Décision du haut représentant de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité du 6 mars 2025 relative aux règles concernant le traitement des demandes d'accès du public aux documents détenus par les représentants spéciaux de l'UE

1. Une demande d’accès à des documents adressée à un RSUE est présentée sous forme écrite, y compris sous forme électronique, par courrier électronique envoyé à la boîte fonctionnelle EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2. La demande est présentée de manière suffisamment précise pour permettre au RSUE d’identifier le(s) document(s) demandé(s) et de traiter la demande dans les délais prévus par le règlement.

3. Dès l’enregistrement de la demande, un accusé de réception est envoyé au demandeur.

4. Les données à caractère personnel des demandeurs sont traitées conformément aux règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel (2).

1. Le RSUE répond aux demandes d’accès, initiales ou confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d’enregistrement de la demande.

2. Si une demande n’est pas suffisamment précise ou si la portée en est trop large, le RSUE prend rapidement contact avec le demandeur en vue de clarifier ou limiter la portée de sa demande conformément à l’article 6, paragraphes 2 et 3, du règlement. En l’absence de réponse de la part du demandeur dans un délai de dix jours ouvrables, le RSUE reprend contact avec le demandeur en lui accordant cinq jours ouvrables supplémentaires pour clarifier ou limiter la portée de sa demande afin de permettre au RSUE d’identifier les documents demandés et de traiter la demande de manière efficace. Si le demandeur ne clarifie pas sa demande ou n’en limite pas la portée, la demande est réputée rejetée. Le délai de réponse ne commence à courir qu’à partir du moment où le RSUE reçoit les informations pertinentes du demandeur.

3. Dans des cas exceptionnels, visés à l'article 7, paragraphe 3, et à l'article 8, paragraphe 2, du règlement, le délai peut être prorogé de quinze jours ouvrables, notamment:

L’auteur de la demande doit être informé de toute prorogation du délai et des motifs qui la justifient.

1. Les réponses aux demandes initiales sont signées par le chef du bureau du RSUE, qui assure la fonction de correspondant chargé de l’accès aux documents au sein du bureau du RSUE concerné. En l’absence de chef de bureau, le RSUE désigne un correspondant chargé de l’accès aux documents parmi les membres du personnel.

2. Les réponses aux demandes confirmatives sont signées par le RSUE concerné.

3. Sans préjudice des paragraphes ci-dessus, aux fins du traitement des demandes d’accès à des documents, tant au stade de la demande initiale qu’au stade de la demande confirmative, l’équipe du SEAE chargée de la transparence soutient et conseille les RSUE et leurs bureaux. Le haut représentant de l’Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité est consulté, le cas échéant, pour ce qui est de la décision à prendre dans des cas complexes.

1. Lorsqu’un RSUE est saisi d’une demande d’accès à un document en sa possession, émanant d’un tiers, ce dernier est consulté à moins qu’il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué, à la lumière des exceptions prévues par le règlement.

2. L’accès au document est accordé sans consulter le tiers si le document a déjà été divulgué par son auteur, a déjà été rendu public par d’autres institutions et organes de l’UE, ou s’il est clair que la divulgation totale ou partielle de son contenu ne porterait manifestement pas atteinte à l’un des intérêts visés à l’article 4 du règlement.

3. Le tiers doit être consulté si le document entre dans le champ d’application de l’article 9 du règlement ou s’il émane d’un État membre qui a demandé au RSUE de ne pas le divulguer sans son accord préalable conformément à l’article 4, paragraphe 5, du règlement. Tout État membre doit présenter une telle demande par écrit.

4. Le tiers est consulté par écrit et bénéficie d’un délai raisonnable pour fournir une réponse, qui prend en considération les délais fixés à l’article 3 ci-dessus. Le tiers communique son avis par écrit.

5. En l’absence de réponse dans le délai fixé, ou lorsque le tiers est non identifiable ou introuvable, le RSUE statue sur la demande à la lumière des exceptions prévues par le règlement, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments à la disposition du RSUE.

6. Dans l’hypothèse où le RSUE envisage de donner accès à un document contre l’avis explicite du tiers, il informe celui-ci de son intention de divulguer le document dans le délai fixé par le règlement.

1. Les demandes de consultation d’un RSUE émanant d’un État membre ou d’une autre institution, organe ou organisme de l’Union ayant reçu une demande d’accès à un document en sa possession mais émanant d’un RSUE sont envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante: EUSR-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2. Le RSUE se prononce sans tarder, en tenant compte des délais impartis pour fournir une réponse, et au plus tard dans un délai de cinq jours ouvrables.

1. Les demandes d’accès à des documents relevant du champ d’application de l’article 9 du règlement ou à d’autres documents classifiés en vertu des règles de l’institution concernée protégeant les intérêts essentiels de l’Union européenne ou d’un ou de plusieurs de ses États membres sont traitées par des fonctionnaires habilités à prendre connaissance du contenu de ce document.

2. Toute décision refusant l’accès à tout ou partie d’un document classifié est motivée sur la base des exceptions énumérées à l’article 4 du règlement. S’il apparaît que l’accès au document demandé ne peut être refusé sur la base de ces exceptions, le fonctionnaire instruisant la demande veille à ce qu’il soit procédé à la déclassification du document avant de le transmettre au demandeur.

1. Les documents auxquels un accès est accordé sont transmis par courrier postal ou par courrier électronique. En cas de gros volumes ou de documents difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents sur place. Un telle consultation est gratuite.

2. Si le document a déjà été publié, une réponse peut consister à informer le demandeur des moyens d’obtenir le document demandé, par exemple en fournissant les références de sa publication ou en indiquant l’adresse web où il est disponible.

3. Si le volume des copies de documents à envoyer par la poste dépasse vingt pages, une redevance de 0,10 EUR par page, augmentée des frais d’expédition, peut être mise à la charge du demandeur. Les frais afférents à d’autres supports sont fixés au cas par cas sans que ceux-ci n’excèdent un montant raisonnable.

1. Les documents rendus publics par un RSUE à la suite d’une demande d’accès à des documents sont publiés avec le soutien du SEAE et hébergés, à cet effet, sur le registre public du SEAE.

2. Conformément à l’article 9 du règlement, les documents couverts par ces dispositions ne sont inscrits au registre public du SEAE qu’avec l’accord de l’autorité d’origine.

1. La présente décision s’applique à tous les RSUE.

2. La présente décision prend effet le jour de son adoption.