Décision (PESC) 2016/1182 du Conseil du 18 juillet 2016 concernant le règlement du personnel de l'Institut d'études de sécurité de l'Union européenne

a)

Dès leur entrée en fonction, les membres du personnel prennent connaissance des règlements de sécurité de l'Institut.

b)

Tous les membres du personnel, les boursiers ou les stagiaires, peuvent faire l'objet d'une demande d'habilitation de sécurité à la connaissance de documents classifiés, en raison des fonctions qui leur sont dévolues. Une telle demande d'habilitation de sécurité est adressée aux autorités compétentes par l'officier de sécurité de l'Institut.

Dans l'attente de la délivrance de l'habilitation de sécurité, le directeur peut accorder une autorisation provisoire de traitement de documents classifiés.

c)

Les agents informent immédiatement l'officier de sécurité en cas de soupçon de perte ou de compromission d'un document classifié.

a)

le membre du personnel n'a pas lui-même provoqué délibérément ou par négligence les dommages en cause;

b)

il n'a pas obtenu ou ne peut pas obtenir réparation des dommages;

c)

il subroge l'Institut dans ses droits envers les tiers, notamment les compagnies d'assurances.

a)

Un membre du personnel n'occupe aucune fonction ni n'exerce aucune occupation régulière ou rémunérée à l'extérieur de l'Institut sans l'autorisation préalable du directeur.

b)

Un membre du personnel ne peut accepter d'un gouvernement ni d'aucune source extérieure à l'Institut, sans l'autorisation préalable du directeur, une distinction honorifique, une décoration, une faveur, un don ou une rémunération, de quelque nature qu'ils soient, sauf pour services rendus soit avant son entrée en fonction, soit au cours d'un congé spécial pour service militaire ou national, et au titre de ce service.

c)

Les membres du personnel s'abstiennent de toute action publique, déclaration ou publication si une telle action, déclaration ou publication est incompatible avec les fonctions ou obligations d'un fonctionnaire international ou est susceptible d'engager la responsabilité morale ou matérielle de l'Institut.

d)

Un membre du personnel ne peut, directement ou indirectement, détenir des intérêts dans une entreprise commerciale qui pourraient, en raison de leur nature, compromettre l'indépendance du membre du personnel dans l'exercice de ses fonctions au sein de l'Institut.

e)

Les fonctions d'analystes confirmés comprennent l'établissement de relations avec des organismes et des personnes extérieurs à l'Institut; les analystes confirmés sont dès lors autorisés à donner des conférences, à communiquer dans les médias et à diffuser des publications, sous réserve qu'ils aient préalablement obtenu l'accord du directeur.

f)

Si le conjoint ou le partenaire enregistré d'un membre du personnel exerce une activité professionnelle rémunérée, le membre du personnel en informe le directeur. Dans le cas où cette activité se révèle, par sa nature, incompatible avec celle du membre du personnel, et si ce dernier n'est pas en mesure de garantir qu'il y sera mis fin dans un délai déterminé, le directeur, après avoir entendu le membre du personnel et après avis du comité du personnel, décide si le membre du personnel est maintenu dans ses fonctions.

a)

Les membres du personnel qui souhaitent se porter candidats à un mandat ou une fonction publique ou politique en informent le directeur.

b)

Tout membre du personnel qui se porte candidat à un mandat ou une fonction publique ou politique est mis en congé sans traitement à compter de la date à laquelle il déclare commencer sa campagne électorale.

c)

S'il est élu, le membre du personnel demande la résiliation du contrat. Cette résiliation n'ouvre pas droit à une indemnité de perte d'emploi.

d)

Si le membre du personnel n'accepte pas le mandat ou la fonction publique ou politique, le membre du personnel a droit à la réintégration dans son emploi, aux mêmes conditions de grade et d'ancienneté (ou de rémunération pour un agent temporaire) que celles dont le membre du personnel bénéficiait à la date de la mise en congé sans rémunération.

e)

Le temps passé en congé sans rémunération est interruptif d'ancienneté et n'est pas constitutif de droits à pension. Cependant, si un agent contractuel justifie de l'impossibilité d'acquérir des droits à pension auprès d'un autre régime de pension, cet agent contractuel peut demander à continuer à acquérir de nouveaux droits à pension, sous réserve qu'il supporte la totalité des contributions correspondantes, les siennes et celles de l'employeur.

a)

Tout contrat initial comporte une période probatoire de neuf mois à compter de la date d'entrée en service.

