Acte préparatoire — 52022BP1783

A.

considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif de la Fondation européenne pour la formation (ci-après «la Fondation») pour l’exercice 2020 était de 20 957 000 EUR, ce qui représente une hausse de 2,00 % par rapport à 2019; que l’intégralité du budget de la Fondation provient du budget de l’Union;

B.

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels de la Fondation relatifs à l’exercice 2020 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») a affirmé avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels de la Fondation étaient fiables et que les opérations sous-jacentes étaient légales et régulières;

1.

relève que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2020 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire élevé de 99,88 %, ce qui représente une légère baisse de 0,08 % par rapport à l’exercice 2019; note en outre que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 95,65 %, ce qui constitue une baisse de 0,25 % par rapport à l’exercice précédent;

2.

considérant que, dans le contexte de la procédure de décharge, l’autorité de décharge tient à souligner l’importance particulière de renforcer encore la légitimité démocratique des institutions de l’Union en améliorant la transparence et l’obligation de rendre compte et en appliquant les concepts de budgétisation axée sur les performances et de bonne gestion des ressources humaines;

3.

relève que la Fondation a recours à certaines mesures en guise d’indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer la performance, telles que des enquêtes, et à d’autres pour améliorer sa gestion budgétaire, telles que l’exécution des crédits d’engagement, le taux d’annulation des crédits de paiement, le respect des délais des paiements et le taux d’exécution; constate avec satisfaction que la Fondation a ajouté quatre ICP pour mesurer la valeur ajoutée de ses activités en 2020;

4.

relève que la Fondation a atteint un taux d’achèvement des activités de 86,84 %, ce qui représente une légère baisse par rapport à 2019, avec un taux d’achèvement dans les délais de 75,94 %; note que la Fondation a réalisé tous les ICP, à quelques seules exceptions près; relève qu’en 2020, l’achèvement des activités s’est trouvé négativement affecté en raison de la pandémie de COVID-19;

5.

note que la Fondation a lancé un réseau d’excellence en 2020, offrant une plateforme d’échange de partenariats entre les centres d’excellence à la fois nouveaux et existants; relève en outre que la Fondation a créé des outils destinés à soutenir l’apprentissage numérique, tels que SELFIE, un outil d’autoévaluation actuellement utilisé en Europe du Sud-Est, en Turquie ainsi que dans trois pays du partenariat oriental sélectionnés;

6.

note qu’en ce qui concerne la contribution aux politiques d’action extérieure de l’Union en 2020, les connaissances spécialisées de la Fondation ont été mises à profit à des fins de formulation, de mise en œuvre et de suivi des programmes de l’Union en matière de développement du capital humain, pour un montant d’environ 305 000 000 EUR; relève que la Fondation a poursuivi sa coopération avec les acteurs internationaux et bilatéraux du développement, tels que les organisations et les institutions financières;

7.

se félicite de la coopération continue de la Fondation avec d’autres agences, en particulier avec le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop) et Eurofound, qui a amélioré l’efficacité et permis un partage important des connaissances dans leur domaine d’expertise;

8.

salue en particulier l’initiative actuelle de la Fondation intitulée «Skills for Enterprise Development» (des compétences pour le développement des entreprises), qui aborde la nécessité d’une adaptation et d’un renforcement des compétences pour permettre aux entreprises de relever et de gérer les défis, notamment ceux engendrés par la pandémie de COVID-19, contribuer à des sociétés plus vertes, inclusives et innovantes et favoriser la compétitivité durable et la résilience;

9.

salue les activités de la Fondation, qui aide les pays partenaires de l’Union à valoriser le potentiel de leur capital humain et à améliorer les perspectives d’emploi de leurs citoyens en réformant les systèmes de l’éducation, de la formation professionnelle, des compétences et du marché du travail dans le contexte de la politique de relations extérieures de l’Union; souligne qu’il est nécessaire de garantir des moyens humains et financiers suffisants pour que la Fondation puisse continuer à mettre en œuvre son programme de travail avec un taux d’achèvement très élevé;

10.

note que les objectifs et les actions de la Fondation sont étroitement alignés sur les politiques et les activités de l’Union dans les domaines de l’enseignement et de la formation professionnels, du développement humain, des compétences et des migrations;

11.

relève qu’au 31 décembre 2020, 98,8 % du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 85 agents temporaires engagés sur les 86 agents temporaires autorisés au titre du budget de l’Union (contre 86 postes autorisés en 2019); note en outre que 41 agents contractuels et un agent local ont travaillé pour la Fondation en 2020;

