| CELEX | 52021BP1657 |
| Type | Acte préparatoire |
| Date | jeudi 29 avril 2021 |
| 24.9.2021 | FR | Journal officiel de l'Union européenne | L 340/444 |
RÉSOLUTION (UE) 2021/1657 DU PARLEMENT EUROPÉEN
du 29 avril 2021
contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA) pour l’exercice 2019
LE PARLEMENT EUROPÉEN,
| — | vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA) pour l’exercice 2019, |
| — | vu l’article 100 et l’annexe V de son règlement intérieur, |
| — | vu l’avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures, |
| — | vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A9-0098/2021), |
| A. | considérant que, selon son état des recettes et des dépenses (1), le budget définitif de l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA) (ci-après «l’Agence») s’élevait, pour l’exercice 2019, à 288 403 000 EUR, soit une augmentation non négligeable de 40,23 % par rapport à l’exercice 2018; que cette augmentation était liée au montant reporté de 2018 et à une augmentation de la charge de travail et des effectifs; que le budget de l’Agence provient presque exclusivement du budget de l’Union; |
| B. | considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels de l’Agence pour l’exercice 2019 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme avoir obtenu l’assurance raisonnable que les comptes annuels de l’Agence sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont légales et régulières; |
Gestion budgétaire et financière
| 1. | regrette que les efforts de suivi du budget déployés au cours de l’exercice 2019 se soient traduits par un taux d’exécution budgétaire de 44,51 %, ce qui représente une baisse de 30,67 % par rapport à 2018; observe que ce faible taux d’exécution est dû à un manque d’alignement entre la planification budgétaire des nouvelles tâches présentées dans les fiches financières législatives préparées par la Commission et la date effective d’entrée en vigueur des actes juridiques correspondants ou d’achèvement des actes ultérieurs, ainsi que l’adoption et l’entrée en vigueur tardives de certains actes juridiques; relève qu’en raison de ce faible taux d’exécution, l’Agence a restitué 66 millions d’euros à la Commission en crédits de paiement, dont 23 millions d’euros n’avaient pas été demandés lors de l’établissement du budget, et a reporté 159 millions d’euros de crédits d’engagement, ce qui était autorisé par le conseil d’administration; note que cela remet en question les hypothèses de planification figurant dans les fiches financières législatives préparées par la Commission; constate que l’inscription au budget d’un montant élevé de ressources pour la mise en œuvre de textes législatifs non encore adoptés présente un risque sérieux pour l’utilisation efficace des crédits, en particulier pour les crédits non demandés par l’Agence elle-même; relève que ce problème d’exécution du budget a également été signalé par la Cour pour l’exercice 2018; relève que, selon la réponse de l’Agence, le conseil d’administration est systématiquement informé des risques liés à l’intégration, dans le budget de l’Agence, de ressources pour des textes non encore adoptés; invite l’Agence, en collaboration avec la Commission, à améliorer l’alignement de la planification budgétaire avec le calendrier des actes juridiques; invite la Commission à associer l’Agence à l’élaboration des fiches financières législatives qui la concernent le plus tôt possible; constate également que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 92,28 %, ce qui représente une baisse de 1,80 % par rapport à 2018; |
| 2. | note, en ce qui concerne le suivi des commentaires formulés l’année précédente par l’autorité de décharge concernant l’accord pour la construction des nouveaux locaux de l’Agence à Strasbourg, que l’Agence a déposé des mémoires en défense auprès du tribunal de première instance de Strasbourg le 15 mai 2018 et le 15 février 2019 et que les pourparlers visant à parvenir à un règlement extrajudiciaire ont repris en avril 2019; relève qu’entre décembre 2019 et avril 2020, un deuxième échange de mémoires a eu lieu dans les deux affaires au tribunal administratif de Strasbourg (une réclamation financière et une demande de reprise judiciaire) et que, le 20 mai 2020, le tribunal administratif a confirmé que la phase préalable au procès était terminée pour les deux affaires; relève que les audiences des deux affaires ont eu lieu le 23 juillet 2020 et que le tribunal administratif a entièrement rejeté les deux demandes; relève que, le 22 septembre 2020, deux recours ont été introduits par la requérante devant la Cour administrative d’appel de Nancy; relève que le délai imparti à l’Agence pour présenter les mémoires en défense devant la cour administrative d’appel de Nancy était fixé au 10 février 2021; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge dès que la cour administrative d’appel de Nancy aura rendu ses jugements; |
Performance