b)

Lorsque, au cours de sa période probatoire, un agent contractuel est empêché d'exercer ses fonctions, par suite de maladie ou d'accident, pendant une durée d'un mois ou plus, le directeur peut prolonger la période probatoire d'une durée correspondante.

c)

Un mois avant la fin de la période probatoire, l'agent contractuel fait l'objet d'un rapport sur son aptitude à exercer les fonctions que comporte son emploi, ainsi que sur sa conduite dans le service et son rendement. Ce rapport est communiqué à l'agent contractuel.

d)

L'agent contractuel qui n'a pas fait preuve de qualités suffisantes pour être maintenu dans son emploi est licencié.

e)

En cas d'inaptitude manifeste de l'agent contractuel, un rapport peut être établi à tout moment de la période probatoire. Le rapport est communiqué à la personne concernée.

f)

Sur la base du rapport, le directeur peut décider de licencier l'agent contractuel avant l'expiration de la période probatoire, moyennant un préavis d'un mois. La durée du service ne peut cependant pas dépasser la durée de la période probatoire.

g)

Un agent contractuel licencié au cours de la période probatoire à la suite d'un rapport négatif n'a pas droit à une indemnité de perte d'emploi.

h)

La période probatoire fait partie intégrante de la durée du contrat initial. Elle est constitutive d'ancienneté et de droits à pension.

a)

L'Institut peut résilier ou ne pas renouveler des contrats dans les cas suivants:

Dans les cas visés aux points i) à vi), les contrats sont résiliés ou ne sont pas prolongés moyennant un préavis de six mois; dans le cas visé au point vii), le préavis est d'un mois.

b)

L'agent contractuel peut résilier son contrat moyennant un préavis de trois mois pour toute raison personnelle qu'il n'est pas tenu d'exposer.

a)

Ont droit à l'indemnité d'expatriation les agents contractuels qui, lors de leur engagement par l'Institut:

Le «rayon domicile-travail» se définit comme une zone dans un rayon de 100 km autour du lieu d'affectation.

b)

Dans le cas où un agent contractuel bénéficiaire de l'indemnité d'expatriation entre en fonctions dans un lieu d'affectation où il ne remplit pas les quatre critères visés au point a), il cesse de percevoir l'indemnité d'expatriation.

c)

Dans le cas où un agent contractuel non bénéficiaire de l'indemnité d'expatriation entre en fonctions dans un lieu d'affectation où il remplit ces quatre critères, il commence à percevoir l'indemnité d'expatriation.

d)

Le paragraphe 2, points a) iii) et iv), ne s'applique pas dans le cas où un agent contractuel qui est employé par une organisation coordonnée ou une organisation associée aux organisations coordonnées et bénéficie de l'indemnité d'expatriation entre en fonctions à l'Institut situé dans le même pays ou dans le cas où un agent en poste dans une autre organisation internationale ou au service de l'administration ou des forces armées de son pays d'origine entre en fonctions à l'Institut sans changer de pays.

e)

Vérification de l'éligibilité

f)

Indemnités liées

La cessation, à terme, du versement de l'indemnité d'expatriation ne fait pas perdre à l'agent contractuel son droit à l'indemnité d'éducation ou au congé dans les foyers.

g)

Le taux de l'indemnité est calculé conformément à l'annexe II, point 1 b).

a)

Une indemnité de foyer est accordée et versée mensuellement à tout agent contractuel:

b)

L' indemnité de logement est égale à 6 % du traitement de base net.

c)

Dans l'hypothèse où:

l'indemnité est égale à la différence entre le traitement de base net afférent au grade B 3, échelon 1, augmentée de la valeur de l'indemnité à laquelle l'agent contractuel aurait théoriquement droit, et le montant représenté par le revenu professionnel du conjoint ou du partenaire enregistré.

