Décision (UE) 2024/3223 de la Commission du 19 décembre 2024 désignant le coordonnateur européen du projet d’intérêt commun pour la synchronisation de la région de la Baltique et fixant les modalités de l’exercice de sa mission et de ses tâches

ANNEXE 1

Termes de référence

Règlement RTE-E — Coordonnateur RTE-E pour le projet de synchronisation de la région de la Baltique

Introduction

Le coordonnateur européen pour le projet de synchronisation de la région de la Baltique (ci-après le «coordonnateur») est nommé par la Commission européenne conformément à l’article 6 du règlement (UE) 2022/869 concernant des orientations pour les infrastructures énergétiques transeuropéennes (ci-après le «règlement RTE-E»). Le coordonnateur sera chargé de faciliter la mise en œuvre du projet de synchronisation de la région de la Baltique, qui est un projet d’intérêt commun (PIC) au titre du règlement RTE-E, sous les auspices du groupe de haut niveau pour le plan d’interconnexion des marchés énergétiques de la région de la Baltique (PIMERB) présidé par la Commission.

Durée du mandat

Le coordonnateur sera nommé pour une période initiale d’un an, renouvelable deux fois, sous réserve de résultats satisfaisants et des besoins du projet. La Commission européenne se réserve le droit de retirer la nomination du coordonnateur sélectionné, à tout moment, en cas d’inactivité, de contribution insuffisante ou de mauvaise qualité au projet de synchronisation de la région de la Baltique ou si le coordonnateur ne remplit plus l’une des exigences de sélection.

Tâches spécifiques et délais correspondants

La mission du coordonnateur est liée à la réussite en temps utile de toutes les tâches, actions et investissements liés à la synchronisation de la région de la Baltique en tant que PIC au titre du règlement RTE-E sous les auspices du PIMERB, conformément au calendrier et au plan de mise en œuvre du projet. Le coordonnateur apportera l’expertise critique requise et assurera le suivi étroit nécessaire à l’achèvement rapide et ordonné du projet et des autres investissements connexes jusqu’à ce que toutes les infrastructures et tous les équipements liés au projet de synchronisation soient en place.

Le coordonnateur devra suivre de près la dernière phase de mise en œuvre ainsi que les progrès accomplis en ce qui concerne les investissements restants dans les infrastructures, prodiguer des conseils et faciliter toute mesure devant être prise par les parties prenantes, et faire rapport à la Commission et aux États membres sur les progrès réalisés en la matière. Il facilitera la coopération entre les États membres concernés, les promoteurs du projet et les autres parties prenantes concernées afin d’assurer la mise en œuvre réussie et en temps utile du projet. Le coordonnateur adoptera une approche proactive et contribuera activement, aux côtés de la Commission européenne et des États membres concernés, à l’accomplissement de toutes les tâches et obligations requises pour le projet, y compris la participation à des groupes de travail, à des réunions ou à des ateliers. Le coordonnateur convoquera et organisera ces réunions avec la Commission s’il les juge nécessaires à l’exécution de son mandat. Le coordonnateur tiendra compte de la coordination du projet dans le contexte du PIMERB et de toutes les autres activités faisant l’objet d’un suivi dans le cadre du PIMERB. Il travaillera en étroite collaboration avec les États membres concernés et toutes les parties prenantes concernées, en particulier les promoteurs du projet, ainsi qu’avec les services de la Commission. Les travaux du coordonnateur européen se dérouleront en anglais.

En particulier, le coordonnateur veillera à ce que la Commission puisse apporter le soutien nécessaire aux États membres et aux promoteurs du projet concernés par l’exécution des tâches prévues à l’article 6, paragraphe 2, du règlement RTE-E:

Le coordonnateur effectuera toutes les missions nécessaires sur les sites concernés liés à la mise en œuvre du projet ou dans lesquels se tiennent des réunions liées au projet.

L'effort de coordination sera proportionnel à la complexité et à l'estimation des coûts du projet.

Méthodologie à suivre

Le coordonnateur travaillera en étroite coopération avec la Commission, en particulier la direction générale de l’énergie, les États membres concernés, les promoteurs du projet et les autres parties prenantes concernées. Le coordonnateur tiendra également compte de la coordination du projet dans le contexte du PIMERB et de toutes les autres activités faisant l’objet d’un suivi dans le cadre du PIMERB.

Secrétariat et remboursement des frais de mission

Le coordonnateur recevra un montant forfaitaire mensuel de 3 000 EUR pour couvrir les frais liés aux tâches d’assistance en matière de secrétariat, lorsque celles-ci ne sont pas directement exécutées par les services de la Commission (communication, mobilier de bureau de diverse nature, espaces de travail, secrétariat), ainsi que les frais de représentation et de mission, conformément aux règles de la Commission. Le budget annuel des missions s’élève à 15 000 EUR. Les règles détaillées en matière de remboursement des missions seront rappelées dans un document distinct («vade-mecum»).

