenant une estimation de bonne foi effectuée en cours d’exercice sera acceptée; xii) une déclaration sera acceptée comme attestation visant à démontrer que, malgré le manque de chiffre d’affaires, l’entreprise est engagée dans une activité économique, à savoir par les investissements réalisés et les retours probables attendus; xiii) les documents justificatifs susmentionnés peuvent être remplacés par un certificat officiel délivré par une autorité officielle ou un organisme compétent dans l’État membre dans lequel l’entité juridique a son adresse officielle ou sa résidence habituelle et qui certifie que l’entreprise est une PME au sens de la recommandation 2003/361/CE. Toutefois, les déclarations sous serment ou solennelles faites par le candidat devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un fonctionnaire dans le pays d’origine ou de provenance ne seront pas acceptées en remplacement des documents justificatifs requis.

1.1.5. Date effective de l’existence et du statut/catégorie juridique

1.

La date à laquelle l’existence juridique et ou le statut/catégorie juridique d’une entité juridique sont pris en compte comme effectifs par la Commission (date effective) est la date à laquelle l’acte établissant la constitution ou l’incorporation d’une entité juridique prend effet. Cette date sera, par ordre de priorité: 1) la date de l’enregistrement dans le registre officiel du pays (par exemple registre du commerce); 2) la date de publication au journal officiel national; 3) la date du dépôt légal de l’acte au greffe du tribunal; 4) la date de signature des parties.

2.

En l’absence d’acte de constitution ou d’incorporation, l’entité juridique sera réputée exister depuis la date par défaut.

3.

La date effective du statut de PME sera la date de clôture de l’exercice comptable sur lequel est fondé le statut de PME conformément à l’article 4, paragraphe 2, de l’annexe de la recommandation 2003/361/CE [voir le point 1.1.3.1, chiffre 6), lettre e) ci-dessus]. Pour les entreprises nouvellement créées dont les comptes n’ont pas été clos, la date effective est la date de leur création.

1.2. Vérification de l’existence et du statut/catégorie juridique

Toute entité légale doit enregistrer ses données fondamentales administratives et juridiques (dénomination et adresse officielles, etc.) dans l’interface web du portail des participants. L’enregistrement doit être fait une seule fois. Afin d’éviter les doubles enregistrements, le «code d’identification du participant» (PIC) délivré lors du premier enregistrement doit être utilisé dans toute participation ultérieure de l’entité juridique (17).

Les entités non dotées d’une personnalité juridique autonome participent sous le même «code d’identification des participants» que l’entité juridique dont elles dépendent. Toutefois, les entités suivantes peuvent être validées en qualité d’entités séparées et se voir attribuer un PIC séparé:

1)	ministères ou autres services exécutifs appartenant à l’administration publique centrale de l’État (central ou fédéral) directement liés au gouvernement conformément à l’organigramme publié de cet État;

2)	les agences spécialisées émanant d’organisations internationales, notamment (mais non exclusivement) celles visées à l’article 43, paragraphe 2, des modalités d’exécution;

3)	le Centre commun de recherche et ses délégations.

Au stade de la soumission des propositions, aucun document justificatif ne sera demandé et aucune vérification des données ne sera effectuée par les services chargés de l’exécution du 7e PC.

Les entités doivent être en possession d’un PIC enregistré et validé sur la base de données de la Commission avant qu’une convention de subvention puisse être signée. À cette fin, l’existence et le statut/catégorie juridiques de l’entité doivent être vérifiés par les services de validation sur la base des données et des documents justificatifs fournis par l’entité, si cela n’a pas déjà été fait (18). La vérification de l’existence juridique et l’attribution d’un statut/catégorie juridique doivent être effectuées une fois que l’entité s’est elle-même inscrite. Cette vérification ne sera effectuée que si les données juridiques fondamentales (dénomination officielle, forme juridique et adresse officielle) de l’entité sont clairement indiquées et attestées par les documents justificatifs requis, pour autant qu’aucune de ces données ne soit manifestement erronée, incorrecte ou illisible.

La même procédure sera utilisée et les mêmes documents seront demandés pour les entités juridiques se joignant à une action indirecte ou pour tout changement dans la personnalité juridique d’un participant au cours de la mise en œuvre de cette action indirecte, ce qui entraîne une nouvelle validation de l’entité, en commençant par son auto-enregistrement sur le portail des participants.

