Acte préparatoire — 52022BP1720

A.

considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif de l’Agence de soutien à l’ORECE (ci-après l’«Office de l’ORECE») pour l’exercice 2020 était de 7 233 653 EUR, ce qui représente une hausse de 27,96 % par rapport à 2019, principalement imputable à une augmentation des effectifs et des dépenses opérationnelles; qu’en 2020, le taux d’inflation dans l’Union était de 0,7 %; que le budget de l’Office de l’ORECE provient du budget de l’Union et des contributions des pays tiers;

B.

considérant que la Cour des comptes (ci-après la «Cour») a affirmé, dans son rapport sur les comptes annuels de l’Office de l’ORECE relatifs à l’exercice 2020 (ci-après le «rapport de la Cour»), avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels de l’Office de l’ORECE sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont légales et régulières;

1.

relève avec satisfaction que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2020 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire de 99,07 %, ce qui représente une baisse de 0,86 % par rapport à 2019; constate également que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 61,14 %, soit une baisse de 20,85 % par rapport à 2019;

2.

constate avec satisfaction que l’Office de l’ORECE utilise certaines mesures, comme des indicateurs de performance clés, pour évaluer la valeur ajoutée de ses activités, ainsi que d’autres mesures pour améliorer sa gestion budgétaire, telles que la réponse en temps utile de l’Office de l’ORECE aux demandes des utilisateurs, le nombre de dispositifs de protection des données en place par rapport au nombre d’opérations de traitement recensées et la minimisation de la durée d’indisponibilité continue de ses systèmes;

3.

se félicite que l’Office de l’ORECE ait trouvé des synergies avec d’autres agences dans des domaines communs et qu’il coopère actuellement avec l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle à l’élaboration d’un nouveau site web institutionnel avec l’Office, et avec l’Autorité européenne de sécurité des aliments au regard de l’utilisation de l’infrastructure informatique et de plateformes en ligne; relève en outre que l’Office de l’ORECE utilise dans toute la mesure du possible les services offerts par la Commission et d’autres institutions et organes de l’Union concernant les systèmes de contrôle interne; invite l’Office de l’ORECE à informer l’autorité de décharge des évolutions à cet égard;

4.

constate, en ce qui concerne les suites données aux observations formulées par l’autorité de décharge dans la décharge 2019, qu’en 2021, l’Office de l’ORECE a créé un poste de responsable local de la sécurité dans les limites de l’effectif existant d’agents temporaires, et a recruté un coordinateur intérimaire du contrôle interne pour six mois; fait observer que ces solutions ne sauraient répondre durablement aux problèmes de personnel de l’Office de l’ORECE;

5.

note qu’au 31 décembre 2020, 87,50 % du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 14 agents temporaires engagés sur les 16 agents temporaires autorisés au titre du budget de l’Union (contre 16 postes autorisés en 2019); relève, en outre, que 22 agents contractuels et 9 experts nationaux détachés travaillaient pour l’Office de l’ORECE en 2020;

6.

réitère sa préoccupation quant au déséquilibre de la répartition hommes-femmes parmi les cadres moyens et supérieurs de l’Office de l’ORECE, qui compte trois hommes pour une femme (75 %) et au sein du conseil d’administration de l’Office de l’ORECE, dont 23 membres sur 29 sont des hommes (79,31 %); prend acte de la répartition hommes-femmes plus équilibrée à l’échelon de l’ensemble du personnel de l’Office de l’ORECE, dont 24 membres sur 42 (57,14 %) sont des hommes; demande une nouvelle fois à l’Office de l’ORECE de prendre des mesures pour parvenir à l’équilibre entre les hommes et les femmes dans les plus brefs délais; invite à nouveau la Commission et les États membres à tenir compte de l’importance de garantir l’équilibre hommes-femmes lors de la nomination de leurs membres au conseil d’administration de l’Office de l’ORECE;

7.

s’inquiète de la taille pléthorique du conseil d’administration de l’Office de l’ORECE, qui rend la prise de décision difficile et génère des coûts administratifs considérables;

8.

relève, au regard des suites données par l’Office de l’ORECE aux observations formulées par l’autorité de décharge dans la décharge 2019, que celui-ci dépend toujours de ressources externes, et d’une entreprise en particulier, pour différents types de services (tels que le soutien administratif et de secrétariat, l’organisation de manifestations, le bien-être et l’intégration du personnel), ce qui crée un risque pour la continuité des activités;

9.

constate, au regard des suites données par l’Office de l’ORECE aux observations formulées par l’autorité de décharge dans la décharge 2019, que l’Office de l’ORECE peine à attirer et à retenir des professionnels; reconnaît que l’Office de l’ORECE travaille en permanence à améliorer les conditions d’emploi de son personnel et applique d’autres mesures d’atténuation, et l’invite à informer l’autorité de décharge des progrès réalisés à cet égard;

10.

salue les efforts déployés par l’Office de l’ORECE dans sa politique du personnel pour favoriser le télétravail et une vie saine et continue de l’encourager à poursuivre l’élaboration d’un cadre d’action à long terme en matière de ressources humaines, axé sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, l’orientation tout au long de la vie et l’évolution de carrière, l’équilibre hommes-femmes, le télétravail, l’équilibre géographique ainsi que le recrutement des personnes en situation de handicap et leur intégration;

11.

