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29.9.2023

Journal officiel de l’Union européenne

L 242/151

RÉSOLUTION (UE) 2023/1836 DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 10 mai 2023

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget général de l’Union européenne pour l’exercice 2021, section VIII — Médiateur européen

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

—	vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget général de l’Union européenne pour l’exercice 2021, section VIII — Médiateur européen,

—	vu l’article 100 et l’annexe V de son règlement intérieur,

—	vu la lettre de la commission des affaires constitutionnelles,

—	vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A9-0067/2023),

considérant, dans le contexte de la procédure de décharge, que l’autorité de décharge tient à souligner qu’il est particulièrement important de renforcer davantage la légitimité démocratique des institutions de l’Union en améliorant la transparence et la responsabilité et en appliquant les concepts de budgétisation axée sur les performances et de bonne gestion des ressources humaines;

considérant que l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne prévoit l’élection d’un Médiateur européen par le Parlement européen, qui est habilité à recevoir les plaintes émanant de tout citoyen de l’Union ou de toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège statutaire dans un État membre et relatives à des cas de mauvaise administration dans l’action des institutions, organes ou organismes de l’Union, à l’exclusion de la Cour de justice de l’Union européenne dans l’exercice de ses fonctions juridictionnelles. Le Médiateur instruit ces plaintes et fait rapport à leur sujet;

C.	considérant que le règlement (UE, Euratom) 2021/1163 du Parlement européen (1) fixe le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur (statut du Médiateur européen);

D.	considérant que la décision du Médiateur européen portant adoption de dispositions d’exécution est en cours de révision à la suite de l’adoption du règlement (UE, Euratom) 2021/1163;

observe que le budget du Médiateur européen (ci-après le «Médiateur»), relève de la rubrique 7 du CFP, «Administration publique européenne», qui s’élevait au total à 10,7 milliards d’EUR en 2021; relève que le Médiateur est une institution relativement petite dont le budget ne représente qu’environ 0,12 % du budget administratif total;

observe que, dans son rapport annuel relatif à l’exercice 2021, la Cour des comptes européenne (ci-après la «Cour») a augmenté l’échantillon d’opérations sous la rubrique «Administration» pour passer de 48 en 2020 à 60 en 2021;

observe que la Cour indique que, depuis de nombreuses années, ses travaux montrent que, dans l’ensemble, ces dépenses présentent un risque faible; constate toutefois que le rapport annuel sur l’exécution du budget de l’Union pour l’exercice 2021 ne fournit aucune information pertinente sur le Médiateur européen et invite la Cour à inclure dans les prochains rapports annuels des données complètes concernant le respect de toutes les exigences nécessaires à une procédure de décharge cohérente;

constate avec satisfaction que, dans son rapport annuel relatif à l’exercice 2021, la Cour n’a relevé aucun problème spécifique concernant le Médiateur;

Gestion budgétaire et financière

relève que le budget du Médiateur s’élevait à 12 501 836 EUR pour 2021, ce qui représente une légère augmentation, de 1,2 %, par rapport à 2020, ce qu’il convient toutefois d’évaluer également dans le contexte d’une augmentation de 7,4 % du budget en 2020 par rapport à 2019;

relève que l’augmentation la plus importante du budget provient du loyer et est due au déménagement du bureau du Médiateur à Bruxelles; relève qu’au lieu de payer sur une période de six ans, le Médiateur a été en mesure de payer tous les coûts liés aux travaux d’aménagement du nouveau bâtiment en 2021; relève que cela aura un effet positif sur les budgets du Médiateur pour les années à venir;

relève toutefois que le taux d’exécution budgétaire n’a été que de 88,8 % pour l’exercice 2021, ce qui représente une baisse par rapport à 2020, où le taux d’exécution était de 94,9 %; reconnaît que, pour 2021 également, l’exécution du budget a été fortement affectée par la pandémie de COVID-19, laquelle a, en partie, retardé le recrutement de personnel, mais a également considérablement limité les manifestations, les conférences et les missions physiques;

constate avec satisfaction que le Médiateur continue de présenter un délai de paiement très court pour les factures (de 11,35 jours en moyenne), mais encourage vivement dans le même temps la mise en place d’un système de facturation électronique;

se félicite que le Médiateur ait conclu un large éventail d’accords de niveau de service, en particulier avec le Parlement européen et la Commission, qui permettent à l’institution d’économiser de l’argent en ne devant pas mettre en place les structures nécessaires à la gestion de ces services; se félicite en outre que le Médiateur participe également à des contrats-cadres interinstitutionnels, ce qui lui permet également de bénéficier de prix plus bas et réduit la nécessité de mettre en place ses propres structures administratives complexes;

Gestion interne, performances et contrôle interne

10.