Les documents attestant l’existence et le statut/catégorie juridiques doivent être soumis aux services de validation par l’interface web du portail des participants ou par courrier électronique (19) dans les délais spécifiés par les services chargés de l’exécution du 7e PC dans l’invitation et/ou dans le cadre de la négociation.

En cas d’auto-enregistrement spontané, les services de validation, lorsqu’ils demanderont des clarifications et des documents justificatifs, spécifieront le délai applicable pour la réponse du candidat. Si le candidat ne fournit, ne clarifie ou ne complète pas les documents justificatifs dans le délai imparti, compte tenu des éventuelles circonstances particulières et justifiées, les services de validation se réservent le droit d’annuler les auto-enregistrements.

Lors de la vérification de l’existence juridique du candidat, les services de validation déterminent également si l’entité est déjà enregistrée dans le portail des participants à la recherche ou dans une autre base de données centrale de la Commission européenne contenant les mêmes informations, et ils prennent ces informations en considération (20).

Une fois déterminée l’existence juridique du candidat, les services de validation vérifieront, sur la base des documents justificatifs, le statut juridique au titre du 7e PC et détermineront la catégorie à laquelle appartient chaque entité juridique participant à une action indirecte du 7e PC.

Une fois vérifiés l’existence et le statut/catégorie juridique d’une entité, les services de validation vérifieront et consigneront la méthode des coûts indirects déclarés par le candidat.

1.2.1. Dispositions concernant les cas de déclarations et/ou de documents justificatifs incomplets, contradictoires ou faux

1.

Toute attestation est présumée véridique et fournie de bonne foi. Les services de validation peuvent, à des fins de clarification, faire usage de toutes les informations librement accessibles. a) Si les observations ne corroborent pas la déclaration du candidat; b) si les attestations fournies par le candidat sont illisibles, incomplètes ou ambiguës; c) si certains signes font soupçonner que les déclarations sont incomplètes ou fausses, ou d’autres irrégularités, les services de validation informeront le candidat et lui demanderont de fournir des éclaircissements ou de compléter les documents communiqués dans un délai raisonnable.

2.

Dans les cas suivants, à savoir: a) si le candidat ne communique pas les informations demandées; b) s’il se rend coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés; c) si les documents justificatifs ne sont pas ou plus valables; d) s’il demeure une contradiction manifeste entre les déclarations du candidat et les documents justificatifs, les services de validation: i) si le problème concerne l’attestation de l’existence juridique, refuseront de valider l’entité juridique concernée; ii) si le problème concerne l’attribution du statut/catégorie juridique, valideront l’entité juridique en conformité avec les documents soumis et non avec la déclaration du candidat.

3.

En cas de refus de validation ou de refus d’attribution du statut/catégorie juridique déclaré, les services de validation informeront le candidat des motifs du refus et de ses conséquences juridiques.

4.

En cas d’irrégularités et/ou de fausses déclarations, les services de validation informeront l’ordonnateur concerné et, le cas échéant, l’Office européen de lutte antifraude (OLAF). Les irrégularités et/ou les fausses déclarations peuvent entraîner l’application de pénalités financières ou administratives sous forme de l’exclusion du candidat/participant pour toute participation future, comme prévu à l’article 96 du règlement financier.

1.2.2. Informations sur le résultat de la validation et «code d’identification du participant (PIC)» validé

Les services de validation informent dûment les candidats du résultat de la vérification de l’existence juridique et du statut/catégorie juridique attribué.

Chaque entité validée reçoit un numéro d’enregistrement validé unique à 9 chiffres, le «code d’identification du participant» (PIC) qui servira pour toute participation de l’entité en cause à des propositions pour le 7e PC.

1.2.3. Déclaration sur l’exactitude des données fondamentales dans le formulaire de préparation de la subvention

Au cours des négociations, les données administratives et juridiques fondamentales consignées par l’entité juridique sur le portail du participant seront automatiquement chargées dans les formulaires de préparation de la convention de subvention.

