Acte préparatoire52024BP2259

Résolution (UE) 2024/2259 du Parlement européen du 11 avril 2024 contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Agence de soutien à l’ORECE (Office de l’ORECE) pour l’exercice 2022

CELEX	52024BP2259
Type	Acte préparatoire
Date	jeudi 11 avril 2024

Résumé IA

Cette résolution du Parlement européen, adoptée le 11 avril 2024, accorde la décharge sur l'exécution du budget 2022 de l'Agence de soutien à l'ORECE (Office de l'ORECE). Elle intègre des observations critiques et des recommandations adressées à l'Agence, notamment sur sa gestion budgétaire et financière. Pour un professionnel du droit français, ce texte constitue un acte de contrôle politique a posteriori, sans portée normative directe, mais qui peut influencer la gouvernance future de l'Agence.

Texte intégral

Journal officiel
de l'Union européenne

Série L

2024/2259

10.10.2024

RÉSOLUTION (UE) 2024/2259 DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 11 avril 2024

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Agence de soutien à l’ORECE (Office de l’ORECE) pour l’exercice 2022

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

—	vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget de l’Agence de soutien à l’ORECE (ci-après l’«Agence») pour l’exercice 2022,

—	vu l’article 100 et l’annexe V de son règlement intérieur,

—	vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A9-0123/2024),

A.	considérant que, selon l’état de ses recettes et de ses dépenses (1), le budget définitif adopté de l’Agence pour l’exercice 2022 était de 7 428 456 EUR, ce qui représente une augmentation de 1,19 % par rapport à 2021; que la majeure partie du budget de l’Agence provient du budget de l’Union;

considérant que, dans son rapport sur les comptes annuels de l’Agence relatifs à l’exercice 2022 (ci-après le «rapport de la Cour»), la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels de l’Agence étaient fiables et que les opérations sous-jacentes étaient légales et régulières;

C.	considérant qu’en ce qui concerne le secteur des marchés publics de l’Agence, aucun problème nécessitant des mesures correctives n’a été signalé pour 2022 et qu’il n’y a pas de mesures correctives en cours ou en suspens provenant des audits et évaluations des années précédentes;

D.	considérant qu’en ce qui concerne les systèmes de contrôle interne de l’Agence, aucun problème nécessitant des mesures correctives n’a été signalé pour 2022; qu’il n’y a pas de mesures correctives en cours ou en suspens provenant des audits et évaluations des années précédentes;

Gestion budgétaire et financière

constate avec satisfaction que les efforts de suivi du budget au cours de l’exercice 2022 se sont traduits par un taux d’exécution budgétaire des crédits d’engagement inscrits au budget définitif adopté pour l’exercice de 99,99 %, soit une augmentation de 0,02 % par rapport à 2021; se félicite que ce taux d’exécution budgétaire soit supérieur au seuil plancher de 95 % fixé par le conseil d’administration; constate que le taux d’exécution des crédits de paiement pour l’exercice en cours s’élevait à 82,78 %, soit une augmentation de 13,44 % par rapport à 2021;

Performance

note que l’Agence utilise des indicateurs de performance clés (ICP) pour évaluer les résultats obtenus au regard de ses objectifs, notamment en ce qui concerne le soutien aux groupes de travail, les activités de communication, la centralisation des finances et des marchés publics et la gestion des ressources humaines; note que la plupart des objectifs ont été atteints, mais recommande toutefois de prendre des mesures concernant les indicateurs clés de performance (ICP) qui ne sont toujours pas atteints ou progressent plus lentement que prévu, par exemple l’amélioration du processus de remboursement au moyen de l’outil AGM, ou la signature d’un contrat à l’appui de l’élaboration de la «stratégie de l’ORECE en matière de TIC pour la période 2022-2025»; recommande à l’Agence d’affiner régulièrement ses indicateurs clés de performance afin d’optimiser ses résultats;

se félicite que l’Agence ait continué de fournir un soutien administratif et professionnel de qualité au conseil des régulateurs de l’ORECE, au réseau de contact de l’ORECE, aux comptes rendus publics, aux groupes de travail de l’ORECE, y compris aux groupes de travail ad hoc, et au groupe consultatif de l’Office de l’ORECE;

se félicite que l’Agence ait accueilli l’autorité ukrainienne de régulation des télécommunications (NCEC) en tant que membre sans droit de vote;

