Décision (UE) 2025/1123 du Conseil du 26 mai 2025 relative à la position à prendre, au nom de l’Union européenne, au sein du conseil des gouverneurs de la Fondation internationale UE-ALC en ce qui concerne le statut du personnel de la Fondation internationale UE-ALC

1. Le présent statut du personnel (ci-après dénommé «statut») régit les conditions d’emploi et définit les droits et obligations du personnel travaillant pour la Fondation internationale UE-ALC (ci-après dénommée «Fondation UE-ALC» ou «Fondation»), qui est représentée juridiquement par le directeur exécutif. Le présent statut établit également les normes générales de travail qui régissent les relations de gestion administrative et de gestion de l’activité entre la Fondation UE-ALC et son personnel, afin que les tâches soient accomplies dans un cadre transparent et efficace. Le présent statut n’est contraire ni à l’accord constitutif de la Fondation UE-ALC (ci-après dénommé «accord») ni à l’accord entre la Fondation et la République fédérale d’Allemagne concernant le siège de la Fondation (ci-après dénommé «accord concernant le siège»); en cas de conflit, l’accord et l’accord concernant le siège priment, dans cet ordre.

2. Sauf disposition contraire, le présent statut s’applique à l’ensemble du personnel permanent ou temporaire travaillant pour la Fondation UE-ALC.

1. Le personnel de la Fondation UE-ALC est composé de personnes qui ont signé un contrat de travail avec la Fondation afin d’exercer les fonctions liées aux postes spécifiques au sein de la structure organisationnelle approuvée par le conseil des gouverneurs, sur la base d’une proposition du directeur exécutif.

2. Les personnes nommées ou détachées par l’un des membres de la Fondation, ses partenaires stratégiques ou d’autres organisations ou entités qui sont liées à la Fondation, en accord avec elle, sont considérées comme faisant partie de son personnel. Toutefois, dans ces cas spécifiques, tous les coûts de rémunération, y compris les prestations sociales, les frais de déplacement et de déménagement, les frais liés à l’installation et au mobilier ainsi que les frais de rapatriement, si nécessaire, sont pris en charge par le pays, le partenaire stratégique, l’organisation ou l’entité qui nomme ou détache la personne en question. Les personnes sont considérées comme des membres du personnel de la Fondation pendant la période au cours de laquelle elles exercent les fonctions qui leur ont été confiées, et cette situation prend fin avec l’accomplissement de ces fonctions, sans que la responsabilité de la Fondation soit engagée.

3. Toute personne qui intègre la Fondation en tant que stagiaire pour une période limitée et préétablie dans le cadre de sa formation scolaire ou à des fins de recherche est également considérée comme faisant partie du personnel. Les stagiaires peuvent prétendre à une indemnité mensuelle de la Fondation couvrant leurs frais de voyage et de séjour.

4. La politique de recrutement de la Fondation UE-ALC vise à engager des membres du personnel hautement compétents et efficaces et est fondée sur l’application des principes d’égalité des chances et de non-discrimination.

5. Le personnel de la Fondation UE-ALC est recruté au moyen de procédures de sélection ouvertes, objectives, impartiales et transparentes, fondées sur des critères strictement conçus pour déterminer si les candidats ont les aptitudes, l’expérience et les compétences requises pour exercer les fonctions du poste auquel elles postulent.

6. Nonobstant ce qui précède, le directeur exécutif s’efforce, dans la mesure du possible, de maintenir l’équilibre hommes-femmes et une répartition géographique birégionale.

7. Lors du recrutement de membres du personnel, la Fondation UE-ALC exige la preuve des diplômes universitaires et/ou de l’expérience requis pour le poste vacant.

8. Toute relation de travail est régie par un contrat de travail écrit, qui est signé par le directeur exécutif et le candidat retenu.

9. Le personnel de la Fondation UE-ALC peut être engagé:

10. Le directeur exécutif détermine les périodes et les conditions de renouvellement des contrats de travail proposés aux membres du personnel de la Fondation UE-ALC. Le premier contrat de travail signé est, dans tous les cas, d’une durée maximale de deux (2) ans.

