Décision n° 1/2014 du conseil d'association UE-Amérique centrale du 7 novembre 2014 arrêtant son règlement intérieur et celui du comité d'association [2015/1215]

1. Le conseil d'association institué conformément à l'article 4, paragraphe 1, de l'accord établissant une association entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et l'Amérique centrale, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), accomplit ses tâches conformément à l'article 4, paragraphe 2, de l'accord et assume la responsabilité de la mise en œuvre générale de l'accord, ainsi qu'en ce qui concerne toute autre question bilatérale, multilatérale ou internationale d'intérêt commun.

2. Conformément aux articles 5 et 345 de l'accord, le conseil d'association est composé de représentants de la partie UE et de chacune des républiques de la partie Amérique centrale au niveau ministériel approprié, en fonction des questions spécifiques à traiter lors de chaque session. Lorsqu'il y a lieu, et lorsque les parties en conviennent, le conseil d'association se réunit au niveau des chefs d'État ou de gouvernement.

3. Conformément à l'article 345 de l'accord, lorsqu'il s'acquitte exclusivement ou principalement des tâches qui lui sont confiées en vertu de la partie IV de l'accord, le conseil d'association se compose de représentants de la partie UE et des ministres de chacune des républiques de la partie Amérique centrale chargés des questions ayant trait au commerce.

4. Conformément à l'article 352, paragraphe 3, de l'accord, les républiques de la partie Amérique centrale agissent collectivement dans la prise de décision au sein du cadre institutionnel de l'accord.

5. Toute référence aux parties dans le présent règlement intérieur correspond à la définition donnée à l'article 352 de l'accord.

1. Le conseil d'association se réunit à intervalles réguliers, qui ne peuvent excéder une durée de deux ans. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du conseil d'association peuvent se tenir à la demande d'une des parties.

2. Chaque session du conseil d'association se tient dans un lieu approprié, à une date convenue par les parties.

3. Le conseil d'association se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires, en accord avec le président du conseil d'association.

4. Exceptionnellement, si les parties s'accordent sur ce point, les réunions du conseil d'association peuvent se tenir à l'aide de moyens technologiques, tels que la vidéoconférence.

1. Les membres du conseil d'association qui ne sont pas en mesure d'assister à une réunion peuvent se faire représenter. Si un membre souhaite se faire représenter, il doit informer le président par écrit du nom de son représentant avant la tenue de la réunion à laquelle il sera représenté.

2. Le représentant d'un membre du conseil d'association exerce tous les droits dudit membre.

1. Les membres du conseil d'association peuvent se faire accompagner par des fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président est informé, par le secrétariat, de la composition prévue des délégations des deux parties.

2. Si les parties en conviennent, le conseil d'association peut décider d'inviter des personnes extérieures à assister à ses réunions en qualité d'observateurs ou afin de fournir des informations sur des sujets particuliers.

1. La correspondance destinée au conseil d'association est adressée, soit au secrétaire de la partie UE, soit au secrétaire des républiques de la partie Amérique centrale, qui à son tour informe l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat assure la transmission de cette correspondance au président et, s'il y a lieu, sa diffusion aux autres membres du conseil d'association.

3. Le secrétariat transmet la correspondance au secrétariat général de la Commission européenne, au Service européen pour l'action extérieure, aux représentations permanentes des États membres et au secrétariat général du Conseil de l'Union européenne, ainsi qu'aux ambassades des républiques de la partie Amérique centrale établies à Bruxelles (Belgique), avec copie, selon le cas, aux ministères chargés des affaires étrangères ou aux ministères chargés des questions ayant trait au commerce.

4. Les communications émanant du président du conseil d'association sont transmises à leurs destinataires par le secrétariat et diffusées, s'il y a lieu, aux autres membres du conseil d'association aux adresses indiquées au paragraphe 3.

1. Sauf décision contraire, les réunions du conseil d'association ne sont pas publiques.

2. Lorsqu'une partie communique au conseil d'association des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie les traite conformément à la procédure décrite à l'article 336, paragraphe 2, de l'accord.

3. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du conseil d'association.

1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est envoyé par les secrétaires du conseil d'association aux destinataires visés à l'article 7, au plus tard quinze jours civils avant le début de la réunion.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours civils avant le début de la réunion. Toutefois, ces points ne sont pas inscrits à l'ordre du jour provisoire lorsque les documents à l'appui de ces points ne sont pas parvenus aux secrétaires avant la date d'envoi de l'ordre du jour.

2. L'ordre du jour est adopté par le conseil d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.

3. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

1. Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

3. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil d'association. Il est approuvé dans un délai de quarante-cinq jours civils après chaque réunion du conseil d'association. Une fois approuvé, le procès-verbal est signé par le président et les deux secrétaires. Une copie certifiée conforme en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

1. Le conseil d'association prend des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties; ces décisions et recommandations sont signées par les républiques de la partie Amérique centrale et la partie UE.