| 3. | se félicite que l’Agence utilise certains outils, tels que des indicateurs clés de performance, pour évaluer la valeur ajoutée de ses activités et améliorer sa gestion budgétaire, tels que le nombre de lacunes graves identifiées au cours des tests de sécurité, le pourcentage de risques identifiés pour la sécurité traités par des contrôles de sécurité assurés et le pourcentage des activités identifiées dans le programme de travail annuel qui ont été réalisées ou qui sont prévues; |
| 4. | rappelle à l’Agence la nécessité de revoir et d’actualiser régulièrement son système de mesure des performances et ses indicateurs clés de performance afin de garantir l’efficacité de sa contribution aux politiques de l’Union et son expertise au niveau de l’Union; encourage l’Agence à analyser soigneusement les résultats de ses mesures de performance et à utiliser cette analyse pour améliorer sa stratégie et la planification de ses activités; |
| 5. | souligne que l’Agence contribue sensiblement à améliorer la sécurité de l’Europe en assurant le niveau le plus élevé de sécurité des informations et de protection des données aux informations qui lui sont confiées, en fournissant des services de qualité et en aidant les États membres à aligner leurs capacités technologiques sur leurs besoins; attire l’attention sur la nécessité de prendre toutes les mesures nécessaires pour se prémunir de tout risque pour les informations traitées; rappelle que la capacité de l’Agence à améliorer les systèmes d’information existants et à en créer de nouveaux a été renforcée grâce à son nouveau mandat entré en vigueur en décembre 2018; rappelle que 2019 a été la première année complète après l’entrée en vigueur du règlement (UE) 2018/1726 (2) et salue les efforts déployés par l’Agence pour s’adapter à ces nouvelles règles; |
| 6. | note avec satisfaction que l’Agence cherche à maîtriser ses coûts et à faire des économies d’échelle en mettant en commun ses ressources avec et via d’autres agences par une participation à des appels d’offres interinstitutionnels et à des dispositifs contractuels avec d’autres prestataires de services afin de réduire les coûts administratifs et d’éviter la duplication des services horizontaux; encourage l’Agence à étendre sa participation à la collaboration interinstitutionnelle également dans les domaines de la cybersécurité ou de la transition écologique; relève que l’Agence travaille en étroite collaboration avec les agences du domaine de la justice et des affaires intérieures et que des accords de travail et des plans de coopération sont en place avec le Bureau européen d’appui en matière d’asile, l’Agence de l’Union européenne pour la coopération judiciaire en matière pénale, l’Agence de l’Union européenne pour la coopération des services répressifs, l’Agence de l’Union européenne pour la formation des services répressifs, l’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne, l’Agence de l’Union européenne pour la cybersécurité et l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes; encourage et invite l’Agence à continuer à rechercher activement une coopération plus poussée et plus étendue et un échange de bonnes pratiques avec les autres agences de l’Union afin d’améliorer son efficacité, en particulier en matière de ressources humaines, de gestion immobilière, de services informatiques et de sécurité; |
| 7. | constate, à la lumière des observations et des commentaires émis par l’autorité de décharge dans le cadre de la décharge 2018, que l’Agence gère trois systèmes d’information à grande échelle distincts et non intégrés et que les différents calendriers de développement et les contraintes découlant des différents cadres juridiques régissant ces systèmes ont entraîné la mise en place des systèmes d’information de manière séparée et non intégrée; note que l’Agence a lancé l’appel d’offres cadre relatif à l’ingénierie transversale destiné à accroître considérablement l’efficacité et les économies d’échelle et à refléter plus étroitement la nouvelle structure organisationnelle du département opérationnel et invite l’Agence à informer l’autorité de décharge des progrès accomplis; |
| 8. | note qu’en 2019, l’Agence a lancé un programme de transformation institutionnelle baptisé eu-LISA 2.0 dans le but de mettre son organisation en cohérence avec son nouveau mandat et ses nouvelles responsabilités tout en veillant à ce que le projet de réorganisation soit ouvert, transparent et associe le personnel de l’Agence; note que l’Agence a décidé un changement de sa structure organisationnelle le 1er septembre 2019 et que des matrices organisationnelles entièrement nouvelles ont été conçues et mises en œuvre pour le département opérationnel et le département de la gouvernance institutionnelle; |
