Décision (UE) 2023/1013 du Conseil du 16 mai 2023 concernant une dérogation à la décision 2013/471/UE relative à l’octroi des indemnités journalières et au remboursement des frais de voyage aux membres du Comité économique et social européen et à leurs suppléants, et abrogeant la décision (UE) 2021/1072

(1)

La décision (UE) 2021/1072 du Conseil (1) a introduit une dérogation temporaire aux articles 2, 3 et 4 de la décision 2013/471/UE du Conseil (2) en ce qui concerne le paiement des indemnités journalières et le remboursement des frais de voyage aux membres du Comité économique et social européen (ci-après dénommé «Comité») et à leurs suppléants (ci-après dénommés collectivement «bénéficiaires»), habilitant les bénéficiaires qui assistent aux réunions à distance par voie électronique à une indemnité journalière.

(2)

La dérogation temporaire a été jugée nécessaire afin de garantir que les travaux du Comité pouvaient avoir lieu à tout moment de manière appropriée et pérenne pour assurer la continuité institutionnelle lors de la période pendant laquelle les difficultés de déplacement persistaient ou pendant laquelle les mesures sanitaires continuaient de restreindre les réunions physiques dans l’Union en raison de la pandémie de COVID-19.

(3)

Les rapports présentés par le Comité concernant l’application de la dérogation temporaire ont mis en évidence les avantages budgétaires et environnementaux d’une indemnité journalière accordée aux bénéficiaires qui assistent aux réunions à distance par voie électronique, ainsi que les effets positifs et les gains d’efficacité liés à la continuité institutionnelle et opérationnelle du Comité. Ces avantages restent pertinents indépendamment des situations qui ne sont pas liées aux difficultés de déplacement causées par la pandémie de COVID-19 dans l’Union, comme le montre la demande adressée par le Comité au Conseil visant à obtenir une solution structurelle permettant d’accorder une indemnité journalière aux bénéficiaires qui assistent à certains types de réunions du Comité à distance par voie électronique.

(4)

Il convient donc de remplacer la dérogation temporaire introduite par la décision (UE) 2021/1072 par une solution structurelle permettant d’accorder une indemnité journalière aux bénéficiaires qui assistent à distance par voie électronique aux réunions dûment autorisées conformément au règlement intérieur du Comité, à l’exception des réunions du Bureau, des sessions plénières de l’assemblée, des réunions des sections et des réunions de la commission consultative des mutations industrielles. Il convient en outre que, dans des circonstances dûment justifiées et exceptionnelles, lorsqu’il est impossible d’organiser des réunions du Comité auxquelles tous les participants assistent en personne, l’indemnité journalière pour la participation des bénéficiaires à distance par voie électronique soit accordée pour toute autre réunion dûment autorisée du Comité qui est essentielle pour assurer sa continuité institutionnelle et opérationnelle.

(5)

Les coûts administratifs réels supportés par un bénéficiaire qui assiste à distance à une réunion par voie électronique sont inférieurs au taux de l’indemnité journalière actuellement applicable pour la participation aux réunions en personne, même si le temps passé par un bénéficiaire reste le même. Il convient donc d’adapter en conséquence l’indemnité journalière accordée aux bénéficiaires qui assistent aux réunions à distance par voie électronique.

(6)

Des règles détaillées relatives à l’octroi de l’indemnité journalière aux bénéficiaires qui assistent aux réunions à distance par voie électronique devraient être établies par le Comité afin de maximiser les effets positifs de la participation à distance, tout en veillant à ce qu’il n’y ait pas d’augmentation injustifiée du nombre de réunions organisées par le Comité.

(7)

Le Comité devrait présenter au Conseil des rapports réguliers sur l’application de l’indemnité journalière aux bénéficiaires qui assistent aux réunions à distance par voie électronique afin de permettre au Conseil d’évaluer son incidence, conformément aux exigences en matière de rapports fixées dans la décision 2013/471/UE. Les rapports devraient notamment indiquer l’évolution du nombre de réunions du Comité auxquelles la participation se fait à distance par voie électronique et de leur durée, ainsi que toutes économies budgétaires et environnementales qui en découlent.

(8)

La présente décision devrait s’inscrire dans le cadre d’une future révision globale de la décision 2013/471/UE, à entreprendre avant la fin du mandat actuel du Comité.

(9)

Il y a lieu d’abroger la décision (UE) 2021/1072,