Décision No 048/26 A de l’Assemblée du Comité économique et social européen concernant la gestion des documents d’activité et des archives [2026/2282]

1. La présente décision s’applique aux documents d’activité et aux archives détenus par le personnel du Comité, y compris par ses organes constitutifs — et les membres du Comité qui les composent —, par les autres organes et entités faisant partie du Comité ou créés par celui-ci, quel que soit leur format ou leur support (par exemple, papier, numérique, optique, audio, photographique).

2. La présente décision s’applique à tous les documents d’activité détenus par le Comité, y compris ceux créés ou reçus dans le cadre des activités du Comité par les services mis en commun avec le Comité européen des régions (ci-après dénommés «services conjoints»).

3. Le responsable de l’administration des documents visé à l’article 20 définit avec son homologue du Comité européen des régions un accord sur des procédures et des pratiques communes et/ou coordonnées afin d’éviter tout risque d’incohérence, d’incertitude ou de conflit dans la gestion des documents d’activité et des archives.

1. Dans le respect des exigences formelles définies pour chaque type de document d’activité, l’auteur de toute capture et de tout enregistrement détermine le système de gestion électronique par lequel les informations seront gérées et dans quel espace de stockage officiel elles seront préservées.

2. Le Comité crée ses documents d’activité sous forme électronique et les conserve dans ses espaces de stockage électroniques officiels.

Toutefois, dans les situations suivantes, des documents d’activité peuvent être créés sur un autre support ou conservés d’une autre manière:

1. Les documents sont enregistrés s’ils concernent une affaire relevant de la compétence d’un service du Comité ou s’ils nécessitent éventuellement une action ou un suivi du Comité ou d’un de ses services. Les informations éphémères ne doivent pas être enregistrées.

2. Les registres sont établis de manière à générer des identifiants uniques pour les documents d’activité enregistrés et à garantir leur inaltérabilité, leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité, leur préservation et leur accès dans le temps.

3. Les registres sont reliés à un ou plusieurs espaces de stockage électroniques. Des exceptions peuvent être faites pour des raisons de sécurité.

1. Les documents d’activité sur support analogique créés ou reçus par le Comité sont systématiquement numérisés. Les versions électroniques qui en résultent remplacent les documents analogiques originaux correspondants, sauf si ceux-ci contiennent des signatures manuscrites qui ne peuvent pas être remplacées par des signatures électroniques qualifiées.

2. Les instructions internes adoptées conformément à l’article 24 précisent les aspects procéduraux et techniques de la numérisation, les exceptions applicables et l’élimination des documents d’activité analogiques après leur numérisation.

1. Les documents d’activité sont organisés en dossiers dès qu’ils sont créés ou reçus.

2. Un dossier unique est établi pour chaque affaire relevant de la compétence d’un service donné du Comité. Ce dossier contient les documents d’activité créés ou reçus en rapport avec l’affaire.

3. Un service chef de file unique est désigné pour chaque dossier du Comité. Le service chef de file est l’entité administrative responsable du dossier pendant toute la durée de son existence et œuvre en coopération avec le service responsable de la gestion des documents d’activité et des archives pour ce qui concerne sa conservation, son transfert et son élimination.

4. Les services ajoutent des métadonnées fiables et de longue durée pertinentes au dossier qui peuvent être utilisées, entre autres, pour effectuer des opérations découlant d’obligations légales, notamment en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 et du règlement (CEE, Euratom) no 354/83.

5. Avec l’aide du service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives, chaque service établit une liste des types de dossiers et de documents d’activité qu’il détient et il analyse régulièrement les types d’informations créées ou reçues dans le cadre de ses activités afin de déterminer celles qui doivent être capturées dans un espace de stockage électronique officiel et, compte tenu du contexte dans lequel elles ont été produites, d’organiser leur gestion tout au long de leur cycle de vie.

6. Les documents d’activité ne sont pas modifiés. Ils peuvent être supprimés ou remplacés par des versions ultérieures jusqu’à ce que le dossier auquel ils appartiennent soit clos.

1. Le responsable de l’administration des documents visé à l’article 20 établit, modifie et met à jour un plan de classement et, le cas échéant, prépare des propositions de décisions concernant le plan de classement et la liste de conservation à l’échelle du Comité.

2. Le plan de classement du Comité repose sur une classification des dossiers commune à l’ensemble de ses services. Cette classification s’inscrit dans le cadre de la gestion par activités du Comité.

3. Chaque dossier du Comité, quels que soient le système d’information électronique qui le gère et l’espace de stockage officiel dans lequel il est préservé, est rattaché à l’une de ses rubriques en fonction de l’activité à laquelle il se rapporte.

1. L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée (13) est équivalent à celui d’une signature manuscrite.

2. Un cachet électronique qualifié (14) bénéficie d’une présomption d’intégrité des données et d’exactitude de l’origine des données auxquelles le cachet électronique qualifié est lié.

3. Un horodatage électronique qualifié (15) bénéficie d’une présomption d’exactitude de la date et de l’heure qu’il indique et d’intégrité des données auxquelles se rapportent cette date et cette heure.

