Communication de la Commission — Lignes directrices relatives à l’utilisation des options simplifiées en matière de coûts dans le cadre des Fonds relevant du règlement (UE) 2021/1060 (règlement portant dispositions communes)

Table des matières

Liste des acronymes

Préambule

Le présent document fournit des orientations techniques sur les coûts déclarés sur la base de coûts unitaires, de montants forfaitaires et de financements à taux forfaitaire (ci-après les «options simplifiées en matière de coûts» ou «OSC») applicables aux Fonds relevant du règlement (UE) 2021/1060 (1) (le règlement portant dispositions communes, ci-après le «RPDC») et vise à partager les bonnes pratiques en vue d’encourager les États membres à avoir recours à ces options. Il couvre les possibilités offertes par le cadre juridique du RPDC pour la période de programmation 2021-2027 et tient compte des modifications législatives introduites par le règlement (UE) 2021/1060 par rapport à la période de programmation 2014-2020, en particulier de la possibilité de rembourser la contribution de l’Union à un programme sous la forme d’options simplifiées en matière de coûts.

À la suite de l’entrée en vigueur du règlement (UE) 2021/1060, le guide couvre, d’une part, le remboursement des subventions fournies aux bénéficiaires par les États membres sous la forme d’options de coûts d’options simplifiés ou d’une combinaison de différents modes de remboursement conformément à l’article 53, paragraphe 1, points b), c), d) et e), du RPDC et, d’autre part, le remboursement de la contribution de l’Union à un programme sous la forme d’options simplifiées en matière de coûts ou d’une combinaison de différentes formes conformément à l’article 51, points c), d), e) et f), du RPDC.

Le présent guide apporte également davantage de précisions à la suite des questions posées par les États membres et les parties prenantes qui concernent la période de programmation 2021-2027 ou sont pertinentes pour cette période.

CHAPITRE 1: INTRODUCTION AUX OPTIONS SIMPLIFIÉES EN MATIÈRE DE COÛTS

1.1. En quoi consistent les options simplifiées en matière de coûts et pourquoi y avoir recours?

Les options simplifiées en matière de coûts sont des montants ou des pourcentages, définis au préalable, représentant la meilleure approximation possible des coûts éligibles effectifs (réels) engagés dans la pratique lors de la mise en œuvre d’une opération. Elles constituent donc une autre méthode de remboursement des coûts éligibles d’une opération, par opposition à la méthode traditionnelle dans laquelle les coûts réellement engagés par le bénéficiaire, payés et justifiés par des factures ou des preuves de paiement [article 53, paragraphe 1, point a), du RPDC] sont remboursés.

	Avec les options simplifiées en matière de coûts, il n’est plus nécessaire de relier chaque euro de dépense cofinancée à des pièces justificatives individuelles: l’utilisation des OSC réduit considérablement les coûts administratifs et la charge administrative pour les autorités de gestion et les bénéficiaires.
	Le recours aux options simplifiées en matière de coûts permet d’orienter les ressources humaines et les activités administratives nécessaires à la gestion des Fonds CPR vers la réalisation des objectifs stratégiques, moins de ressources étant requises pour la collecte et la vérification des documents (financiers).
	Les options simplifiées en matière de coûts facilitent l’accès aux Fonds également pour les petits bénéficiaires grâce à la simplification du processus de gestion. En outre, les bénéficiaires se voient proposer des processus simplifiés et moins longs pendant la durée de vie de leurs projets, depuis la demande de financement jusqu’au remboursement de leurs dépenses (par exemple, moins de coûts et de temps nécessaires pour préparer la demande de financement, moins de pièces justificatives à présenter, moins de risques de fournir des documents inexacts ou d’oublier des documents, remboursement plus rapide des dépenses).
	Enfin, les options simplifiées en matière de coûts contribuent à un usage plus efficace et plus juste des Fonds RPDC (taux d’erreur plus bas). Pendant de nombreuses années, la Cour des comptes européenne a recommandé de façon répétée à la Commission d’encourager et d’étendre le recours aux options simplifiées en matière de coûts, en particulier parce que celles-ci réduisent le risque d’erreurs (2). Le document d’information de la Cour des comptes européenne intitulé «Simplification de la mise en œuvre de la politique de cohésion après 2020» a fait écho à ces points de vue, en recommandant d’accroître la possibilité d’utiliser les OSC également pour réduire les coûts et la charge administratifs (3).

