Acte préparatoire — 52022BP1762

A.

considérant que, selon l’état des recettes et des dépenses (1) de l’Institut européen d’innovation et de technologie (ci-après l’«Institut»), le budget définitif de l’Institut pour l’exercice 2020 s’élevait à 625 088 022,57 EUR, soit une augmentation de 12,04 % par rapport à 2019; que la contribution globale de l’Union au budget de l’Institut s’est élevée à 546 629 182,74 EUR en 2020, soit une augmentation de 31,4 % par rapport à 2019; que le taux d’inflation de l’Union s’élevait à 0,7 % en 2020;

B.

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels de l’Institut relatifs à l’exercice 2020 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») a affirmé avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels de l’Institut étaient fiables et que les opérations sous-jacentes étaient légales et régulières;

1.

relève avec satisfaction que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2020 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire de 99,85 %, ce qui représente une hausse de 2,81 % par rapport à l’exercice 2019; constate que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 99,13 %, ce qui représente une augmentation de 1,56 % par rapport à 2019;

2.

note, en ce qui concerne le suivi de l’observation concernant le remboursement des frais de voyage et de séjour de 1 200 EUR engagés par un agent intérimaire de l’Institut, que par souci de prudence et afin d’éviter le risque de double financement, le contrat-cadre de l’Institut pour les services de personnel intérimaire exclut le recours aux remboursements pour les représentants des contractants; relève qu’à titre de mesure corrective, l’Institut est en train d’adapter ses politiques afin de couvrir les frais de mission réellement engagés par les agents intérimaires; prend également acte de la réponse de l’Institut selon laquelle ses agents intérimaires n’ont effectué aucune mission en 2020; invite l’Institut à rendre compte à l’autorité de décharge des évolutions dans ce domaine;

3.

constate que les communautés de la connaissance et de l’innovation (CCI) n’ont pas utilisé l’intégralité des subventions accordées par l’Institut; relève que l’augmentation du budget de l’Institut et le nombre croissant de CCI à surveiller n’ont pas été accompagnés par une augmentation correspondante du nombre d’emplois;

4.

se félicite qu’en réponse aux difficultés posées par la pandémie de COVID-19, l’Institut ait lancé et géré avec succès l’initiative en réaction à la crise dans le cadre de ses «projets de réaction à la pandémie» visant à soutenir le pôle d’innovation européen; note qu’en 2020, le comité directeur de l’Institut a décidé de mobiliser 60 000 000 EUR de fonds supplémentaires en faveur des innovateurs qui cherchent des solutions à forte incidence visant à résoudre les difficultés sociales et économiques sans précédent engendrées par la pandémie de COVID-19;

5.

constate que, dans le cadre du suivi des observations des exercices précédents, l’Institut a recensé des possibilités de partager ses ressources, de développer des synergies et de renforcer sa coopération avec d’autres agences de l’Union en vue d’améliorer son efficacité; se félicite, en particulier, de la signature en 2020 de trois protocoles d’accord concernant les services de formation, les pratiques en matière de marchés publics, le partage de contenus et la gestion des ressources humaines, avec l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle, l’Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles et l’Agence de l’Union européenne pour la formation des services répressifs; note, en outre, que l’Institut souhaite participer à un projet mis en œuvre par le gouvernement hongrois en vue de fournir des bureaux partagés à toutes les organisations internationales dont le siège se trouve à Budapest; invite l’Institut à informer l’autorité de décharge de l’évolution de ces partenariats;

6.

constate que l’Institut a pris des mesures pour améliorer sa sécurité en ligne et numériser davantage ses opérations internes et ses procédures de gestion; invite l’Institut à informer l’autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre de ces mesures;

7.

note qu’au 31 décembre 2020, 95,56 % du tableau des effectifs étaient pourvus avec 43 agents temporaires engagés sur les 45 agents temporaires autorisés au titre du budget de l’Union (contre 44 postes autorisés en 2019); note en outre que 22 agents contractuels et un expert national détaché ont travaillé pour l’Institut en 2020;

8.

prend acte avec préoccupation du déséquilibre hommes-femmes au sein de l’encadrement supérieur et intermédiaire de l’Institut, cinq postes sur six (soit 83 %) étant occupés par des hommes; se félicite de l’équilibre entre les hommes et les femmes au sein du conseil d’administration de l’Institut, où six postes sur douze (soit 50 %) sont occupés à parts égales par des hommes et par des femmes, ainsi qu’au sein de l’ensemble du personnel de l’Institut, où 37 postes sur 64 (soit 57,81 %) sont occupés par des femmes;

9.

relève que trois des membres du comité directeur de l’Institut continuent de recevoir des fonds provenant du budget en tant que conseillers ou agents contractuels ou parce qu’ils occupent d’autres fonctions au sein de l’Institut, en particulier deux anciens députés au Parlement européen et un ancien commissaire; relève par ailleurs qu’un autre ancien député au Parlement européen a reçu 15 000 EUR en 2020-2021 dans le cadre d’un contrat de services avec l’Institut pour la prestation de services de conseil concernant les synergies avec les Fonds structurels et d’investissement européens;

10.

constate qu’en 2020, la charge de travail a augmenté et des tâches se sont ajoutées en raison de la période de transition entre Horizon 2020 et Horizon Europe; note qu’en 2020, une contribution financière accrue de 600 millions d’EUR a été octroyée aux huit communautés de la connaissance et de l’innovation de l’Institut en vue de la mise en œuvre de leurs plans d’affaires pour 2020; relève en outre qu’en raison de la pandémie de COVID-19, l’Institut a lancé l’initiative en réaction à la crise pour soutenir la communauté de l’Institut et la famille européenne de l’innovation;

11.

