Acte préparatoire — 52022BP1723

A.

considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif du Centre de traduction des organes de l’Union européenne (ci-après «le Centre») était de 46 804 684 EUR pour l’exercice 2020, en hausse de 2,30 % par rapport à 2019; que le budget du Centre provient à 88,74 % de contributions directes d’institutions, d’organes et d’organismes;

B.

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels du Centre de traduction des organes de l’Union européenne pour l’exercice 2020 (ci-après «le rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après «la Cour») affirme avoir obtenu l’assurance raisonnable que les comptes annuels du Centre étaient fiables et que les opérations sous-jacentes étaient légales et régulières;

1.

note que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2020 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire de 89,99 %, ce qui représente une baisse de 3,05 % par rapport à 2019; constate également que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 83,36 %, soit une baisse de 1,75 % par rapport à 2019; relève que la crise de la COVID-19 a fait peser une importante incertitude sur les recettes du Centre, les prévisions budgétaires de ses clients suivant une évolution non linéaire; observe avec satisfaction que le Centre, malgré cette incertitude, a pu équilibrer son budget pour 2020;

2.

se félicite que, selon le Centre, celui-ci ait mis presque totalement en œuvre (à 98 %) son plan de transformation 2019-2020, lequel a été élaboré à partir des recommandations émises à la suite d’une étude externe intitulée «Study on the Translation Centre as the Shared Linguistic Service Provider for the EU Agencies and Bodies» (étude sur le Centre de traduction, prestataire de services linguistiques commun aux agences et organes de l’Union);

3.

souligne que le Centre, qui a célébré son vingt-cinquième anniversaire en 2020, apporte une contribution essentielle au respect du principe fondamental du multilinguisme dans l’Union, ce qui non seulement permet le bon fonctionnement des institutions, organes et organismes de l’Union, mais aussi donne aux citoyens et aux organisations de l’Union les moyens d’accéder à l’information et de tirer pleinement parti des possibilités qui leur sont offertes dans les domaines social, culturel, économique et éducatif; félicite le Centre pour les progrès accomplis dans la réalisation de sa mission et l’invite à continuer de contribuer au multilinguisme dans l’Union;

4.

prend acte de l’attention portée par le Centre aux retombées directes de ses activités; prend acte des indicateurs de performance clés en matière financière qui donnent une bonne indication des performances opérationnelles du Centre; reconnaît que les indicateurs de performance stratégiques clés offrent un éclairage multidirectionnel sur les performances du Centre, au-delà de ses réalisations; encourage le Centre à continuer de suivre ses performances sur ces deux plans que sont les retombées directes de ses activités et sa performance stratégique;

5.

salue les efforts constants déployés par le Centre en 2020 pour garantir la qualité des traductions produites par ses prestataires externes de services linguistiques, ainsi que les mesures strictes prises à l’encontre de plusieurs contractants dont les documents ont été jugés insatisfaisants à plusieurs reprises; se félicite, à cet égard, du lancement, fin août 2020, d’un système entièrement révisé de retour d’informations pour les clients, qui privilégie non plus la mesure de la satisfaction des clients au moyen de formulaires mais la production de versions actualisées; invite le Centre à mettre à jour et à adapter en permanence ce système en fonction des réactions reçues;

6.

constate que, s’établissant à 635 269, le nombre de pages de documents traduites, modifiées, contrôlées sur le plan rédactionnel et révisées ont affiché une relative stabilité par rapport à 2019 (639 525 pages), essentiellement sous l’effet conjugué de la diminution du nombre de pages relatives aux marques de l’Union traduites pour l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle (-47 928 pages, soit une baisse de 13,8 %, par rapport à 2019) et de l’augmentation parallèle du nombre de pages de documents ne se rapportant pas aux marques de l’Union (+43 672 pages, soit une hausse de 15 %, par rapport à 2019);

7.

félicite le Centre pour l’élargissement de son portefeuille de clients, que le Parquet européen a rejoint en novembre 2020;

8.

salue le fait que le Centre ait mis au point de nouveaux services linguistiques et méthodes de travail pour ses clients, tels que la traduction automatique, la traduction automatique personnalisée, la transcription avec ou sans intervention humaine et le sous-titrage optimisé;

9.

relève avec satisfaction qu’en 2020, le Centre a commencé à utiliser l’outil commun de recrutement électronique Systal et qu’il a participé à deux procédures de sélection conjointes avec l’Agence européenne des médicaments, ce qui a permis de partager les ressources et les efforts investis dans l’établissement de listes de réserve pour des profils administratifs transversaux;

10.

relève qu’au 31 décembre 2020, 95,85 % des postes du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 47 fonctionnaires et 138 agents temporaires engagés sur les 52 fonctionnaires et 141 agents temporaires autorisés au titre du budget de l’Union (contre 193 postes autorisés en 2019); note que, de surcroît, 22 agents contractuels travaillaient pour le Centre en 2020 (le nombre de postes autorisés étant de 28);

11.

prend acte de la bonne mise en œuvre du plan de transformation 2019-2020 du Centre et du document de lancement du programme conçus pour concrétiser l’évolution structurelle du Centre; encourage le Centre à investir davantage dans la formation du personnel;

12.

constate, en ce qui concerne la proportion hommes-femmes, qu’en 2020, 100 % des postes d’encadrement supérieur étaient occupés par des hommes, un seul membre du personnel figurant à un tel poste, et que le conseil d’administration était composé à 53 % d’hommes et à 47 % de femmes; relève cependant que les hommes sont sous-représentés dans l’ensemble du personnel du Centre (37 % d’hommes et 63 % de femmes); demande au Centre de s’efforcer de parvenir à l’équilibre hommes-femmes dans son personnel;