1.2. Dans quels cas est-il préférable d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts?

Outre les cas où le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire (voir section 1.4 ci-dessous), il est fortement recommandé de les utiliser spécifiquement dans le cadre d’opérations pour lesquelles un ou plusieurs des critères de faisabilité et de pertinence suivants sont remplis:

La mise en place d’options simplifiées en matière de coûts nécessite des investissements en temps et en ressources. Il convient d’en tenir compte lors de la conception d’une nouvelle méthodologie. Si cet investissement est contraire aux objectifs de simplification des OSC, d’autres méthodes de remboursement pourraient être plus appropriées.

1.3. Recours aux options simplifiées en matière de coûts à deux niveaux de remboursement

Conformément au cadre juridique applicable pour la période de programmation 2021-2027, les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées à deux niveaux de remboursement:

Utilisation des options simplifiées en matière de coûts au «Niveau supérieur»

La contribution de l’Union à un programme peut être remboursée sous la forme d’options simplifiées en matière de coûts, conformément à l’article 51, points c), d) et e), du RPDC.

Les options simplifiées en matière de coûts doivent être établies par:

Dans le premier cas, les États membres devraient présenter une proposition à la Commission conformément à l’appendice 1 des annexes V et VI du RPDC, dans le cadre de la soumission du programme ou d’une demande de modification de celui-ci. L’autorité d’audit de ce programme est tenue de fournir une évaluation ex ante positive (4) de la méthode de calcul et des montants ainsi que des modalités visant à assurer la vérification, la qualité, la collecte et le stockage des données.

L’utilisation d’OSC au «niveau supérieur» n’est pas automatiquement liée à l’utilisation d’OSC au «niveau inférieur». Si le remboursement de la contribution de l’Union est fondé sur des OSC approuvées dans le programme ou dans un acte délégué, le remboursement au bénéficiaire peut prendre n’importe quelle forme de soutien (article 94, paragraphe 3, du RPDC).

Pour parvenir à une simplification totale, il est toutefois recommandé que les options simplifiées en matière de coûts utilisées au «niveau supérieur» soient également utilisées au «niveau inférieur», c’est-à-dire lors du remboursement des subventions aux bénéficiaires.

Les États membres ne sont pas tenus d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts au «niveau supérieur». La contribution de l’Union au programme peut prendre n’importe quelle forme de remboursement de l’aide fournie aux bénéficiaires [article 51, point b), du RPDC].

Utilisation des options simplifiées en matière de coûts au «Niveau inférieur»

Les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent être utilisées que dans le cas d’opérations financées par des subventions (article 53, paragraphe 1, du RPDC). Les OSC ne peuvent pas être utilisées pour des instruments financiers ou des prix. Les OSC utilisées pour le remboursement des subventions octroyées par les États membres aux bénéficiaires ne sont pas incluses dans le programme par l’intermédiaire de l’appendice 1 des annexes V et VI du RPDC et ne sont pas soumises à l’approbation de la Commission.

L’évaluation ex ante de l’autorité d’audit n’est pas requise pour les OSC utilisées au «niveau inférieur», mais elle est fortement recommandée.

Les options simplifiées en matière de coûts sont des formes de subventions en vertu de l’article 53 du RPDC. Les dispositions relatives aux subventions, y compris celles relatives aux options simplifiées en matière de coûts, ne sont pas applicables au soutien fourni sous la forme de subventions combinées dans le cadre d’une opération unique au titre d’un instrument financier, conformément à l’article 58, paragraphe 5, du RPDC; le soutien combiné suit les règles relatives aux instruments financiers. Toutefois, si une subvention est combinée à un instrument financier dans le cadre de deux opérations distinctes, les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées pour la partie de l’aide fournie sous la forme d’une subvention. Les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent pas être utilisées si le soutien apporté à une opération est fourni sous la forme d’un prix.