| 9. | salue la nouvelle structure organisationnelle mise en place par l’Agence, qui renforce les capacités nécessaires à la planification opérationnelle et aux marchés publics sous-jacents, y compris la fourniture d’une contribution juridique et technique; réclame toutefois des efforts supplémentaires pour garantir le respect des règles en matière de marchés publics et des contrôles internes et des rapports plus précis; |
| 10. | salue les progrès réalisés en ce qui concerne les recommandations de la Cour des années précédentes et le fait que, depuis le début de l’année 2019, l’Agence publie des avis de vacance sur le site internet de l’Office européen de sélection du personnel; |
Politique du personnel
| 11. | s’inquiète qu’au 31 décembre 2019, seuls 89,53 % des postes du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 154 agents temporaires engagés sur les 172 agents temporaires autorisés au titre du budget de l’Union (contre 136 postes autorisés en 2018); note, de surcroît, que 61 agents contractuels et 8 experts nationaux détachés ont travaillé pour l’Agence en 2019; |
| 12. | relève avec inquiétude le déséquilibre hommes-femmes signalé pour 2019 au sein de l’encadrement supérieur, du conseil d’administration (50 hommes et 8 femmes) et du personnel; invite l’Agence à redoubler d’efforts pour parvenir à l’équilibre hommes-femmes à tous les niveaux; invite la Commission et les États membres à tenir compte de l’importance de garantir l’équilibre hommes-femmes lors de la nomination de leurs membres du conseil d’administration de l’Agence; |
| 13. | encourage l’Agence à poursuivre l’élaboration d’un cadre d’action à long terme en matière de ressources humaines qui porte sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, sur l’orientation tout au long de la vie et l’évolution de carrière, sur l’équilibre hommes-femmes, sur le télétravail, sur l’équilibre géographique et sur le recrutement et l’intégration des personnes en situation de handicap; |
| 14. | constate que, selon le rapport de la Cour, l’audit des procédures de recrutement a montré des manques de rigueur dans l’évaluation des candidatures au regard des critères d’éligibilité, ce qui a conduit, dans un cas, à une inégalité de traitement des candidats; relève que l’Agence, dans sa réponse, reconnaît cette observation et s’engage à veiller à ce que tous les candidats soient traités sur un pied d’égalité; |
| 15. | note que la charge de travail de l’Agence a considérablement augmenté au fil des ans et que le nombre limité de membres du personnel reste l’un des principaux défis pour l’Agence, tant à court qu’à long terme; note que l’Agence s’attend à ce que l’effectif soit porté à plus de 300 d’ici à la fin de 2020; reconnaît que l’augmentation des effectifs est soumise à l’approbation du Parlement et du Conseil et que l’Agence s’efforce de compenser les effets de ces effectifs réduits par une redéfinition de la priorité des tâches et une accélération des recrutements; souligne que la pratique actuelle consistant à recruter le personnel nécessaire pour la mise en œuvre d’un acte juridique seulement une fois que ce dernier est en vigueur revient à faire appel au personnel existant pour mener les actions préparatoires à la mise en œuvre de cet acte juridique, ce qui met à rude épreuve les capacités de l’équipe de base de l’Agence et, partant, risque de nuire aux performances de l’Agence dans ses tâches quotidiennes; demande à la Commission d’autoriser l’anticipation de certains recrutements prévus dans la proposition d’acte juridique afin que l’Agence puisse préparer efficacement la mise en œuvre de l’acte en question; |
| 16. | prend acte des difficultés rencontrées par l’Agence en ce qui concerne le recrutement de personnel qualifié et la fidélisation de ce personnel à long terme; souligne le rôle important joué à cet égard par la décision annuelle concernant le coefficient correcteur applicable aux rémunérations et aux pensions des fonctionnaires et autres agents de l’Union; souligne la variation considérable des coefficients correcteurs d’un État membre à l’autre, ce qui influe fortement sur la capacité des agences implantées dans les États membres ayant des coefficients correcteurs plus faibles à recruter et à garder le personnel et les experts; invite la Commission à étudier la possibilité de fixer différents coefficients correcteurs sur la base d’une évaluation régionale plutôt que nationale; souligne que, dans les États membres où les coefficients correcteurs sont plus faibles, le siège des agences se trouve en général dans la capitale, où le coût de la vie est nettement plus élevé que dans d’autres parties de ces États membres; |
| 17. | constate que, compte tenu de l’ampleur et de la complexité de ses opérations, l’Agence ne peut éviter de recourir à des contractants privés et qu’elle a recours aux services de 96 prestataires de services externes, sans compter les membres du personnel des sociétés engagées pour soutenir l’Agence dans la gestion opérationnelle des systèmes existants ou dans le développement de nouveaux systèmes; relève qu’en 2019, l’Agence a demandé une autorisation pour des membres du personnel supplémentaires (17 agents contractuels), mais que la Commission n’a pas donné cette autorisation; observe que la dépendance à l’égard des contractants privés ne peut être réduite que par une nouvelle augmentation substantielle des effectifs au sein de l’Agence, au-delà des chiffres de son tableau des effectifs actuel; |
