Acte préparatoire — 52022BP1735

A.

considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif du Bureau européen d’appui en matière d’asile (à présent l’Agence de l’Union européenne pour l’asile — ci-après le «Bureau») pour l’exercice 2020 était de 130 986 611 EUR, ce qui représente une hausse de 27,25 % par rapport à 2019; l’augmentation porte principalement sur les dépenses liées à l’appui opérationnel; que la majeure partie du budget du Bureau provient du budget de l’Union;

B.

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels du Bureau pour l’exercice 2020 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme avoir obtenu l’assurance raisonnable que les comptes annuels du Bureau étaient fiables, et qu’elle a recueilli des éléments probants suffisants pour étayer la légalité et la régularité des recettes et des dépenses sous-jacentes aux comptes; constate avec satisfaction que le Bureau a résolu les problèmes pour lesquels l’opinion sur les dépenses sous-jacentes aux comptes avait été assortie de réserves et que la Cour n’a pas relevé d’erreurs significatives;

C.

considérant que, sans remettre en cause son opinion d’audit formulée ci-dessus, la Cour attire l’attention sur l’existence de l’affaire T-621/20 (EMCS contre EASO), qui est pendante devant le Tribunal et a une incidence sur certains aspects de cette opinion; qu’en 2020 le Bureau a lancé une procédure ouverte pour la mise à disposition de travailleurs intérimaires pour soutenir son siège et ses activités à Malte, pour un montant total estimé à 27 700 000 EUR sur quarante-huit mois; qu’en octobre 2020 le soumissionnaire écarté a déposé une plainte officielle contre le Bureau auprès du Tribunal afin de contester l’issue de la procédure de marché public;

1.

note qu’à la suite de la réception, fin 2018, d’un rapport de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF), qui a été amplement examiné dans le rapport de décharge pour 2018, le Bureau a engagé en 2019 trois procédures disciplinaires, qui se poursuivent actuellement; se félicite de la coopération de la direction actuelle du Bureau avec l’OLAF et de son engagement à donner suite aux recommandations proposées; se félicite de l’engagement du Bureau d’informer l’autorité de décharge de l’achèvement de ces procédures;

2.

constate que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2020 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire de 95,14 %, soit un niveau proche de celui enregistré en 2019 (95,22 %); note avec préoccupation que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 80,91 %, proportion estimée comme faible par la Cour, et était ainsi en baisse de 8,95 % par rapport à l’exercice précédent (89,86 %); prend acte avec inquiétude de la conclusion de la Cour selon laquelle les reports de crédits engagés pour les dépenses opérationnelles ont été élevés (33,8 %) et que le taux d’annulation des crédits budgétaires reportés de 2019 à 2020 a également été élevé (19 %); prend acte de la conclusion de la Cour selon laquelle cela est contraire au principe budgétaire d’annualité; invite le Bureau à donner suite à la recommandation de la Cour d’améliorer sa planification budgétaire et ses cycles de mise en œuvre et à informer l’autorité de décharge des progrès accomplis;

3.

relève que la Cour a déclaré irréguliers des paiements effectués en 2020 pour un montant total de 1 177 848 EUR parce qu’ils étaient liés à des erreurs de passation de marchés dans des procédures menées en 2016 et 2017 pour des locaux loués à Rome et à des procédures de passation de marchés déclarées irrégulières par la Cour au cours des années précédentes (à savoir des marchés portant sur des locaux loués à Lesbos, des travailleurs intérimaires en Italie et des experts externes); apprécie les efforts déployés par la direction actuelle du Bureau pour résilier ces contrats lorsque cela est possible ou pour réduire leur incidence financière future;

4.

se félicite que le nombre d’observations en suspens provenant de précédents rapports d’audit de la Cour ait été réduit de moitié entre 2019 et 2020; relève toutefois que 8 des 12 recommandations étaient toujours en cours; demande au Bureau de se conformer aux observations de la Cour et de prendre des mesures pour respecter ses obligations juridiques;

5.

