Décision (UE) 2025/2024 de la Commission du 9 octobre 2025 relative au règlement intérieur de l’instance visée à l’article 145 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509 du Parlement européen et du Conseil

1. Le président et le vice-président de l’instance sont chacun nommés par décision de la Commission pour un mandat de cinq ans non renouvelable, conformément à l’article 145, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, à la suite d’un appel à manifestation d’intérêt. Leur mandat commence à courir à la date fixée à cet effet dans leur décision de nomination respective. Ces décisions sont publiées au Journal officiel de l’Union européenne — série C.

2. Le président et le vice-président continuent à assurer leurs fonctions respectives pendant une période maximale de six mois après la fin de leur mandat si cela est nécessaire au fonctionnement de l’instance, jusqu’à ce que leurs remplaçants respectifs aient pris leurs fonctions.

3. Le président et le vice-président sont chacun nommés en qualité de conseiller spécial de la Commission au sens de l’article 5 du régime applicable aux autres agents de l’Union européenne. Leur contrat de conseiller spécial respecte pleinement leur indépendance et n’affecte pas la durée de leur mandat.

4. La Commission peut révoquer le président ou le vice-président s’ils ne remplissent plus les conditions requises pour exercer leurs fonctions respectives.

5. Les conditions définies pour la sélection du président, telles qu’énoncées à l’article 145, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, s’appliquent également à la sélection du vice-président.

1. Le président représente l’instance.

2. Il en préside les réunions et en organise les travaux.

3. Le président est assisté à cette fin par le secrétariat permanent visé à l’article 7.

4. Le président peut déléguer sa signature à chacun des représentants permanents de la Commission pour qu’ils puissent signer en son nom des documents spécifiques relatifs à un dossier déterminé ou à des questions administratives.

5. Le président arrête, après consultation des représentants permanents de la Commission, le calendrier des réunions de l’instance.

6. Il exerce les autres attributions qui lui sont conférées par la présente décision.

1. Le conseiller principal «affaires juridiques: règles financières, contrôles et reporting» de la direction générale du budget est l’un des deux représentants permanents de la Commission, en application de l’article 145, paragraphe 2, point c), du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.

Si la fonction de conseiller principal «affaires juridiques: règles financières, contrôles et reporting» est vacante, le directeur de la direction générale du budget qui est responsable du secrétariat permanent devient l’un des deux représentants permanents de la Commission, en application de l’article 145, paragraphe 2, point c), du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.

Le directeur général du budget désigne un fonctionnaire occupant au moins une fonction de chef d’unité ou équivalent pour assurer la suppléance de ce représentant permanent de la Commission. Cette personne peut participer à toutes les délibérations de l’instance, mais ne participe au vote que lorsque le représentant permanent de la Commission n’est pas en mesure de le faire.

2. Le directeur général du budget procède à la désignation ad personam du second représentant permanent de la Commission parmi les fonctionnaires de la Commission titulaires au moins du grade AD 14.

Le directeur général du budget désigne également un fonctionnaire occupant au moins une fonction de chef d’unité ou équivalent pour assurer la suppléance de ce représentant permanent de la Commission. Cette personne peut participer à toutes les délibérations de l’instance, mais ne participe au vote que lorsque le représentant permanent de la Commission n’est pas en mesure de le faire.

3. Le membre représentant l’ordonnateur demandeur et tout suppléant de ce membre sont des fonctionnaires ou agents temporaires désignés conformément au règlement intérieur et aux règles administratives internes de l’institution, de l’organe ou de l’organisme concerné, visés à l’article 73, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, qui occupent au moins une fonction de chef d’unité ou de chef de délégation.

1. Les observateurs peuvent participer aux délibérations de l’instance sans droit de vote.

2. Le membre désigné du service juridique de la Commission a, de droit, la qualité d’observateur pour chaque dossier soumis à l’instance et présente des observations d’initiative ou à la demande du président. À cette fin, le membre désigné assiste à toutes les délibérations de l’instance. L’instance informe le service juridique de toutes les procédures écrites en temps utile avant leur adoption.

3. Dans les cas où la demande de l’ordonnateur saisissant se fonde, en tout ou en partie, sur des informations transmises par l’OLAF, un ou plusieurs représentants de l’OLAF, y compris, dans la mesure du possible, les enquêteurs chargés du cas, assistent aux réunions de l’instance en qualité d’observateurs et participent aux procédures orales et écrites qui en découlent. L’OLAF présente des observations à la demande du président.