13.

souligne qu’il convient que le Centre poursuive sa transformation ambitieuse autour du numérique et de l’intelligence artificielle afin de répondre aux besoins en matière de communication multilingue des institutions, organes et organismes de l’Union, qui doivent absorber des volumes élevés de traduction de contenus variés et spécialisés, et ce avec des ressources budgétaires limitées; souligne, dans le même temps, que la pandémie de COVID-19 risque, de manière générale, d’avoir une incidence négative, notamment sur les agents contractuels, et demande que des moyens soient trouvés pour amortir et prévenir les situations précaires à cet égard;

14.

encourage le Centre à poursuivre l’élaboration d’un cadre d’action à long terme en matière de ressources humaines qui porte sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, sur l’orientation tout au long de la vie et l’évolution de carrière, sur l’équilibre hommes-femmes, sur le télétravail, sur l’équilibre géographique et sur le recrutement et l’intégration des personnes en situation de handicap;

15.

constate que l’instauration de la publication électronique des appels d’offres et de la soumission des offres par voie électronique, qui devait venir s’ajouter à l’introduction de la facturation électronique, a été reportée en raison de la crise de la COVID-19; invite le Centre à mettre en œuvre la publication électronique des appels d’offres et la soumission des offres par voie électronique; se félicite que le Centre, par suite de la crise de la COVID-19, ait demandé à ses prestataires de services linguistiques de lui faire parvenir l’ensemble de leurs factures sous forme électronique; se félicite qu’en 2021, le Centre ait pleinement adopté les procédures de passation en ligne de marchés et ait recouru à la soumission des offres par voie électronique pour la première fois;

16.

constate avec inquiétude qu’en raison de la taille de son conseil d’administration (qui compte environ 130 membres et suppléants), le Centre ne publie sur son site internet que les déclarations d’intérêts des membres de celui-ci, mais pas leurs CV; souligne que d’autres agences publient les CV des membres de leurs conseils d’administration, alors même que ces conseils d’administration comptent plus de membres que le Centre; demande une nouvelle fois au Centre de publier les CV de tous les membres de son conseil d’administration et d’informer l’autorité de décharge des mesures prises à cet égard; relève que le CV et la déclaration d’intérêts du directeur ont été publiés sur le site internet du Centre;

17.

prend acte de l’évaluation du système de contrôle interne du Centre et de la constatation de son conseil d’administration selon laquelle les examens de suivi réalisés n’ont révélé aucun cas de contrôle insuffisant ou inefficace susceptible d’induire des risques majeurs pour le Centre, et se félicite que les examens aient été réalisés sur la base des 17 principes associés aux cinq composantes de son nouveau cadre de contrôle interne; se félicite de la conclusion du Centre selon laquelle ses systèmes de contrôle sont dans l’ensemble pleinement efficaces, des améliorations restant nécessaires pour renforcer davantage la résilience du Centre;

18.

constate que la stratégie de lutte contre la fraude du Centre remonte à 2016 et que le plan d’action de lutte contre la fraude 2019-2020 a été entièrement mis en œuvre, le suivi de l’application des mesures antifraudes étant permis par leur inscription dans le programme de travail annuel du Centre; salue en particulier l’établissement d’une liste assortie de signaux d’alerte pour l’informatique et invite le Centre à partager son expérience à cet égard avec d’autres institutions, organes et organismes de l’Union dotés d’un environnement informatique comparable; demande au Centre d’envisager de mettre à jour sa stratégie de lutte contre la fraude à la lumière d’une évaluation des risques de fraude afin que ses efforts en la matière restent axés sur les risques de fraude les plus significatifs;

19.

constate que le Centre, face aux restrictions liées à la COVID, a dématérialisé la plupart de ses procédures administratives dans les deux premières semaines de la crise et que la mise en place de divers outils de communication et systèmes de visioconférence a été considérablement accélérée, avec la création d’un environnement de télétravail pour l’ensemble du personnel dès les premiers jours, ce qui a permis au Centre de fonctionner à 98 %;

20.

se félicite que le Centre ait signé un contrat-cadre interinstitutionnel pour l’achat d’électricité produite à partir de sources d’énergie écologiques;

21.

regrette que les règlements fondateurs des autres organes et organismes de l’Union n’exigent pas qu’elles recourent aux services du Centre; rappelle que le Centre, en vertu de ses règlements fondateurs, répond aux besoins en services linguistiques des organes et organismes de l’Union;

22.

déplore le nombre élevé de membres du conseil d’administration, qui ne facilite pas la prise de décision ni la simplification de l’administration;

23.

invite le Centre à poursuivre le développement de ses synergies et à élargir la coopération et l’échange de bonnes pratiques avec les autres institutions, organes et organismes de l’Union afin d’améliorer l’efficience dans des domaines tels que les ressources humaines, la gestion immobilière, les services informatiques et la sécurité;

24.

rappelle qu’il importe d’améliorer la numérisation du Centre pour ce qui est de son fonctionnement et de sa gestion internes et d’accélérer la dématérialisation des procédures; souligne qu’il convient que le Centre continue de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter à tout prix l’apparition d’un fossé numérique entre les institutions, organes et organismes de l’Union; attire néanmoins l’attention sur la nécessité de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires afin d’éviter tout risque de sécurité en ligne quant aux informations traitées;

25.

se félicite que le Centre étudie actuellement la possibilité d’entamer prochainement la procédure d’obtention d’un certificat ISO 14001 ou EMAS en vue d’améliorer sa performance environnementale; salue, à cet égard, le fait que le Centre ait élaboré une analyse environnementale initiale en 2020;

26.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 4 mai 2022 (2) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.