| 18. | relève que l’Agence a adopté une politique de protection de la dignité de la personne et de prévention du harcèlement; relève qu’à la suite d’une demande d’un membre du personnel en octobre 2018, l’Agence a ouvert une enquête administrative en 2019, qui s’est achevée en septembre 2019 par une mesure disciplinaire; reconnaît qu’une plainte a été déposée contre cette mesure disciplinaire et que l’Agence a répondu le 3 août 2020 note qu’une action en justice a été portée devant le Tribunal par le membre du personnel concerné; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge, d’ici juin 2021, des progrès accomplis et, le cas échéant, des mesures correctives prises à la suite de la décision finale du Tribunal; relève que, sur la base des données fournies par les personnes de confiance, neuf cas de harcèlement ont été signalés en 2019, mais qu’aucun de ces cas n’a conduit les membres du personnel à demander du soutien dans le cadre de procédures formelles ou informelles; |
Marchés publics
| 19. | relève, selon le rapport de la Cour, que le paiement d’un montant de 284 000 euros concernant la «maintenance du système d’information Schengen» (MWS) au titre d’un contrat-cadre («le contrat MWS») faisait référence à une période non couverte par la durée du contrat MWS et, par conséquent, n’était pas conforme aux dispositions contractuelles; relève, selon la réponse de l’Agence, que cette constatation concerne la prolongation de la maintenance du système d’information Schengen pour des raisons opérationnelles inévitables, qui figurait déjà dans un rapport sur les comptes de l’Agence pour l’exercice 2018, et qu’aucune mesure correctrice n’a pu être prise; |
| 20. | souligne que, en ce qui concerne le suivi des constatations de la Cour pour l’année précédente, la formule d’évaluation prévue dans le cahier des charges pour le marché MWS était différente de celle communiquée dans le document de questions-réponses pour les soumissionnaires et que l’Agence devrait renforcer les contrôles internes liés aux marchés; relève, selon le suivi de l’Agence, que l’évaluation ex post, en raison du manque de ressources humaines mobilisées, n’est pas déployée en tant que fonction dans le cadre de la procédure de passation de marchés, mais que l’Agence a pris des mesures pour atténuer les risques mis en évidence par l’observation en renforçant les capacités de gestion des contrats et des fournisseurs et en réaffectant le personnel chargé de la préparation et de l’évaluation de l’offre à d’autres fonctions opérationnelles; |
| 21. | constate que, en ce qui concerne le suivi des constatations de la Cour pour l’année précédente, l’Agence a augmenté les prix d’un contrat-cadre sans le modifier et a prolongé un contrat spécifique après l’expiration du contrat-cadre; note que l’Agence a pris des mesures visant à renforcer la gestion des contrats et des fournisseurs; |
Prévention et gestion des conflits d’intérêts, éthique et transparence
| 22. | prend acte des mesures prises par l’Agence et des efforts qu’elle déploie actuellement pour garantir la transparence ainsi que la prévention et la gestion des conflits d’intérêts et la défense des lanceurs d’alerte; constate que l’Agence a adopté de nouvelles règles sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts au sein de son personnel; relève qu’en 2019, l’Agence a organisé une session de formation sur l’éthique et l’intégrité, axée sur la dénonciation des dysfonctionnements et la fraude, dispensée par un représentant de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF), deux sessions de formation sur l’éthique et le code de conduite, couvrant la prévention du harcèlement et de la dénonciation des dysfonctionnements avec la participation des personnes de confiance de l’Agence, et trois sessions de formation sur la gestion des conflits d’intérêts; relève qu’en 2019, 106 déclarations d’intérêts ont été présentées par des membres du personnel nommés en tant qu’agents ou vérificateurs dans les circuits opérationnels et financiers, ainsi que par des nouveaux arrivants, dont 21 ont déclaré des intérêts et que, dans le cas d’un membre du personnel, il a été recommandé qu’il ne participe pas à plusieurs actions afin de respecter les règles de prévention des conflits d’intérêts; relève qu’en juin 2020, le conseil d’administration devait adopter de nouvelles règles sur les conflits d’intérêts qui s’appliqueraient à tous les membres du personnel de l’Agence, y compris ses cadres supérieurs; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge des progrès accomplis d’ici juin 2021; |
