Décision no 2020/05 du comité de direction régional de la Communauté des transports concernant les règles relatives au remboursement des frais engagés par des personnes extérieures au secrétariat permanent de la Communauté des transports invitées à participer à des réunions en qualité d’experts [2023/556]

1. Les présentes règles s’appliquent aux personnes suivantes, ci-après dénommées conjointement «experts externes»:

2. Il peut s’agir d’experts du secteur privé ou d’experts gouvernementaux:

1. Tous les experts externes ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement depuis le lieu indiqué dans leur invitation (adresse professionnelle ou privée) jusqu’au lieu de la réunion, par les moyens de transport les plus appropriés en fonction de la distance en cause. En règle générale, il s’agit de déplacements en train en deuxième classe pour les trajets inférieurs à 400 km (aller simple, en fonction de la distance officielle par chemin de fer) et de déplacements en avion en classe économique pour des distances de 400 km ou plus.

2. Le directeur du secrétariat permanent (ci-après dénommé «directeur») veille particulièrement à ce que les réunions soient organisées de façon à permettre aux experts externes de bénéficier des tarifs de transport les plus économiques. Le directeur examine de manière particulièrement attentive toute demande de remboursement impliquant des vols à des tarifs anormalement élevés. Le directeur a le droit de procéder à toute vérification qui pourrait être nécessaire et de demander à l’expert externe toute preuve requise à cette fin, ainsi que, s’il apparaît justifié, de limiter le remboursement aux tarifs normalement pratiqués sur le trajet usuel entre le lieu de travail ou de résidence de l’expert externe et le lieu de réunion.

3. Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation de pièces justificatives originales: billets et factures ou, en cas de réservations en ligne, le tirage papier de la réservation électronique et les cartes d’embarquement pour le trajet aller. Les documents fournis doivent indiquer la classe du voyage, l’heure et le montant versé.

4. Les frais de voyage en véhicule particulier sont remboursés au même tarif qu’un voyage ferroviaire en deuxième classe.

5. Si l’itinéraire n’est pas desservi par le train, le coût du voyage en véhicule particulier est remboursé au taux de 0,22 EUR par km.

6. Les frais de taxi ne sont pas remboursés.

1. L’indemnité journalière versée pour chaque journée de réunion est un forfait couvrant toutes les dépenses sur le lieu de la réunion, par exemple les repas et les transports locaux (autobus, tramway, taxi, stationnement, péage autoroutier, etc.) ainsi que les assurances voyage et accident.

2. L’indemnité journalière est de 92,00 EUR.

3. Si le lieu de départ indiqué dans l’invitation se trouve à une distance inférieure ou égale à 100 km du lieu de la réunion, l’indemnité journalière est réduite de 50 %.

4. Les experts externes qui sont amenés à passer une ou plusieurs nuits sur le lieu de la réunion du fait de l’incompatibilité des horaires des réunions avec les horaires des vols ou des trains (1) ont également droit à une indemnité d’hébergement. Cette indemnité est de 100,00 EUR par nuitée. Le nombre de nuitées ne peut pas être supérieur au nombre de jours de réunion + 1.

5. Une indemnité d’hébergement et une indemnité journalière supplémentaires peuvent exceptionnellement être versées si le prolongement du séjour permet à l’expert externe d’obtenir une réduction du coût du transport supérieure au montant de ces indemnités.

6. Les indemnités journalières et/ou d’hébergement peuvent être majorées de 50 % par décision motivée du directeur pour les experts externes de très haut niveau.

1. Sauf indication contraire sur la lettre d’invitation et sur la demande d’organisation de la réunion, les experts du secteur privé ont droit à une indemnité journalière pour chaque journée de réunion et, le cas échéant, à une indemnité d’hébergement, à condition qu’ils déclarent sur l’honneur ne pas recevoir une ou plusieurs indemnités similaires d’une autre institution pour la même visite. Le directeur veille à la cohérence entre le contenu des lettres d’invitation et la demande d’organisation de la réunion.

2. Les experts gouvernementaux reçoivent une indemnité journalière pour chaque journée de réunion et, le cas échéant, une indemnité d’hébergement, à condition que des dispositions à cet effet soient prises dans le règlement intérieur applicable du comité ou du groupe de travail et à condition qu’ils déclarent sur l’honneur ne pas recevoir d’indemnités similaires de leur propre administration pour la même visite.

3. Le directeur peut, par décision motivée et sur présentation de justificatifs, autoriser le remboursement des frais encourus du fait d’instructions particulières reçues par écrit par les experts externes.

4. L’ensemble des remboursements de frais de déplacement et des versements d’indemnités journalières et d’hébergement sont effectués sur un compte bancaire unique par expert externe.

5. Le remboursement des dépenses des experts gouvernementaux est versé sur un compte au nom du gouvernement, d’un de ses ministères ou d’un organisme public, en l’absence d’une dérogation du gouvernement, d’un de ses ministères ou d’un organisme public.

1. Le nombre maximum d’experts externes par réunion, qu’ils aient droit ou non au remboursement de leurs frais, est d’un par partie de l’Europe du Sud-Est et par État membre de l’Union invité en qualité d’expert gouvernemental, et un nombre d’experts du secteur privé égal au nombre d’experts gouvernementaux.

2. Le directeur peut déroger à la règle énoncée au paragraphe 1, par décision motivée, dans le cas de réunions conjointes de plusieurs comités ou groupes de travail.

1. L’ordre de paiement est établi sur la base de la demande de remboursement qui a été dûment remplie et signée par l’expert externe et par le secrétaire de la réunion chargé de certifier la présence de cet expert externe.

2. Les experts externes fournissent les documents nécessaires à leur remboursement au secrétaire de la réunion par lettre, télécopie ou courrier électronique datés au plus tard de 30 jours civils après le dernier jour de la réunion, le cachet de la poste faisant foi le cas échéant.

3. Le secrétariat permanent rembourse les frais des experts externes dans un délai de 30 jours civils.

4. Sauf si l’expert externe fournit une justification adéquate qui est acceptée par décision motivée du directeur, le non-respect du paragraphe 2 dispense la Communauté des transports de toute obligation de rembourser les frais de déplacement ou de verser toute indemnité.

1. Les frais de déplacement sont remboursés en euros, le cas échéant au taux de change applicable le jour de la réunion.

2. L’indemnité journalière et, le cas échéant, l’indemnité d’hébergement sont versées en euros au taux forfaitaire applicable le jour de la réunion.