2013/578/UE: Décision du Parlement européen du 17 avril 2013 concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes pour l’exercice 2011

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vu les comptes annuels définitifs de l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes pour l’exercice 2011,

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vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels définitifs de l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes pour l’exercice 2011, accompagné des réponses de l’Institut (1),

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vu la recommandation du Conseil du 12 février 2013 (05753/2013 – C7-0041/2013),

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vu l’article 319 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

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vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2), et notamment son article 185,

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vu le règlement (UE, Euratom) n o 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (3), et notamment son article 208,

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vu le règlement (CE) no 1922/2006 du Parlement européen et du Conseil du 20 décembre 2006 portant création d’un Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes (4), et notamment son article 14,

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vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (5), et notamment son article 94,

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vu l’article 77 et l’annexe VI de son règlement,

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vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l’avis de la commission des droits de la femme et de l’égalité des genres (A7-0081/2013),

A.

considérant que l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes (ci-après dénommé «Institut») a été établi sur la base du règlement (CE) no 1922/2006 et a acquis son indépendance le 15 juin 2010;

B.

considérant que la Cour des comptes indique avoir obtenu une assurance raisonnable que les comptes annuels de l’Institut pour l’exercice 2011 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont légales et régulières;

C.

considérant que 2011 a été la première année complète de fonctionnement pour l’Institut depuis qu’il a acquis son indépendance financière et administrative, en juin 2010;

D.

considérant que la structure de l’Institut se fonde sur le mandat et les missions définis par le règlement de base instituant l’Agence et sur les objectifs approuvés par le conseil d’administration de l’Institut dans le programme de travail à moyen terme pour la période 2010-2012 et dans le programme de travail annuel;

E.

considérant que le budget global de l’Institut s’établissait à 7 530 000 EUR pour l’exercice 2011, contre 5 678 123,09 EUR pour l’exercice 2010, soit une hausse de 32,6 %; considérant que ce budget est entièrement financé par la contribution de l’Union;

F.

considérant qu’à la fin de 2011, l’Institut affichait un solde budgétaire positif de 1 156 400,29 EUR (6) (après déduction d’écarts de taux de change d’un montant de 2 650,64 EUR), qui a ensuite été enregistré dans les comptes comme une dette à l’égard de la Commission;

1.

rappelle que l’Institut jouit de l’autonomie financière et administrative depuis le 15 juin 2010; note qu’en conséquence, toutes les procédures de passation de marché pour 2010 ont été lancées durant le dernier trimestre de 2010;

2.

relève que l’exécution du budget est préparée sur la base d’une comptabilité de caisse modifiée, ce qui signifie que les crédits de paiement reportés sont enregistrés avec les dépenses effectuées et les recettes perçues;

3.

constate, à la lecture des comptes annuels, une plus grande efficacité dans l’exécution des paiements au cours de l’exercice 2011 par rapport à l’année 2010, avec une amélioration notable sous tous les titres; relève, dans les comptes annuels, que l’Institut a enregistré un taux d’exécution budgétaire de 44,19 % en paiements et de 88,54 % en engagements à la fin de l’année 2011;

4.

relève, dans les comptes annuels (7), que le taux d’exécution des paiements du titre I («Dépenses de personnel») est passé de 49,19 % en 2010 à 88,49 % en 2011; demande à l’Institut d’informer l’autorité de décharge des nouvelles dispositions prises pour améliorer ce taux;

5.

relève, dans les comptes annuels, que le taux des paiements exécutés sous le titre II («Dépenses administrative») est passé à 34,71 % en 2011, contre 28,99 % en 2010; demande à l’Institut de notifier à l’autorité de décharge les dispositions qu’il a prises pour améliorer ces taux, la faiblesse du taux d’exécution traduisant des difficultés de planification et d’exécution budgétaires;

6.

observe, à la lecture des comptes annuels, le taux extrêmement faible, à savoir de 18,36 %, de l’exécution du titre III («Dépenses opérationnelles»); fait remarquer que cela est dû à un nombre significatif de marchés publics qui ont été lancés durant la dernière partie de l’année 2010, lorsque l’Institut est devenu autonome sur le plan administratif à partir de juin de cette année; demande à l’Institut de notifier à l’autorité de décharge les dispositions qu’il a prises depuis lors pour améliorer ces taux, la faiblesse du taux d’exécution traduisant des difficultés de planification et d’exécution budgétaires;

7.

observe, à la lecture des comptes annuels, que 3 339 551,93 EUR de crédits d’engagement contractés avant la fin de l’exercice 2011 mais non encore payés ont été reportés à 2012, ce qui représente 50 % du montant total des engagements; relève, en outre, que le montant total des crédits reportés qui ont été annulés (c’est-à-dire reportés de 2010, mais non exécutés en 2011) s’élève à 295 741,61 EUR, ce qui s’explique par le fait qu’il s’agit de la première année complète de fonctionnement au cours de laquelle le personnel a lancé différents types de procédures de passation de marchés pour la première fois, engagé des actions, notamment une demande d’événement présidentiel à la dernière minute, et d’autres encore au cours du second semestre; demande à l’Institut de notifier à l’autorité de décharge les dispositions qu’il a prises pour garantir un taux d’exécution satisfaisant pour l’avenir;

8.

relève, dans les comptes annuels, qu’à la fin de l’exercice 2010, l’Institut n’a pas procédé à l’exercice de dégagement nécessaire et que tous les reports automatiques ont eu lieu;