4. Dans les cas où la demande de l’ordonnateur saisissant se fonde, en tout ou en partie, sur des informations transmises par le Parquet européen, un ou plusieurs représentants du Parquet européen, y compris, dans la mesure du possible, les enquêteurs chargés du dossier en question, assistent aux réunions de l’instance en qualité d’observateurs et participent aux procédures orales et écrites qui en découlent, conformément aux dispositions de l’article 103 du règlement (UE) 2017/1939 du Conseil (7).

5. Lorsque cela se justifie dans un cas spécifique, le président peut inviter l’OLAF à fournir des informations ou des avis. Le président peut aussi inviter le Parquet européen à fournir des informations ou des avis conformément aux dispositions de l’article 103 du règlement (UE) 2017/1939.

6. Les ordonnateurs (autres que l’ordonnateur saisissant) qui sont concernés par un dossier dont est saisie l’instance peuvent demander au président de leur accorder la qualité d’observateur. Ces ordonnateurs peuvent assister aux délibérations de l’instance et présentent des observations orales et écrites à la demande du président. L’instance informe ces ordonnateurs des procédures écrites pertinentes.

7. Le président, après consultation des représentants permanents de la Commission, peut inviter d’autres observateurs à assister aux délibérations de l’instance et peut les appeler à présenter des observations orales ou écrites.

1. Le secrétariat permanent de l’instance est assuré par des fonctionnaires ou agents de la direction générale du budget, à laquelle il est rattaché sur le plan administratif.

2. Sous l’autorité du président, le secrétariat permanent:

3. Le secrétariat permanent peut être contacté à l’adresse électronique suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

1. Lorsque le président, le vice-président, tout autre membre ou son suppléant, les fonctionnaires et agents composant le secrétariat permanent, ou toute autre personne qui participe aux réunions de l’instance ou a connaissance de documents relatifs à un dossier, se trouvent dans une situation qui serait susceptible de donner lieu à un risque de conflit d’intérêts au sens de l’article 61 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, ils en informent immédiatement les autres membres et le secrétariat permanent. Il en va de même lorsqu’ils se trouvent dans une situation qui pourrait objectivement être perçue comme un conflit d’intérêts.

2. Les personnes qui se trouvent dans une situation susceptible de donner lieu à un risque de conflit d’intérêts ou qui pourrait objectivement être perçue comme un conflit d’intérêts tel que visé au paragraphe 1 ne participent pas aux délibérations de l’instance ou à l’adoption de la lettre contradictoire ou de la recommandation. Une note dans laquelle est pris acte de la manière dont le risque de conflit d’intérêts a été traité est versée au dossier.

1. L’OLAF coopère étroitement avec l’instance conformément aux dispositions du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (8), dans le respect des droits procéduraux et fondamentaux, ainsi que de la protection des lanceurs d’alerte.

2. Lorsque la demande de l’ordonnateur saisissant se fonde sur des informations transmises par l’OLAF, l’instance consulte l’OLAF avant d’envoyer la notification à toute personne ou entité qui fait l’objet d’une demande de recommandation pour ne pas porter atteinte à la confidentialité des procédures judiciaires ou enquêtes effectuées ou coordonnées par l’OLAF, y compris en ce qui concerne la protection des lanceurs d’alerte, et des enquêtes ou des procédures judiciaires nationales.

3. La communication aux personnes ou aux entités, ou à leurs agents, d’informations découlant des enquêtes ou se rapportant aux enquêtes effectuées ou coordonnées par l’OLAF nécessite l’accord de ce dernier.

1. Une demande de recommandation peut être présentée à l’instance par tout ordonnateur de la Commission, d’une autre institution, d’un office européen mis en place par la Commission, d’une agence exécutive ou de tout autre organe ou organisme européen.

2. Les demandes de recommandations sont adressées au secrétariat permanent via ARES dans la mesure du possible et, à défaut, sont envoyées par courrier électronique sous une forme confidentielle. Les demandes de recommandations respectent un niveau de confidentialité approprié, et un marquage de sécurité approprié est utilisé pour tous les documents. Lorsque des documents proviennent d’une enquête de l’OLAF ou se rapportent à une telle enquête, l’ordonnateur applique les marquages nécessaires relatifs aux enquêtes de l’OLAF.

