1.Contexte et champ d’application
La numérisation est l’une des mesures de simplification qui ont été renforcées dans les règlements de l’UE régissant les investissements au titre de la politique de cohésion au cours de la période de programmation 2014-2020. À ce titre, des systèmes d’échange électronique de données entre les bénéficiaires et les autorités responsables des programmes, ou «systèmes d’e-cohésion», ont été créés ou développés, puis utilisés au cours de la mise en œuvre des programmes.
La direction générale de la politique régionale et urbaine de la Commission européenne a élaboré un document de travail des services pour rendre compte des résultats de l’évaluation des systèmes d’e‑cohésion au cours de la période de programmation 2014-2020. L’évaluation a été réalisée par un contractant externe entre novembre 2020 et mai 2022 et le rapport final a été publié en juin 2022.
L’évaluation de l’e-cohésion au cours de la période de programmation 2014-2020 visait à: a) recueillir et fournir des informations actualisées sur la mise en œuvre et les performances des systèmes d’e‑cohésion dans les États membres; b) recenser les bonnes pratiques et les difficultés relatives aux systèmes d’e-cohésion; c) évaluer si les objectifs souhaités ont été atteints; d) recenser les éléments susceptibles d’améliorer encore les performances des systèmes d’e‑cohésion au cours de la période de programmation 2021-2027.
L’évaluation a porté sur 302 programmes financés par le Fonds européen de développement régional (FEDER) et le Fonds de cohésion (FC) au cours de la période de programmation 2014-2020, pour lesquels 108 systèmes d’e-cohésion ont été cartographiés et analysés. La méthodologie d’évaluation a englobé des recherches documentaires, des enquêtes à grande échelle destinées à tous les utilisateurs des systèmes d’e-cohésion, des études de cas, des entretiens et un webinaire. Six critères d’évaluation ont été examinés, couvrant les cinq critères «Mieux légiférer» (efficacité, efficience, cohérence, pertinence et valeur ajoutée de l’UE) et la convivialité des systèmes.
2.Constatations
L’objectif principal de l’introduction de systèmes d’e-cohésion au cours de la période de programmation 2014-2020 était de simplifier et de rationaliser la mise en œuvre des programmes de la politique de cohésion en réduisant la charge administrative pesant sur les bénéficiaires et les autorités. L’évaluation a montré que cet objectif avait été atteint, puisque tant les bénéficiaires que les autorités responsables des programmes ont systématiquement indiqué que l’introduction de systèmes d’e‑cohésion avait simplifié l’échange d’informations entre eux et réduit la charge administrative liée à la mise en œuvre des projets et programmes relevant du FEDER et du FC.
Efficacité
La plupart des systèmes avaient intégré les modules et fonctionnalités attendus, garantissant notamment la disponibilité de l’ensemble des données et documents traités antérieurement, de formulaires interactifs et/ou de formulaires préremplis par le système et d’un suivi en ligne du statut. Les systèmes d’e-cohésion ont été largement utilisés pour: 1) présenter et gérer les demandes de paiement et 2) rendre compte des progrès accomplis. Les systèmes ont également joué un rôle important dans la communication entre les bénéficiaires et les autorités responsables des programmes en ce qui concerne ces deux processus. D’autres moyens de communication entre les bénéficiaires et les autorités responsables des programmes, tels que le courrier électronique, étaient toujours utilisés dans certains cas, principalement pour l’échange d’informations relatives aux vérifications d’audit. À cet égard, l’évaluation a montré qu’une raison possible de l’utilisation d’autres moyens de communication malgré la disponibilité d’un système d’e‑cohésion pourrait être l’absence d’une fonctionnalité de signature électronique intégrée dans le système.
Efficience
L’évaluation a montré que l’introduction de systèmes d’e-cohésion a permis un échange d’informations plus rapide et moins coûteux. Les bénéficiaires ont indiqué que l’introduction des systèmes d’e‑cohésion avait permis d’accélérer le traitement des demandes de paiement et l’établissement de rapports d’avancement.
Cohérence
L’évaluation a montré que toutes les catégories d’autorités responsables des programmes ciblées (autorités de gestion, organismes intermédiaires, autorités de certification et autorités d’audit) avaient accès aux systèmes et étaient en mesure de les utiliser. Il a également été constaté que les systèmes d’e-cohésion étaient davantage connectés au système de suivi central qu’à d’autres registres nationaux, bases de données ou autres systèmes européens (tels que le système de gestion des Fonds de l’Union européenne - SFC) 1 . L’interopérabilité des systèmes d’e‑-cohésion avec les registres ou bases de données externes au niveau national est une fonctionnalité jugée utile à la fois par les autorités responsables des programmes et par les bénéficiaires, mais elle reste encore peu répandue. Le fait que l’interconnexion avec d’autres registres et bases de données nationaux est encore limitée pourrait s’expliquer par le manque d’harmonisation et d’intégration des définitions des concepts communs (par exemple, l’utilisation d’une terminologie différente dans la législation européenne et nationale) et des protocoles (par exemple, l’existence de différentes réglementations et lignes directrices pour la communication des données) entre le programme et les systèmes nationaux.
Pertinence
Les systèmes d’e‑cohésion ont été largement utilisés tant par les autorités responsables des programmes que par les bénéficiaires. Il ressort de l’évaluation que ce sont les représentants des autorités de gestion et des autorités de certification qui utilisent le plus les systèmes, et les représentants des autorités d’audit qui les utilisent le moins. Cela peut s’expliquer par le recours à d’autres moyens de communication (à savoir le courrier électronique), qui ont été utilisés dans certains cas pour le processus de vérification d’audit. L’inclusion d’une fonctionnalité de signature électronique dans les systèmes d’e‑cohésion pourrait être utile pour réduire l’utilisation d’autres moyens de communication aux fins des vérifications d’audit.
Valeur ajoutée de l’Union européenne
L’évaluation a montré que l’obligation réglementaire d’introduire des systèmes d’e-cohésion a déclenché à la fois le déploiement de nouveaux systèmes et l’intégration des fonctionnalités et processus requis dans les systèmes existants. Un dialogue constructif entre la Commission européenne et les autorités responsables des programmes tout au long de la préparation et de la mise en œuvre de la période de programmation 2014-2020 a contribué à ce résultat positif.
Convivialité