12.

relève que l’équilibre hommes-femmes dans l’encadrement intermédiaire et supérieur était de six femmes sur dix en 2020 (contre cinq sur neuf en 2019); constate que l’équilibre hommes-femmes parmi les membres du conseil d’administration est de 40 % d’hommes et de 60 % de femmes et que, parmi l’ensemble des membres du personnel, 32,3 % sont des hommes et 67,7 % sont des femmes; demande à la Fondation de veiller à un meilleur équilibre hommes-femmes dans l’encadrement et le personnel à l’avenir; invite la Commission et les États membres à tenir compte de l’importance de l’équilibre hommes-femmes lors de la nomination de leurs membres du conseil d’administration de la Fondation; relève que la Fondation reçoit, malgré la large publication de ses avis de vacance, un nombre plus élevé de candidatures provenant de son pays d’accueil, ce qui explique le nombre plus élevé de ressortissants italiens recrutés (en 2020, 41 % du personnel avait la nationalité italienne); fait observer que la Fondation a recours à une procédure de sélection fondée sur le mérite et qu’à mérites égaux sont choisis des candidats de nationalités sous-représentées; prie la Fondation de continuer à renforcer l’équilibre géographique de son personnel, afin d’assurer une représentation correcte de ressortissants de tous les États membres, en portant une attention particulière aux postes d’encadrement;

13.

constate avec satisfaction que la Fondation a mis à jour son propre manuel de procédures, y compris une politique de prévention du harcèlement; relève qu’en 2020, la Fondation a organisé une session de supervision avec un psychologue afin de partager les bonnes pratiques ainsi que les situations difficiles dans la gestion de ces affaires; note qu’une nouvelle stratégie en matière de ressources humaines a été adoptée pour la période 2021-2027 et que cette stratégie est assortie d’une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements non respectueux; constate avec satisfaction qu’en 2020, les nouveaux arrivants ont tous reçu une session d’entrée en service sur le harcèlement ainsi qu’une présentation par les personnes de confiance;

14.

souligne qu’il faut éviter la surcharge numérique et que le personnel ne devrait travailler que pendant les heures de travail; accueille favorablement les nouveaux outils que la Fondation a récemment mis en ligne en vue de l’envoi de messages pendant les heures de travail; invite les autres agences à suivre cette bonne pratique;

15.

note que la Fondation a publié l’ensemble des déclarations de conflits d’intérêts et des CV des membres du conseil d’administration ainsi que du personnel d’encadrement supérieur et intermédiaire;

16.

note que des synergies avec les autres institutions en matière de marchés publics ont été recherchées, par une évaluation ponctuelle systématique des possibilités pour tous les besoins en matière de marchés publics; relève qu’en 2020, la Fondation était associée à 56 contrats interinstitutionnels, neuf accords de niveau de service et sept contrats ouverts à d’autres agences; souligne que l’équipe chargée des marchés publics a continué de participer activement au réseau de conseillers principaux en matière de passation de marchés du réseau des agences de l’Union;

17.

constate avec satisfaction qu’en 2020, la Fondation a commencé à mettre en œuvre des marchés publics écologiques; relève en outre que le projet de passation électronique de marchés de la Fondation a progressé, par la réception de factures électroniques (54 % des factures entrantes reçues par voie électronique en 2020 contre 42 % en 2019) et la réception d’offres électroniques pour toutes les offres ouvertes (appels d’offres électroniques et soumission électronique); note que ce déploiement a non seulement permis de réaliser des gains d’efficacité et de réduire l’utilisation du papier dans les procédures de passation de marchés et de paiement, mais a aussi garanti la continuité des activités dans le domaine de la mise en œuvre du programme de travail, en particulier en travail à distance; encourage la Fondation à recourir davantage à des solutions numériques innovantes;

18.

constate que le délai de paiement s’est amélioré en 2020, passant à 17,5 jours en moyenne, contre 18,5 en 2019;

19.

déplore que, selon le rapport de la Cour, la Fondation n’ait pas respecté le principe de contrôle interne no 12 de son cadre de contrôle interne, en vertu duquel les exceptions et les cas de non-conformité devraient être consignés dans le registre des exceptions; note en particulier que la Cour a relevé plusieurs écarts par rapport aux procédures établies, comme l’utilisation de signatures électroniques pour les documents nécessitant des signatures traditionnelles; note que la Cour a conclu que cela portait atteinte à la transparence et à l’efficacité des systèmes de contrôle interne de la Fondation; invite la Fondation à accroître la transparence en enregistrant toutes les exceptions dans le registre, en distinguant les exceptions ex ante des cas de non-conformité ex post, et à faire rapport à l’autorité de décharge;