11. En ce qui concerne la nationalité, le recrutement du personnel de la Fondation UE-ALC est ouvert aux citoyens des membres de la Fondation.

12. Les membres du personnel engagés par la Fondation UE-ALC appartiennent à la catégorie correspondant aux connaissances et à l’expérience spécifiques requises pour les tâches liées à son poste. En conséquence, et en fonction des tâches qui leur sont confiées et qui sont établies dans la structure du personnel approuvée par le conseil des gouverneurs, les membres du personnel occupent l’un des emplois types suivants:

13. Les membres du personnel exécutif et du personnel qualifié peuvent généralement prétendre au remboursement de leurs «frais d’installation et de réinstallation» décrits à l’article 4, sauf décision contraire du conseil des gouverneurs sur la base de la recommandation du directeur exécutif.

14. Les membres du personnel exécutif et du personnel qualifié qui, au moment de leur recrutement, vivent à plus de 150 kilomètres de la ville de Hambourg et qui, du fait de leur emploi au sein de la Fondation, doivent s’y installer, peuvent prétendre à une aide financière visant à couvrir leurs frais de déménagement et d’installation. Ils peuvent également prétendre au remboursement de certains frais de réinstallation, pour autant que les conditions décrites à l’«article 4 — Droits et avantages» soient remplies.

15. Les membres du personnel exécutif et du personnel qualifié effectuent une période d’essai de six (6) mois, à l’issue de laquelle le contrat de travail est considéré comme étant confirmé, sauf préavis écrit contraire. Aucune période d’essai n’est appliquée en cas de renouvellement ou de reconductions successives du contrat de travail.

16. Les membres du personnel technique et/ou administratif peuvent généralement prétendre au remboursement de leurs «frais d’installation et de réinstallation» décrits à l’article 4, sauf décision contraire du conseil des gouverneurs sur la base de la recommandation du directeur exécutif.

17. Les frais de déménagement et d’installation des membres du personnel technique et/ou administratif recruté à Hambourg ou dans un rayon de 150 kilomètres sont alignés sur les frais de déménagement et d’installation des membres du personnel exécutif et du personnel qualifié.

18. Les membres du personnel technique et/ou administratif effectuent une période d’essai de six (6) mois, à l’issue de laquelle le contrat de travail est considéré comme étant confirmé, sauf préavis écrit contraire. Aucune période d’essai n’est appliquée en cas de renouvellement ou de reconductions successives du contrat de travail. La durée de la période d’essai peut être adaptée en fonction des besoins en cas de contrats de travail à durée déterminée.

19. Tous les contrats de travail sont conformes aux dispositions de la législation du travail applicable du pays d’accueil en vertu des dispositions de l’accord concernant le siège.

20. Les membres du personnel commencent à percevoir une rémunération à partir de la date de début de l’emploi convenue entre les parties.

21. Les rémunérations pour les services fournis par les membres du personnel sont versées mensuellement, au cours de la dernière semaine de chaque mois.

22. Le lieu d’affectation est Hambourg (Allemagne), où se situe le siège de la Fondation.

1. Les membres du personnel de la Fondation UE-ALC s’acquittent de leurs responsabilités et accomplissent leurs tâches de manière objective et impartiale, en accordant la priorité à leur loyauté à l’égard de la Fondation et en tenant compte uniquement et exclusivement de ses intérêts. Ils assument l’entière responsabilité de leurs actes dans l’exercice de leurs fonctions et sont soumis à l’autorité et à la gestion du directeur exécutif.