rappelle la conclusion formulée par la Cour pour l’exercice 2017 selon laquelle les procédures concernant le suivi des dépenses relatives à des voyages étaient de piètre qualité; se félicite que le Bureau ait mené une enquête interne à ce sujet, qui a également donné lieu à des conclusions de l’OLAF; note que ces conclusions font l’objet d’un suivi et d’un traitement juridique; relève que le Bureau a mis en place des procédures de suivi des dépenses relatives à des voyages au début de l’année 2020;

6.

se félicite qu’une politique efficace de gestion des locaux loués et des services connexes, demandée par la Cour, ait été mise en place le 11 juin 2021 et pleinement appliquée à partir du 1er janvier 2022;

7.

rappelle la recommandation de la Cour pour l’exercice 2018 selon laquelle il convenait que le Bureau mette en place un contrôle financier ex post efficace; constate que le Bureau a mis en place deux types de contrôles ex post à la suite de cette recommandation; invite le Bureau à finaliser rapidement les processus en cours pour 2020 et 2021 et à informer sans délai l’autorité de décharge des résultats obtenus;

8.

prend acte de la conclusion négative du conseil d’administration du Bureau concernant le rapport coût-efficacité et la valeur ajoutée de la mise en place d’une structure d’audit interne qui s’ajouterait à la fonction d’audit interne déjà assurée par le service d’audit interne de la Commission;

9.

constate que le Bureau a indiqué avoir exécuté un total de 5 313 paiements en 2020, contre 9 871 en 2019, dont 334 (6,29 %) ont été exécutés plus de trente jours après la réception de la facture, contre 1 312 (13,29 %) en 2019; note que des intérêts d’un montant de 6 374,89 EUR ont été versés en 2020, contre 25 652,34 EUR en 2019; se félicite de l’amélioration sensible de la performance globale des délais de paiement et de la réduction des intérêts payés pour retard de paiement;

10.

rappelle qu’en 2020 quelque 13 600 demandes d’asile ont été introduites par des mineurs non accompagnés dans les États membres; souligne qu’il importe de proposer aux mineurs un système d’accueil spécifique qui les protège;

11.

relève que le Bureau utilise certaines mesures comme indicateurs de performance clés pour évaluer la performance de ses activités; se félicite de la réalisation ou du dépassement des objectifs pour une majorité d’indicateurs, malgré les difficultés rencontrées en raison de la pandémie de COVID-19; déplore que, pour un certain nombre d’indicateurs, aucune donnée nationale des États membres n’ait été disponible et invite les autorités nationales concernées et le Bureau à s’efforcer d’y remédier par toutes les voies disponibles;

12.

constate avec satisfaction que le Bureau coopère régulièrement avec d’autres agences de l’Union, en particulier avec les agences compétentes en matière de justice et d’affaires intérieures; se félicite de la coopération fondée sur des accords de coopération bilatéraux, tels que les accords de travail entre le Bureau et l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex), l’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne et l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA), ainsi que des plans de coopération avec Frontex et eu-LISA afin de mieux harmoniser les projets communs et de partager systématiquement les informations;

13.

constate que, au 31 décembre 2020, 78,96 % du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 289 agents temporaires engagés sur les 366 agents temporaires autorisés au titre du budget de l’Union (contre 284 postes autorisés en 2019), et 17 autres postes proposés ou acceptés; note, en outre, que 91 agents contractuels et experts nationaux détachés ont travaillé pour le Bureau en 2020 et que 22 postes supplémentaires ont été proposés ou acceptés, avec respectivement 123 et 11 postes autorisés;

14.

se félicite de la baisse tendancielle du nombre des intérimaires au sein du personnel; souligne que l’une des raisons de la dépendance aux intérimaires était le retard accumulé dans l’adoption et l’application du règlement (UE) 2021/2303 du Parlement européen et du Conseil (2) (ci-après «le règlement») établissant l’Agence de l’Union européenne pour l’asile; se félicite de l’entrée en vigueur du règlement, qui a permis à la nouvelle agence de l’UE pour l’asile d’employer des experts rémunérés; souligne qu’afin de réduire cette dépendance, le Bureau a entretenu un dialogue actif avec la Commission; déplore que seules des solutions de court terme aient été dégagées et que le Bureau ait été autorisé à employer 58 agents contractuels en 2020 pour une durée d’un an seulement, jusqu’à la date d’adoption prévue du règlement; relève cependant qu’en raison du retard pris dans l’adoption du règlement, le Bureau s’est trouvé dans une situation difficile, l’accord ne lui permettant pas de prolonger ces contrats jusqu’à l’entrée en vigueur du règlement; regrette le sérieux manque d’anticipation de la part de la Commission lorsqu’elle a créé et attribué ces postes au Bureau; souligne que cette situation a eu une incidence négative sur la capacité du Bureau à recruter du personnel et sur ses activités;

