Acte préparatoire — 52022BP1786

A.

considérant que, selon son état des recettes et des dépenses (1), le budget définitif de l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA) (ci-après «l’Agence») s’élevait, pour l’exercice 2020, à 240 119 000 EUR, soit une baisse de 16,74 % par rapport à l’exercice 2019, au cours duquel le budget de l’Agence avait augmenté de 40,23 % par rapport à 2018; que le budget de l’Agence provient presque exclusivement du budget de l’Union;

B.

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels de l’Agence pour l’exercice 2020 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme avoir obtenu l’assurance raisonnable que les comptes annuels de l’Agence sont fiables et que les opérations sous-jacentes, en ce qui concerne les recettes, sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs; que la Cour a identifié un montant total de paiements de 10 405 074,69 EUR qu’elle considérait comme non conforme aux dispositions de l’accord-cadre concerné, soit 4,1 % des crédits de paiement disponibles en 2020, dépassant ainsi le seuil d’erreur inacceptable fixé pour l’audit et donnant lieu à une opinion avec réserve sur la légalité et la régularité des paiements sous-jacents aux comptes; que, à l’exception de ces paiements non conformes, la Cour conclut que les opérations sous-jacentes en ce qui concerne les paiements relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2020 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs;

1.

regrette que les efforts de suivi du budget déployés au cours de l’exercice 2020 se soient traduits par un taux d’exécution budgétaire de 75,61 %, ce qui, bien qu’il s’agisse d’une hausse de 31,10 % par rapport à 2019, reste largement inférieur à l’objectif; observe également que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 96,24 %, soit une augmentation de 3,96 % par rapport à 2019;

2.

prend acte des observations de la Cour sur le montant élevé des reports pour les titres II et III du budget de l’Agence; relève que l’Agence a utilisé des reports automatiques de crédits non dissociés pour le titre II à hauteur de 10 200 000 EUR (59,4 %), sur un montant total de reports automatiques de 17 200 000 EUR; relève que l’Agence a également utilisé des reports non automatiques de crédits d’engagement pour le titre III d’un montant de 56 300 000 EUR (soit 23 % des crédits du budget définitif adopté), principalement en rapport avec le système européen d’information sur les casiers judiciaires (ECRIS), le système européen d’information et d’autorisation concernant les voyages (ETIAS), ainsi que le système d’interopérabilité, et note que ces reports non automatiques sont nettement inférieurs aux 159 000 000 EUR de reports non automatiques en 2019 (55 % des crédits dans le budget final adopté), mais qu’ils représentent toujours un montant substantiel par rapport au budget total; relève que la Cour conclut que, bien que les activités de l’Agence soient de nature à s’étendre sur l’exercice suivant, le montant excessif des reports pour les titres II et III est révélateur de plusieurs problèmes structurels compromettant la conformité aux articles 9, 12 et 28 du règlement financier de l’Agence; invite l’Agence à remédier à ces questions;

3.

regrette que l’exécution du budget ait été en deçà des prévisions; invite l’Agence, en collaboration avec la Commission, à améliorer l’alignement de la planification budgétaire avec le calendrier des actes juridiques y afférents; reconnaît que l’Agence a pris des mesures pour améliorer la situation;

4.

salue le fait que l’Agence utilise certains instruments comme indicateurs clés de performance pour évaluer la valeur ajoutée de ses activités et améliorer sa gestion budgétaire; note que l’Agence a mis à jour ses indicateurs clés de performance institutionnels en 2020: dix indicateurs sur 30 n’ont pas été modifiés ou n’ont été modifiés que sur le plan rédactionnel, un indicateur a été supprimé, un nouvel indicateur a été introduit et d’autres indicateurs ont été mis à jour pour diverses raisons, telles que l’évolution de l’environnement réglementaire de l’Agence, les enseignements tirés des audits et la disponibilité de meilleurs paramètres;

5.

relève que, selon la déclaration de l’Agence, celle-ci a atteint ses objectifs pour 2020, tels qu’énoncés dans son règlement fondateur, le règlement (UE) 2018/1726 du Parlement européen et du Conseil (2), a progressé dans la réalisation des buts et des objectifs fixés dans la stratégie à long terme de l’Agence et a produit les résultats définis dans son programme de travail annuel pour 2020, tant en termes de résultats que de performance; relève que la performance et la disponibilité des systèmes informatiques exploités par l’Agence étaient conformes aux accords de niveau de service concernés; constate que la mise en œuvre de nouveaux systèmes informatiques, ainsi que le développement de l’interopérabilité entre les nouveaux systèmes et les systèmes existants, se sont poursuivis; constate que la mise en œuvre du nouveau système d’entrée/sortie a été retardée de deux mois, le Conseil de la justice et des affaires intérieures ayant décidé de reporter l’entrée en service afin de laisser plus de temps aux États membres pour se préparer; se félicite que, pour les autres nouveaux systèmes informatiques, l’Agence indique que les calendriers de mise en œuvre n’ont pas été affectés négativement;

6.

note qu’en 2020, l’Agence a signé un cadre d’ingénierie transversale (CIT) afin de s’écarter de l’approche cloisonnée en matière de développement et d’exploitation des systèmes; note que ce cadre vise à mettre en place une structure contractuelle pour la conception, le développement, l’expérimentation et la mise en œuvre de nouveaux systèmes informatiques;

7.

souligne que l’Agence contribue sensiblement à améliorer la sécurité de l’Union en assurant le niveau le plus élevé de sécurité des informations et de protection des données quant aux informations qui lui sont confiées, en fournissant des services de qualité et en aidant les États membres à aligner leurs capacités technologiques sur leurs besoins; attire l’attention sur la nécessité de prendre toutes les mesures nécessaires pour se prémunir de tout risque pour les informations traitées; fait observer que la capacité de l’Agence à améliorer les systèmes d’information existants et à en créer de nouveaux a été renforcée grâce à son nouveau mandat, établi par le règlement (UE) 2018/1726, qui est entré en vigueur le 11 décembre 2018; salue les efforts continus déployés par l’Agence pour s’adapter à ce nouveau mandat en 2020;

8.

se félicite de l’adoption, en décembre 2020, par la Commission de la proposition de nouveau règlement e-CODEX; se félicite de l’accord conclu par les colégislateurs à cet égard en décembre 2021; rappelle que l’Agence est amenée à jouer un rôle central dans la réussite de la mise en œuvre du système e-CODEX et rappelle que la Commission devrait envisager d’affecter des ressources appropriées au renforcement des missions de l’Agence;

9.

note que 89,6 % du tableau des effectifs de l’Agence étaient pourvus au 31 décembre 2020, avec 181 agents temporaires engagés sur les 202 agents temporaires autorisés au titre du tableau des effectifs, contre 172 postes autorisés en 2019; relève, en outre, que 83 agents contractuels et 10 experts nationaux détachés ont travaillé pour l’Agence en 2020, sur les 111 agents contractuels et les 11 experts nationaux détachés autorisés au titre du tableau des effectifs;

10.

observe avec préoccupation la composition de l’encadrement supérieur de l’Agence en ce qui concerne la répartition hommes-femmes, avec deux hommes (100 %) et aucune femme, du conseil d’administration, avec 44 hommes (81,5 %) et 10 femmes (18,5 %), et du personnel, avec 184 hommes (69,7 %) et 80 femmes (30,3 %); demande à l’Agence de veiller à l’équilibre hommes-femmes dans l’encadrement et le personnel à l’avenir; invite la Commission et les États membres à tenir compte de l’importance de garantir l’équilibre hommes-femmes lors de la nomination de leurs membres du conseil d’administration de l’Agence;

11.

prend acte des difficultés rencontrées dans les procédures de recrutement de l’Agence en raison de la pandémie de COVID-19, qui a considérablement ralenti le recrutement et l’accueil de nouveaux membres du personnel, l’Agence indiquant que 50 % des recrutements finalisés ont été directement affectés ou retardés au stade de la prise de fonctions en raison des restrictions liées à la COVID-19; relève que l’Agence indique avoir lancé 25 procédures de sélection, 19 procédures ayant été closes à la fin de l’exercice, ce qui a débouché sur 21 offres d’emploi acceptées;

12.

relève que l’Agence a indiqué que ses conseillers-confidents avaient reçu sept formulaires complétés de demande informelle d’information et de conseil, ou d’orientation et de soutien relativement à des cas de harcèlement moral et de situations de conflit; relève qu’aucun cas de harcèlement formel n’a été enregistré après que les informations ont été reçues et qu’aucun cas de harcèlement n’a été porté devant le Tribunal en 2020; relève que les conseillers-confidents de l’Agence sont régulièrement formées et bénéficient du soutien d’experts externes;

13.

se félicite que l’Agence ait correctement mis en œuvre la recommandation de la Cour concernant l’évaluation appropriée des candidatures dans les procédures de recrutement;

14.

se félicite de la signature du cadre d’ingénierie transversale (CIT), le plus grand appel d’offres jamais signé par l’Agence; note que l’Agence présente le CIT comme une innovation importante dans le modèle d’approvisionnement opérationnel de l’Agence, qui devrait générer des gains importants dans le processus de gestion des fournisseurs et des contrats, y compris un meilleur rapport qualité-prix, des économies d’échelle et des procédures de passation de marchés plus rapides, tout en réduisant la dépendance de l’Agence à l’égard d’un nombre relativement restreint de fournisseurs; se félicite de cette approche innovante, encourage l’Agence à poursuivre dans cette voie et l’invite à informer l’autorité de décharge de la concrétisation des gains et de la manière dont les risques inhérents à l’approche innovante sont gérés par l’Agence;

15.

note que la préparation du cahier des charges de l’appel d’offres relatif au CIT s’est achevée en janvier 2020 et que la procédure d’appel d’offres a été lancée le 29 janvier 2020 pour quatre lots et services associés, à savoir le lot 1: conception, coordination, assurance qualité et soutien à l’intégration, le lot 2: services de développement, le lot 3: infrastructure (matériel, logiciel et services connexes) et le lot 4: essais et qualification; relève que les contrats pour les lots 1, 2 et 3 ont été signés en 2020, tandis que le lot 4 a été signé en juillet 2021; note que la finalisation de ces procédures par l’Agence constitue une avancée majeure, compte tenu notamment des restrictions causées par la pandémie de COVID-19;

16.

constate que la Cour a constaté que l’Agence avait signé un contrat spécifique concernant un logiciel différent de celui proposé par le contractant dans son offre relative au contrat-cadre associé; note que l’Agence n’a pas modifié le contrat-cadre; relève que, selon les observations de la Cour, l’acquisition d’un produit ne figurant pas dans l’offre de prix, à un prix différent de celui du produit initialement proposé, constitue un écart par rapport au contrat-cadre; prend acte de la conclusion de la Cour selon laquelle le contrat spécifique n’est pas conforme au contrat-cadre, de même que le paiement connexe de 10 399 834 EUR; note que l’Agence prend acte des observations de la Cour et souligne que l’Agence a réagi rapidement à l’observation de la Cour, en signant une modification du contrat-cadre destinée à rectifier l’omission mise en évidence; constate que l’Agence déclare que la non-conformité n’a pas porté préjudice aux intérêts financiers de l’Agence ou de l’Union, car elle estime que les dépenses étaient justifiées; regrette que l’Agence n’ait pas suivi les procédures appropriées, en particulier compte tenu du montant considérable concerné; prend acte des nombreuses considérations que le directeur exécutif de l’Agence a présentées lors d’une audition devant la commission du contrôle budgétaire du Parlement le 29 novembre 2021, indiquant que la décision d’acquérir le logiciel en question était une décision consciente de la direction de l’Agence, qui avait pour but d’éviter la redondance des activités de formation et de soutien et, en dernière analyse, de réduire les coûts d’exploitation pour l’Agence; souligne que, même compte tenu de la possibilité de réaliser des économies, les règles applicables en matière de marchés publics doivent être respectées à tout moment afin de garantir que les contribuables de l’Union obtiennent le meilleur rapport qualité-prix grâce à des procédures de passation de marchés transparentes et concurrentielles; invite l’Agence à veiller à toujours se conformer aux règles de passation de marchés;

17.

indique que le manque de postes administratifs spécialisés pourrait avoir une incidence négative sur le fonctionnement des procédures de passation des marchés au sein de l’Agence; invite la Commission et l’Agence à ouvrir un dialogue actif sur l’amélioration du tableau des effectifs de l’Agence, en particulier en ce qui concerne le niveau auquel les postes sont attribués;

18.

relève que la Cour a constaté que l’Agence avait signé un bon de commande pour des services de maintenance couvrant la période du 7 novembre 2020 à décembre 2024 (quatre ans), en violation des dispositions du contrat-cadre correspondant qui permettait de facturer les services à l’avance pour un an; note que la Cour a conclu que Le montant de 5 241 EUR versé au contractant pour les services à fournir après le 7 novembre 2021 est donc irrégulier; observe que, bien qu’il s’agisse d’un montant relativement faible, il convient de tenir compte des risques que représente pour la réputation de l’Agence le non-respect des règles en matière de marchés publics;

19.

prend acte des mesures prises par l’Agence et des efforts qu’elle déploie actuellement pour garantir la transparence ainsi que la prévention et la gestion des conflits d’intérêts et la défense des lanceurs d’alerte; constate que l’Agence a adopté de nouvelles règles sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts au sein de son personnel; note que le conseil d’administration de l’Agence a adopté, le 23 décembre 2020, des dispositions d’exécution relatives à la prévention et à la gestion des conflits d’intérêts des membres du personnel afin de garantir de manière transparente et cohérente le traitement des situations dans lesquelles des conflits d’intérêts peuvent survenir; note que ces dispositions d’exécution s’appliquent au personnel de l’Agence, y compris le directeur exécutif et le directeur exécutif adjoint, les experts nationaux détachés et les stagiaires rémunérés et non rémunérés;

20.

constate avec satisfaction que l’Agence publie sur son site internet les déclarations d’intérêts relatives aux membres de son conseil d’administration et de ses instances dirigeantes; regrette toutefois que les CV des membres de son conseil d’administration ne figurent pas sur son site internet; rappelle que l’autorité de décharge a demandé, dans la décharge pour 2019, de publier également les CV sur le site internet de l’Agence afin d’accroître la transparence;

21.

prie l’Agence de prendre des mesures pour respecter pleinement la réglementation de l’Union en matière de transparence, les droits fondamentaux et les normes relatives à la protection des données;

22.

se félicite de l’évaluation annuelle par l’Agence de son système de contrôle interne, qui a conclu que ce système est en place, qu’il fonctionne et est efficace, même si certaines améliorations sont nécessaires; invite l’Agence à intégrer les observations de la Cour concernant le non-respect des procédures de passation de marchés dans son évaluation et à évaluer l’incidence des faiblesses constatées sur les principes et les composantes du contrôle interne;

23.

note qu’à la fin de 2020, le taux de mise en œuvre des recommandations d’audit était de 65 % (24 recommandations mises en œuvre et 37 recommandations en attente); relève qu’au total, 31 recommandations étaient en suspens à la fin de 2020, dont aucune n’était «critique»; constate avec préoccupation que, pour 13 recommandations, le délai de mise en œuvre était dépassé, ce qui signifie que la mise en œuvre de la recommandation était en cours bien que le délai ait expiré;

24.

se félicite des progrès accomplis à la suite des observations de la Cour et des résolutions de décharge du Parlement au titre des exercices précédents et salue le fait que l’Agence ait correctement mis en œuvre la recommandation de la Cour portant sur les modalités appropriées d’évaluation des candidatures dans les procédures de recrutement; rappelle que les travaux concernant quatre observations restantes sont toujours en cours; invite l’Agence à renforcer ses efforts afin de mettre en place des mesures correctives en ce qui concerne les observations de la Cour qui restent en attente;

25.

prend acte des perturbations causées par la pandémie de COVID-19, qui ont suscité des difficultés pour assurer la continuité des activités de l’Agence, la disponibilité des systèmes d’information à grande échelle existants et la mise en œuvre des nouveaux systèmes qui lui ont été confiés; salue le fait que, malgré ces difficultés, l’Agence a assuré la disponibilité ininterrompue des systèmes d’information à grande échelle existants (système d’information Schengen (SIS), système d’information sur les visas (VIS) et base de données dactyloscopiques en matière d’asile (Eurodac)] et progressé en ce qui concerne le déploiement de l’EES, de l’ETIAS et du train de mesures sur l’interopérabilité; constate avec satisfaction que les mesures d’atténuation prises par l’Agence lui ont permis de réduire l’impact négatif de la pandémie;

26.

observe que l’Agence a réduit la présence physique de personnel sur ses sites et a pris des mesures pour disposer de lieux de travail sains pour le personnel critique, garantissant ainsi la continuité des activités de ses systèmes; relève que l’Agence a également dû prendre des mesures d’atténuation pour réduire l’incidence de la pandémie de COVID-19 sur le développement et le déploiement des systèmes en raison de la perturbation des chaînes d’approvisionnement au cours du second semestre de 2020 et en raison des restrictions de déplacement et d’accès qui ont empêché le personnel et les contractants de travailler sur place; note que, malgré ces difficultés, l’Agence a réalisé des progrès significatifs sur des projets clés tels que la mise en œuvre du SIS deuxième génération (le «SIS II») et la phase 2 du système automatisé d’information sur les empreintes digitales, ainsi que l’intégration de nouveaux utilisateurs dans le SIS et le VIS;

27.

prend acte avec satisfaction que l’Agence a élaboré, négocié et signé des plans de coopération bilatérale avec le Bureau européen d’appui en matière d’asile (désormais l’Agence de l’Union européenne pour l’asile), l’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne et l’Agence de l’Union européenne pour la cybersécurité (ENISA); note que l’Agence a également poursuivi sa coopération avec d’autres agences partenaires, telles que l’Agence de l’Union européenne pour la formation des services répressifs (CEPOL) en ce qui concerne les activités de formation, l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes en ce qui concerne le SIS, l’EES, ETIAS et l’interopérabilité, le CEPOL en ce qui concerne le VIS, le supplément d’information requis à l’entrée nationale (SIRENE), le SIS, l’EES, ETIAS et l’interopérabilité, ainsi que l’Agence de l’Union européenne pour la coopération judiciaire en matière pénale (Eurojust) en ce qui concerne Eurodac et le SIS;

28.

se félicite de la présence active de l’Agence en ligne en 2020, notamment grâce à la campagne «découvrez eu-LISA», à la participation de l’Agence à 16 actions et campagnes conjointes avec les agences de l’Union chargées de la justice et des affaires intérieures, ainsi qu’au jeu interactif quiz.eulisa.europa.eu; encourage l’Agence à poursuivre la promotion de ses travaux, recherches et activités afin d’accroître sa visibilité auprès du public;

29.

se félicite que l’Agence ait réalisé des progrès significatifs dans le projet de construction d’une deuxième extension de son site technique à Strasbourg avec le transfert formel, par les autorités françaises à l’Agence, du terrain de 20 000 m2 adjacent à son complexe immobilier actuel qui servira de site pour la nouvelle extension;

30.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 4 mai 2022 (3) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.