Le représentant légal de l’organisme est la personne autorisée à engager l’organisme et à signer la convention de subvention. Cette personne doit notamment:

a)	vérifier l’exactitude des données administratives et juridiques fondamentales communiquées dans le GPF; demander le cas échéant leur correction par l’intermédiaire du portail du participant,

b)

déclarer sur l’honneur que toutes les informations fournies dans le GPF en ce qui concerne son organisme sont complètes, précises et exactes, et qu’il ne se trouve pas dans une des situations mentionnées à l’article 93, paragraphe 1, à l’article 94 et à l’article 96, paragraphe 2, point a), du règlement financier, et fournir une signature certifiant ce qui précède dans le GPF. Des documents d’attestation concernant les représentants légaux des personnes morales mentionnées dans la présente section peuvent être exigés par les services chargés de l’exécution du 7e PC.

1.2.4. Représentant désigné de l’entité juridique

Après la validation de l’entité juridique, le représentant légal désigne un représentant désigné de l’entité juridique qui sera la personne de contact officielle reconnue par les services de validation et autorisée à demander des modifications des données de validation, sur la base de documents d’attestation pertinents. À cet effet, le représentant légal enverra aux services de validation (par courrier postal ou électronique) le formulaire de désignation dûment signé et timbré. La nomination d’un représentant désigné de l’entité juridique est obligatoire. Il s’agit d’une fonction administrative qui peut mais ne doit pas nécessairement être distincte de celle de représentant légal de l’entité.

Dès qu’il est enregistré dans la base de données centrales, le représentant désigné devient la personne de contact officielle pour les services de validation pour toutes les questions liées aux données juridiques et financières et au statut/catégorie de l’entité au regard du 7e PC. Le représentant désigné a accès à l’outil en ligne dédié sur le portail du participant et doit maintenir à jour les informations validées relatives à l’entité. Il doit informer les services de validation de toute modification des données juridiques ou du statut/catégorie juridique de l’entité, immédiatement après la modification. Sur demande, il communique également les données financières de l’entité.

En cas de modification des données juridiques ou du statut/catégorie juridique, le représentant désigné demande une modification de la dernière validation sur la base de documents d’attestation juridiques et/ou financiers.

1.2.5. Modification des validations

Les demandes de modification d’une validation antérieure ne seront acceptées que si elles sont soumises par le représentant désigné. Si un représentant désigné n’a pas encore été nommé, le processus de nomination doit être achevé pour que le traitement de la demande de modification commence.

1.2.5.1. Modifications de validations par suite d’une erreur dans la validation initiale

Ces modifications sont enregistrées de manière rétroactive avec date effective à compter de la date de la validation initiale.

Toutefois, en pareil cas et si cela est jugé nécessaire, d’autres mesures de protection, énumérées au point 4.2.2, peuvent être appliquées. Lorsque la modification concerne une erreur imputable aux services de validation, l’effet rétroactif peut être abandonné par l’ordonnateur du service compétent pour l’exécution du 7e PC, si cela est dûment justifié et conforme aux principes de saine gestion financière et de proportionnalité.

1.2.5.2. Modifications de validation en raison de changements dans l’existence et le statut/catégorie juridique

Les services de validation encoderont la date effective de la modification de l’existence ou du statut/catégorie juridique d’une entité juridique qui est déterminée par la date à laquelle l’acte portant modification prend effet, sauf indication d’une autre date dans cet acte. Dans le cas des PME, la date effective de la modification du statut sera la date de clôture de l’exercice comptable sur lequel se fonde le changement de statut et qui est déterminée conformément aux règles énoncées au point 1.1.3.1, paragraphe 6, point e), ci-dessus.

1.2.5.3. Modifications de la méthode des coûts indirects

Les services de validation refléteront les changements de la méthode des coûts indirects déclarés par le participant conformément aux règles énoncées à l’article II.15 de la convention de subvention type.

Les coûts indirects sont les coûts admissibles qui ne peuvent pas être identifiés par le participant comme étant directement attribués au projet, mais qui peuvent être identifiés et justifiés par son système de comptabilité comme directement liés aux coûts admissibles directs attribués au projet. Ils peuvent être identifiés conformément aux méthodes spécifiées à l’article II.15, paragraphe 2, de la convention de subvention type (21).

Les situations suivantes de changement de la méthode des coûts indirects peuvent être distinguées (22):

Toute demande de modification de la méthode des coûts indirects sera dûment motivée par l’évolution du statut juridique ou du système comptable du participant; ou par une erreur commise au cours de la négociation du premier projet auquel l’entité juridique participe.

En demandant une modification de la méthode des coûts indirects, le participant déclare avoir lu et accepté les règles concernant le choix de la méthode des coûts indirects (article II.15 de la convention de subvention).