15.

constate avec inquiétude qu’en dépit de la conclusion de la Cour selon laquelle des progrès ont été accomplis pour attirer de nouveaux agents, le taux d’exécution de 78,96 % signifie que, pour la quatrième année consécutive, le Bureau n’a pas réussi à atteindre les objectifs fixés dans son tableau des effectifs; relève qu’en 2020, 58 agents contractuels supplémentaires ont été recrutés, ce qui n’était pas prévu dans le tableau des effectifs; se félicite de l’augmentation progressive du taux d’occupation du Bureau, et du fait que le Bureau a légèrement dépassé le taux d’exécution prévu de 90 % de son tableau des effectifs à la fin de 2021; se félicite de la baisse du taux de rotation du personnel, qui est passé de 6,58 % en 2019 à 5,73 % en 2020;

16.

rappelle que la Cour a conclu, pour l’exercice 2017, que les contrats n’ont guère fait l’objet d’un suivi aux fins du respect des règles nationales en matière de travailleurs intérimaires; note que, compte tenu de l’affaire C-948/19 pendante devant la Cour de justice de l’Union européenne (ci-après la «Cour de justice»), la Cour s’abstiendra de formuler des observations sur la régularité de la démarche du Bureau; invite le Bureau à informer l’autorité de décharge des prochaines mesure qu’il prendra concernant ce dossier une fois que la Cour de justice aura publié sa décision dans cette affaire;

17.

rappelle la conclusion de la Cour, formulée dans le cadre de l’exercice 2018, selon laquelle les contrats du Bureau conclus avec des sociétés informatiques avaient été rédigés d’une manière qui pourrait impliquer la mise à disposition de travailleurs intérimaires et non la fourniture de services ou de produits clairement définis, ce qui serait contraire au statut des fonctionnaires de l’Union et à sa réglementation en matière sociale et d’emploi; rappelle la recommandation de la Cour selon laquelle le Bureau devrait rédiger des contrats de sorte à éviter toute confusion entre les marchés publics relatifs à l’acquisition de services informatiques et ceux concernant les travailleurs intérimaires, et prend acte de l’observation de la Cour pour l’exercice 2020 selon laquelle des progrès sont toujours en cours sur cette question; invite le Bureau à traiter rapidement cette question;

18.

rappelle la conclusion de la Cour pour l’exercice 2019 selon laquelle les procédures relatives à la sélection d’experts externes et à la conclusion de contrats avec ces derniers étaient systématiquement dépourvues de piste d’audit adéquate et les paiements effectués par la suite au titre de à ces contrats étaient irréguliers; note que le Bureau a mis en œuvre les recommandations de la Cour tout en publiant un nouvel appel à manifestation d’intérêt en 2020; invite le Bureau à tenir l’autorité de décharge informée des progrès réalisés à cet égard;

19.

insiste sur le fait que l’attribution de postes par la Commission sans rapport avec les exigences et les missions envisagées pour les postes concernés influe négativement sur le bon fonctionnement du Bureau;

20.

prend acte de la constatation de la Cour selon laquelle, en 2020, le Bureau comptait 16 postes d’encadrement vacants, dont 10 étaient occupés par intérim depuis plus d’un an; prend acte que la Cour conclut que cette situation est contraire au statut des fonctionnaires, qui limite la durée des nominations temporaires aux postes d’encadrement à un an, et qu’une telle insécurité au niveau des postes d’encadrement pourrait nuire à la direction et à la continuité stratégique du Bureau;

21.