4. Les données envoyées et reçues au moyen d’un service d’envoi recommandé électronique qualifié bénéficient d’une présomption quant à l’intégrité des données, à l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié et à leur réception par le destinataire identifié, et à l’exactitude de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception indiquées par le service d’envoi recommandé électronique qualifié.

1. Un document créé ou reçu par le Comité est réputé satisfaire aux critères de validité ou de recevabilité lorsque les conditions suivantes sont remplies:

2. Une version électronique obtenue par la numérisation d’un document analogique créé ou reçu par le Comité est réputée satisfaire aux critères de validité ou de recevabilité lorsque les conditions suivantes sont remplies:

Lorsqu’un document analogique signé n’est pas nécessaire, une telle version électronique peut être utilisée pour tout échange d’informations et toute procédure interne au Comité.

3. Lorsqu’une disposition du droit de l’Union ou du droit national prévoit de disposer d’un document original signé, un document établi ou reçu par le Comité satisfait à cette obligation s’il contient l’un des éléments suivants:

4. Lorsqu’une procédure propre au Comité requiert la signature d’une personne habilitée ou l’accord d’une personne à une ou plusieurs étapes de ladite procédure, cette dernière peut être gérée par des systèmes informatiques à condition que chaque personne soit identifiée de manière certaine et non équivoque et que le système en question offre des garanties d’inaltérabilité du contenu au cours de la procédure.

5. Lorsqu’une procédure concerne le Comité et d’autres entités et requiert la signature d’une personne habilitée ou l’accord d’une personne à une ou plusieurs étapes de ladite procédure, cette dernière peut être gérée par des systèmes informatiques satisfaisant aux conditions et offrant les garanties techniques fixées par voie de convention mutuelle.

1. Les données et informations sont mises à disposition et partagées aussi largement que possible au sein du Comité, à moins que des obligations légales n’imposent d’en limiter l’accès.

2. Dans l’intérêt du partage d’informations, les services veillent à ce que leurs dossiers soient accessibles aussi largement que le permet la sensibilité de leur contenu.

1. Les documents d’activité sont gérés conformément aux règles de sécurité du Comité en matière de protection des informations. À cette fin, les documents d’activité, les dossiers, les systèmes d’information et les archives, y compris leurs réseaux et moyens de transmission, sont protégés par des mesures de sécurité adaptées à la gestion des informations classifiées, des informations sensibles non classifiées et des données à caractère personnel.

2. Les documents d’activité contenant des informations sensibles sont couverts par la présente décision et ses modalités d’application.

3. Le service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives, en coopération avec les services chargés de la sécurité et des technologies de l’information, élabore un ensemble de règles relatives au traitement des informations sensibles relevant de la gestion des documents d’activité et des archives.

4. Les informations classifiées sont traitées dans le respect des règles en vigueur en matière de sécurité.

1. La préservation s’effectue dans les conditions suivantes:

2. Le Comité veille à l’application d’une stratégie de préservation numérique pour garantir l’accès à long terme aux documents d’activité électroniques, sur la base des listes de conservation susvisées. La stratégie est conçue de manière que des procédures, des outils et des ressources soient mis en place pour garantir l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’accessibilité des documents d’activité.

1. La durée de conservation des différentes catégories de dossiers est fixée pour l’ensemble du Comité au moyen d’instruments réglementaires, tels qu’une liste de conservation établie en fonction du contexte organisationnel, de la législation en vigueur et des obligations légales du Comité.

2. Chaque service du secrétariat général du Comité, y compris les services conjoints dans le cadre des activités du Comité, procède régulièrement à un tri des dossiers et des documents d’activité qu’il gère afin de déterminer s’ils doivent être transférés au service des archives du Comité visé à l’article 16, ou s’ils doivent être éliminés.

3. Lorsque la durée d’utilité administrative est écoulée, les documents d’activité et les dossiers qui sont préservés sont transférés au service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives, avec indication des modalités de transfert.

Un ensemble de métadonnées concernant les documents d’activité et les dossiers est conservé dans l’espace de stockage électronique d’origine, comme preuve de l’existence de ces documents d’activité et dossiers et de leur transfert ou élimination.

1. Les dérogations suivantes aux droits des personnes concernées s’appliquent conformément à l’article 25, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1725, uniquement dans la mesure où l’exercice de ces droits rendrait impossible ou compromettrait gravement la réalisation des finalités d’archivage dans l’intérêt public et où ces dérogations sont nécessaires pour atteindre ces finalités:

2. Le Comité met en place des garanties appropriées pour assurer le respect de l’article 13 du règlement (UE) 2018/1725. Ces garanties comprennent, en particulier, des mesures techniques et organisationnelles, afin d’assurer le respect du principe de minimisation des données. Les garanties sont les suivantes:

3. Le Comité consigne les raisons des dérogations appliquées en vertu de la présente décision. Le document d’activité et, s’il y a lieu, les documents concernant le contexte factuel ou juridique sont enregistrés. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données sur demande.

