Avis institutionnel — 52023AP0045

2.3. Une pétition relevant des attributions du Médiateur, telles que définies à l’article 1er, paragraphe 3, du statut, qui est renvoyée, avec l’accord du pétitionnaire, par le Parlement européen au Médiateur est traitée par ce dernier comme une plainte.

3.1. Le Médiateur traite les plaintes dans l’une des langues officielles et de travail des institutions de l’Union. Il communique avec le plaignant dans cette langue, à moins que ce dernier n’accepte de recevoir des communications dans une autre langue officielle et de travail de l’Union.

3.1. Le Médiateur traite les plaintes dans l’une des langues officielles et de travail des institutions de l’Union. Il communique avec le plaignant dans la langue de la plainte , à moins que le plaignant n’accepte de recevoir des communications dans une autre langue officielle et de travail de l’Union.

3.6. Si le Médiateur l’estime approprié au regard d’objectifs stratégiques ou de la nature particulière de la plainte, notamment dans des domaines tels que la dénonciation des dysfonctionnements et le harcèlement, il peut prendre des mesures pour garantir qu’une plainte sera traitée en priorité.

3.6. Conformément à l’article 2 du statut, si le Médiateur l’estime approprié au regard des thèmes de travail stratégiques qu’il a définis dans le rapport annuel ou de la nature particulière de la plainte, notamment dans des domaines tels que la dénonciation des dysfonctionnements et le harcèlement, il peut prendre des mesures pour garantir qu’une plainte sera traitée en priorité.

3.7. Le Médiateur traite les communications abusives et les plaintes relevant d’un abus de procédure conformément aux lignes directrices adoptées à cet effet.

3.7. Le Médiateur traite les communications abusives et les plaintes relevant d’un abus de procédure conformément aux lignes directrices adoptées à cet effet. Ces lignes directrices sont publiées sur le site internet du Médiateur.

4.3. À la demande du Médiateur, les institutions lui fournissent les informations ou les documents qu’il requiert à des fins d’enquête. L’équipe d’enquête du Médiateur peut examiner ces documents , soit dans les locaux de l’institution concernée, soit par voie électronique. Les documents classifiés de l’Union européenne sont mis à disposition dans les locaux de l’institution concernée, à moins qu’il n’en soit convenu autrement avec le Médiateur.

4.3. À la demande du Médiateur et conformément aux conditions énoncées à l’article 5 du statut , les institutions lui fournissent les informations qu’il requiert, y compris celles prenant la forme de documents, à des fins d’enquête. L’équipe d’enquête du Médiateur peut examiner ces informations , soit dans les locaux de l’institution concernée, soit par voie électronique. Les informations classifiées de l’Union européenne sont mises à disposition dans les locaux de l’institution concernée, à moins qu’il n’en soit convenu autrement avec le Médiateur.

4.4. Les réponses de l’institution aux demandes visées aux paragraphes 4.2 et 4.3 sont données dans le délai précisé par le Médiateur, qui n’excède pas trois mois en général. Le délai exact de réponse doit être raisonnable et tenir compte à la fois de la complexité et de l’urgence de l’enquête. Si le Médiateur estime que l’enquête est d’importance publique , le délai de réponse doit être aussi court que raisonnablement possible. Si l’institution concernée n’est pas en mesure de fournir une réponse dans le délai imparti, elle présente une demande motivée visant à le proroger.

4.4. Les réponses de l’institution aux demandes visées aux paragraphes 4.2 et 4.3 sont données dans le délai précisé par le Médiateur, qui n’excède pas trois mois en général. Le délai exact de réponse doit être raisonnable et tenir compte à la fois de la complexité et de l’urgence de l’enquête. Si le Médiateur estime que l’enquête est d’intérêt public , le délai de réponse doit être aussi court que raisonnablement possible. Si l’institution concernée n’est pas en mesure de fournir une réponse dans le délai imparti, elle présente une demande motivée visant à le proroger.