Principales similitudes et différences entre les osc utilisées au niveau «Supérieur» ou uniquement au niveau «Inférieur»

1.4. Recours facultatif et obligatoire aux options simplifiées en matière de coûts

Le principe: recours facultatif aux options simplifiées en matière de coûts

Le recours aux options simplifiées en matière de coûts est facultatif pour les États membres au «niveau supérieur» et au «niveau inférieur», sauf aux fins de l’article 53, paragraphe 2, du RPDC décrit ci-dessous dans le présent chapitre. Au «niveau supérieur», une fois que la Commission a adopté une décision approuvant les OSC dans le programme, la contribution de l’Union à l’État membre est remboursée sous cette forme et ne peut être réclamée par l’État membre sur la base de l’article 51, point b), du RPDC, c’est-à-dire sur la base de l’aide versée au bénéficiaire. Au «niveau inférieur», l’autorité de gestion, ou le comité de suivi dans le cas des programmes Interreg, décide d’utiliser ou non des OSC dans un appel à propositions, en définissant les catégories de coûts et/ou les types d’opérations auxquels ces OSC s’appliquent. Afin de garantir le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement des bénéficiaires, il convient de préciser et de publier (dans l’appel à propositions, les règles du programme ou les règles nationales) la portée des options simplifiées en matière de coûts applicables, c’est-à-dire les catégories de coûts ou les types d’opérations pour lesquels elles seront disponibles.

L’exception: cas dans lesquels le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire

Conformément à l’article 53, paragraphe 2, premier alinéa, du RPDC, lorsque le coût total d’une opération ne dépasse pas 200 000 EUR, la contribution accordée au bénéficiaire au titre du FEDER, du FSE+, du FTJ, du FAMI, du FSI et de l’IGFV devrait prendre la forme de coûts unitaires, montants forfaitaires ou taux forfaitaires, sauf en ce qui concerne les exceptions mentionnées ci-dessous. Cette disposition a pour objet de limiter les contrôles des coûts réels qui, compte tenu de la faible valeur de ces opérations, ne seraient pas rentables.

Pour les petits projets financés par des fonds pour petits projets dans le cadre d’un programme Interreg (article 25, paragraphe 6, du règlement Interreg (6)), la contribution du FEDER doit prendre la forme d’options simplifiées en matière de coûts lorsque la contribution publique à un bénéficiaire final mettant en œuvre le petit projet ne dépasse pas 100 000 EUR, sauf dans le cas d’opérations pour lesquelles le soutien constitue une aide d’État.

Les coûts à prendre en considération pour l’application de l’article 53, paragraphe 2, du RPDC sont ceux prévus lors de la signature du document fixant les conditions du soutien à l’opération (7). Les coûts réellement engagés pour la mise en œuvre de l’opération ou du petit projet ne sont pas pertinents, car ils ne font plus partie du mode de calcul des coûts et du mode de remboursement de l’opération ou du petit projet.

Le recours obligatoire aux options simplifiées en matière de coûts s’applique au niveau de l’aide accordée par les États membres aux bénéficiaires, c’est-à-dire au niveau de l’opération à cofinancer et du bénéficiaire, au sens de l’article 2 du RPDC. En ce qui concerne les fonds pour petits projets dans le cadre des programmes Interreg (voir ci-dessus), le recours obligatoire aux options simplifiées en matière de coûts s’applique au niveau de l’aide accordée aux bénéficiaires finaux par le bénéficiaire chargé de la gestion du fonds pour petits projets.

Le recours obligatoire aux OSC s’applique également dans le cas de subventions octroyées par les États membres aux bénéficiaires dans le cadre d’opérations d’assistance technique lorsque le coût total de ces opérations ne dépasse pas 200 000 EUR. Par conséquent, il n’y a pas d’exemption à l’obligation de recourir aux OSC prévues pour les opérations d’assistance technique (8).

L’obligation de recourir à des OSC ne s’applique pas (9):

Lorsque l’obligation de recourir à des options simplifiées en matière de coûts s’applique, elle concerne toutes les catégories de coûts d’une opération, hormis deux exceptions fondées sur l’article 53, paragraphe 2, du RPDC:

Ces exceptions sont exhaustives.