Confidentialité et conflit d’intérêts

Le coordonnateur n’utilise ni ne divulgue les documents ou informations portés à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions, à moins que ces informations n’aient déjà été rendues publiques. Le coordonnateur évite également toute situation donnant lieu à un conflit d’intérêts relatif aux domaines sur lesquels il est invité à intervenir.

Acceptation des termes de référence

En acceptant le présent mandat, le coordonnateur reconnaît avoir lu, compris et accepté les termes de référence et les conditions énoncées dans le présent document.

ANNEXE 2

Vade-mecum sur les règles de travail spécifiques pour le coordonnateur européen

Organisation des missions

Le présent document décrit la procédure à suivre pour toutes les missions effectuées dans le cadre des activités du coordonnateur européen (ci-après dénommé «coordonnateur»).

Le point de contact du coordonnateur à la Commission sera l’unité C4 (Infrastructures et coopération régionale) de la DG ENER. Son personnel aidera à l’organisation des missions et, le cas échéant, accompagnera le coordonnateur.

Préparation de la mission

Ordre de mission

Les missions du coordonnateur doivent être encodées dans l’outil institutionnel MIPS+ (système intégré de traitement des missions) et respecter les règles générales fixées dans le «Guide des missions et des déplacements autorisés» accompagnant la décision de la Commission relative aux dispositions générales d’exécution des articles 11, 12 et 13 de l’annexe VII du statut des fonctionnaires (dépenses mission) et relative aux déplacements autorisés.

Les missions ne sont considérées comme valables que si elles sont approuvées par le directeur de la DG ENER C (ordonnateur). La demande de mission doit inclure la date et l’heure, la destination et l’objet de la mission.

Réservation des moyens de transport

Sur la base de l’ordre de mission approuvé, les moyens de transport peuvent être réservés par l’intermédiaire de l’agence de voyages officielle avec l’aide de l’unité C4 de la DG ENER ou par le coordonnateur personnellement. Dans ce dernier cas, le coordonnateur transmettra une copie des titres de transport et des reçus mentionnant clairement le prix à l’unité C4 de la DG ENER. L’unité C4 de la DG ENER encodera les modalités de voyage dans MIPS+.

Le coordonnateur est autorisé à demander des billets flexibles s’il existe un risque appréciable d’annulation ou de modification de la mission.

Remboursement des frais d’hôtel

Le coordonnateur peut choisir son hébergement en tenant compte des plafonds de remboursement. Les frais d’hébergement sont remboursés sur présentation de la facture de l’hébergement jusqu’à concurrence du plafond fixé pour le lieu de mission. Dans l’hypothèse où un dépassement du plafond a été autorisé par l’ordonnateur, la totalité de la facture sera remboursée.

Le coût des nuitées supplémentaires en cas de voyage combiné à des vacances ne sera pas couvert.

Frais de taxi

Les transferts en taxi peuvent être autorisés par l’ordonnateur si les transports publics ne constituent pas une alternative appropriée. Ces frais sont remboursés sur présentation de pièces justificatives.

Les déplacements en taxi doivent avoir lieu dans les délais indiqués dans l’ordre de mission.

Conflit d’intérêts

Le coordonnateur doit éviter toute situation présentant un conflit d’intérêts relatif aux domaines sur lesquels il est invité à intervenir. Le coordonnateur doit signaler sans délai à la Commission tout conflit d’intérêts surgissant pendant son mandat.

En outre, le coordonnateur n’utilise ni ne divulgue les documents ou informations portés à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions, à moins que ces informations n’aient déjà été rendues publiques. Tous les résultats que le coordonnateur obtient seront la propriété de l’Union, qui peut les utiliser et les publier si elle le juge nécessaire.

Les missions ne peuvent pas être payées par les organisateurs d’un événement. Cela vaut également pour les missions offertes par les États membres. L’organisation des déplacements/missions sera prise en charge par la Commission européenne.

Afin d’utiliser au mieux le budget des missions, il convient, si possible, de regrouper les réunions ou les visites afin d’en réduire le nombre, de les cibler et de les optimiser.

Il convient de donner la priorité aux modes de transport plus écologiques pour les missions. Tout cadeau offert dans le cadre de l’exercice des fonctions du coordonnateur doit être refusé, sauf s’il a une valeur symbolique ne dépassant pas 50 EUR. Le coordonnateur est lié par le guide de la Commission relatif aux missions, qui figure dans la décision de la Commission relative à sa nomination.

Après la mission

Rapport de mission

Le coordonnateur doit fournir un rapport de mission. Si le coordonnateur est accompagné d’un représentant de l’unité C4 de la DG ENER, il est autorisé à s’appuyer sur le soutien du représentant pour établir le rapport. Le rapport de mission sera transmis au directeur de la DG ENER C pour information et joint à la demande de remboursement des frais. Ces documents peuvent, à un stade donné, être demandés par le Parlement européen ou la Cour des comptes européenne afin d’évaluer la justification des dépenses.

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