Lorsqu’une demande de recommandation émane d’un ordonnateur qui n’appartient pas à la Commission, le secrétariat permanent et cet ordonnateur prennent les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des informations échangées concernant le dossier en question.

3. Les demandes de recommandations contiennent les informations spécifiées à l’article 144, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509. Elles contiennent également toute autre information utile visée à l’article 138, paragraphe 3, dudit règlement, y compris, le cas échéant, les rapports de l’OLAF et les informations transmises par le Parquet européen. Elles comportent une fiche de renseignements dûment complétée.

4. Lorsqu’une demande de recommandation contient des rapports ou d’autres informations transmis par l’OLAF ou le Parquet européen, l’ordonnateur consulte l’OLAF ou le Parquet européen, selon le cas, afin d’identifier les informations qui ne peuvent pas être divulguées aux personnes ou aux entités qui font l’objet d’une demande de recommandation et expurge de manière appropriée ces rapports ou informations avant de les transmettre à l’instance.

1. Les personnes ou entités qui font l’objet d’une demande de recommandation ont le droit de présenter des observations, sauf circonstances exceptionnelles dans lesquelles il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité d’une enquête ou d’une procédure judiciaire nationale qui imposeraient que ce droit soit reporté jusqu’à ce que ces raisons légitimes cessent d’exister, comme le prévoit l’article 145, paragraphe 5, seconde phrase, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.

2. Lors de l’adoption de ses recommandations, l’instance ne prend en considération que les faits, les constatations et les qualifications juridiques préliminaires de la conduite concernant lesquels la personne ou l’entité faisant l’objet de la demande de recommandation a été en mesure de présenter des observations, sauf dans les cas où l’article 145, paragraphe 5, seconde phrase, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509 s’applique.

3. Avant d’adopter une recommandation, le président, agissant sur les instructions de l’instance conformément à l’article 17, paragraphe 1, envoie à la personne ou à l’entité faisant l’objet de la demande de recommandation une lettre exposant les faits et constatations examinés par l’instance ainsi que la qualification juridique préliminaire de la conduite («lettre contradictoire»), sous réserve des dispositions de l’article 145, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509. En principe, cette lettre est envoyée par courrier électronique.

4. Le destinataire d’une lettre contradictoire présente ses éventuelles observations sur cette lettre, ainsi que les éventuelles annexes ou pièces jointes à ces observations, par écrit sous la forme de fichiers électroniques qui peuvent être ouverts à l’aide d’un logiciel bureautique couramment disponible. Les observations sont transmises au secrétariat permanent à l’adresse électronique indiquée dans la lettre.

5. La longueur des observations, hors annexes, ne dépasse pas le nombre de pages de la lettre contradictoire, hors annexes, sauf dans des cas dûment justifiés portant sur des questions juridiques ou factuelles complexes.

6. En règle générale, les destinataires des lettres contradictoires disposent d’un délai de quinze jours ouvrables pour présenter leurs observations sur la lettre contradictoire. Cette période commence à courir conformément aux règles énoncées à l’article 146 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.

7. Lorsque le destinataire d’une lettre contradictoire présente une demande motivée de prorogation du délai de présentation de ses observations sur la lettre contradictoire en invoquant des circonstances exceptionnelles, l’instance peut proroger le délai, au maximum, de la moitié du délai initialement accordé.

8. Lorsqu’une personne ou une entité faisant l’objet d’une demande de recommandation n’a pas présenté d’observations sur la lettre contradictoire dans le délai applicable, malgré la notification de la lettre contradictoire conformément à l’article 146 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, l’instance peut en déduire que cette personne ou entité ne conteste pas les faits ou les qualifications juridiques préliminaires exposés dans ladite lettre contradictoire.

1. Les membres de l’instance s’efforcent de parvenir à un consensus sur le contenu des lettres contradictoires et, par la suite, sur la recommandation.

2. En l’absence de consensus, il est procédé à un vote à la majorité pour lequel:

3. L’instance notifie sa recommandation à l’ordonnateur saisissant et aux observateurs.

1. Une fois que le secrétariat permanent a vérifié la demande de recommandation et a instruit le dossier conformément à l’article 7, il le transmet au président et aux membres de l’instance. Le président constate la mise en état du dossier, après avoir demandé, le cas échéant, des mesures de vérification ou d’instruction complémentaires.