CHAPITRE 2: TYPES D’OPTIONS SIMPLIFIÉES EN MATIÈRE DE COÛTS

2.1. Aperçu des différents types d’options simplifiées en matière de coûts

L’article 51 et l’article 53, paragraphe 1, du RPDC prévoient trois types d’OSC, qui peuvent être définies comme suit:

L’autorité de gestion peut choisir d’utiliser un type d’OSC ou de combiner différents types dans le cadre d’une même opération, à condition que tout chevauchement éventuel entre les coûts couverts par différentes OSC soit exclu afin d’éviter un double financement (voir également le chapitre 2.5 sur la combinaison des options simplifiées en matière de coûts).

2.2. Financement à taux forfaitaire

Les taux forfaitaires peuvent être utilisés aux deux niveaux de remboursement, c’est-à-dire au niveau supérieur pour le remboursement de la contribution de l’Union [article 51, point e), du RPDC] et au niveau inférieur pour les subventions octroyées par les États membres au bénéficiaire [article 53, paragraphe 1, point d), du RPDC].

Il existe différents types de taux forfaitaires, notamment:

2.2.1. Principes généraux

Définition des catégories de coûts

Dans un système de financement à taux forfaitaire, il y a au maximum trois types de catégories de coûts:

En cas de recours à un système de financement à taux forfaitaire, l’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) doit définir les catégories de coûts relevant de chaque type: toute catégorie de dépenses doit être clairement incluse dans un – et seulement un – des trois types. Dans certains cas, un type peut être défini par opposition à un autre type ou aux autres types [par exemple, dans un système où il n’y a que des coûts directs (type 1) et indirects (type 2), les coûts indirects peuvent être définis comme étant tous les autres coûts éligibles qui ne sont pas des coûts directs]. Lors de la sélection des opérations, l’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) devrait vérifier que les catégories de coûts couvertes par le taux forfaitaire sont nécessaires pour l’opération concernée, en se fondant sur les activités nécessaires à la mise en œuvre de l’opération dont le détail figure dans la demande de financement.

Le RPDC ne restreint nullement les catégories de coûts éligibles susceptibles d’être utilisées pour le financement à taux forfaitaire. Néanmoins, l’objectif principal du recours aux taux forfaitaires étant la simplification, ils sont la méthode la mieux adaptée aux coûts relativement bas, pour lesquels la vérification est coûteuse (par exemple, l’utilisation d’un taux forfaitaire pour couvrir les frais de personnel ou les coûts indirects).

Il est possible d’appliquer à une même base des taux forfaitaires différents pour différentes catégories de coûts (13). Par exemple, un taux forfaitaire de 13 % des frais de personnel directs peut être utilisé pour calculer les coûts indirects. La même base (c’est-à-dire les frais de personnel directs) peut également être utilisée pour calculer les frais de déplacement et d’hébergement de l’opération à un taux forfaitaire de 15 %.

Il est possible de calculer un taux forfaitaire sur la base de coûts réels ou de remboursés en utilisant des options simplifiées en matière de coûts. (voir chapitre 2,5) Afin d’éviter un double financement, lors de la conception de la méthode applicable aux options simplifiées en matière de coûts, il convient de faire particulièrement attention à ce que les catégories de coûts qui seront couvertes par le taux forfaitaire ne soient pas être incluses dans les coûts de base.

Taux forfaitaires spécifiques permettant de calculer les catégories de coûts décrites dans le rpdc et les règlements spécifiques aux fonds

Certains taux forfaitaires spécifiques sont définis dans le cadre juridique. Ces taux forfaitaires peuvent être utilisés pour le remboursement des subventions octroyées par les États membres aux bénéficiaires [article 53, paragraphe 3, point e), du RPDC].

Ce n’est que lorsque le RPDC le prévoit explicitement que des taux forfaitaires peuvent être utilisés sans exiger de l’autorité de gestion qu’elle établisse une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable (options simplifiées en matière de coûts «prêtes à l’emploi»). Ces taux forfaitaires sont appliqués à une certaine catégorie de coûts (à savoir les coûts de base), afin de calculer d’autres catégories de coûts (couvertes par le taux forfaitaire). L’autorité de gestion peut utiliser n’importe quel taux à hauteur maximale du taux mentionné dans l’article applicable et elle n’aura pas à justifier pourquoi un taux inférieur au taux indiqué dans le règlement a été choisi, pour autant que les coûts couverts par le taux soient pertinents pour l’opération concernée. Si un taux inférieur est choisi, il n’y a pas d’obligation d’exécuter une méthode de calcul.