20.

regrette que le service d’audit interne (SAI) n’ait pas réalisé d’audit interne en 2020; note qu’une évaluation stratégique des risques du SAI a été réalisée, ce qui a conduit à l’élaboration du document de planification pluriannuelle du SAI, lequel a été adopté par le comité directeur; relève que la Fondation a formellement clos toutes les recommandations d’audit antérieures du SAI, et qu’elle ne compte aucune recommandation d’audit en suspens;

21.

constate que la Fondation compte une observation ouverte de la Cour, formulée en 2018 et signalée comme étant en suspens en 2019; relève qu’il est question d’une procédure de marché public relative aux services d’une entreprise de travail intérimaire dans le cadre de laquelle la Fondation a appliqué des critères d’attribution concernant, pour la plupart, des éléments de prix non concurrentiels; rappelle la conclusion de la Cour selon laquelle la Fondation devrait appliquer des critères d’attribution axés sur des éléments de prix concurrentiels; prend acte du fait que la Fondation veillera à résoudre ce problème lors du lancement de la prochaine procédure de passation de marché pour engager des travailleurs intérimaires, en faisant figurer dans ces critères des éléments de prix concurrentiels;

22.

prend acte de l’évaluation par la Fondation de son système de contrôle interne ainsi que de sa conclusion, selon laquelle douze principes de contrôle interne ont été mis en œuvre et sont efficaces, et que cinq principes fonctionnent bien même si des améliorations mineures sont nécessaires, ce qui témoigne des progrès par rapport à 2019; invite la Fondation à intégrer les conclusions de la Cour dans l’évaluation, en particulier son observation sur le registre des exceptions;

23.

relève que la Fondation a défini et mis en œuvre sa propre stratégie de lutte contre la fraude, qu’elle a élaborée selon la méthode créée par l’OLAF;

24.

note que la Fondation a mis en place, en réponse à la pandémie de COVID-19, diverses mesures telles que l’autorisation du télétravail et la restriction de l’accès au bâtiment de la Fondation pour la plus grande partie de l’année 2020, la mise à disposition de moyens et d’outils pour aider à faire face au changement et à des perturbations de l’environnement social et de l’environnement de travail, ainsi que la redéfinition des priorités des activités du programme de travail 2020; relève que, selon la Fondation, le taux d’exécution du programme de travail était de 87 %, en raison du fait que de nombreuses actions ont été reportées du deuxième au dernier trimestre de l’année, ce qui a mis à rude épreuve la capacité de mise en œuvre de la Fondation et des pays partenaires, certaines actions ayant étant été reportées à 2021; note que le personnel de la Fondation a eu accès aux tests de dépistage de la COVID-19; note que le personnel a pu se réunir régulièrement;

25.

relève qu’en 2020, la Fondation a lancé, pour apporter un soutien pendant la crise de la COVID-19, une campagne en ligne appelée «#learningconnects», en mettant l’accent sur la manière dont les systèmes d’éducation et de formation, les entreprises, les écoles, les enseignants, les étudiants et leurs familles pourraient s’adapter aux défis de l’enseignement et de l’apprentissage à distance, impliquant souvent un recours à des technologies inconnues et inéprouvées ainsi qu’à des systèmes et à des infrastructures perfectibles;

26.

note que la Fondation a mis en œuvre les mesures clés en vigueur afin de garantir la cybersécurité, telles que la collaboration avec la CERT-UE et la mise en œuvre de l’authentification multifactorielle, et relève qu’un groupe de travail a été créé en 2020 pour traiter les questions de sécurité, l’accent étant mis sur les actions visant à atténuer les risques liés à la cybersécurité;

27.

note qu’en 2020, la Fondation a mis en œuvre le système de management environnemental, ce qui a permis de mener à bien la certification ISO ainsi que le processus d’audit pour l’enregistrement EMAS en 2021; constate avec satisfaction que la Fondation a élaboré cinq plans visant à améliorer l’environnement concernant les domaines clés que sont les déchets, l’eau, les matériaux, l’énergie et les émissions;

28.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 4 mai 2022 (2) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.