reconnaît que 2021 a été une année difficile, notamment en raison des effets persistants de la pandémie de COVID-19 et de la nécessité constante de préserver le bien-être du personnel et de créer de nouvelles méthodes de travail; encourage le Médiateur à adopter un cadre de communication global intégrant les enseignements tirés des deux années de la pandémie de COVID-19 afin d’être prêt à faire face à d’éventuels événements perturbateurs à l’avenir et de pouvoir garantir la continuité des activités;

11.

relève qu’en 2021, le Médiateur a continué de mettre en œuvre la stratégie «Cap sur 2024», visant à créer une nouvelle structure plus simple avec moins de cadres, encourageant un travail plus collaboratif ainsi que des processus flexibles et souples;

12.

se félicite vivement que le Médiateur ait été en mesure de réduire considérablement le temps moyen nécessaire pour traiter différents types de dossiers au cours de ces dernières années: le délai moyen de traitement d’une plainte est passé de 78 jours en 2018 à 29 jours en 2021, ce qui équivaut à une réduction de 63 %, et de 157 jours à 61 jours, ce qui équivaut à une réduction de 61 %, pendant la durée du mandat du Médiateur, tandis que le délai moyen de traitement d’une enquête est passé de 254 jours à 112 jours, soit une baisse de 56 %;

13.

se félicite que le Médiateur ait continué d’améliorer l’efficacité des procédures de traitement des plaintes en dehors de son mandat, qui s’élèvent à environ 1 400 par an; se félicite en outre que la proportion de plaintes traitées en dehors de son mandat par la direction de l’administration soit passée de 22 % en 2020 à 35 % en 2021;

14.

relève que l’accès du public aux documents constitue une priorité majeure pour le Médiateur et représente jusqu’à une enquête sur quatre; relève en outre que l’accès du public aux documents inclut la manière dont l’administration de l’Union traite les messages textuels et instantanés et l’accès en temps utile aux documents; appuie la demande du Médiateur de moderniser la législation de l’Union relative à l’accès aux documents et de la rendre plus conforme aux droits des citoyens et attend avec intérêt d’en apprendre davantage sur la manière dont le Médiateur peut conseiller les institutions et organes de l’Union sur la manière de mettre en place des systèmes visant à améliorer la gestion de l’accès aux documents; demande au Médiateur de fournir un retour d’information sur le nouvel outil informatique de la Commission dans ce domaine [EASE — Electronic Access to European Commission Documents (accès électronique aux documents de la Commission européenne)];

Ressources humaines, égalité et bien-être du personnel

15.

relève que fin 2021, le Médiateur comptait 74 membres du personnel, ce qui est pratiquement inchangé par rapport à fin 2020, où l’on comptait 73 membres du personnel, tout comme fin 2019; relève toutefois que le nombre d’agents contractuels est passé de 11 en 2019 à 8 en 2020 et à 6 en 2021, tandis que le nombre d’agents temporaires est passé de 23 en 2019 à 28 en 2020 et à 30 en 2021; le nombre de fonctionnaires est resté plus ou moins constant: 40 en 2019, 37 en 2020 et 38 en 2021;

16.

constate avec satisfaction que fin 2021, le nombre de nationalités de l’Union représentées parmi le personnel était de 18, ce qui est inchangé par rapport à 2020, et que les postes d’encadrement sont répartis entre 5 nationalités (contre 4 en 2020); invite instamment le Médiateur à poursuivre ses efforts pour parvenir à une répartition géographique équilibrée des ressortissants de tous les États membres au sein de son personnel (en particulier au niveau de l’encadrement);

17.

relève que 68 % de l’ensemble des membres du personnel du Médiateur sont des femmes, ce qui représente une légère augmentation par rapport à 2020, où les femmes représentaient 66 %; note en outre que les femmes constituent la majeure partie de toutes les catégories de personnel: encadrement, AD, AST, AST-SC, GF IV et autres GF; invite le Médiateur à poursuivre ses efforts pour parvenir à une répartition hommes-femmes équilibrée, tout en tenant compte de la petite taille du bureau;

18.

note que les nouvelles règles relatives au travail hybride prévoient un télétravail de 60 % par mois, tandis que les modalités du travail quotidien sont organisées au niveau de l’équipe; se félicite du fait que toutes les catégories de personnel peuvent recourir aux formules souples de travail; relève enfin que le personnel est autorisé à télétravailler 15 jours par an en dehors du lieu d’affectation;

19.

constate avec satisfaction que le Médiateur travaille avec un système électronique de gestion des dossiers (CMS), qui fournit des informations en temps réel sur la répartition des plaintes aux agents chargés des enquêtes, ce qui permet aux gestionnaires d’ajuster la charge de travail en conséquence; se félicite qu’aucun cas de syndrome d’épuisement professionnel n’ait été signalé en 2021; se félicite en outre qu’en 2021, le nombre de jours d’absence pour cause de maladie ait diminué de 28 % par rapport à 2020 et que le nombre de membres du personnel en congé de maladie pendant plus de 30 jours ait diminué d’un tiers, passant de 9 en 2020 à 6 en 2021;