Si ce dernier montant est égal ou supérieur au premier, l'agent contractuel ne perçoit pas l'indemnité.

d)

L'indemnité de logement n'est pas versée à un agent contractuel dont le conjoint ou le partenaire enregistré est lui-même agent contractuel de l'Institut, membre d'une organisation coordonnée ou d'une organisation associée aux organisations coordonnées et dont le traitement de base est plus élevé que celui de l'agent contractuel considéré.

a)

Une indemnité est accordée et versée mensuellement à tout agent contractuel qui assure de façon principale et continue l'entretien d'un enfant ou d'une personne à charge au sens de l'annexe III.

b)

Cette indemnité consiste en une somme forfaitaire pour chaque personne à charge, fixée chaque année dans le barème approuvé par le conseil d'administration sur la base de la proposition faite par le comité de coordination sur les rémunérations.

c)

Lorsque les conjoints ou partenaires enregistrés travaillent tous deux pour l'Institut ou une organisation coordonnée, l'indemnité est versée à celui des deux qui perçoit l'indemnité de foyer ou une indemnité équivalente.

a)

Une indemnité d'éducation est accordée à tout agent contractuel qui bénéficie d'une indemnité de foyer et dont les enfants à charge, au sens de l'annexe III, sont âgés d'au moins cinq ans et sont scolarisés à temps plein dans un établissement d'enseignement ordinaire primaire, secondaire ou supérieur.

Les établissements d'enseignement primaire ne comprennent pas les écoles maternelles ou assimilées.

b)

L'indemnité d'éducation est égale à deux fois le montant de l'indemnité pour enfant à charge. Elle est payée pour chaque enfant à charge en une seule fois au moment de la rentrée scolaire, sur présentation de pièces justificatives.

c)

Pour les agents contractuels:

l'indemnité d'éducation est au maximum égale à deux fois le montant de l'indemnité pour enfant à charge et est versée chaque mois sur présentation de pièces justificatives.

Le droit à l'indemnité d'éducation naît le premier jour du mois au cours duquel l'enfant commence à fréquenter un des établissements d'enseignement visés au point i) ou ii) et expire à la fin du mois au cours duquel il termine ses études ou à la fin du mois au cours duquel il atteint l'âge de vingt-six ans, la date la plus proche étant retenue.

a)

L'indemnité pour enfant handicapé ou personne à charge handicapée est accordée et versée mensuellement à tout agent contractuel qui assure de façon principale et continue l'entretien de cet enfant handicapé ou de cette personne à charge handicapée. L'enfant ou la personne à charge doit répondre aux critères et conditions figurant à l'annexe III.

b)

Les modalités d'attribution et de paiement de cette indemnité sont définies dans l'annexe IV.

a)

Une indemnité de logement est versée mensuellement aux agents contractuels des grades B, C et A1 qui sont domiciliés dans un logement dont ils sont locataires ou sous-locataires et qui consacrent au paiement de leur loyer, à l'exclusion de toutes charges domestiques considérées comme incombant au locataire dans le pays de résidence — une fraction de leur rémunération dépassant une certaine quote-part.

b)

Le mode de calcul de l'indemnité est exposé dans l'annexe V.

c)

L'agent contractuel percevant une indemnité de logement porte immédiatement à la connaissance de l'Institut tout changement de situation qui pourrait avoir une incidence sur son éligibilité à l'indemnité ou sur le montant de l'indemnité.

a)

Les agents contractuels qui, au moment de leur engagement pour une durée minimale d'un an ou de leur transfert pour au moins une année vers un lieu d'affectation différent, ont leur résidence effective et habituelle à plus de 100 km du lieu d'affectation et peuvent prouver et confirmer, en soumettant les documents pertinents, qu'ils ont effectivement changé de résidence pour prendre leurs fonctions, sont éligibles à l'indemnité d'installation.

b)

Sont également éligibles à l'indemnité d'installation les agents contractuels qui remplissent les conditions visées au point a) mais qui sont engagés pour une période inférieure à un an et dont l'engagement ou les engagements successifs sont prolongés au-delà d'un an.

a)

L'indemnité est payable lors de la prise de fonction de l'agent contractuel éligible ou de son transfert vers un lieu d'affectation différent.

b)

Le supplément pour personne à charge visé au paragraphe 3 est calculé et versé sur justification que toute personne liée à ce supplément a établi sa résidence effective et habituelle avec l'agent contractuel sur le lieu d'affectation.

c)

Un agent contractuel qui démissionne dans l'année qui suit son engagement ou son transfert vers un lieu d'affectation différent doit rembourser l'indemnité au prorata du temps restant à courir pour atteindre douze mois.

d)

Un agent contractuel ne doit pas être tenu de rembourser l'indemnité si, dans l'année qui suit son engagement ou son transfert, l'Institut résilie son contrat. Cette disposition n'est toutefois pas applicable lorsque l'Institut met fin à l'engagement de l'agent contractuel à la suite d'une sanction disciplinaire, auquel cas l'agent concerné rembourse l'indemnité dans sa totalité.

e)

