Décision (UE) 2023/2190 du Conseil du 28 septembre 2023 concernant la position à prendre, au nom de l’Union européenne, au sein du comité mixte institué par l’accord entre l’Union européenne et l’Islande relatif à la protection des indications géographiques des produits agricoles et des denrées alimentaires, en ce qui concerne l’adoption de son règlement intérieur

1. L’Union européenne et l’Islande (ci-après dénommées "parties") désignent chacune un chef de délégation, qui sera la personne de contact chargée des questions liées au comité mixte. Les parties désignent également le chef adjoint du chef de délégation

2. Chaque chef de délégation peut déléguer tout ou partie de ses fonctions de chef de délégation à l’adjoint, auquel cas toutes les références faites au chef de délégation renvoient également au chef adjoint.

1. À moins que les parties n’en disposent autrement, le comité mixte se réunit à la demande de l’une des parties, alternativement dans l’Union et en Islande, au plus tard 90 jours après la présentation de la demande.

2. Chaque réunion du comité mixte est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le président au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n’en disposent autrement.

3. Lorsque les deux parties en conviennent, des experts à même de fournir les informations spécifiques demandées peuvent assister aux réunions du comité mixte.

4. Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques.

5. Exceptionnellement, les réunions du comité mixte peuvent se tenir à l’aide de tout moyen technologique approuvé par les parties, par exemple par vidéoconférence.

1. La correspondance destinée au comité mixte est adressée aux secrétaires.

2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au comité mixte soit transmise au président et diffusée, s’il y a lieu.

3. La correspondance entre les parties peut s’effectuer par tout moyen écrit disponible, y compris par courrier électronique.

1. Le secrétariat établit, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire sur la base des propositions formulées par les parties. L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d’inscription à l’ordre du jour de la part d’une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.

2. L’ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion.

3. L’ordre du jour est arrêté par le président et l’autre chef de délégation au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible, si les parties en conviennent.

4. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.

1. Les décisions du comité mixte au sens de l’article 10, paragraphes 2 et 3, de l’accord sont adoptées par consensus et adressées aux parties. Les décisions portent les signatures du président et de l’autre chef de délégation.

2. Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption, à moins qu’elle n’en dispose autrement.

3. Chaque partie peut décider de publier toute décision adoptée par le comité mixte.

1. Le président établit un projet de procès-verbal de chaque réunion et le soumet à l’autre chef de délégation dans les vingt jours ouvrables qui suivent la réunion. Le projet de procès-verbal expose les recommandations et peut également contenir toute autre conclusion adoptée. L’autre chef de délégation approuve le projet ou propose des modifications. Lorsque le projet de procès-verbal est approuvé, le président et l’autre chef de délégation signent deux exemplaires originaux de celui-ci. Le président et l’autre chef de délégation conservent chacun un exemplaire original du procès-verbal.

2. Dans le cas où aucun accord sur le procès-verbal n’est trouvé avant la convocation de la réunion suivante, le procès-verbal reprend le projet établi par le président, projet auquel sont annexées les propositions de modification présentées par l’autre chef de délégation sont annexées.

1. Chaque partie supporte les dépenses qu’elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité mixte.

2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.