20.

constate avec satisfaction qu’aucun cas de harcèlement n’a été signalé en 2021; relève que le cas qui a été signalé en 2020 faisait toujours l’objet d’une enquête de l’OLAF en 2021 et qu’il a été clôturé en 2022 sans que l’OLAF n’ait émis de recommandations; note enfin que le Médiateur a organisé des formations pour ses correspondants éthiques et les membres du comité de conciliation afin de les doter des connaissances nécessaires à l’exercice de leurs fonctions dans le cadre de la politique de lutte contre le harcèlement du Médiateur;

21.

se félicite que le Médiateur ait recruté un nombre relativement important de stagiaires, dont 16 en 2021, et qu’il offre ainsi une expérience européenne à de nombreux jeunes; se félicite en outre que tous les stagiaires recrutés en 2021 aient reçu une rémunération;

Cadre éthique et transparence

22.

se félicite que le Médiateur dispose d’une page dédiée à la conduite éthique sur l’intranet du bureau du Médiateur et que des règles internes relatives aux activités extérieures et aux mandats des membres du personnel aient été adoptées en 2021; se félicite en outre que le bureau du Médiateur ait organisé une session pour tous les membres du personnel afin de présenter sa politique en matière d’activités extérieures, qui était prévue pour 2021 mais a dû être reportée à début 2022;

23.

se félicite du fait que l’auditeur interne, dans le cadre de son programme de travail, réexamine le cadre éthique du Médiateur; demande au Médiateur de rendre compte au Parlement des résultats de ce réexamen, y compris de toute recommandation éventuelle qui pourrait être émise par l’auditeur interne;

24.

félicite le Médiateur d’avoir publié son programme sur son site web et d’avoir systématiquement utilisé le registre de transparence pour vérifier que les orateurs ou les invités intervenant lors des manifestations ou des réunions organisées par le Médiateur y étaient bien inscrits; se félicite que le Médiateur se soit engagé à lier l’hôte des manifestations et les participants aux réunions publiées sur son site web aux entrées correspondantes du registre de transparence; félicite le Médiateur pour les progrès réalisés dans ce domaine et l’encourage à poursuivre son engagement en faveur de plus de transparence;

25.

relève que la stratégie de prévention de la fraude du Médiateur repose sur les mesures relatives au comportement éthique; constate en outre avec satisfaction que le Médiateur applique le principe des «quatre yeux» afin de garantir que chaque opération soit traitée par au moins deux personnes;

26.

constate avec satisfaction qu’aucun cas de conflit d’intérêts n’a été détecté en 2021 et que tous les membres du personnel qui quittent leurs fonctions reçoivent désormais une lettre les informant de leurs obligations permanentes envers le bureau du Médiateur et de leur devoir d’informer le bureau et d’obtenir son autorisation avant d’exercer une activité professionnelle, rémunérée ou non, dans les deux ans suivant la cessation de la fonction publique de l’Union;

27.

constate avec satisfaction que le Médiateur a adopté en 2015 un ensemble élaboré de règles internes concernant la nécessité de protéger les lanceurs d’alerte contre les actions négatives et de les soutenir au cours du processus; note en outre qu’aucun cas visant des lanceurs d’alerte n’a été signalé en 2021;

28.

demande qu’il soit mis fin au recours à des entreprises externes qui, selon le classement de l’université de Yale (2), continuent d’exercer leurs activités en Russie;

Numérisation, cybersécurité et protection des données

29.

constate que les dépenses informatiques ont considérablement augmenté en 2021, ce qui a été possible après un virement de crédits, et ont augmenté de presque 2,5 fois, passant de 127 430 EUR en 2020 à 303 020 EUR en 2021, principalement dans le but d’améliorer les installations de visioconférence;

30.

relève que le Médiateur n’a subi aucune cyberattaque en 2021 et que l’institution s’appuie principalement sur le Parlement européen pour veiller à ce que son niveau de cybersécurité soit suffisant;

31.

encourage le Médiateur à travailler en étroite collaboration avec l’Agence de l’Union européenne pour la cybersécurité; suggère que des programmes de formation à la cybersécurité régulièrement actualisés soient proposés à tout le personnel du Médiateur;

32.

salue le fait que les activités du Médiateur, y compris le traitement des plaintes, les ressources humaines et les finances, sont déjà entièrement numérisées, mais que les plaintes peuvent toujours être transmises sur support papier, auquel cas il sera également répondu sur papier si le plaignant choisit ce format;

33.