rappelle que, dans l’exercice de ses activités, le Bureau est relativement dépendant de la coopération des États membres, notamment en ce qui concerne le nombre d’experts nationaux mis à disposition dans le cadre de la réserve d’intervention «asile», visée à l’article 15 du règlement (UE) no 439/2010 du Parlement européen et du Conseil (3) portant création du Bureau; souligne que, selon la Cour, en raison du nombre limité des experts nationaux mis à disposition, le Bureau s’est également appuyé sur des travailleurs intérimaires pour la réalisation des activités de soutien opérationnel sur place; invite les États membres à s’acquitter de leurs obligations en ce qui concerne les experts nationaux afin d’éviter que le Bureau ne doive recourir à des contractants externes;

22.

prend acte avec inquiétude de l’équilibre hommes-femmes dans l’encadrement supérieur du Bureau, avec 10 hommes (83,3 %) et 2 femmes (16,7 %), et dans son conseil d’administration, avec 21 hommes (67,7 %) et 10 femmes (32,3 %); relève que le personnel total est composé de 186 hommes (38 %) et de 304 femmes (62 %); demande à l’Agence de veiller à l’équilibre hommes-femmes dans l’encadrement et le personnel à l’avenir; invite à nouveau la Commission et les États membres à tenir compte de l’importance de garantir l’équilibre hommes-femmes lors de la nomination de leurs membres au conseil d’administration du Bureau;

23.

prend acte de l’affaire pendante devant le Tribunal en ce qui concerne la passation de marchés pour le recrutement de travailleurs intérimaires à Malte; souligne qu’il convient d’observer un niveau élevé de transparence dans toutes les procédures de passation de marchés publics au sein des organismes de l’Union; invite le Bureau à informer régulièrement l’autorité de décharge de l’état et du déroulement des procédures judiciaires dans cette affaire;

24.

constate que le Bureau a lancé 65 procédures en 2020, contre 48 en 2019, dont une majorité de procédures négociées avec un candidat (40 %) et des appels ouverts (26,15 %);

25.

prend acte de la réponse du Bureau à l’autorité de décharge concernant les déclarations d’intérêts, selon laquelle tous les membres du personnel signent une déclaration d’intérêts à leur entrée en fonctions; note que la déclaration d’intérêts de la directrice exécutive a été publiée sur le site internet du Bureau; invite à nouveau le Bureau à publier les déclarations d’intérêts des autres membres de l’encadrement supérieur sur son site internet;

26.

note qu’une politique révisée en matière de conflits d’intérêts a atteint le stade final de la consultation interservices avant d’être soumise au conseil d’administration; invite le Bureau à finaliser cette politique révisée;

27.

se félicite de la révision des stratégies de contrôle pour les principales activités de contrôle mises en place par le Bureau, qui a suivi une approche fondée sur les risques et a pris en considération le rapport coût-efficacité des contrôles; se félicite de l’amélioration générale de la situation en ce qui concerne le contrôle interne, y compris les marchés publics, au sein du Bureau, qui ressort du rapport de la Cour; prend acte, à cet égard, de l’observation de la Cour selon laquelle le plan d’action pour la gouvernance de 2018 a été interrompu en 2020 et intégré dans le rapport de suivi trimestriel adressé au conseil d’administration et dans l’autoévaluation du contrôle interne, mais que certaines actions sont toujours jugées pertinentes par la Cour et doivent être traitées de manière approfondie, et invite le Bureau à poursuivre la mise en œuvre de ces actions, en notant, en particulier, le nombre de travailleurs intérimaires remplaçant des membres du personnel, le nombre de postes d’encadrement vacants et la mise à jour de la politique en matière de conflits d’intérêts, et à tenir l’autorité de décharge informée des progrès réalisés à cet égard;

28.

se félicite de la prise en compte détaillée de l’autoévaluation du contrôle interne du Bureau dans son rapport annuel d’activité consolidé, qui a fourni un très bon éclairage sur l’état du contrôle interne au sein du Bureau; prend acte de la conclusion de l’autoévaluation selon laquelle le système de contrôle interne du Bureau est efficace et efficient, avec quelques améliorations nécessaires; encourage le Bureau à poursuivre la bonne pratique consistant à évaluer et à mettre en œuvre les améliorations recensées;