Efficacité et gains

note que les actions visant à réaliser des gains d’efficacité en 2022 visaient les principaux domaines suivants: la centralisation de certaines fonctions, la passation de marchés, les gains d’efficacité obtenus grâce à l’utilisation accrue des applications informatiques de la Commission ou à l’introduction de nouvelles applications et l’utilisation de ressources externes pour compenser le manque de capacités de ressources humaines ou pour des tâches de nature technique et auxiliaire;

relève que, dans le domaine des marchés publics en 2022, l’Agence a continué de recourir aux procédures interinstitutionnelles de passation de marchés et s’est jointe à sept procédures interinstitutionnelles de passation de marchés, ce qui a abouti à la conclusion de six contrats-cadres au cours de la période de référence;

se félicite des gains d’efficacité obtenus grâce à l’utilisation accrue ou à l’introduction d’applications informatiques supplémentaires de la Commission; relève en particulier qu’en 2022, l’Agence avait pleinement intégré et utilisé activement tous les modules de base de Sysper2, par exemple la gestion de l’identité, la gestion des organisations, la gestion des données à caractère personnel, les conditions de travail, la gestion des talents et la gestion des documents, et trois des modules optionnels, à savoir l’horaire flexible, le télétravail et les droits individuels;

relève que, depuis sa création, l’Agence fait face à un déficit en ressources humaines pour certains postes; prend acte que l’Agence compense certaines contraintes de capacité, dans la mesure du possible, et donne la priorité à l’utilisation des services offerts par la Commission et d’autres agences de l’Union en tant que solution principale; observe que cette approche inclut l’utilisation des services fournis par l’Office de gestion et de liquidation des droits individuels (PMO) de la Commission et par l’équipe d’intervention en cas d’urgence informatique pour les institutions, organes et organismes de l’Union (CERT-UE) pour les services informatiques et de sécurité; se félicite de la coopération très fructueuse de l’Agence avec l’Office de l’Union européenne pour la propriété intellectuelle dans le domaine informatique, qui comprend l’hébergement, le développement informatique, le rétablissement après sinistre, la nouvelle conception du site internet de l’Agence et d’autres services informatiques;

rappelle qu’il importe d’améliorer la numérisation de l’Agence au regard de son fonctionnement et de sa gestion internes, mais également pour accélérer la numérisation des procédures; souligne que l’Autorité doit continuer de faire preuve d’anticipation à cet égard afin d’éviter l’apparition d’un fossé numérique entre les agences; souligne toutefois qu’il faut prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires pour éviter tout risque pour la sécurité en ligne des informations traitées et insiste sur la nécessité de renforcer les mesures contre les cyberattaques et les tentatives d’infiltration, notamment en provenance de Russie ou de Chine;

Politique du personnel

10.

note qu’au 31 décembre 2022, le tableau des effectifs comportait 16 agents temporaires autorisés au titre du budget de l’Union (même nombre qu’en 2021); constate que, de surcroît, 19 agents contractuels, 8 experts nationaux détachés et 10 travailleurs intérimaires et consultants ont travaillé pour l’Agence en 2022;

11.

salue les efforts déployés par l’Agence pour se mettre en conformité avec les principes de la déclaration commune du Parlement européen, du Conseil de l’Union et de la Commission européenne du 19 juillet 2012 sur les agences décentralisées, y compris la taille critique minimale attendue;

12.

observe que le principal défi dans le domaine de la politique du personnel a été le taux élevé de rotation du personnel, qui a atteint 16,3 % en 2022 contre 4,6 % en 2021 et 5,4 % en 2020; prend acte du fait que la forte augmentation de la rotation du personnel a particulièrement touché l’unité Administration et finances; note que, pour pourvoir les vacances d’emploi et s’adjoindre le personnel possédant les nouvelles compétences nécessaires à l’Agence et à son administration en 2022, l’Agence a lancé des procédures de sélection afin de pourvoir cinq postes vacants (un agent temporaire et quatre agents contractuels) pour lesquels elle ne disposait pas de listes de réserve appropriées, tandis que pour les trois postes vacants restants, l’Agence a procédé à un recrutement rapide à partir de ses listes de réserve actives; demande toutefois à l’Agence d’analyser les raisons de la forte rotation du personnel, de prendre les mesures nécessaires pour l’éviter à l’avenir et de faire rapport à l’autorité de décharge;

13.

salue les initiatives de l’Agence visant à améliorer les conditions de vie professionnelle et de vie privée des membres du personnel, y compris par des conseils juridiques pour les questions privées, un soutien financier aux jardins d’enfants, des frais d’inscription pour les écoles internationales, des cours de langue, des biens exonérés de TVA pour les experts nationaux détachés, un programme d’entrée en service pour les nouveaux arrivants et une aide aux membres de la famille qui s’installent en Lettonie, certaines en collaboration avec les autorités lettones;