1) Changements dans le statut juridique du participant

Lorsqu’un changement dans le statut juridique du participant aboutit à l’acquisition du statut/catégorie d’organisme public sans but lucratif, d’établissement d’enseignement secondaire ou supérieur, d’organisme de recherche ou de PME, le participant peut demander l’application du taux forfaitaire de 60 % pour les projets futurs s’il remplit les autres conditions énoncées dans la convention de subvention type pour l’utilisation de ce taux spécifique (23).

La date effective du changement de méthode des coûts indirects est la même que celle du changement de statut/catégorie juridique énoncé au point 1.2.5.2.

La date effective du changement de méthode des coûts indirects n’est applicable que pour l’avenir et n’affectera donc pas les projets en cours.

2) Changements dans le système comptable du participant

a.

En cas de changements dans le système comptable, le représentant désigné de l’entité juridique informe les services de validation, dans sa demande de changement de la méthode des coûts indirects par l’intermédiaire du portail du participant, de la date à laquelle le changement prendra effet. La date effective consignée par les services de validation est la date indiquée par le représentant désigné si elle est acceptée en tant que telle par les services chargés de l’exécution du 7e PC.

b.

La date effective du changement de méthode des coûts indirects n’est applicable que pour l’avenir et n’affectera donc pas les projets en cours. Toutefois, si par suite de changements dans leur système comptable, les participants ne sont plus en mesure d’identifier les coûts indirects réels, la date effective du changement de méthode est applicable pour les projets en cours.

3) Si une erreur concernant la méthode des coûts indirects est commise au cours de la négociation du premier projet auquel participe l’entité juridique et si la correction de cette erreur a été acceptée par les services chargés de l’exécution du 7e PC, la date effective de la modification de la méthode des coûts indirects est la même que la date de validation initiale et s’applique aux projets en cours.

1.2.6. Révision administrative des validations

1.

Avant toute demande de modification, le candidat doit demander la confirmation du résultat de la validation.

2.

Les demandes de contrôle de la légalité (24) des validations peuvent être adressées par écrit et sans aucune autre formalité directement au service de validation compétent par le représentant désigné de l’entité juridique concernée. Les demandes de contrôle de la légalité soumises par une partie non concernée par la validation seront rejetées.

3.

Les services de validation accuseront réception de la demande de contrôle de la légalité. Ils tiendront la partie concernée dûment informée de la suite réservée à cette demande. En cas de rejet, celui-ci sera motivé. Une demande de contrôle de la légalité d’une validation n’a pas d’effet suspensif; la validation demeure en vigueur tant qu’elle n’est pas invalidée. Ce processus de révision administrative ne porte pas atteinte aux droits du candidat de déposer un recours auprès du médiateur européen ou de la Cour de justice de l’Union européenne.

1.2.7. Le panel de validation

Les DG et les agences exécutives de la Commission européenne chargés du 7e PC mettront en place un panel interservices à des fins de coordination (ci-après dénommé le panel de validation) et y délégueront un représentant. Les services de validation participeront au panel de validation sans droit de vote et en assureront le secrétariat sous la supervision du président du panel. La Commission établira les règles de procédure pour la coordination, notamment un registre des pratiques communes.

Si une demande de contrôle est déposée par un candidat auprès des services de validation compétents conformément au point 1.2.7 ci-dessus, ces services transmettront la demande au panel de validation. Le panel de validation examinera et statuera sur les cas de validation d’entité juridique qui lui seront soumis. Le panel de validation n’a pas mandat pour traiter les cas liés à la vérification de la capacité financière.

2. VÉRIFICATION DE LA CAPACITÉ OPÉRATIONNELLE

2.1. Principes

Comme indiqué à l’article 115 du règlement financier et à l’article 176 de ses modalités d’exécution, la capacité opérationnelle et financière d’un participant doit être évaluée afin de s’assurer qu’il sera en mesure de mener à bien l’action ou le programme de travail proposé.

La capacité opérationnelle est distincte de la capacité financière, qui fera l’objet d’un contrôle spécifique (voir plus loin).

Le terme «capacité opérationnelle» renvoie aux compétences, qualifications, outils et/ou connaissances professionnelles [techniques, scientifiques, technologiques, managériales, administratives … (25))] nécessaires pour atteindre les objectifs et les résultats attendus.