4.10. Le Médiateur conserve les documents ou informations obtenus d’une institution ou d’un État membre dans le cadre d’une enquête , et désignés comme confidentiels par l’institution ou l’État membre , uniquement pendant la durée de l’enquête et tant que le délai de traitement de toute (éventuelle) demande de réexamen n’a pas expiré. Ces documents ou informations sont détruits après la clôture de l’enquête et l’expiration du délai de traitement de toute (éventuelle) demande de réexamen. Le Médiateur peut demander à une institution ou à un État membre de conserver ces documents ou ces informations pendant au moins cinq ans à compter de la notification leur indiquant que le Médiateur ne les conserve plus.

4.10. Le Médiateur conserve les documents ou informations visés à l’article 5, paragraphe 8, du statut , uniquement pendant la durée de l’enquête et tant que le délai de traitement de toute (éventuelle) demande de réexamen introduite en vertu de l’article 9.3 de la présente décision n’a pas expiré. Ces documents ou informations sont détruits après la clôture de l’enquête et l’expiration du délai de traitement de toute (éventuelle) demande de réexamen. Le Médiateur peut demander à une institution ou à un État membre de conserver ces documents ou ces informations pendant au moins cinq ans à compter de la notification leur indiquant que le Médiateur ne les conserve plus.

5.1. Si le Médiateur considère qu’une plainte peut être résolue, il recherche une solution avec l’institution concernée et le plaignant .

5.1. Si le Médiateur considère qu’une plainte peut être résolue, il recherche une solution avec l’institution concernée pour éliminer le cas de mauvaise administration et, partant, résoudre la plainte .

6.2. Lorsque le Médiateur ne constate pas de cas de mauvaise administration, ou qu’une solution a été trouvée, ou qu’une nouvelle enquête n’est pas justifiée, il clôt l’enquête par une décision dans laquelle il expose ses conclusions. Dans la décision clôturant l’enquête, le Médiateur peut formuler des suggestions d’amélioration permettant de résoudre les problèmes soulevés au cours de l’enquête. Le Médiateur envoie la décision au plaignant et à l’institution concernée.

6.2. Lorsque le Médiateur ne constate pas de cas de mauvaise administration, ou qu’une solution a été trouvée, ou qu’une nouvelle enquête n’est pas justifiée, il clôt l’enquête par une décision dans laquelle il expose ses conclusions. Dans la décision clôturant l’enquête, le Médiateur peut suggérer des améliorations permettant de résoudre les problèmes soulevés au cours de l’enquête. Le Médiateur envoie la décision au plaignant et à l’institution concernée.

7.2. Le Médiateur peut transmettre au Parlement européen un rapport spécial sur toute enquête dans laquelle il constate un cas de mauvaise administration et qu’il juge d’importance publique .

7.2. Le Médiateur peut transmettre au Parlement européen un rapport spécial sur toute enquête dans laquelle il constate un cas de mauvaise administration et qui présente selon lui un intérêt public particulier .

8.1. Conformément à ses fonctions telles que définies à l’article 1er, paragraphe 3, du statut, le Médiateur mène les enquêtes d’initiative qu’il estime justifiées.

8.1. Conformément à ses fonctions telles que définies à l’article 1er, paragraphe 3, et à l’article 3, paragraphe 3, du statut, le Médiateur mène les enquêtes d’initiative qu’il estime justifiées.

8.2. Les procédures applicables aux enquêtes ouvertes à la suite de plaintes s’appliquent, pour autant qu’elles soient pertinentes, aux enquêtes d’initiative.

8.2. Le Médiateur peut également prendre contact par écrit avec les institutions, à des fins de sensibilisation, de partage d’observations ou de collecte d’informations sur les pratiques administratives. Dans les limites des fonctions du Médiateur définies à l’article 1er, paragraphe 3, du statut, et conformément à l’article 3, paragraphe 3, du statut, le Médiateur peut également décider de mener des enquêtes d’initiative à la suite de ces contacts avec les institutions.