14.

se félicite qu’en 2022 comme en 2021, un équilibre hommes-femmes ait été globalement été atteint au sein du personnel, avec 52 % de femmes et 48 % d’hommes; insiste sur la nécessité d’intensifier les efforts visant à maintenir un équilibre raisonnable entre les hommes et les femmes au sein du personnel de l’Agence; prend acte que l’Agence ne compte que trois postes d’encadrement intermédiaire et qu’un équilibre acceptable entre les hommes et les femmes a également été atteint à cet égard, avec une femme et deux hommes;

15.

relève que l’Agence dispose d’une politique de protection de la dignité de la personne et de prévention du harcèlement moral et sexuel et qu’elle fait partie de la task-force interagences des personnes de confiance; escompte en recevoir le rapport et les recommandations; constate qu’aucun cas de harcèlement n’a été signalé en 2022 et encourage l’Agence à poursuivre et à élargir son action pour éviter que de tels cas se produisent à l’avenir;

16.

regrette que l’Agence n’ait pas adopté la «charte sur la diversité et l’inclusion» qui vise à promouvoir l’égalité de traitement et l’égalité des chances, indépendamment de tout motif tel que le sexe, la race, la couleur, les origines ethniques ou sociales, les caractéristiques génétiques, la langue, la religion ou les convictions, les opinions politiques ou toute autre opinion, l’appartenance à une minorité nationale, la fortune, la naissance, un handicap, l’âge ou l’orientation sexuelle; rappelle que l’un des objectifs de la charte consiste à atteindre l’objectif d’au moins 40 % de représentation du genre sous-représenté dans l’encadrement moyen à court et moyen terme; prend acte de la réponse de l’Agence au questionnaire normalisé sur la décharge; estime que le fait de disposer d’un nombre impair pour les postes d’encadrement supérieur et d’encadrement intermédiaire n’empêche pas l’adoption de la charte; encourage l’Agence à adopter la charte et à participer activement aux initiatives qui promeuvent la diversité et l’inclusion sur le lieu de travail;

17.

se félicite que l’Agence ait poursuivi son programme de stages en 2022; relève qu’au total, 7 stagiaires ont rejoint l’Agence et que 15 stagiaires ont participé au programme de stages de l’Agence;

Prévention et gestion des conflits d’intérêts et transparence

18.

constate que l’Agence publie sur son site internet les CV et déclarations de conflit d’intérêts des membres de son conseil d’administration;

19.

prend acte qu’avant de commencer à exercer leurs fonctions au sein de l’Agence, le personnel statutaire, les experts nationaux détachés, les stagiaires et les travailleurs intérimaires sont tenus de présenter une déclaration d’intérêts, qui est ensuite examinée par l’autorité investie du pouvoir de nomination ou le directeur avant l’approbation de l’affectation; note en outre que le personnel doit régulièrement mettre à jour cette déclaration en cours d’emploi afin de remédier à toute situation de conflit d’intérêts ad hoc et qu’il doit informer de manière proactive l’Agence de toute activité extérieure, de toute entreprise professionnelle pendant un congé personnel, de la rétention de cadeaux, de l’emploi du conjoint et des conflits potentiels concernant des publications ou discours; note qu’en cas de cessation des fonctions, le personnel statutaire et les stagiaires sont tenus de communiquer leurs futurs engagements professionnels à l’Agence pendant une période déterminée après l’engagement;

20.

prend acte de l’adoption par le directeur de l’Agence d’une note visant à gérer les conflits d’intérêts des membres du personnel lors de la sélection et du recrutement, qui impose de déclarer toute relation professionnelle/personnelle avec les candidats, que cette relation constitue ou non un conflit d’intérêts; note en outre que les membres du personnel doivent également indiquer s’ils peuvent ou non conserver leur impartialité; note qu’une fois que les noms des candidats sont divulgués, les membres du comité de sélection doivent présenter une déclaration de conflit d’intérêts conformément à la note susmentionnée ainsi qu’aux lignes directrices sur la prévention et la gestion des conflits d’intérêts concernant les membres du personnel participant aux procédures de sélection, de recrutement ou de reclassement au sein de l’Agence;

21.