Les membres du personnel de la Fondation UE-ALC n’entreprennent aucune action susceptible d’être incompatible avec le bon exercice de leurs fonctions. Le personnel de la Fondation UE-ALC ne peut:

2. Les membres du personnel de la Fondation UE-ALC mettent à la disposition de la Fondation UE-ALC l’ensemble de leurs connaissances et de leur expérience. Ils n’exercent pas d’activités parallèles rémunérées et actives susceptibles d’être incompatibles avec les intérêts de la Fondation UE-ALC ou d’avoir une influence négative sur celle-ci. Cette disposition ne s’applique pas aux postes «dormants» ni aux activités mineures de conseil ou de formation en tant que membres d’un gouvernement national ou en tant que membres du personnel d’une institution, d’un organe ou d’un organisme de l’UE, d’une organisation intergouvernementale ou d’une organisation similaire. En pareils cas, les activités sont autorisées par le directeur exécutif et, si elles concernent le directeur exécutif lui-même, par le conseil des gouverneurs.

3. Les privilèges et immunités accordés à la Fondation UE-ALC et à son personnel n’exonèrent pas ce dernier de l’exécution de ses obligations privées ou de celles relevant des lois et règlements des États membres de la Fondation, en particulier ceux du pays et de la ville d’accueil de la Fondation, conformément à l’accord concernant le siège. Les membres du personnel notifient au directeur exécutif toute situation conflictuelle avec les autorités de l’un des États membres de la Fondation en ce qui concerne les immunités et privilèges relevant de leur statut de membres du personnel de la Fondation UE-ALC.

4. L’usage abusif de l’une ou de plusieurs de ces prérogatives est considéré comme une faute grave et est susceptible de conduire à la résiliation du contrat de travail concerné, sans préjudice de toute autre responsabilité qui pourrait exister.

5. Les membres du personnel agissent dans le respect de la déontologie et de manière professionnelle dans l’exercice de leurs fonctions, dans leurs relations avec les autres membres du personnel et lorsqu’ils fournissent des informations et des données à la Fondation UE-ALC ainsi qu’à ses parties prenantes externes. De même, ils traitent en toute confidentialité les informations institutionnelles privilégiées qu’ils peuvent détenir ou auxquelles ils peuvent avoir accès, comme le prévoient les annexes respectives des contrats de travail.

1. Tout membre du personnel a le droit d’être traité avec respect et selon des règles claires et transparentes. En outre, l’espace de travail est conforme aux normes de sécurité et d’environnement du pays d’accueil.

2. Aux fins du plein exercice et de la pleine jouissance des droits et avantages établis par la Fondation UE-ALC, sont considérées comme personnes à charge d’un membre du personnel les personnes suivantes:

3. La Fondation UE-ALC accorde généralement une indemnité visant à couvrir les frais d’installation à l’entrée en service du personnel exécutif et du personnel professionnel. L’indemnité d’installation d’un montant maximum d’un mois de salaire net est versée sur présentation de pièces justificatives.

4. La Fondation UE-ALC prend également en charge les frais de voyage et rembourse les frais de déménagement, y compris l’assurance pour la couverture des risques simples pour le déménagement du mobilier et des effets personnels par voie aérienne, terrestre ou maritime, sous réserve de la présentation des reçus, certificats ou autres pièces justificatives pertinentes. Le montant à rembourser par la Fondation pour les déménagements intercontinentaux ne dépasse pas 10 000 EUR et peut être versé au membre du personnel contre réception de sa facture définitive et confirmation de sa satisfaction quant au service fourni. Dans tous les cas, il convient que le membre du personnel joigne au moins trois (3) offres émanant d’entreprises différentes, afin de prouver que l’entreprise sélectionnée offrait le service le plus pratique et présentant le meilleur rapport coût/efficacité. Ces frais sont couverts pour les membres du personnel et les personnes à leur charge au début et au terme de leur contrat de travail. Le lieu de réinstallation peut différer du lieu de recrutement initial, à condition que les frais ne soient pas supérieurs à ceux du déplacement vers le lieu de recrutement initial. Les frais de déménagement sont également applicables aux personnes à la charge de ces membres du personnel. Le remboursement des frais au terme du contrat de travail est régi par la disposition expresse selon laquelle le contrat de travail prend fin au plus tôt à l’expiration de sa durée initiale.