| 23. | souligne que le cadre déontologique actuel applicable aux institutions et agences de l’Union souffre de lacunes considérables en raison de sa fragmentation et du manque de coordination entre les dispositions existantes; insiste sur le fait que ces problèmes devraient être résolus par la création d’un cadre déontologique commun, qui garantisse le respect de normes déontologiques élevées par toutes les institutions et agences de l’Union; |
| 24. | souligne que certains fonctionnaires établissent des déclarations d’absence de conflit d’intérêts et fournissent des autoévaluations quant à leur respect des normes éthiques; souligne toutefois que ces autodéclarations et ces autoévaluations ne sont pas suffisantes et qu’un contrôle supplémentaire est donc nécessaire; |
| 25. | constate que, d’après la réponse de l’Agence, la législation n’exige pas la publication des CV des membres de son conseil d’administration; souligne, à cet égard, que les agences de l’Union devraient montrer l’exemple en matière de transparence et invite les membres du conseil d’administration à publier leurs CV sur le site internet de l’Agence; note que l’Agence continuera d’encourager les représentants du conseil d’administration à fournir leurs CV afin d’accroître la transparence; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge des progrès accomplis d’ici juin 2021; |
Contrôles internes
| 26. | note que le service d’audit interne, à la suite de l’audit réalisé en 2019 sur le recrutement du personnel, la gestion et l’engagement des prestataires de services structurels et l’éthique organisationnelle de l’Agence, a mis en lumière deux problèmes «très importants»; note que l’Agence mettra en place un plan d’action pour donner suite à ces recommandations; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre des recommandations d’audit; |
| 27. | constate, à la lumière des commentaires et observations de l’autorité de décharge sur les recommandations d’audit en suspens, qu’à la fin de 2019, le taux de mise en œuvre des recommandations d’audit était de 62 % (21 recommandations mises en œuvre sur 34); relève qu’au total, 32 recommandations étaient en suspens à la fin de 2019, dont aucune n’était «critique»; note qu’en 2020, l’Agence a pris des mesures fermes et urgentes pour donner suite aux recommandations tardives, y compris en fixant des délais de mise en œuvre révisés; invite l’Agence à informer l’autorité de décharge d’ici juin 2021 de la mise en œuvre des recommandations d’audit; |
| 28. | note que l’Agence a adopté et déployé le cadre de contrôle interne révisé début 2019; |
| 29. | souligne que l’Agence doit accroître sa numérisation concernant son fonctionnement et ses procédures de gestion internes; souligne qu’il faut que les agences continuent de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter à tout prix l’apparition d’un fossé numérique entre les agences; attire néanmoins l’attention sur la nécessité de prendre les mesures de sécurité nécessaires afin d’éviter tout risque pour la sécurité en ligne des informations traitées par l’Agence; |
| 30. | relève les efforts réalisés pour accroître la cybersécurité et la protection des données au sein de l’Agence; |
Autres observations
| 31. | note qu’en prévision du retrait du Royaume-Uni de l’Union, l’Agence a procédé à tous les préparatifs nécessaires pour assurer la déconnexion du Royaume-Uni et l’éventuelle suppression des données britanniques du système d’information Schengen et du système européen de comparaison des signalements dactyloscopiques des demandeurs d’asile, comme l’exige le cadre juridique; note que l’Agence a effectué les préparatifs nécessaires pour la mise en application des dispositions de l’accord sur le retrait du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord de l’Union européenne et de la Communauté européenne de l’énergie atomique (3) et des lignes directrices correspondantes de la Commission concernant la participation du Royaume-Uni aux organes de gouvernance, à la gestion des ressources humaines, aux rapports statistiques et autres questions importantes de l’Agence; |
| 32. | se félicite de la présence en ligne active de l’Agence en 2019; encourage l’Agence à poursuivre la promotion de ses travaux, recherches et activités afin d’accroître sa visibilité auprès du public; |
| 33. | renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant sa décision de décharge, à sa résolution du 29 avril 2021 (4) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences. |
(1) JO C 107 du 31.3.2020, p. 172.
(2) Règlement (UE) 2018/1726 du Parlement européen et du Conseil du 14 novembre 2018 relatif à l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA), modifiant le règlement (CE) no 1987/2006 et la décision 2007/533/JAI du Conseil et abrogeant le règlement (UE) no 1077/2011 (JO L 295 du 21.11.2018, p. 99).
(3) JO L 29 du 31.1.2020, p. 7.
(4) Textes adoptés de cette date, P9_TA(2021)0215.