relève dans le rapport de la Cour que la mise en œuvre d’une observation datant de 2017 concernant la publication des avis de vacance est toujours en cours, étant donné que l’Institut ne publie pas systématiquement ses postes vacants sur le site de l’Office européen de sélection du personnel;

12.

salue les efforts déployés par l’Agence dans sa politique du personnel pour favoriser le télétravail et une vie saine, et continue de l’encourager à poursuivre l’élaboration d’un cadre d’action à long terme en matière de ressources humaines, axé sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, l’orientation tout au long de la vie et l’évolution de carrière, l’équilibre hommes-femmes, le télétravail, l’équilibre géographique ainsi que le recrutement des personnes en situation de handicap et leur intégration;

13.

note qu’au cours de l’année, de nouvelles procédures ont été ajoutées au plan de passation de marchés de l’Institut pour 2020; constate que l’Institut a mené à bien 95 % de ses procédures de passation de marchés, conformément à son plan; note que l’Institut a indiqué que toutes ses procédures prioritaires avaient été menées à bien, à l’exception du nouveau contrat-cadre pour les services de communication et la gestion d’événements; relève en outre qu’aucune plainte officielle n’a été déposée et qu’aucune action en justice n’a été intentée en ce qui concerne les procédures de passation de marchés en 2020;

14.

prend acte des mesures prises par l’Institut et des efforts qu’il déploie actuellement pour garantir la transparence, la prévention et la gestion des conflits d’intérêts ainsi que pour garantir la protection des lanceurs d’alerte; relève que l’Institut a publié les déclarations de conflits d’intérêts et les CV des membres de son comité directeur et du personnel d’encadrement supérieur sur son site internet;

15.

note que l’Institut a signalé une dénonciation de dysfonctionnement en 2019 et que les règles internes ont été appliquées; constate que la politique de l’Institut en matière de dénonciation des dysfonctionnements n’est pas encore conforme à la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil (2); invite l’Institut à veiller, lors de la prochaine révision de cette politique, à mettre celle-ci pleinement en conformité avec la directive;

16.

note, en ce qui concerne le suivi de la décharge 2019, qu’en 2020, l’Institut a entamé le processus de révision de l’application des principes de bonne gouvernance par les CCI de l’Institut;

17.

relève que, selon le rapport de l’Institut relatif à sa structure d’audit interne, sur les 69 recommandations formulées dans le cadre de l’audit de suivi, 28 recommandations en suspens ont été closes, 7 recommandations en suspens ont été classées dans une catégorie inférieure et 1 recommandation en suspens concernant la gestion de l’accès informatique, qui faisait suite à l’audit informatique de 2016, est passée dans la catégorie «critique»; invite l’Institut à considérer ce risque critique comme une éventuelle faiblesse du principe 11 dans son évaluation du système de contrôle interne;

18.

constate qu’aucune des composantes du système de contrôle interne de l’Institut n’a révélé de faiblesses majeures susceptibles de compromettre la réalisation des objectifs opérationnels, financiers ou de contrôle et d’empêcher le directeur de signer sa déclaration d’assurance; note toutefois que des améliorations supplémentaires sont nécessaires en ce qui concerne les principes 12 et 17, qui relèvent de la catégorie 2, notamment la réduction du retard dans le rythme prévu pour la mise en œuvre des recommandations en suspens et le raccourcissement du temps de communication des mesures correctives prises en 2020;

19.

note qu’en mai 2020, le comité directeur de l’Institut a décidé de mobiliser 60 millions d’EUR issus des fonds non attribués de l’Institut pour soutenir davantage les étudiants, les entrepreneurs et les innovateurs touchés par la propagation de la COVID-19 dans le monde; note que l’initiative de l’Institut en réaction à la crise a permis de soutenir de nouveaux projets et de nouvelles entreprises visant à réagir à la pandémie de COVID-19 par le biais des instruments de soutien aux entreprises, qui ont apporté un soutien ciblé aux projets à forte incidence et à fort potentiel de croissance, aux entreprises en expansion et aux petites et moyennes entreprises, ainsi que par le biais des projets menés en réaction à la pandémie, lesquels ont permis de créer et de mettre en œuvre des projets innovants à court terme visant directement à lutter contre la pandémie de COVID-19;

20.

se félicite des efforts déployés par l’Institut pour continuer de renforcer sa présence sur les médias sociaux et sa stratégie de développement durable en 2020;

21.

prend acte du processus de mise en œuvre, par l’Institut, de la politique générale de sécurité de l’information, et notamment des aspects de la cybersécurité liés aux technologies de l’information et de la communication; note qu’à ce jour, le principal résultat des orientations et de la mise en œuvre de ce programme est que l’Institut n’a signalé aucun incident en matière de cybersécurité;

22.

rappelle qu’il importe d’accroître la numérisation de l’Institut tant en ce qui concerne son fonctionnement et sa gestion internes que pour accélérer la numérisation des procédures; engage l’Institut à continuer de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter à tout prix l’apparition d’un fossé numérique entre les agences; attire néanmoins l’attention sur l’obligation de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires afin d’éviter tout risque de sécurité en ligne quant aux informations traitées; invite l’Institut à accélérer l’élaboration de sa politique de cybersécurité et à informer l’autorité de décharge dès qu’elle sera prête;

23.

regrette que l’Institut n’ait jusqu’à présent pas fixé d’objectifs de réduction des émissions de CO2; salue toutefois les efforts déployés par l’Institut pour créer un cadre de travail «vert» ainsi que toutes les mesures prises par l’Institut pour réduire son empreinte carbone et sa consommation d’énergie et mettre en place un flux de travail sans papier; se félicite également de la suppression progressive des bouteilles d’eau en plastique;

24.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant sa décision de décharge, à sa résolution du 4 mai 2022 (3) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.