9.

constate qu’en 2010, l’Institut a défini les responsabilités des acteurs financiers pour les membres du personnel et mis en place des circuits financiers pour les engagements; observe, en outre, que l’Institut avait nommé tous les acteurs financiers, définissant leurs rôles et leurs responsabilités, à la fin de l’année 2010;

10.

constate que l’Institut a reçu trois virements financiers de la part de la Commission pour un montant total de 7 530 000 EUR (soit, respectivement, 3 390 000 EUR lors du premier virement, 2 070 000 EUR lors du deuxième virement et 2 070 000 EUR lors du troisième virement);

11.

note, dans le rapport annuel, qu’en 2011, l’Institut a enregistré six exceptions relatives aux transactions financières qui ont été débattues avec la direction, les chefs d’équipe et le personnel concerné afin d’éviter de futures erreurs; prie l’Institut d’informer l’autorité de décharge des mesures prises pour remédier à cette lacune;

12.

observe qu’en 2011, 123 procédures de passation de marché dans le domaine «Opérations et administration» ont été achevées et que l’ensemble des procédures de passation a représenté près de 50 % du budget global de l’Institut; relève également que les activités de passation de marchés de l’année 2011 ont été menées conformément au programme de travail pour cette même année;

13.

relève, dans les comptes annuels, qu’en 2011, l’Institut a recruté trois agents temporaires et trois agents contractuels (en 2010, l’Institut avait recruté 23 agents temporaires), et qu’il a atteint un taux d’occupation de son tableau des effectifs de 94 % contre 92,3 % en 2010; se félicite de l’amélioration du taux d’occupation du tableau des effectifs de l’Institut, qui contribuera à son fonctionnement efficace;

14.

relève que, selon le SAI, un ensemble de politiques, de stratégies, de procédures et de lignes directrices soutient la mise en œuvre des dispositions du statut du personnel au sein de l’Institut; constate que certains éléments sont toujours en cours d’élaboration et devraient être achevés ultérieurement, en particulier avec l’adoption d’outils informatiques pour la gestion des ressources humaines (notamment pour des tâches telles que la préparation des descriptions de poste, la définition des objectifs personnels et la formalisation des plans de formation individuels); prie l’Institut d’informer l’autorité de décharge des mesures prises pour traiter les questions susmentionnées;

15.

se félicite du deuxième rapport d’évaluation ex ante de l’Institut, du 8 septembre 2011, qui se concentre sur les objectifs et les opérations spécifiques de l’Institut, et qui vise à donner des indications à la direction de l’Institut sur les moyens de réaliser les objectifs et de mener à bien les activités; souligne qu’en période de crise économique et d’austérité, il est essentiel que le rapport coût-efficacité de l’Institut soit optimal, tout en veillant à ne pas compromettre l’accomplissement de son importante mission;

16.

salue la mise en place par l’Institut du centre de ressources et de documentation, qui constitue une source européenne unique de connaissances en matière d’égalité entre les hommes et les femmes aux niveaux institutionnel et méthodologique;

17.

souligne, compte tenu des objectifs et de la mission de l’Institut, qu’il est essentiel de conserver une entité spécialisée indépendante au sein du cadre institutionnel;

18.

observe, à la lecture du rapport annuel, que le 1er mars 2010, le personnel de l’Institut a été transféré de Bruxelles, où il occupait des locaux temporaires, à Vilnius (Lituanie), où se trouve le siège permanent de l’Institut;

19.

relève, dans le rapport annuel, que le gouvernement de la République de Lituanie a assuré le paiement du loyer des locaux de l’Institut pendant une période de deux ans, jusqu’au 15 décembre 2011;

20.

salue l’initiative unique menée en coordination avec les autres représentations des institutions de l’Union à Vilnius (la représentation de la Commission et le bureau d’information du Parlement européen) en vue de trouver et de choisir des locaux communs; observe que la «Maison de l’Union européenne», récemment créée, s’est révélée nécessaire et favorisera les synergies ainsi que la visibilité de l’Union et la réduction et le partage des coûts;

21.

se félicite des premières activités d’audit menées, en 2011, au sein de l’Institut par le service d’audit interne (SAI); relève, à la lecture du rapport du SAI (8), que les rapports du service d’audit interne du 31 décembre 2011 ne contiennent aucune recommandation «essentielle» manifeste ni aucune recommandation «très importante» manifeste;

22.

constate qu’en décembre 2011, le SAI a procédé à un examen limité de la mise en œuvre des standards de contrôle interne au sein de l’Institut; note que celui-ci a accepté les recommandations l’incitant à finaliser la procédure de mise en œuvre de ces standards, et que sa direction a adopté un plan d’action à mettre en œuvre en 2012; demande à l’Institut d’informer l’autorité de décharge des actions entreprises au regard de ces recommandations;

23.

relève que l’analyse des risques réalisée par le SAI a identifié certains processus (9) qui n’ont pas pu être examinés dans le cadre du plan d’audit du SAI, les contrôles ayant été jugés absents ou insuffisants;

24.

relève l’observation de la Cour des comptes selon laquelle l’Institut doit mieux documenter l’inventaire physique des immobilisations et l’estimation des charges à payer;

25.

renvoie, pour les autres observations, de nature horizontale, accompagnant sa décision de décharge, à sa résolution du 17 avril 2013 (10) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.