5. Le personnel a droit à trente (30) jours ouvrables de congés payés pour chaque année complète prestée et au prorata des fractions prestées en cas d’année incomplète. Le personnel prend l’intégralité des jours de congé non utilisés au cours d’une année donnée, au plus tard le 31 mars de l’année suivante.

6. Le directeur exécutif peut fixer une période annuelle de repos collectif d’une durée maximale de dix (10) jours pour la période de Noël et du Nouvel An, au cours de laquelle le bureau de la Fondation est fermé et son personnel est déchargé de ses fonctions.

7. Pour autant que les vacances soient compatibles avec la charge de travail, les membres du personnel peuvent en jouir librement, après autorisation du directeur exécutif ou de la personne désignée par celui-ci.

8. Le personnel a droit à des congés payés dans toute circonstance précise prévue par le droit applicable du pays d’accueil et/ou dans les circonstances suivantes:

9. Le directeur exécutif définit les procédures d’octroi d’un tel congé qui, en tout état de cause, est autorisé par lui-même ou par le membre du personnel auquel ces responsabilités ont été expressément déléguées.

10. Le personnel a droit à des congés non rémunérés dans toute circonstance précise prévue par le droit applicable du pays d’accueil et/ou dans les circonstances suivantes:

11. Aux fins du présent statut, une incapacité de travail est réputée exister lorsque le membre du personnel est totalement ou partiellement empêché de travailler, de manière temporaire ou permanente, en raison d’une maladie physique ou mentale ou d’un accident.

12. En cas d’incapacité temporaire d’une durée supérieure à six (6) mois consécutifs ou à six (6) mois non consécutifs au cours d’une même année, ou en cas d’incapacité permanente, la Fondation UE-ALC peut prévoir qu’un professionnel de santé désigné par la Fondation certifie la période d’incapacité, sans préjudice du certificat que le médecin traitant du membre du personnel peut avoir fourni.

13. La Fondation UE-ALC assure son personnel en lui offrant la couverture suivante:

14. Les personnes à charge d’un membre du personnel ont droit à la couverture des frais médicaux conformément aux conditions fixées par le droit applicable du pays d’accueil.

15. Si un membre du personnel qui ne résidait pas dans le pays d’accueil avant de travailler à la Fondation décède alors qu’il était en activité, la Fondation UE-ALC prend en charge les dépenses liées au rapatriement du corps du défunt. Les ayants droit survivants ont droit à un rapatriement selon les conditions fixées dans la section «Frais d’installation et de réinstallation».

1. Aux fins du présent statut, les déplacements en mission sont considérés comme ceux effectués par les membres du personnel de la Fondation UE-ALC en dehors du lieu de travail où ils exercent habituellement leurs fonctions, pour autant qu’ils aient été pleinement et dûment autorisés par le directeur exécutif ou par la personne à laquelle cette responsabilité a été expressément déléguée.

2. Le personnel dispose d’un passeport et d’autres documents de voyage en cours de validité afin d’être disponible pour effectuer les déplacements pour lesquels il est missionné par la Fondation UE-ALC pour la représenter. La Fondation rembourse les frais liés à la délivrance des visas correspondants dès réception des pièces justificatives pertinentes.

3. L’autorisation de voyage correspondante pour chaque mission est dûment signée à la fois par le membre du personnel concerné et par le directeur exécutif, ou par la personne à qui cette responsabilité a été expressément déléguée, pour la réalisation d’un projet ou d’une activité spécifique, et elle indique le lieu, l’objet et la durée de la mission, l’itinéraire, les moyens et frais de transport, les frais de logement et de séjour, ainsi que la ligne budgétaire, l’activité ou le projet auxquels les frais seront affectés.

4. La Fondation prend en charge les frais de déplacement du personnel en mission, y compris les frais de transport, d’hébergement et de séjour, conformément aux indemnités journalières mentionnées à l’annexe 2, qui peuvent être révisées lors de l’examen budgétaire annuel.