Toutefois, l’autorité de gestion peut établir un taux plus élevé que les taux fixés aux articles 54 à 56 du RPDC [à l’exception de l’article 54, premier alinéa, point c), du RPDC] sur la base de l’une des méthodes décrites à l’article 53, paragraphe 3, du RPDC.

Lors de la détermination du taux forfaitaire à appliquer, le principe de l’égalité de traitement des bénéficiaires doit être respecté. Ainsi, les bénéficiaires bénéficiant d’un soutien au titre d’un appel donné et se trouvant dans une situation similaire ne sauraient fait l'objet d'un traitement différent sans justification.

Les taux forfaitaires «prêts à l’emploi» sont les suivants:

En outre, l’article 54, premier alinéa, point c), du RPDC prévoit, pour le taux forfaitaire utilisé pour les coûts indirects, un plafond établi à 25 % des coûts directs éligibles, à condition qu’une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable définie par l’autorité de gestion soit utilisée conformément à l’article 53, paragraphe 3, point a), du RPDC.

Pour utiliser l’une de ces options, l’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) est tenue de définir les catégories de coûts couvertes par le taux forfaitaire ainsi que les catégories auxquelles le taux forfaitaire s’applique, c’est-à-dire les coûts directs et indirects et les frais de personnel directs. Il incombe aux États membres de définir les différentes catégories de coûts de manière cohérente, claire et non discriminatoire et de veiller à éviter tout double financement.

La définition des catégories de coûts devrait être clairement prévue dans les règles du programme ou dans les appels à propositions.

À titre indicatif, les catégories de coûts peuvent être définies comme suit: — les coûts directs sont les coûts directement liés à la mise en œuvre de l’opération ou du projet, dont le lien direct avec cette opération ou ce projet peut être démontré; — les coûts indirects sont les coûts qui sont nécessaires à la mise en œuvre de l’opération et qui ne sont pas ou ne peuvent pas être directement liés à la mise en œuvre de l’opération en question, ou qui sont liés à la mise en œuvre de l’opération mais représentent des dépenses auxiliaires qui ne contribuent pas directement à la réalisation de ses indicateurs/résultats/objectifs. Ces coûts peuvent inclure, par exemple, les dépenses administratives ou les frais généraux pour lesquels il est difficile de déterminer avec précision le montant imputable à une opération ou à un projet spécifique (dépenses administratives et de personnel habituelles, telles que: les frais de gestion, de recrutement, de comptabilité ou de nettoyage, etc.; les frais de téléphone, d’eau ou d’électricité, etc.); — les frais de personnel sont définis dans les règles nationales et représentent normalement les coûts résultant d’une convention entre un employeur et un salarié ou de contrats de service pour du personnel externe (à condition que ces coûts puissent être clairement déterminés). Les frais de personnel comprennent généralement la totalité de la rémunération, y compris les prestations en nature conformes aux conventions collectives, versée aux personnes en contrepartie d’un travail lié à l’opération. Ils comprennent également les impôts et les cotisations de sécurité sociale des salariés (par exemple, dans le cas des pensions de retraite, premier et deuxième piliers, troisième pilier seulement si prévu par une convention collective ou dans le contrat de travail), les cotisations volontaires éligibles des salariés, ainsi que les contributions sociales obligatoires et volontaires de l’employeur. Les frais de personnel peuvent être des coûts directs ou indirects, en fonction d’une analyse au cas par cas et du rôle du personnel dans l’opération.

Particularités de la définition des frais de personnel

Aux fins de l’application des taux forfaitaires visés à l’article 54, premier alinéa, point b), du RPDC, à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC et à l’article 41, paragraphe 5, du règlement Interreg (ou de tout autre taux forfaitaire établi par l’autorité de gestion sur la base de l’article 53, paragraphe 3, du RPDC, qui sera appliqué aux frais de personnel directs), la valeur totale de la rémunération définie par les règles nationales peut être considérée comme des frais de personnel puisqu’il s’agit de la rémunération effectivement versée à une personne pour son travail dans le cadre de l’opération et qu’il convient donc d’en tenir compte pour déterminer les autres types de coûts de l’opération (qui sont calculés par l’application d’un taux forfaitaire aux frais de personnel directs).

