DOCUMENT DE TRAVAIL DES SERVICES DE LA COMMISSION RÉSUMÉ DU RAPPORT D'ANALYSE D'IMPACT accompagnant le document: Proposition de RÈGLEMENT DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL relatif à un système de communication informatisé pour les procédures civiles et pénales transfrontières (système e-CODEX), et modifiant le règlement (UE) 2018/1726

Résumé de l’analyse d’impact

Analyse d’impact relative à un système de communication informatisé pour les procédures civiles et pénales transfrontières (e-Justice Communication via Online Data EXchange - système e-CODEX)

A. Nécessité d’une action

Pourquoi? Quel est le problème à résoudre?

e-CODEX est un système informatique de coopération judiciaire transfrontière qui permet aux utilisateurs, qu’il s’agisse d’autorités judiciaires, de praticiens du droit ou de citoyens, d’envoyer et de recevoir des documents, des formulaires juridiques, des preuves ou d’autres informations en toute sécurité. e-CODEX a été élaboré par un consortium de 21 États membres de l’UE entre 2010 et 2016, grâce à un financement de l’UE au titre du programme-cadre «Innovation et compétitivité» (PIC) – programme d’appui stratégique en matière de TIC. Les États membres ont utilisé le système sur une base volontaire dans le cadre de procédures telles que l’injonction de payer européenne ou la procédure européenne de règlement des petits litiges. À présent, afin de garantir la maintenance, l’évolution et l’extension future du système à d’autres procédures judiciaires, il convient de trouver une solution pour assurer son financement adéquat et sa viabilité. Il s’agit là également d’une condition préalable à l’adoption du système par les États membres qui ne l’ont pas encore utilisé. La Commission est déjà en train de développer le système d’échange de preuves numériques (eEDES), utilisant e-CODEX comme canal de communication. Les États membres devraient se connecter à eEDES d’ici à 2021. e-CODEX est également la solution logicielle la plus susceptible d’être utilisée pour mettre en place le système informatique décentralisé dans le cadre des règlements relatifs à la signification et à la notification des actes et à l'obtention des preuves. L’absence de gestion durable d’e-CODEX pourrait compromettre ces travaux, ainsi qu’en ce qui concerne toutes les procédures qui utilisent déjà ce système dans le cadre de projets pilotes.

Quels objectifs cette initiative devrait-elle atteindre?

L’objectif général est de promouvoir le bon fonctionnement d’un espace commun de liberté, de sécurité et de justice en garantissant une utilisation optimale des procédures judiciaires. Un système commun de communication en ligne sur mesure pour les autorités judiciaires est essentiel pour atteindre cet objectif. Plus précisément, l’initiative vise à prévenir les inefficacités dans la communication transfrontière en assurant la maintenance durable du système e-CODEX et à améliorer l’efficacité en garantissant une utilisation plus large de ce système.

Quelle est la valeur ajoutée d’une action à l’échelle de l’Union?

Pour mettre en place un mécanisme d’échange sécurisé d’informations transfrontières dans le cadre de procédures judiciaires, l’idéal est d’agir au niveau de l’UE, étant donné qu’une solution universellement acceptée est nécessaire. À défaut d’action au niveau de l’UE, le risque existe que les États membres développent leurs systèmes nationaux chacun de leur côté, ce qui entraînerait un manque d’interopérabilité entre les systèmes. La maintenance au niveau de l’UE entraîne certes un coût, mais elle est le seul moyen de parvenir à un système interopérable de communication transfrontière entre les autorités judiciaires.

B. Solutions

Quelles sont les options législatives et non législatives envisagées? Y a-t-il une option privilégiée? Pourquoi?

Plusieurs options législatives et non législatives ont été envisagées. Certaines options ont été écartées à un stade précoce. La création d’une entité juridique distincte a été écartée car elle serait disproportionnée par rapport aux tâches limitées qui lui seraient confiées. En outre, l’utilisation ou le développement d’un système alternatif ont été écartés principalement parce que la solution e-CODEX actuelle s’est révélée très efficace et efficiente pour les procédures pour lesquelles elle est déjà utilisée et qu’on peut raisonnablement s’attendre à un retour sur les 24 millions d’euros investis dans la création d’e-CODEX. De plus, une solution commerciale poserait des problèmes en ce qui concerne la durabilité à long terme ainsi que la confidentialité et l’intégrité des données échangées, étant donné que le propriétaire de la solution pourrait théoriquement avoir accès aux données transférées au moyen de sa solution. Confier e-CODEX à un État membre ou à un consortium d’États membres ne pourrait être envisagé étant donné que les États membres ont clairement rejeté cette possibilité. Ainsi qu’il ressort de plusieurs conclusions du Conseil, ces derniers préfèrent que ce soit l’eu-LISA qui assure la maintenance évolutive d’e-CODEX.