relève, au regard du rapport de la Cour, que l’Office de l’ORECE a signé un contrat-cadre avec une entreprise pour la prestation de services de secrétariat qui n’était pas conforme aux règles sociales et en matière d’emploi de l’Union, et qu’il s’expose ainsi à un risque juridique et à un risque pour sa réputation; constate qu’une affaire concernant le travail temporaire est pendante devant la Cour de justice; relève en outre que la Cour s’abstiendra de formuler des observations sur la régularité de la démarche de l’Office de l’ORECE en la matière tant que la Cour de justice n’aura pas statué sur cette affaire;

12.

constate, au regard du rapport de la Cour, que l’Office de l’ORECE a clôturé une procédure de passation de marché et signé un contrat avant d’évaluer toutes les offres qu’il avait reçues; relève que l’Office de l’ORECE a égaré une offre présentée par une personne qui a déclaré un conflit d’intérêts potentiel et qu’il n’a pas évalué cette offre; note que dans le rapport d’évaluation concernant cette procédure, l’Office de l’ORECE n’expliquait pas comment il avait conclu si les offres reçues étaient ou non conformes aux critères d’admissibilité; relève, à cet égard, que la Cour a jugé le contrat irrégulier; relève, au regard de la réponse de l’Office de l’ORECE aux observations formulées dans le cadre de la décharge 2019, que la procédure de passation de marché en question a eu lieu pendant la période au cours de laquelle l’Office de l’ORECE avait encore recours à la procédure décentralisée de passation de marchés, mais qu’une procédure centralisée de passation de marché a été mise en place à partir du 1er juillet 2019; invite l’Office de l’ORECE à informer l’autorité de décharge de l’évolution de ce dossier;

13.

prend acte des mesures prises par l’Office de l’ORECE et des efforts qu’il déploie actuellement pour garantir la transparence ainsi que la prévention et la gestion des conflits d’intérêts; constate que les CV de la plupart des membres du conseil d’administration sont publiés sur son site internet et que l’Office de l’ORECE progresse dans ses pratiques concernant la collecte des CV; relève que l’Office de l’ORECE envoie des rappels aux membres et aux participants qui n’ont pas encore transmis les documents les concernant et demande ces documents à tous les membres nouvellement nommés afin de recueillir les CV et les déclarations d’intérêts de tous les membres du conseil d’administration; note que l’Office de l’ORECE rappelle également aux membres l’obligation de publier les CV et les déclarations durant les réunions plénières;

14.

relève que le service d’audit interne (SAI) de la Commission a réalisé une évaluation de risques complète pour l’Office de l’ORECE afin d’établir un plan d’audit interne stratégique pour la période 2021-2023; relève que le SAI n’a pas identifié de risques critiques; constate en outre qu’à la fin de l’année 2020, le SAI a clôturé toutes ses recommandations relatives aux audits de l’Office de l’ORECE concernant les exercices antérieurs;

15.

relève qu’en raison de la pandémie de COVID-19, l’Office de l’ORECE a annulé la plupart des événements prévus en présentiel, mais qu’il a réussi à organiser ceux-ci en vidéoconférence; note que de ce fait, l’Office de l’ORECE n’a pas eu besoin de prendre en charge les frais de voyage de ses représentants, ce qui a entraîné une réduction de ses dépenses et une amélioration des performances environnementales;

16.

note qu’en raison de la Covid-19, l’Office de l’ORECE a pris des mesures pour renforcer ses services informatiques afin de mieux répondre au besoin accru de collaboration virtuelle, et a ainsi achevé le développement et la mise en service d’une nouvelle plateforme de diffusion et d’enregistrement vidéo dotée de capacités cognitives (traduction et sous-titrage pour les événements numériques en direct et enregistrés), acquis du matériel d’infrastructure de base (serveurs) et mis à niveau les installations et services de vidéoconférence des locaux de l’Office de l’ORECE à Bruxelles;

17.

souligne que l’Office de l’ORECE développe actuellement un site internet pour garantir l’accès des personnes handicapées; note que le projet devrait être réalisé entre 2021 et 2023; relève en outre que les spécifications techniques comprendront des exigences en matière d’accessibilité et que les groupes concernés seront associés au projet, afin de garantir un niveau élevé d’accessibilité; invite l’Office de l’ORECE à informer l’autorité de décharge des évolutions à cet égard;

18.

rappelle qu’il importe d’accroître la numérisation de l’Office de l’ORECE tant en ce qui concerne son fonctionnement et sa gestion internes que pour accélérer la numérisation des procédures; souligne qu’il faut que l’Office de l’ORECE continue de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter à tout prix l’apparition d’un fossé numérique entre les agences; attire néanmoins l’attention sur l’obligation de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires afin d’éviter tout risque de sécurité en ligne quant aux informations traitées; invite l’Office de l’ORECE à accélérer l’élaboration de sa politique de cybersécurité et à informer l’autorité de décharge dès qu’elle sera prête;

19.

demande à l’Office de l’ORECE de s’attacher à diffuser les résultats de ses recherches auprès du public; relève que toutes les activités de l’Office de l’ORECE figurent dans ses documents uniques de programmation; constate que les dispositions relatives à la communication et la visibilité de l’Office de l’ORECE ont été incluses dans le nouvel accord de siège, qui permet la planification d’activités concrètes et une coopération beaucoup plus étroite entre l’Office de l’ORECE et l’État membre d’accueil (Lettonie) dans les années à venir;

20.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 4 mai 2022 (2) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.