2. Le conseil d'association peut également, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par la voie de la procédure écrite. À cet effet, le texte de la proposition est communiqué par écrit par le président du conseil d'association à ses membres conformément à l'article 7, dans un délai d'au moins vingt et un jours civils au cours duquel les membres doivent faire connaître les réserves qu'ils souhaitent formuler ou les modifications qu'ils désirent apporter. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou la recommandation est signée indépendamment et successivement par les représentants de la partie UE et de chacune des républiques de la partie Amérique centrale.

3. Les actes du conseil d'association sont dénommés, soit «décision», soit «recommandation», au sens de l'article 6 de l'accord. Le secrétariat du conseil d'association attribue à chaque décision ou recommandation un numéro d'ordre, mentionne la date d'adoption et contient une description de son objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur et est signée par les républiques de la partie Amérique centrale et la partie UE.

4. Les décisions et les recommandations du conseil d'association sont authentifiées par les deux secrétaires.

5. Les décisions et les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 7 du présent règlement intérieur.

6. Chacune des parties peut décider d'ordonner la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du conseil d'association.

1. Les langues officielles du conseil d'association sont l'espagnol et une autre des langues de l'accord faisant foi convenue par les parties.

2. Sauf décision contraire, le conseil d'association délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil d'association, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'espagnol et de l'autre langue officielle du conseil d'association visée à l'article 12, paragraphe 1, du présent règlement intérieur, ainsi que vers ces langues, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. L'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.

1. Conformément à l'article 7 de l'accord, le conseil d'association est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par le comité d'association. Le comité est composé de représentants de la partie UE, d'une part, et de représentants de la partie Amérique centrale, d'autre part, au niveau déterminé par l'accord.

2. Le comité d'association prépare les réunions et les délibérations du conseil d'association (1), met en œuvre, le cas échéant, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine toute question qui lui est transmise par le conseil d'association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application quotidienne de l'accord. Il soumet à l'approbation du conseil d'association des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations. Conformément à l'article 7, paragraphe 4, de l'accord, le conseil d'association peut habiliter le comité d'association à prendre des décisions en son nom.

3. Lorsque l'accord prévoit une obligation ou une possibilité de consultation ou lorsque les parties décident d'un commun accord de se consulter, cette consultation peut avoir lieu au sein du comité d'association, sauf disposition contraire de l'accord. Elle peut se poursuivre au sein du conseil d'association si les deux parties en conviennent.

1. Le comité d'association institué conformément à l'article 7 de l'accord établissant une association entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et l'Amérique centrale, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), accomplit ses tâches comme le prévoit l'accord et assume la responsabilité de la mise en œuvre générale de l'accord.

2. Conformément à l'article 7, paragraphe 1, et à l'article 346 de l'accord, le comité d'association est composé de représentants de la partie UE et de chacune des républiques de la partie Amérique centrale au niveau des hauts fonctionnaires compétents pour les questions spécifiques à traiter lors de chaque session.

3. Conformément à l'article 346 de l'accord, lorsqu'il s'acquitte des tâches qui lui sont confiées en vertu de la partie IV de l'accord, le comité d'association se compose des hauts fonctionnaires de la Commission européenne et de chacune des républiques de la partie Amérique centrale chargés des questions ayant trait au commerce. Un représentant de la partie qui préside le comité d'association exerce les fonctions de président.

4. Conformément à l'article 352, paragraphe 3, de l'accord, les républiques de la partie Amérique centrale agissent collectivement dans la prise de décision à l'intérieur du cadre institutionnel de l'accord.

5. Toute référence aux parties dans le présent règlement intérieur correspond à la définition donnée à l'article 352 de l'accord.

1. Sauf accord contraire entre les parties, le comité d'association se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois par an. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du comité d'association peuvent se tenir à la demande d'une des parties.

2. Chaque réunion du comité d'association est convoquée par le président à une date et en un lieu convenus entre les parties. La convocation est adressée aux membres par le secrétariat du comité d'association, au plus tard vingt-huit jours civils avant le début de la session, à moins que les parties n'en conviennent autrement.

3. Chaque fois que possible, la réunion ordinaire du comité d'association est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du conseil d'association.

4. Exceptionnellement, si les parties s'accordent sur ce point, les réunions du comité d'association peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique convenu.

1. Chaque partie communique aux autres parties la liste de ses représentants au sein du comité d'association (ci-après dénommés «membres») pour les différentes questions à traiter. Cette liste est gérée par le secrétariat du comité d'association.