note que le conseil d’administration a adopté la stratégie antifraude de l’Agence pour la période 2023-2025, qui vise à améliorer la détection, la sanction et la prévention de la fraude et à lutter contre toute autre activité illégale susceptible de porter atteinte à ses intérêts financiers; se félicite que l’Agence ait déployé en production les modules éthiques de Sysper, qui couvrent la déclaration de conflit d’intérêts, la déclaration de cadeaux ou avantages, la déclaration de publications, la demande d’autorisation d’activité extérieure, la demande d’activité extérieure pendant le congé de convenance personnelle et la déclaration d’emploi du conjoint;

22.

rappelle qu’il importe que l’Agence fasse en sorte d’être plus visible dans les médias, sur l’internet et sur les réseaux sociaux afin de faire connaître son action aux citoyens;

Autres commentaires

23.

note qu’en février 2022, l’Agence a commencé à utiliser l’outil de gestion des marchés publics de services de la Commission, qui a encore rationalisé ses procédures de passation de marchés publics et garantit l’utilisation des modèles et bonnes pratiques les plus récents de la Commission à chaque étape du processus;

24.

prend acte qu’afin d’accroître la cybersécurité et la protection des dossiers numériques en sa possession, l’Agence a recours à l’authentification à deux facteurs, aux pare-feux pour les applications web, aux sauvegardes automatisées, au cryptage appliqué (le cas échéant/si possible) et à des tests réguliers de récupération des systèmes critiques pour son activité; note en outre que l’Agence utilise en plus une protection logicielle pour les appareils des utilisateurs finaux tels que les ordinateurs portables et les téléphones portables, ainsi que les services de sécurité informatique fournis par la CERT-UE;

25.

salue les efforts déployés par l’Agence pour appliquer en priorité la nouvelle législation établissant des mesures en matière de cybersécurité dans les institutions, organes et organismes de l’Union; relève avec inquiétude la charge disproportionnée que pourrait représenter le règlement sur la cybersécurité pour les petites agences, telles que l’Office de l’ORECE, ce qui pourrait mettre en péril le respect de la législation; demande à la Commission de tenir compte de cet élément dans les cycles de programmation des prochaines années;

26.

se félicite que le conseil d’administration de l’Agence ait fixé comme objectif la certification EMAS pour les trois prochaines années; prend acte que l’Agence a entamé la préparation interne de la certification, qui comprend de nouvelles mises à jour sur le calcul de l’empreinte carbone de l’Agence, la participation à l’exercice de jumelage du réseau d’écologisation du réseau des agences de l’Union, et d’autres démarches;

27.

salue la participation de l’autorité de régulation nationale ukrainienne aux activités quotidiennes de l’Agence; félicite l’Agence et ses membres d’avoir mis en place un cadre collaboratif pour relever les défis en matière de connectivité et ouvrir la voie à l’harmonisation des réglementations ukrainiennes en matière de communications électroniques avec le cadre européen des télécommunications; se félicite en outre que, sur la base des données recueillies par l’Agence auprès des opérateurs de l’Union et de l’Ukraine au sujet des mesures appliquées dans le domaine du commerce de détail, une déclaration commune ait été adoptée, qui a établi un cadre stable pour aider les personnes fuyant la guerre en Ukraine à rester liées à leur famille et à leurs amis de retour chez eux et à maintenir l’accès à l’information;

28.

salue les efforts déployés par l’Agence en 2022 pour sensibiliser le public à son mandat et à son travail en Lettonie au moyen d’initiatives de communication à petite échelle, telles que, par exemple, une visite d’étudiants de l’université Stradiņš de Riga, la promotion d’un partenariat qui améliore leur compréhension des agences de l’Union, en particulier en Lettonie, en participant à l’événement diffusé en direct en ligne pour célébrer la Journée de l’Europe en Lettonie, organisé par la représentation de la Commission européenne dans ce pays, ainsi qu’à d’autres événements; invite l’Agence à poursuivre son travail en vue d’améliorer sa visibilité, notamment dans son État membre d’accueil;

29.

se félicite que les bureaux locaux du Parlement et de la Commission européenne à Riga et l’Agence se soient alliés pour travailler ensemble à la création d’une Maison de l’Europe commune, qui accueillera la représentation de toutes les institutions de l’Union et l’Agence en Lettonie;

30.

renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 11 avril 2024 (2) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.

(1) JO C 119 du 31.3.2023, p. 11.

(2) Textes adoptés de cette date, P9_TA(2024)0280.

ELI: http://data.europa.eu/eli/res/2024/2259/oj

ISSN 1977-0693 (electronic edition)

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