La plupart des actions indirectes du 7e PC étant mises en œuvre par un consortium regroupant plusieurs entités juridiques, on distingue deux niveaux de capacité opérationnelle:

—	la capacité opérationnelle du consortium,

—	la capacité opérationnelle de chaque participant.

L’objet de la vérification est donc d’évaluer si les participants (collectivement et individuellement) possèdent ou posséderont en temps utile les compétences et les qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action indirecte.

Si le rôle de coordonnateur est assuré par une personne physique, une attention particulière doit être prêtée à l’évaluation de sa capacité opérationnelle.

2.2. Mise en œuvre

2.2.1. Au stade de la proposition

La capacité opérationnelle du consortium sera examinée au stade de l’évaluation (26) par des évaluateurs externes indépendants lors de l’appréciation du critère «mise en œuvre». Afin de permettre aux évaluateurs externes indépendants de mener à bien leur tâche, les candidats devront fournir, entre autres, dans leur proposition: au niveau de chaque candidat, une description succincte de l’organisme et une brève présentation du profil des personnels chargés de l’exécution des travaux (voir le guide des participants); au niveau du consortium, les candidats décriront en quoi ils constituent ensemble un consortium capable de réaliser les objectifs du projet (voir le guide des candidats).

Les notes au-dessus du seuil indiqueront une évaluation positive par les évaluateurs externes indépendants.

Les évaluateurs externes indépendants formuleront des remarques à l’intention des services chargés de l’exécution du 7e PC (voir le rapport d’évaluation succinct) concernant toute entité juridique pour laquelle ils considèrent que la capacité opérationnelle nécessaire pour réaliser les tâches prévues n’est manifestement pas présente ou insuffisamment attestée.

2.2.2. Au stade de la négociation

En règle générale, les services chargés de l’exécution du 7e PC suivront les recommandations des évaluateurs externes indépendants en ce qui concerne la capacité opérationnelle, y compris la possibilité de refuser la participation d’un candidat à une proposition évaluée positivement, du fait de l’incapacité opérationnelle de celui-ci. Si les services chargés de l’exécution du 7e PC ont connaissance d’informations supplémentaires de nature à influer sur le jugement des évaluateurs externes indépendants, ils peuvent décider de ne pas sélectionner une entité juridique et/ou une proposition en vue d’une contribution financière de l’Union européenne, sur la base d’une argumentation forte et bien étayée. Ces informations complémentaires peuvent provenir de différentes sources, telles que les constatations lors d’audits antérieurs, la gestion de projets précédents (ou en cours), la consultation de bases de données externes, etc.

Chaque participant transmet aux services chargés de l’exécution du 7e PC une déclaration sur l’honneur selon laquelle il possède, ou possédera en temps utile, les ressources nécessaires pour l’exécution des travaux qui lui incombent dans l’action indirecte en cause relevant du 7e PC. Cette déclaration fait partie du formulaire de préparation de la convention de subvention et sera signée par une personne habilitée à signer la convention de subvention et à engager juridiquement l’organisme. Lorsqu’un candidat ne possède pas les ressources opérationnelles nécessaires pour l’exécution des travaux, il doit indiquer les moyens par lesquels il compte s’acquitter de ses obligations. S’il est prévu de sous-traiter certaines tâches ou d’associer des tiers au projet, cela doit être discuté et faire au cours des négociations l’objet d’un accord dont les termes seront clairement énoncés à l’annexe I de la convention de subvention.

Dans le cas particulier d’une entité juridique qui rejoint le consortium pendant les négociations ou pendant l’exécution de l’action indirecte, l’évaluation de sa capacité opérationnelle sera fondée sur les mêmes principes.

3. VÉRIFICATION DE LA CAPACITÉ FINANCIÈRE: RÈGLES DE MISE EN ŒUVRE

3.1. Principes

La vérification de la capacité financière à exécuter l’action proposée fait partie intégrante de la phase de négociation et doit être achevée avant la signature de la convention de subvention.

Les règles suivantes précisent les exigences minimales applicables aux vérifications financières que les ordonnateurs doivent effectuer conformément à l’article 16, paragraphe 4, des règles de participation au 7e PC ainsi qu’aux articles 173 et 176 des modalités d’exécution du règlement financier.