2. La procédure devant l’instance relative à une demande de recommandation est ouverte lorsque l’instance a conclu que les éléments de preuve figurant dans le dossier sont suffisants pour lui permettre d’établir une qualification juridique préliminaire de la conduite et est réputée close une fois que l’instance a notifié sa recommandation à l’ordonnateur saisissant ou que l’ordonnateur saisissant a retiré sa demande de recommandation.

3. L’instance s’efforce, en principe, de transmettre ses recommandations aux ordonnateurs saisissants dans un délai raisonnable après l’ouverture de la procédure, en tenant compte de la nécessité de veiller au respect du droit d’être entendu.

1. Les articles 1er à 4, 8, 20 et 21 qui figurent dans le chapitre I du présent règlement intérieur s’appliquent à l’exercice par l’instance de la compétence consultative qui lui est conférée par l’article 93 du règlement (UE, Euratom) 2024/2509.

2. Les autres articles du chapitre I du présent règlement intérieur s’appliquent également à l’exercice par l’instance de la compétence mentionnée au paragraphe 1, sauf disposition contraire prévue dans le présent chapitre.

1. Lorsqu’elle donne l’avis visé à l’article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, l’instance se compose des membres visés à l’article 145, paragraphe 2, points a) à c), dudit règlement et des trois membres supplémentaires suivants:

2. Les personnes visées à l’article 5, paragraphe 1, deuxième alinéa, et à l’article 5, paragraphe 2, second alinéa, peuvent participer à toutes les délibérations de l’instance et ne participent au vote que lorsque le représentant permanent de la Commission dont elles sont le suppléant n’est pas en mesure de le faire.

3. Chacun des trois membres supplémentaires visés au paragraphe 1 dispose d’un suppléant désigné, respectivement, par:

1. Le service juridique de la Commission désigne un observateur lorsque le membre du personnel concerné n’appartient pas à la Commission.

2. L’ordonnateur compétent ou, selon le cas, le chef de délégation de l’Union qui agit en tant qu’ordonnateur subdélégué, ou leurs représentants, ont la qualité d’observateur.

3. L’OLAF désigne un observateur lorsque l’information relative à la violation alléguée d’une disposition du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, de toute autre disposition relative à la gestion financière ou du contrôle des opérations résulte d’une information qu’il a transmise.

4. L’office de discipline de l’institution ou organe concerné désigne un observateur lorsque l’instance est saisie par l’autorité investie du pouvoir de nomination. Dans les autres cas, il peut être invité par le président à désigner un observateur.

5. Après consultation des membres, le président peut inviter d’autres observateurs.

1. L’article 7, à l’exception du paragraphe 2, points k) et o), s’applique aux fins du présent chapitre.

2. En particulier, le secrétariat permanent:

1. Conformément à l’article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2024/2509, l’instance est convoquée à la demande de toute autorité investie du pouvoir de nomination compétente en matière disciplinaire ou d’un ordonnateur compétent, y compris un chef de délégation de l’Union ou un adjoint de ce dernier agissant en tant qu’ordonnateur subdélégué, ci-après l’«autorité saisissante».

2. Lorsque l’instance est directement informée par un membre du personnel, elle transmet le dossier à l’autorité investie du pouvoir de nomination compétente ou, selon le cas, à l’autorité habilitée à conclure les contrats d’engagement et en informe ce membre du personnel. Si l’autorité investie du pouvoir de nomination compétente décide de saisir l’instance, elle en informe le membre du personnel. Si elle décide de ne pas saisir l’instance, elle en informe celle-ci et le membre du personnel.

3. Par dérogation au paragraphe 2, afin de garantir une protection effective des lanceurs d’alerte, telle que prévue à l’article 22 bis, paragraphe 3, du statut, l’instance peut décider de ne pas informer l’autorité investie du pouvoir de nomination compétente et en informe l’OLAF.

1. L’instance s’efforce de parvenir à un consensus sur la détermination de l’existence d’une irrégularité financière et sur la motivation sur laquelle se fondent ses avis ou recommandations.

2. En l’absence de consensus, il est procédé à un vote dans lequel:

3. Les paragraphes 1 et 2 s’appliquent mutatis mutandis à l’adoption des recommandations. Le consensus ou le vote porte en particulier sur le caractère systémique des problèmes détectés.