4. Le délégué à la protection des données du Comité est consulté, dans les meilleurs délais, lorsque l’application de dérogations aux droits des personnes concernées conformément à la présente décision est envisagée. Toute dérogation aux droits des personnes concernées fait l’objet d’une documentation, laquelle comprend l’avis du délégué à la protection des données. Chaque fois que les responsables du traitement ont l’intention de prendre une décision dérogeant aux droits de la personne concernée dans un cas particulier, ils:

5. Chaque fois que cela est possible, et éventuellement avant que des données à caractère personnel ne soient collectées, le Comité informe les personnes concernées du fait que les documents d’activité contenant leurs données à caractère personnel peuvent être transférés aux archives historiques à la fin de la période de conservation fixée pour ces documents.

6. Les mesures d’exécution de la présente décision peuvent établir des règles spécifiques assurant une protection renforcée des données à caractère personnel sensibles, y compris des données ne relevant pas du champ d’application de l’article 10, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725.

1. Le service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives fournit à l’IUE, dans la mesure du possible, un accès aux copies numérisées des documents d’activité détenus sur un support analogique.

2. L’IUE est le principal point d’accès aux archives historiques du Comité qui sont ouvertes au public.

3. Le service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives transmet à l’IUE les descriptions des archives déposées.

4. L’IUE agit en qualité de sous-traitant (19) conformément à l’article 3 du règlement (UE) 2018/1725, sur instruction du Comité, qui agit en qualité de responsable du traitement (20) des données à caractère personnel contenues dans ses archives historiques, déposées à l’IUE. Le service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives communique, au nom du Comité, les instructions nécessaires au traitement, par l’IUE, des données à caractère personnel contenues dans les archives du Comité déposées, et contrôle l’exécution de ce traitement.

1. Tous les membres des organes constitutifs du Comité et du personnel assument la responsabilité de la création et de la bonne gestion des documents d’activité relatifs aux politiques, processus et procédures dont ils ont la charge.

2. Chaque service du Comité, y compris les services conjoints dans le cadre des activités du Comité, est chargé d’assurer la structure organisationnelle, administrative et matérielle requise et de fournir au personnel la formation nécessaire pour mettre en œuvre la présente décision.

3. Le secrétaire général est chargé de veiller à l’application de la présente décision et de ses modalités d’exécution.

4. Le service responsable des technologies de l’information est chargé de mettre en place l’infrastructure technologique nécessaire à la mise en œuvre de la présente décision et de ses modalités d’exécution.

1. Le secrétaire général désigne un responsable de l’administration des documents (et des adjoints) chargé de maintenir un système moderne et efficace de gestion des documents d’activité au sein du Comité et d’assurer la coordination entre les services ainsi qu’avec les autres institutions, agences et organes de l’Union européenne.

2. Le responsable de l’administration des documents et ses adjoints font partie du service chargé de la mise en œuvre des politiques de gestion des documents d’activité et des archives.

3. Les principales tâches du responsable de l’administration des documents sont les suivantes:

1. Le service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives veille à ce que les documents d’activité créés ou reçus, les dossiers et les archives soient gérés conformément aux dispositions de la présente décision et de ses mesures d’exécution.

2. Les tâches générales du service du Comité chargé de la gestion des documents d’activité et des archives sont les suivantes:

1. Chaque service du Comité désigne un correspondant chargé de l’administration des documents afin de maintenir un système moderne et efficace de gestion des documents d’activité et d’assurer la coordination au sein de son service, avec le service chargé de la gestion des documents d’activité et avec les autres services du Comité.

2. Le rôle du réseau des correspondants pour l’administration des documents est de:

1. Le secrétaire général peut adopter des instructions internes en coordination avec le service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives, et veille à leur mise en œuvre.

2. Le secrétaire général peut déléguer cette mission et d’autres tâches connexes au service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives ainsi qu’au responsable de l’administration des documents.

1. Les données et informations sont mises à disposition et partagées aussi largement que possible au sein du Comité. Des systèmes et outils efficaces sont utilisés pour faciliter les recherches de données et d’informations dans les espaces de stockage électroniques officiels.

2. Nonobstant l’application large du principe énoncé au paragraphe 1, le partage d’informations contenues dans certains dossiers est limité à court, moyen ou long terme, en fonction de la sensibilité du sujet et des cas concernés, pour des raisons liées à la sécurité de l’information, à la protection des données et à la confidentialité sectorielle comme, entre autres, les questions de concurrence, les enquêtes et les intérêts commerciaux.

3. Lorsque cela est jugé nécessaire à la protection efficace de leur confidentialité, les documents d’activité sensibles non classifiés sont identifiés par des marquages de sécurité (c’est-à-dire un étiquetage des informations permettant de garantir l’application des mesures de sécurité appropriées et indiquant le niveau de confidentialité desdites informations).

4. Le secrétaire général, en coopération avec les services chargés des technologies de l’information, des ressources humaines et de la sécurité de l’information, ainsi qu’avec le service chargé de la gestion des documents d’activité et des archives, adopte également des instructions internes relatives au traitement des informations sensibles dans le cadre de la gestion des documents d’activité et des archives. Le cas échéant, des règles spécifiques s’appliquent à la gestion des documents d’activité classifiés.