1. La durée normale du travail est de huit (8) heures par jour ou quarante (40) heures par semaine. La semaine de travail comprend cinq jours, du lundi au vendredi inclus. Sauf autorisation préalable du directeur exécutif, la présence au travail pendant la journée de travail est obligatoire.

2. Lorsqu’un membre du personnel ne peut être présent au travail pour quelque raison que ce soit, il en informe en temps utile le directeur exécutif ou la personne à qui cette responsabilité a été expressément déléguée. En cas de maladie, le membre du personnel est tenu de présenter le certificat médical du médecin avant l’expiration du troisième jour. Si la maladie survient le vendredi ou le lundi, ou encore avant ou après un jour férié, un certificat médical est toujours requis. Au plus tard le dernier jour de la maladie certifiée par le médecin, le membre du personnel doit informer le directeur exécutif, ou la personne qui a reçu une délégation expresse à cet effet, de toute nouvelle absence et est tenu de présenter l’attestation suivante dans les trois jours qui suivent.

3. Toute absence non justifiée de deux jours ouvrables consécutifs ou de trois jours ouvrables non consécutifs au cours d’une année civile est considérée comme un abandon de poste et donne lieu à un avertissement écrit.

4. Outre les samedis et les dimanches, sont considérés comme jours non ouvrables les jours déclarés comme tels par la législation de l’État de la ville libre et hanséatique de Hambourg. En outre, un jour de repos commun est accordé à tous les membres du personnel en compensation de leurs fêtes nationales respectives.

1. Le respect des responsabilités et obligations découlant du contrat de travail, du présent statut, du règlement interne ou de toute autre disposition interne de la Fondation UE-ALC relève de la responsabilité du membre du personnel et tout manquement à ces responsabilités et obligations peut être considéré comme une faute mineure ou grave en fonction des circonstances.

2. Le membre du personnel est réputé avoir commis une faute grave s’il a violé les obligations essentielles définies dans son contrat de travail, le présent statut, le règlement interne ou toute autre disposition interne de la Fondation UE-ALC, ou s’il a montré un comportement incompatible avec ces obligations, de telle sorte que le maintien de son contrat de travail n’est pas viable. Sont considérés comme des cas de faute grave:

3. Aux fins de l’interprétation et de l’application du présent article, une violation répétée est réputée exister lorsque le membre du personnel a reçu deux avertissements écrits au cours d’une période d’un an, ou trois avertissements écrits au cours d’une période de deux ans. En revanche, toute violation grave d’une obligation est réputée exister lorsque le membre du personnel est impliqué dans un ou plusieurs des autres cas de faute grave prévus dans le présent article.

4. Aux fins de l’interprétation et de l’application du présent article, sont considérés comme des fautes graves commises en raison d’un comportement incompatible avec l’exercice des fonctions le fait:

5. Aux fins de l’interprétation et de l’application du présent article, on entend par comportement contraire à l’éthique les agissements suivants:

Ces agissements peuvent avoir lieu à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau d’accueil. Dans ce dernier cas, le motif du comportement contraire à l’éthique est lié au travail.

6. Les membres du personnel qui commettent une faute font l’objet de procédures disciplinaires, ce qui devrait garantir une procédure régulière. En fonction de la gravité de la faute, une ou plusieurs des mesures suivantes peuvent être prises:

7. Un membre du personnel qui est accusé d’avoir commis une faute grave peut être suspendu avec maintien de sa rémunération pendant la vérification des faits, uniquement et exclusivement dans le cas où, de l’avis du directeur exécutif, il existe des indices suggérant que cette mesure est justifiée.

8. En tout état de cause, une accusation de faute grave n’est valable que sur des bases objectives et vérifiables et, si cette faute est prouvée, elle peut entraîner la résiliation du contrat de travail concerné, sans préjudice de toute autre responsabilité juridique ou pénale qui pourrait exister.

9. Par la présente, un mécanisme de règlement des différends est mis en place, dans le but de trouver des solutions à l’amiable aux problèmes qui peuvent survenir entre la Fondation et son personnel. Ce mécanisme et ses résultats sont contraignants pour les deux parties et sont décrits en détail à l’annexe 1.