La vérification de la capacité financière d’un participant comporte quatre étapes principales:

—	dans une première étape, les entités juridiques devant faire l’objet d’une vérification obligatoire de leur capacité financière sont déterminées conformément aux règles de participation au 7e PC, au règlement financier et à ses modalités d’exécution (voir point 3.3),

—	dans une deuxième étape, ces entités juridiques communiquent, si elles ne l’ont pas déjà fait, leurs données financières ainsi que les documents d’attestation correspondants pour au moins le dernier exercice (voir point 3.4). Les informations sont ensuite vérifiées par les services de validation,

—

dans une troisième étape, sur la base de ce qui précède, les services de validation procèdent à une analyse financière succincte du dernier exercice clos. Cette analyse financière succincte comportera deux éléments: — un contrôle de viabilité financière (voir point 3.5), — en outre, l’indicateur de fonds propres sera vérifié (voir point 3.5), — un contrôle de la capacité de cofinancement et de l’indicateur d’exposition financière (le cas échéant) (voir point 3.6),

—	enfin, dans une quatrième étape, sur la base de ce qui précède, l’ordonnateur prendra les mesures appropriées, notamment, si nécessaire, une analyse financière plus approfondie (voir point 4).

Les mêmes procédures et documents, tels que décrits ci-après, seront utilisés/exigés dans le cas des entités juridiques se joignant à une action indirecte au stade de la négociation ou de la mise en œuvre de l’action indirecte en cause.

3.2. Motifs justifiant en règle générale une analyse financière succincte

Étant donné le nombre important de candidats dont la capacité financière doit être analysée et afin d’éviter des délais déraisonnables, un contrôle succinct de la viabilité financière est effectué. Toutefois, si le résultat de ce contrôle est «faible» (27), on procédera à une analyse financière plus approfondie (28) (voir plus loin) (29).

3.3. Catégories d’entités juridiques devant faire l’objet ou étant exemptées d’une vérification de leur capacité financière

Conformément au règlement financier et à ses modalités d’exécution (article 176, paragraphe 4), les catégories suivantes d’entités juridiques ne font pas l’objet d’une vérification de leur capacité financière:

—	personnes physiques bénéficiaires de bourses,

—	organismes publics,

—

organisations internationales visées à l’article 43, paragraphe 2, des modalités d’exécution: — les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci, — le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), — la Fédération internationale des sociétés nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge, — la Banque européenne d’investissement et le Fonds européen d’investissement.

En outre, du fait de l’introduction, dans les règles de participation au 7e PC, d’un fonds de garantie des participants:

—

conformément à l’article 38, paragraphes 5 et 6, des règles de participation au 7e PC, les catégories suivantes d’entités juridiques ne font pas l’objet d’une vérification de leur capacité financière: — les entités juridiques dont la participation à une action indirecte est garantie par un État membre ou un pays associé, — les établissements d’enseignement secondaire et supérieur.

—

En outre, conformément à l’article 38, paragraphe 6, des règles de participation au 7e PC, toute autre catégorie d’entités juridiques sollicitant une contribution financière de l’Union européenne à une action indirecte du 7e PC d’un montant inférieur ou égal à 500 000 EUR, ne fait pas l’objet d’une vérification de sa capacité financière, sauf dans les cas suivants: — l’entité juridique est coordinatrice de l’action indirecte et ne relève d’aucune des catégories déjà mentionnées, et/ou — dans des circonstances exceptionnelles, en fonction des informations déjà accessibles aux services chargés de l’exécution du 7e PC, il existe des motifs justifiant de douter de la capacité financière d’un candidat [par exemple: des erreurs administratives graves ou des fraudes impliquant l’entité ont été constatées; ou l’entité fait l’objet de procédures juridiques ou judiciaires pour erreurs administratives graves ou pour fraudes; ou l’entité fait l’objet d’une ordonnance de saisie ou d’un ordre de recouvrement important pour une somme due délivré(e) par la Commission et dont le délai de paiement est largement dépassé]; ou — l’entité a fait l’objet de constatations financières substantielles concernant sa capacité financière à la suite d’un audit financier effectué par la Commission, la Cour des comptes ou leurs mandataires au cours des deux dernières années.

Pour toute autre entité juridique participant à une action indirecte du 7e PC, une vérification de la capacité financière est obligatoire.

On trouvera à la page suivante un schéma décisionnel concernant la détermination des entités juridiques qui doivent faire l’objet d’une vérification de leur capacité financière.