L'agent contractuel n'est pas tenu de rembourser l'indemnité à l'Institut si l'agent contractuel est par la suite réengagé par l'Institut après la résiliation de son précédent engagement.

a)

Une retenue mensuelle au titre du régime de protection sociale, égale à 5,5 % du salaire de base net, est effectuée sur la rémunération des agents contractuels. Ce montant est ajouté à la contribution de l'employeur et versé à l'organisme de sécurité sociale local en charge du recouvrement de telles contributions (URSSAF).

b)

Par dérogation au point a), les agents contractuels peuvent choisir de s'affilier au régime de protection sociale de l'Institut au moment de leur recrutement ou lorsque le présent point devient applicable conformément au dernier paragraphe du présent point. Le régime de protection sociale de l'Institut couvre les soins médicaux, l'incapacité/l'infirmité et l'assurance vie.

Lorsqu'un agent contractuel choisit une telle affiliation, une retenue mensuelle au titre du régime de protection sociale est effectuée sur sa rémunération. Cette retenue mensuelle représente un tiers des contributions à verser au régime de protection sociale de l'Institut. Les deux tiers restants sont supportés par l'Institut.

Le pourcentage de la retenue mensuelle sur la rémunération de l'agent contractuel est déterminé au début de l'année pour les douze mois suivants, d'un commun accord entre l'Institut et la compagnie d'assurance qui gère le régime. Le montant déduit de la rémunération de l'agent contractuel est ajouté à la contribution de l'employeur.

Le présent point est applicable à compter de l'entrée en vigueur de l'accord bilatéral entre l'Institut et les autorités nationales compétentes autorisant sa mise en œuvre, et sous réserve d'un tel accord.

a)

Le directeur peut accorder, à la demande d'un agent contractuel, un congé sans solde pour des motifs personnels justifiés et exceptionnels si cela est compatible avec l'intérêt du service. Cette demande ne peut pas être introduite avant la fin de la période probatoire d'un agent contractuel.

b)

La durée totale de ce congé est limitée à un an. Tout au long de ce congé sans solde, l'agent contractuel ne peut pas exercer d'activité rémunérée.

c)

Pendant la durée de son congé sans solde, l'agent contractuel n'a plus droit à l'avancement d'échelon ni à la promotion, et son affiliation au régime de protection sociale prévue aux articles 8 et 14 ainsi que la couverture des risques correspondants sont suspendues.

a)

Les décisions de la commission de recours lient les deux parties. Elles ne sont pas susceptibles d'appel.

b)

La commission peut annuler la décision contestée ou la confirmer.

c)

À titre accessoire, la commission peut ordonner à l'Institut de réparer tout préjudice matériel subi par la personne concernée depuis le jour où la décision annulée a commencé à produire des effets.

d)

Elle peut en outre décider que l'Institut rembourse, dans des limites fixées par la commission, les frais justifiés exposés par le requérant, ainsi que les frais de transport et de séjour exposés par les témoins qui ont été entendus. Ces frais sont calculés sur la base de l'article 18 et de l'annexe VII du présent règlement du personnel.

a)

il est décidé par le directeur, l'agent contractuel ayant été entendu;

b)

sa durée est fixée par le directeur; les premiers détachements sont d'une durée maximale de six mois, renouvelable pour une nouvelle période maximale de six mois;

c)

l'agent contractuel détaché a droit à un traitement différentiel lorsque l'emploi de détachement comporte une rémunération globale inférieure à celle afférente à son grade et à son échelon à l'Institut; l'agent contractuel peut avoir droit également au remboursement de toute charge supplémentaire qu'entraîne pour lui son détachement, si elle est dûment justifiée;

d)

lorsque l'accord de détachement prévoit que l'Institut doit continuer à payer la rémunération de l'agent contractuel tout au long de la période de détachement, si l'intéressé bénéficie de l'indemnité d'expatriation et reçoit également une indemnité journalière d'une autre source en raison de son détachement, le paiement de l'indemnité d'expatriation cesse;

e)

l'agent contractuel détaché continue à supporter les contributions au régime des pensions sur la base du traitement d'activité afférent à son grade et à son échelon à l'Institut;

f)

l'agent contractuel détaché conserve son emploi, ses droits à l'avancement d'échelon et sa vocation à la promotion;

g)

pour autant que le contrat de l'agent contractuel coure toujours à l'expiration du détachement, l'agent contractuel réintègre immédiatement l'emploi qu'il occupait antérieurement.