Dans ces conditions, deux options ont été évaluées par rapport au scénario de référence, à savoir qu’aucune maintenance permanente n’est assurée jusqu’à l’expiration d’e-CODEX. De ces deux options, celle consistant à transférer e-CODEX à une agence a été jugée la plus appropriée. L’autre possibilité, consistant à confier la maintenance d’e-CODEX à la Commission, a été jugée moins favorable, car il serait plus difficile de garantir la participation des États membres à la gouvernance du système, alors que ces derniers en font une condition importante pour garantir l’indépendance du pouvoir judiciaire. Une agence pourrait également constituer une solution plus souple permettant de mieux prendre en compte les contributions des parties prenantes. Parmi les agences existantes, l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA) est la seule dotée d’une expérience pertinente dans la gestion des systèmes d’information à grande échelle et devrait donc se voir confier la tâche de gérer e-CODEX. Afin de permettre l’adoption d’une base juridique pour e-CODEX et de garantir un processus de transfert approprié, le consortium d’États membres actuel ou une nouvelle entité devrait continuer à assurer la maintenance d’e-CODEX au cours de la période 2021-2023.

Qui soutient quelle option?

Les États membres ont exprimé une nette préférence pour le transfert d’e-CODEX à une agence et considèrent l’eu-LISA comme la plus appropriée à cet égard (préférence exprimée le plus récemment dans les conclusions du Conseil adoptées lors du Conseil JAI d’octobre 2020).

Les parties prenantes représentant les principales organisations professionnelles de professions juridiques en Europe ont également exprimé leur soutien à une solution permanente pour le système e-CODEX. Plusieurs parties prenantes ayant répondu à l’analyse d’impact initiale considèrent l’agence eu-LISA comme l’entité la plus appropriée pour gérer le système.

C. Incidence de l’option privilégiée

Quels sont les avantages de l’option privilégiée (ou, à défaut, des options principales)?

En tant que système informatique essentiel pour la numérisation de la coopération judiciaire, e-CODEX simplifiera et accélérera les procédures judiciaires transfrontières. En améliorant l’efficacité des procédures transfrontières, e-CODEX contribuerait également à améliorer le fonctionnement du marché unique numérique. L’utilisation d’e-CODEX aurait une incidence positive sur la lutte contre la criminalité transfrontière en facilitant la coopération entre les autorités judiciaires en matière pénale. L’efficacité des juridictions nationales pourrait également être améliorée grâce à la numérisation des procédures.

Une agence de régulation de l’UE telle que l’eu-LISA aura la capacité d’assurer la maintenance à long terme du système e-CODEX. L’agence sera en mesure d’adopter des procédures de gouvernance permettant une assimilation rapide des besoins émanant des différentes communautés, notamment des États membres et des utilisateurs d’e-CODEX.

Quels sont les coûts de l’option privilégiée (ou, à défaut, des options principales)?

Quelle sera l’incidence sur les entreprises, les PME et les microentreprises?

Les PME et les microentreprises bénéficieront de la numérisation des procédures judiciaires rendue possible par e-CODEX. La possibilité d’introduire des demandes auprès des tribunaux en ligne, par exemple dans le cadre de l’application de l’injonction de payer européenne ou des demandes au titre de la procédure européenne de règlement des petits litiges, permettra de réaliser des économies sur les frais d’envoi et de réduire les coûts grâce à des procédures plus efficaces et plus courtes. Il n’y aura pas de coûts supplémentaires pour les PME (ou les autres opérateurs) à la suite de la mise en œuvre d’e-CODEX pour une procédure juridique spécifique.

Y aura-t-il une incidence notable sur les budgets nationaux et les administrations nationales?

On peut s’attendre à des effets positifs sur la capacité des autorités judiciaires nationales à coopérer avec leurs homologues d’autres États membres. Par exemple, le système e-CODEX pourrait faciliter l’exécution des amendes impayées pour des infractions routières commises par des résidents étrangers.

L’installation et l’utilisation d’e-CODEX entraîneront des coûts pour les États membres qui ne s’y sont pas encore attelés. Le coût ne devrait pas dépasser 80-100 jours/personnes par déploiement.

Y aura-t-il d’autres incidences notables? 6 lignes maximum

L’extension de l’utilisation d’un système informatique tel qu’e-CODEX aux procédures juridiques permettrait d’économiser des ressources naturelles en réduisant l’utilisation du papier. Une réduction du recours aux services de transport pour la distribution postale pourrait également avoir une incidence positive sur l’environnement. On peut également s’attendre à un effet d’engrenage entraînant la numérisation des administrations nationales, étant donné que la solution e-CODEX pourrait également être adoptée au niveau national, et pas uniquement pour les affaires transfrontières.

D. Suivi

Quand la législation sera-t-elle réexaminée? 4 lignes maximum

Trois ans après le transfert d’e-CODEX à l’eu-LISA, puis tous les quatre ans, la Commission procédera à une évaluation de la mesure dans laquelle il a constitué une solution efficace. Au vu de cette évaluation, la Commission décidera de la suite à donner.