Arbre de décision sur la vérification de la capacité financière

L’organisme en cause est-il:

une personne physique bénéficiaire d’une bourse? ou

un organisme public (sauf organisations internationales)? ou

une des organisations internationales suivantes:

Organisations internationales du secteur public créées en vertu d’accords intergouvernementaux, et agences spécialisées établies par ces organisations, ou

le Comité international de la Croix Rouge (CICR), ou

la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge, ou

La Banque européenne d’investissement (BEI) ou le Fonds d’investissement européen (FIE)?

oui

Une vérification de la capacité financière n'est pas requise

non

L'organisme en cause est-il un établissement d'enseignement secondaire et/ou supérieur?

oui

Une vérification de la capacité financière n'est pas requise

non

La participation de cet organisme est-elle garantie financièrement par un État membre ou un État associé?

oui

Une vérification de la capacité financière n'est pas requise

non

L'organisme sollicite-t-il une participation financière estimative de l'UE supérieure à 500 000 EUR?

oui

Une vérification de la capacité financière est requise

non

Cet organisme assume-t-il un rôle de coordination?

oui

Une vérification de la capacité financière est requise

non

Des erreurs administratives graves ou des fraudes impliquant l'entité ont-elles été constatées, ou bien l'entité fait-elle l'objet de procédures juridiques ou judiciaires pour erreurs administratives graves ou pour fraudes, ou d'une ordonnance de saisie ou d'un ordre de recouvrement pour somme due délivré par la Commission et dont le délai de paiement est largement dépassé?

oui

Une vérification de la capacité financière est requise

non

Cet organisme a-t-il fait l'objet de constatations financières substantielles à la suite d'un audit financier effectué par la Commission, la Cour des comptes ou leurs mandataires au cours de deux dernières années?

oui

Une vérification de la capacité financière est requise

non

Une vérification de la capacité financière n'est pas requise

3.4. Données et documents exigés

Conformément au RP du 7e PC, le terme «entité juridique» englobe à la fois les personnes morales et les personnes physiques.

3.4.1. Personnes morales

Lors de la phase de négociation, et conformément aux RP du 7e PC:

—

chaque personne morale qui doit faire l’objet d’une vérification de sa capacité financière fournit aux services de validation, concernant le dernier exercice pour lequel les comptes ont été clos: — le bilan, — le compte des profits et pertes, — le rapport d’audit obligatoire concernant les deux états financiers précités (si disponible). Si les rapports obligatoires sont disponibles, un rapport d’audit supplémentaire n’est pas requis (30),

—

chaque personne morale qui doit faire l’objet d’une vérification de sa capacité financière (par les services de validation) doit établir, dans une présentation particulière dénommée «comptes simplifiés» (par l’intermédiaire du portail du participant à la recherche ou par d’autres moyens), la synthèse des données de son dernier bilan disponible ainsi que de son dernier compte de profits et pertes disponible,

—

chaque personne morale qui doit faire l’objet d’une vérification de sa capacité financière et sollicite une contribution financière communautaire supérieure à 500 000 EUR communique aux services de la Commission un rapport d’audit certifiant les comptes du dernier exercice financier (31). Ce rapport ne peut être remis que par un contrôleur externe agréé.

En règle générale, il ne faut pas utiliser de données financières prospectives, sauf dans le cas d’entités juridiques «jeunes» (telles que les sociétés de type «jeunes pousses») sans comptes clos. Pour ces entités juridiques, un plan d’affaires sera exigé (en particulier dans le cas de PME «jeunes») ou un ou plusieurs documents similaires sur les activités prévues, si disponible.

Seuls les états financiers non consolidés relatifs à l’entité juridique validée sont acceptés aux fins des vérifications de la viabilité financière, même si l’entité a des entreprises liées ou partenaires.

Si l’entité, dans sa capacité de société mère (entreprise d’amont) d’un groupe d’entreprises, est dispensée de l’obligation de publier des comptes de profits et pertes non consolidés aux termes de sa législation nationale, les services de validation peuvent demander la synthèse du compte de profits et pertes dans une présentation particulière dénommée «comptes simplifiés».

Si l’entité, dans sa capacité de filiale d’une société mère (candidats liés d’aval), est dispensée d’un audit obligatoire aux termes de sa législation nationale et que seuls les états consolidés sont disponibles, les services de validation peuvent limiter leur demande à la synthèse du bilan et du compte des profits et pertes non consolidés dans une présentation particulière dénommée «comptes simplifiés», avec à l’appui une copie des rapports financiers consolidés officiels de la société mère et des rapports d’audit y afférents. Néanmoins, si une telle entité sollicite une contribution supérieure à 500 000 EUR, il y a lieu de remettre un rapport d’audit complet certifiant les comptes non consolidés du dernier exercice financier disponible pour la filiale.