2. Un membre qui souhaite se faire représenter par un suppléant communique par écrit le nom de celui-ci aux autres parties siégeant au sein du comité d'association avant la réunion en question. Le suppléant d'un membre exerce tous les droits de ce membre.

1. La correspondance destinée au comité d'association est adressée, soit au secrétaire de la partie UE, soit au secrétaire de la république de la partie Amérique centrale qui, à son tour, en informe l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat veille à ce que les documents adressés au comité d'association soient transmis au président du comité et diffusés, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 8 du présent règlement intérieur.

3. Les documents émanant du président du comité d'association sont envoyés aux parties par le secrétariat et diffusés, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 8 du présent règlement intérieur.

1. Lorsque les délibérations du comité d'association s'appuient sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés aux membres par le secrétariat.

2. Chaque secrétaire est responsable de la diffusion des documents à ses membres du comité d'association, une copie étant systématiquement adressée à l'autre secrétaire.

1. Sauf décision contraire, les réunions du comité d'association ne sont pas publiques.

2. Lorsqu'une partie communique au comité d'association, aux sous-comités, aux groupes de travail ou à tout autre organe des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie les traite conformément la procédure décrite à l'article 336, paragraphe 2, de l'accord.

3. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du comité d'association.

1. Le secrétariat du comité d'association établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion sur la base de propositions faites par les parties. Celui-ci est transmis, de même que les documents y afférents, au président et aux membres du comité d'association, au plus tard quinze jours civils avant le début de la réunion, en tant que document visé à l'article 8 du présent règlement intérieur.

2. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du comité d'association a reçu une demande d'inscription de la part d'une partie, ainsi que les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours civils avant le début de la réunion.

3. L'ordre du jour est adopté par le comité d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties en sont convenues.

4. Le président de la session du comité d'association peut, en accord avec les parties, inviter des observateurs sur une base ad hoc ou des experts à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.

5. Le président de la session du comité d'association peut, après consultation des parties, réduire les délais visés aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

1. Les deux secrétaires rédigent conjointement le projet de procès-verbal de chaque réunion, normalement dans les vingt et un jours civils suivant la fin de la réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres ou de leurs suppléants qui ont participé à la réunion, ainsi qu'une liste des membres des délégations les ayant accompagnés et une liste des éventuels observateurs présents ou experts ayant participé à la réunion.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par toutes les parties dans un délai de vingt-huit jours civils à compter de la date de la réunion. Après approbation, le procès-verbal est signé par le président et par les deux secrétaires du comité d'association. Une copie certifiée conforme en est adressée à chacune des parties.

5. Sauf accord contraire, le comité d'association adopte un plan d'action exposant les mesures convenues au cours de la réunion, plan dont la mise en œuvre est examinée au cours de la réunion suivante.

1. Dans les cas spécifiques où l'accord lui confère le pouvoir de prendre des décisions ou lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le conseil d'association, le comité d'association prend des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties; ces décisions et recommandations sont signées par les républiques de la partie Amérique centrale et par la partie UE au cours des réunions du comité d'association.

2. Le comité d'association peut, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. À cet effet, le texte de la proposition est communiqué par écrit par le président du comité d'association aux membres conformément à l'article 8, dans un délai d'au moins vingt et un jours civils au cours duquel les membres doivent faire connaître les réserves qu'ils souhaitent formuler ou les modifications qu'ils désirent apporter. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou la recommandation est signée indépendamment et successivement par les représentants de la partie UE et de chacune des républiques de la partie Amérique centrale.

3. Les actes du comité d'association sont dénommés, soit «décision», soit «recommandation». Le secrétariat du comité d'association attribue à chaque décision ou recommandation un numéro d'ordre, mentionne la date d'adoption et donne une indication de l'objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur et est signée par les républiques de la partie Amérique centrale et la partie UE.

1. Les langues officielles du comité d'association sont l'espagnol et une autre des langues de l'accord faisant foi convenue par les parties.

2. Sauf décision contraire, le comité d'association délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité d'association, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'espagnol et de l'autre langue officielle du comité d'association visée à l'article 14, paragraphe 1, du présent règlement intérieur, ainsi que vers ces langues, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. L'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.

1. Conformément à l'article 8, paragraphe 2, de l'accord, le comité d'association peut décider de créer des sous-comités ou des groupes de travail spécialisés autres que ceux prévus par l'accord pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches. Le comité d'association peut décider de supprimer tout sous-comité ou groupe de travail, ou de définir ou modifier leur mandat. Sauf décision contraire, ces sous-comités travaillent sous l'autorité du comité d'association, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions.

2. Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire au sein du conseil d'association, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tout sous-comité, comité ou groupe de travail spécialisé, avec les adaptations suivantes: