Acte préparatoire — 52022BP1795

A.

considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif de la Fondation pour l’exercice 2020 était de 21 395 000 EUR, ce qui représente une baisse de 0,44 % par rapport à 2019; que le budget de la Fondation provient pour l’essentiel du budget de l’Union;

B.

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels de la Fondation pour l’exercice 2020 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme avoir obtenu l’assurance raisonnable que les comptes annuels de la Fondation étaient fiables et que les opérations sous-jacentes étaient légales et régulières;

1.

relève avec satisfaction que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2020 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire de 99,91 %, ce qui représente une légère baisse de 0,07 % par rapport à l’exercice 2019; prend acte du fait que le taux d’exécution des crédits de paiement s’élevait à 80,44 %, soit une baisse de 0,48 % par rapport à 2019;

2.

salue le fait que la Fondation soit en train de mettre en œuvre des actions en réponse aux deux observations formulées par la Cour en 2019; relève avec préoccupation l’évolution de l’importance relative des titres du budget en raison principalement de la hausse des prix dans le pays d’accueil et invite la Commission et l’autorité budgétaire à adopter les mesures voulues pour préserver la part du budget de la Fondation consacrée aux dépenses de fonctionnement;

3.

relève que la Fondation utilise quatre indicateurs de performance clés (IPC) inclus dans son système de suivi de la performance qui, outre les IPC, est constitué de paramètres (d’autres indicateurs pour les processus opérationnels) ainsi que d’analyses et d’évaluations qualitatives, visant à déterminer la valeur ajoutée des activités et à améliorer la gestion du budget;

4.

prend acte du fait que 98 % des réalisations prévues dans le programme de travail 2020 ont été menées à bien, 45 des 46 objectifs ayant été atteints en 2020;

5.

relève que la Fondation a intensifié sa collaboration et sa coopération avec les principales parties prenantes en 2020 et que plus de dix webinaires ont été organisés avec des partenaires tels que la Commission, le Parlement, l’Organisation internationale du travail et d’autres agences de l’Union; note que la Fondation collabore actuellement avec l’Autorité européenne du travail (AET); relève qu’en 2020, la Fondation et le Cedefop ont continué de coopérer sur l’enquête sur les entreprises européennes, menée conjointement en 2018/2019, et que la diffusion des activités a été organisée conjointement avec l’Institut de l’économie du travail (IZA); relève que la Fondation est un fournisseur de données essentiel pour l’indice d’égalité de genre de l’Institut européen pour l’égalité entre les hommes et les femmes et qu’un échange régulier d’informations a lieu avec l’Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail; relève, en outre, que la Fondation cherche à établir un protocole d’accord avec l’AET et l’Agence européenne pour l’environnement (AEE); salue la manière dont la Fondation coopère et partage les informations, exemple à suivre pour d’autres agences et organes; relève que cette collaboration favorise la création de synergies et permet d’éviter les doublons;

6.

invite la Fondation à poursuivre le développement de ses synergies et à élargir la coopération et l’échange de bonnes pratiques avec les autres agences de l’Union afin d’améliorer l’efficience (ressources humaines, gestion immobilière, services informatiques et sécurité);

7.

relève qu’en 2020, une évaluation régulière quadriennale du réseau des correspondants d’Eurofound a été réalisée par un contractant externe chargé de l’évaluation, guidée par un comité de pilotage ad hoc composé de représentants des quatre groupes du conseil d’administration, et que plusieurs recommandations ont été formulées, notamment en ce qui concerne l’élaboration d’une logique d’intervention pour le réseau des correspondants Eurofound et l’élaboration d’une feuille de route pour le réseau des correspondants Eurofound;

8.

salue le travail de qualité de la Fondation pour améliorer et diffuser les connaissances et fournir une expertise sur la base d’éléments probants afin de soutenir l’élaboration de la politique européenne relative à l’amélioration des conditions de vie et de travail, des marchés du travail et des relations professionnelles dans l’Union;

9.

souligne l’importance, l’autonomie et la valeur ajoutée de la Fondation dans son domaine d’expertise;

10.

estime que la Fondation peut jouer un rôle essentiel dans l’analyse détaillée de l’augmentation du télétravail et des retombées qui en découlent sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et la qualité des conditions de travail, la diffusion des bonnes pratiques et l’évaluation des réponses politiques possibles; salue le programme de travail de la Fondation visant à analyser les options stratégiques permettant d’améliorer les conditions de travail, les relations professionnelles, l’emploi et les conditions de vie;

11.

souligne qu’il faut garantir des ressources humaines et financières suffisantes pour que la Fondation puisse continuer à mettre en œuvre son programme de travail avec un taux d’exécution des activités très élevé, compte tenu des défis importants relatifs, entre autres, à l’évolution du monde du travail et du futur plan d’action de l’Union sur les soins;

12.

se félicite vivement du fait que la Fondation est parvenue à s’adapter aux conditions difficiles créées par la pandémie de COVID-19, ainsi que des connaissances et des analyses utiles qu’elle a fournies aux décideurs politiques et aux parties prenantes à propos des changements que la pandémie de COVID-19 a entraînés dans le monde du travail et la qualité de vie en général (télétravail, travail via une plateforme, augmentation des inégalités entre les sexes et des différences entre les générations, pénurie de main-d’œuvre, soins de longue durée, relations professionnelles, etc.); constate également que la pandémie de COVID-19 a eu un impact sur les travaux de la Fondation en ayant considérablement modifié le travail de terrain programmé en vue de la 7e enquête européenne sur les conditions de travail et en ayant perturbé les potentialités d’une analyse des tendances des conditions de travail sur une période de plus de 20 ans;

13.

salue le travail d’analyse de l’incidence de la vie et du travail dans l’Union pendant la pandémie de COVID-19 au moyen de son enquête en ligne «Vivre, travailler et COVID-19» et du rapport intitulé «Incidence de la COVID-19 sur les jeunes dans l’UE»;

14.

se félicite du soutien apporté par la Fondation aux syndicats, aux organisations d’employeurs, aux gouvernements nationaux et aux institutions de l’Union, ainsi que de sa coopération avec d’autres agences de l’Union actives dans les domaines de l’emploi, des affaires sociales et de l’inclusion relevant de la compétence de la direction générale de l’emploi, des affaires sociales et de l’inclusion de la Commission (DG EMPL);

15.

salue l’engagement de la Fondation dans la recherche et l’analyse portant sur la transition numérique et la transition écologique et estime que, dans ses futurs programmes de travail, la Fondation devrait évaluer et analyser les options stratégiques relatives à l’impact socioéconomique de la transition numérique et de la transition écologique;

16.

salue, tout en soulignant qu’il importe que la Fondation reste indépendante des autres agences de l’Union, la coopération étroite de la Fondation avec la DG EMPL et toutes les agences pertinentes de l’Union telles que le Cedefop, l’EIGE, l’ETF, la FRA, l’EU-OSHA ou l’AEE, coopération qui vise à renforcer les synergies entre ces agences; salue la participation active de la Fondation au réseau des agences de l’Union européenne;

17.

note qu’au 31 décembre 2020, les postes au tableau des effectifs étaient pourvus à hauteur de 95 %, 11 fonctionnaires et 76 agents temporaires étant engagés sur les 91 postes autorisés au titre du budget de l’Union (contre 91 postes autorisés en 2019); relève en outre que 11 agents contractuels et un expert national détaché ont travaillé pour la Fondation en 2019;

18.

prend acte de l’équilibre hommes-femmes parmi les membres de l’encadrement supérieur, avec quatre hommes (44,4 %) et cinq femmes (55,6 %), parmi les membres du conseil d’administration, avec 49 hommes (60,5 %) et 32 femmes (39,5 %), et parmi le personnel global, avec 41 hommes (41,4 %) et 58 femmes (58,6 %);

19.

constate que la Fondation a adopté une politique de protection de la dignité des personnes et de prévention du harcèlement; relève qu’en 2020, trois membres du personnel ont reçu une formation en tant que personnes de confiance, et un membre du personnel en tant que coordinateur; prend acte du fait qu’un membre du personnel a formulé une allégation de harcèlement en 2020 et que l’affaire a fait l’objet d’une enquête et a été clôturée en 2021; relève qu’un cas de harcèlement a été porté devant la Cour (T-630/19), qu’un arrêt a été rendu le 8 septembre 2021 et que le recours contre la Fondation a été rejeté dans son intégralité, le requérant étant condamné aux dépens;

20.

encourage la Fondation à poursuivre l’élaboration d’un cadre d’action à long terme en matière de ressources humaines qui porte sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, sur l’orientation tout au long de la vie et l’évolution de carrière, sur l’équilibre hommes-femmes, sur le télétravail, sur l’équilibre géographique et sur le recrutement et l’intégration des personnes en situation de handicap;

21.

relève, à la lecture du rapport de la Cour, que la Fondation a conclu, en juin 2019, un contrat-cadre d’un montant maximal de 170 000 EUR pour la fourniture d’électricité sur la base d’une procédure négociée avec un seul candidat, sans publication préalable d’une dispense d’avis de marché; prend acte de l’observation de la Cour selon laquelle le contractant est un fournisseur de détail, qui fournit de l’électricité non cotée et achetée sur un marché de produits de base, et que, par conséquent, l’exception à une procédure négociée de passation de marché suivie par la Fondation n’est pas applicable; prend acte de la conclusion de la Cour selon laquelle les contrats y afférents et les paiements correspondants d’un montant de 20 255 EUR sont irréguliers; note que, dans sa réponse, la Fondation accepte cette observation et indique qu’un nouvel appel d’offres a été lancé début 2021;

22.

relève, à la lecture du rapport de la Cour, qu’en octobre 2019, la Fondation a lancé une procédure négociée visant à conclure un contrat-cadre, d’un montant estimé à 140 000 EUR, portant sur la rénovation de ses installations sanitaires et que le seul soumissionnaire retenu proposait un marché d’une valeur de 176 800 EUR (soit 23 % de plus que le seuil prévu pour lancer une procédure ouverte) (2) et que, si l’exception permettant de recourir à la procédure négociée a été dûment autorisée par la Fondation, cela ne change rien au fait qu’une procédure ouverte aurait dû être utilisée; note que la Fondation a accepté la position de la Cour mais a conclu qu’une répétition de l’appel d’offres recourant à la procédure ouverte plutôt qu’à la procédure négociée n’aurait pas abouti à un résultat économiquement plus avantageux;

23.

note que la Fondation a mis en place la passation électronique de marchés publics, le module de soumission électronique étant opérationnel depuis la mi-2019; note qu’en 2020, la Fondation a élaboré un ensemble de lignes directrices visant à définir des critères environnementaux clairs et vérifiables pour les produits et services dans le cadre des procédures de passation de marchés publics et qu’elle a adhéré au contrat-cadre interinstitutionnel pour le service d’assistance pour les marchés publics écologiques de la Commission;

24.

prend acte des mesures prises par la Fondation et des efforts qu’elle déploie pour garantir la transparence, la prévention et la gestion des conflits d’intérêts ainsi que la protection des lanceurs d’alerte; constate que les CV et les déclarations d’intérêts de certains membres du conseil d’administration ne sont pas publiés sur le site internet de la Fondation;

25.

note que la Fondation a mis à jour ses règles en matière de prévention et de gestion des conflits d’intérêts, qui ont été adoptées par le conseil d’administration en 2020, et que les déclarations des membres du conseil d’administration sont évaluées et examinées par le groupe de contrôle des conflits d’intérêts au nom du conseil d’administration, sur la base d’une liste claire de critères et de principes; relève qu’aucune déclaration de conflit d’intérêts émanant d’un membre du conseil d’administration ou d’un membre externe n’a donné lieu à une évaluation détaillée des intérêts déclarés en 2020;

26.

note qu’en 2020, le service d’audit interne (SAI) de la Commission a réalisé un audit sur la gestion des ressources humaines et l’éthique, à la suite de l’évaluation approfondie des risques effectuée en 2019 dans le cadre de la préparation du plan d’audit stratégique du SAI pour la période 2020-2022; note que la Fondation doit élaborer un plan d’action en réponse aux recommandations du SAI;

27.

note qu’en 2020, la Fondation a donné suite à toutes les recommandations formulées dans l’audit de performance sur «la hiérarchisation des activités de la Fondation et l’affectation des ressources», réalisé en 2018 par le SAI;

28.

note que la Fondation a procédé à une évaluation des risques de fraude en 2020, dont les principales conclusions ont été intégrées dans la nouvelle stratégie antifraude de la Fondation, adoptée en novembre 2020; note que la nouvelle stratégie antifraude se concentre sur le développement d’une culture antifraude au moyen d’activités de sensibilisation et d’un lien entre les contrôles internes et la prévention de la fraude;

29.

note que la Fondation a procédé à une évaluation de son système de contrôle interne, concluant que la mise en œuvre des cinq composantes et des principes de contrôle interne qui leur sont associés est suffisamment intégrée dans la culture, les processus et les activités de contrôle de la Fondation; relève néanmoins que plusieurs éléments du système de contrôle interne ont été renforcés, en particulier que le suivi en cours a été intensifié à travers une nouvelle enquête sur les conditions de travail des salariés et une enquête sur la sensibilisation à la fraude, ce qui a permis de détecter rapidement les lacunes potentielles; salue les efforts de la Fondation à cet égard;

30.

relève les insuffisances de contrôle interne signalées par la Cour à l’égard des «fonctions sensibles» et des contrôles d’atténuation correspondants, l’inventaire des postes sensibles n’étant plus à jour et ne reflétant plus l’organisation interne actuelle de la Fondation; se dit néanmoins satisfait qu’une nouvelle politique en matière de postes sensibles ait été finalisée le 23 juin 2021 à la suite de l’audit de la Cour et qu’elle soit reflétée dans le rapport final de la Cour;

31.

relève qu’en 2020, les activités de la Fondation ont été, dans un premier temps, fortement touchées par la pandémie de COVID-19; note que la Fondation s’est rapidement adaptée au télétravail et qu’elle a développé et lancé sa toute première enquête en ligne, une nouvelle base de données et un ensemble de produits mis à jour en matière de recherche et de communication; note que la Fondation a élaboré l’enquête en ligne intitulée «Vivre, travailler et COVID-19» afin de mesurer les conséquences de la pandémie pour les citoyens de toute l’Europe et, ce faisant, a été l’une des premières institutions, agences et organes européens à fournir de nouvelles données sur la pandémie; note que la Fondation a également créé la base de données «COVID-19 EU PolicyWatch»; relève que les manifestations censées se tenir en personne en 2020 ont été transformées en webinaires et que le taux de conversion des inscriptions en participation effective se situait entre 30 % et 50 %, ce qui, selon la Fondation, est supérieur à la moyenne du secteur;

32.

note qu’en 2020, la Fondation a connu une hausse des cybermenaces et a augmenté la fréquence des mises à jour proactives de la sécurité des systèmes et de l’évaluation des risques; prend acte de la collaboration avec la CERT-UE et la direction générale de l’informatique de la Commission afin d’accroître le partage d’informations en matière de renseignements sur les cybermenaces; note que la Fondation a étendu sa protection des données en utilisant des services de sauvegarde en nuage hors site et qu’une politique globale en matière de cybersécurité est en cours d’élaboration; invite la Fondation à tenir l’autorité de décharge informée de la politique en matière de cybersécurité et de ses implications pour la Fondation;

33.

relève qu’en septembre 2020, la Fondation a adhéré à une initiative du Parlement fournissant un service d’assistance pour les marchés publics écologiques en vue d’apporter un soutien en matière de marchés publics durables;

34.

rappelle qu’il importe d’améliorer la numérisation de la Fondation au regard de son fonctionnement et de sa gestion internes, mais également pour accélérer la numérisation des procédures; souligne que la Fondation doit continuer de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter à tout prix l’apparition d’un fossé numérique entre les agences; attire néanmoins l’attention sur l’obligation de prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires afin d’éviter tout risque de sécurité en ligne quant aux informations traitées;

35.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 4 mai 2022 (3) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.