3.4.2. Personnes physiques

Même si les situations dans lesquelles une personne physique:

—	sollicite une contribution financière estimative supérieure à 500 000 EUR, et/ou

—	assume la fonction de coordinateur

sont théoriques, il faut prévoir ces cas de figure, afin de se conformer à l’article 38, paragraphe 6, des règles de participation au 7e PC.

Au stade de la négociation, et en conformité avec les règles de participation au 7e PC ainsi qu’avec les modalités d’exécution du règlement financier, chaque personne physique devant faire l’objet d’une vérification de sa capacité financière communique aux services de validation:

—	sa dernière déclaration pour l’impôt sur les revenus,

—	une déclaration certifiée concernant son patrimoine (32),

—	une liste exhaustive (avec les dates et chiffres correspondants) de ses dettes, ventilées en dettes à court terme (un an maximum) et dettes à moyen ou long termes (plus d’un an), certifiées par ses créditeurs;

—	un rapport d’audit, tel que décrit au point 3.4.1, si elle sollicite une contribution financière estimative de l’Union européenne supérieure à 500 000 EUR.

3.4.3. Autres observations

Les informations vérifiées des «comptes simplifiés» sont archivées sur la base de données centrale de la Commission et sont à la disposition du représentant désigné de chaque entité juridique par l’intermédiaire du portail du participant à la recherche.

Les données financières doivent être communiquées au début des négociations et des données complémentaires peuvent être exigées dans certains cas, même au cours de l’exécution du projet (33).

Sous réserve de la décision de l’ordonnateur responsable, une entité juridique qui ne communique pas en temps voulu les données et documents demandés ne pourra pas participer à l’action indirecte du 7e PC en question.

3.5. Vérification de la viabilité financière

3.5.1. Objet

Pour être financièrement viable, une entité juridique doit être:

—	liquide: capable de faire face à ses engagements à court terme,

—	solvable: capable de faire face à ses engagements à moyen et à long terme,

—	rentable (34): dégageant des bénéfices, ou au moins capable de s’autofinancer.

De ce fait, la liquidité, l’autonomie financière, la rentabilité et la solvabilité de l’entité juridique doivent être évaluées dans l’analyse financière.

Les services de validation mettront un outil électronique convivial à la disposition des proposants afin qu’ils puissent, pour leur information, effectuer un contrôle de leur viabilité financière (35).

Les ratios, valeur notable et seuils suivants s’appliquent aux personnes morales. Des critères spécifiques seront utilisés pour les personnes physiques (voir point 3.5.4).

3.5.2. Ratios et valeur notable utilisés

L’analyse succincte de la viabilité financière se fonde sur les trois ratios financiers définis comme suit:

Objet	Indicateurs	Ratios	Analyse succincte
Liquidité	Quick ratio (liquidité relative)		—
Rentabilité	Rentabilité (1)	Documents similaires Décision (consolidé)02010D0024-20121231 Décision de la Banque centrale européenne du 25 novembre 2010 concernant la distribution provisoire du revenu de la Banque centrale européenne relatif aux billets en euros en circulation et provenant des titres achetés dans le cadre du programme pour les marchés de titres (refonte) (BCE/2010/24) (2011/10/UE) 31/12/2012 Décision (consolidé)01968D0416-20121231 Décision du Conseil du 20 décembre 1968 concernant la conclusion et l'exécution des accords intergouvernementaux particuliers relatifs à l'obligation pour les États membres de maintenir un niveau minimum de stocks de pétrole brut et/ou de produits pétroliers (68/416/CEE) 31/12/2012 Décision (consolidé)02010D0021-20121231 Décision de la Banque centrale européenne du 11 novembre 2010 concernant les comptes annuels de la Banque centrale européenne (refonte) (BCE/2010/21) (2011/65/UE) 31/12/2012 Décision (consolidé)02008D0839-20121230 Décision 2008/839/JAI du Conseil du 24 octobre 2008 relative à la migration du système d’information Schengen (SIS 1+) vers le système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II) 30/12/2012 ← Retour au droit européenVoir aussi sur EUR-Lex →