constate avec satisfaction que l’enquête du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) sur le traitement des données à caractère personnel par le Médiateur dans le cadre du traitement des plaintes, qui a conduit à une inspection du CEPD dans les locaux du Médiateur en 2019, a été finalisée et que toutes les recommandations du CEPD ont été acceptées, ce qui a conduit à la clôture du dossier en 2021;

34.

prend acte du fait que le Médiateur donne la priorité à l’utilisation d’outils à code source ouvert dans la mesure du possible et utilise exclusivement des logiciels à code source ouvert sur son site internet;

Bâtiments

35.

relève que 2021 a été une année de transition au cours de laquelle le Médiateur a déménagé son bureau de Bruxelles dans de nouveaux locaux en octobre 2021, avec un espace de travail collaboratif;

36.

se félicite que les nouvelles installations immobilières aient permis de réduire l’empreinte environnementale grâce à l’utilisation de technologies modernes;

37.

se félicite que le Médiateur ait l’intention d’améliorer l’accessibilité de son bâtiment à Bruxelles et attend avec intérêt de recevoir des mises à jour sur les progrès accomplis;

Environnement et durabilité

38.

se félicite que le bureau du Médiateur soit parvenu à réduire considérablement l’utilisation du papier au fil des ans grâce à la numérisation des processus, y compris la possibilité de signer des documents par voie électronique et l’abandon dans une large mesure des versions imprimées du rapport annuel et des bulletins d’information;

39.

note que l’utilisation des technologies modernes a permis au Médiateur de mettre en œuvre des systèmes permettant de réduire la consommation d’énergie, notamment en utilisant des détecteurs de mouvement et des thermostats à fonctionnement centralisé;

40.

se félicite que le bureau du Médiateur encourage l’utilisation des transports publics en remboursant 50 % des coûts annuels des transports publics jusqu’à concurrence de 500 EUR et qu’il ait amélioré les installations de son garage pour le personnel qui utilise le vélo comme moyen de transport, alors qu’il n’y a pas de parking dans le nouveau bâtiment;

41.

relève que le bureau du Médiateur loue son bâtiment au Parlement européen et renvoie à ce dernier pour toute demande d’information concernant l’installation de panneaux solaires sur le toit; encourage néanmoins le bureau du Médiateur à plaider résolument en faveur de l’installation de tels panneaux si ce n’est pas déjà fait;

Coopération interinstitutionnelle

42.

se félicite de l’étroite coopération informelle du Médiateur avec l’OLAF, le Parquet européen et la Cour afin d’éviter la duplication des enquêtes et de discuter de domaines d’intérêt mutuel tels que les conflits d’intérêts et le pantouflage;

43.

souligne l’importance pour le Médiateur de maintenir un niveau élevé d’échanges et de coopération avec le Réseau européen des médiateurs; constate avec satisfaction que le Médiateur a commencé à proposer des ateliers et des séminaires ciblés dans des domaines spécifiques pour les spécialistes dans les bureaux des membres du Réseau européen des médiateurs et qu’il accueille la conférence annuelle du Réseau européen des médiateurs; encourage le Médiateur à renforcer ses liens étroits avec les institutions, organes et agences de l’Union;

44.

se félicite que le Médiateur coopère étroitement avec les commissions compétentes du Parlement européen sur les enquêtes importantes, soit en présentant les travaux directement lors des réunions des commissions, soit en envoyant des informations aux présidents des commissions; constate avec satisfaction que le rapport annuel du Médiateur au Parlement comprend désormais une section consacrée à l’impact et aux réalisations, qui détaille à la fois le suivi statistique des recommandations, solutions et suggestions du Médiateur, mais donne également des exemples concrets d’impact;

45.

note que la commission du contrôle budgétaire attend avec impatience d’en savoir plus sur les travaux du Médiateur sur la transparence et la responsabilité de la facilité pour la reprise et la résilience, que la commission examinera afin de veiller à ce que les fonds soient dépensés correctement; demande au Médiateur d’informer régulièrement l’autorité budgétaire des difficultés rencontrées mais aussi des enseignements tirés pour le financement futur;

Communication

46.

note que le bureau du Médiateur a continué de développer son site internet afin qu’il soit plus facile pour les citoyens intéressés de trouver des enquêtes et, de manière générale, pour qu’il soit plus attrayant pour les utilisateurs; relève en outre que l’utilisation de SoMes peut également accroître la connaissance du travail du Médiateur, comme cela a été fait en 2021, en mettant particulièrement l’accent sur le droit d’accès aux documents de l’Union.

(1) Règlement (UE, Euratom) 2021/1163 du Parlement européen du 24 juin 2021 fixant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur (statut du Médiateur européen) et abrogeant la décision 94/262/CECA, CE, Euratom (JO L 253 du 16.7.2021, p. 1).

(2) https://som.yale.edu/story/2022/over-1000-companies-have-curtailed-operations-russia-some-remain