29.

se félicite que la mise en œuvre du cadre de contrôle interne ait encore été renforcée en 2020, puisqu’une fonction de contrôle ex post y a été ajoutée, ce qui répond aux observations formulées les années précédentes par l’autorité de décharge;

30.

prend acte de la création d’une équipe de réaction à la COVID-19 au sein du Bureau, par décision de la directrice exécutive du 11 mars 2020, et de la réaction coordonnée au sein du Bureau face à la pandémie de COVID-19; souligne que la taille et la complexité des opérations du Bureau ainsi que les événements récents tels que la pandémie de COVID-19 soulignent l’importance d’un tel plan, formalisé et actualisé; relève que le Bureau a approuvé son plan de continuité des activités le 31 mars 2021;

31.

se félicite du soutien apporté par le Bureau aux États membres pour relever les défis liés à la pandémie de COVID-19, tels que l’incidence de la pandémie sur des aspects spécifiques du processus d’asile et de la réinstallation, grâce à des réunions par visioconférence de ses réseaux thématiques; se félicite des recommandations formulées sur les solutions à distance pour l’enregistrement et les entretiens en matière d’asile; prend acte avec satisfaction du plan de déploiement proactif du Bureau pour la vaccination des demandeurs d’asile et des bénéficiaires d’une protection internationale;

32.

se félicite que le Bureau indique que certaines des mesures prises en réponse à la pandémie de COVID-19 ont eu une incidence positive sur ses performances environnementales, en particulier une réduction de sa consommation d’électricité, une réduction de sa contribution aux émissions mondiales de CO2 dues aux déplacements en raison de l’annulation des missions et des déplacements des participants aux réunions du Bureau et aux sessions de formation, ainsi que de la fin de l’obligation de présence physique des candidats aux procédures de sélection du personnel et aux évaluations écrites, en s’appuyant plutôt sur des solutions de remplacement gérées à distance (visioconférence et évaluation en ligne surveillée);

33.

se félicite que le Bureau s’est efforcé de maintenir des mesures environnementales et de les compléter par des initiatives à plus long terme visant à réduire son empreinte carbone et à améliorer sa situation dans les domaines des bâtiments verts et de la mobilité durable, en ce qui concerne les déplacements liés au personnel, des déplacements plus écologiques du domicile au travail et pour se rendre aux réunions et aux activités de formation; encourage le Bureau à partager les enseignements qu’il a tirés avec d’autres membres du réseau des agences de l’Union;

34.

salue la création, en 2020, du secteur «Affaires juridiques et protection des données» du Bureau au sein du bureau exécutif; souligne que ce secteur contribue à garantir un environnement juridique sain pour le fonctionnement du Bureau, le traitement des procédures contentieuses et précontentieuses et la représentation du Bureau dans les procédures judiciaires;

35.

souligne qu’en 2020 le Bureau a continué à rencontrer des difficultés pour accomplir certaines tâches en raison de son mandat obsolète, notamment en ce qui concerne le cadre juridique et les mécanismes de déploiement d’équipes d’appui «asile» fournissant le soutien requis par les États membres; se félicite de l’accord conclu par les colégislateurs et de l’entrée en vigueur du règlement, qui a transformé le Bureau en une Agence de l’Union européenne pour l’asile à part entière;

36.

rappelle le rôle important que joue le Bureau dans la politique d’asile de l’Union, en apportant son aide aux États membres qui le sollicitent pour sa solide expertise et ses ressources appréciables dans ce domaine; salue la signature d’un nouveau plan de soutien opérationnel avec l’Espagne en 2020, ce qui porte le nombre total de pays recevant un appui du Bureau à huit; souligne que l’activation de cette mesure de soutien a marqué le plein fonctionnement du Bureau dans son cinquième État membre opérationnel, les autres étant Chypre, la Grèce, l’Italie et Malte, ce qui signifie que le Bureau aide désormais tous les principaux pays de première arrivée à gérer les procédures d’asile, les procédures d’accueil ou les deux;

37.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 4 mai 2022 (4) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.