1. Tous les membres du personnel font l’objet d’une évaluation annuelle individuelle et confidentielle des performances. Le directeur exécutif définit, en accord avec le personnel, les mesures spécifiques à prendre pour procéder à cette évaluation.

2. Il convient que le résultat de l’évaluation soit dûment documenté.

1. Sauf dans le cas du directeur exécutif, pour lequel les conditions contractuelles sont régies par les dispositions de l’accord, tout contrat de travail est résilié à la suite:

2. La résiliation du contrat de travail pour cause de licenciement pour faute grave dispense la Fondation UE-ALC de verser toute indemnité, sans préjudice du paiement de dommages et intérêts à la Fondation UE-ALC résultant de la commission de la faute, qui auraient pu être déterminés soit par un règlement à l’amiable, soit par une procédure arbitrale ou juridictionnelle.

3. La limite d’âge pour travailler en tant que membre du personnel de la Fondation UE-ALC est fixée à soixante-cinq (65) ans. Les membres du personnel titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée en vigueur qui atteignent la limite d’âge fixée dans le présent article continuent à travailler comme membres du personnel de la Fondation jusqu’à la résiliation du contrat de travail. Les membres du personnel titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée quittent leurs fonctions après avoir atteint la limite d’âge fixée.

4. En cas d’incapacité permanente totale ou partielle, la Fondation peut résilier le contrat de travail. En tout état de cause, le membre du personnel peut toujours exercer son droit de démissionner.

5. Chaque partie (membres du personnel et Fondation UE-ALC) peut résilier le contrat de travail moyennant un préavis de quatre semaines jusqu’à la fin d’un mois si le fonctionnaire a effectué moins de cinq années de service. Après cinq années de service, le délai de préavis est porté à deux mois, et après huit années de service, il est porté à trois mois.

6. La Fondation UE-ALC peut résilier des contrats de travail sur une base individuelle ou collective pour des raisons objectives ou en raison de l’interruption des services.

7. On entend par causes objectives de résiliation d’un contrat de travail avec la Fondation UE-ALC toute cause qui pourrait rendre impossible le paiement des salaires dus pour les services fournis par les membres du personnel.

1. Le présent statut entre en vigueur, à titre provisoire, le jour de son approbation par le conseil des gouverneurs. Il est dénommé «statut du personnel de la Fondation internationale UE-ALC». Une fois que l’accord concernant le siège entre la République fédérale d’Allemagne et la Fondation devient effectif, le présent statut est soit adapté pour s’aligner sur l’accord concernant le siège, soit considéré comme définitif si aucun ajustement n’est jugé nécessaire.

2. La Fondation UE-ALC peut engager des conseillers, des experts, des consultants ou d’autres personnes, dans le cadre d’un accord de services, en leur confiant l’exécution de projets ou de tâches spécifiques pendant la durée de l’accord. Aucun accord établi dans ce cadre n’implique l’existence d’un contrat de travail avec la Fondation UE-ALC et la partie contractante, ni du droit de jouir des droits et prestations prévus par le présent statut.

3. Aux fins du présent statut, le terme «enfant» désigne un enfant né dans le cadre d’un mariage ou hors mariage, un enfant adopté et un beau-fils ou une belle-fille.

4. Tout avantage ou droit accordé au personnel de la Fondation UE-ALC par le présent statut prend effet à compter de la date à laquelle le début de ses responsabilités est convenu.

5. Tous les membres du personnel, y compris le directeur exécutif, ont droit à des avantages et sont soumis aux obligations établies par l’accord, le règlement interne et le présent statut, dans les conditions applicables à leur poste respectif.

6. Le directeur exécutif publie les modalités d’application nécessaires et suffisantes pour que le statut puisse être pleinement appliqué.

7. Pour tous les aspects pertinents non couverts par le présent statut, le droit applicable du pays d’accueil prévaut.