8.3. Le Médiateur peut, en dehors du cadre des enquêtes, prendre contact par écrit avec les institutions, à des fins de sensibilisation, de partage d’observations ou de collecte d’informations sur les pratiques administratives. Dans les limites des fonctions définies à l’article 1er, paragraphe 3, du statut, le Médiateur peut décider de mener des enquêtes d’initiative, également à la suite de ces contacts avec les institutions, conformément aux paragraphes 8.1 et 8.2.

8.3. Les procédures applicables aux enquêtes ouvertes à la suite de plaintes s’appliquent aux enquêtes d’initiative visées aux paragraphes 8.1 et 8.2 pour autant qu’elles soient pertinentes pour ces enquêtes.

9.3. Le plaignant a le droit de demander le réexamen d’une décision prise en application des paragraphes 3.3 et 3.4 de la présente décision ainsi que le réexamen de tout constat figurant dans une décision de clôture d’enquête à l’exception des constats de mauvaise administration. Les modalités du traitement des demandes de réexamen sont énoncées dans une décision du Médiateur.

9.3. Le plaignant a le droit de demander le réexamen d’une décision prise en application des Articles 3.3 et 3.4 de la présente décision ainsi que le réexamen de tout constat figurant dans une décision de clôture d’enquête à l’exception des constats de mauvaise administration. Les modalités du traitement des demandes de réexamen sont énoncées dans une décision du Médiateur et publiées sur le site internet du Médiateur .

9.4. Conformément aux dispositions du statut, le plaignant a le droit de demander un accès au dossier du Médiateur relatif à la plainte lorsqu’il soumet une demande de réexamen en vertu du paragraphe 9.3 de la présente décision. Il n’a pas accès aux documents déclarés confidentiels par une institution, un État membre ou le Médiateur, ou à toute autre information confidentielle figurant au dossier. Les informations contenues dans le dossier sont divulguées au plaignant dans les conditions prévues à l’article 5, paragraphe 8, du statut.

9.4. Le plaignant a le droit de demander un accès au dossier du Médiateur relatif à la plainte lorsqu’il soumet une demande de réexamen en vertu du paragraphe 9.3 de la présente décision. Les informations contenues dans le dossier sont divulguées au plaignant dans le respect des dispositions du statut et, en particulier, des conditions prévues à l’article 5, paragraphe 8, du statut.

9.5. Afin de protéger les intérêts légitimes du plaignant ou d’un tiers, le Médiateur peut qualifier de confidentielles les informations contenues dans une plainte ou dans d’autres documents et en informe l’institution. Dans des circonstances exceptionnelles, comme dans les plaintes relatives à la dénonciation de dysfonctionnements, le Médiateur peut décider de ne pas communiquer l’identité du plaignant à l’institution concernée.

9.5. Afin de protéger les intérêts légitimes du plaignant ou d’un tiers, le Médiateur peut qualifier de confidentielles les informations contenues dans une plainte ou dans d’autres documents et en informe l’institution. Dans des circonstances exceptionnelles, comme dans les plaintes relatives à la dénonciation de dysfonctionnements, le Médiateur peut décider de ne pas communiquer l’identité du plaignant à l’institution concernée ou à d’autres acteurs extérieurs .

9.7. Dans les cas où le Médiateur est chargé de vérifier si les mesures adoptées par l’autorité compétente de l’institution, de l’organe ou de l’organisme de l’Union concerné garantissent la protection des victimes présumées de harcèlement et rétablissent un environnement de travail sain et sûr, qui respecte la dignité des personnes concernées, pendant qu’une enquête administrative est en cours, il peut consulter des experts externes dans ce domaine pour qu’ils l’aident à procéder à cette vérification et à formuler d’éventuelles recommandations.