Cela vaut également pour les cas où le traitement est (partiellement) remboursé ou financé par des tiers (par exemple, le personnel direct a été recruté avec une subvention à l’embauche; le taux forfaitaire est appliqué à la valeur totale de la rémunération même si une partie de celle-ci est versée par un tiers). Si les frais de personnel pour le personnel externe proviennent d’un contrat de service, ces frais doivent pouvoir être clairement identifiés. Par exemple, si un bénéficiaire fait appel aux services d’un formateur externe pour ses formations internes, la facture doit indiquer les différents types de coûts. Le salaire du formateur sera classé dans la catégorie des frais de personnel externe directs. Si les frais de personnel liés au formateur ne peuvent pas être déterminés comme étant une catégorie distincte des autres catégories de coûts, par exemple le matériel pédagogique, ils ne peuvent pas servir de base à des taux forfaitaires, par exemple le taux forfaitaire de 40 % prévu à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC.

La définition des frais de personnel directs n’est pas liée à la question de savoir si les frais de personnel prennent ou non la forme de dépenses de contribution en nature. Par conséquent, la valeur du travail bénévole sous la forme d’une contribution en nature peut être incluse dans le montant de base aux fins du calcul des taux forfaitaires, à condition que les dispositions de l’article 67, paragraphe 1, du RPDC soient respectées.

Les frais de déplacement ne sont pas considérés comme des frais de personnel, à l’exception des dépenses pour les déplacements domicile-travail si les règles nationales établissent qu’elles font partie des salaires bruts. Les traitements ou indemnités versés au profit des participants aux opérations soutenues par le FEDER, le FSE+, le FTJ, le FAMI, le FSI et l’IGFV ne sont pas non plus considérés comme des frais de personnel [voir l’article 56, paragraphes 1 et 2, du RPDC]. Par exemple, dans le cadre d’une opération visant à recruter de nouvelles personnes, les salaires des travailleurs nouvellement recrutés ne sont pas considérés comme des «frais de personnel» aux fins de l’article 56 du RPDC, étant donné que ces personnes n’accomplissent aucune tâche liée à la mise en œuvre de l’opération – ils sont considérés comme des traitements versés au profit des participants. Par conséquent, ils ne peuvent pas être pris en compte dans la base du taux forfaitaire défini à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC.

Dans le cadre de l’article 56 du RPDC, on entend par indemnité un soutien financier fourni aux participants pour d’éventuelles dépenses liées à l’objectif d’une opération donnée. Par exemple, les indemnités de formation dans le cadre du Fonds social européen plus (FSE+) font référence au soutien financier fourni aux personnes participant à des programmes de formation. Ces indemnités sont destinées à couvrir divers frais liés à la formation, tels que les frais de voyage et les frais de séjour. L’objectif est de rendre la formation plus accessible.

2.2.2. Taux forfaitaires pour la détermination des coûts indirects (article 54 du RPDC)

L’article 54, premier alinéa, du RPDC dispose que, lorsque la mise en œuvre d’une opération donne lieu à des coûts indirects, ceux-ci peuvent être calculés sur la base de l’un des taux forfaitaires fixés à ses points a) et b). L’article 54, premier alinéa, point a), du RPDC introduit un taux forfaitaire pouvant aller jusqu’à 7 % des coûts directs éligibles pour le calcul des coûts indirects. L’article 54, premier alinéa, point b), du RPDC introduit un taux forfaitaire pouvant aller jusqu’à 15 % des frais de personnel directs pour le calcul des coûts indirects. Les deux taux forfaitaires peuvent être utilisés directement par l’autorité de gestion, sans aucune justification du calcul du taux, à condition qu’ils se situent dans les limites fixées par le règlement.

L’article 54 du RPDC ne fournit pas de liste exhaustive des méthodes permettant d’établir les taux forfaitaires pour les coûts indirects d’une opération et autorise les États membres à utiliser un taux forfaitaire pour les coûts indirects établi sur la base d’autres méthodes, à savoir celles décrites à l’article 53, paragraphe 3, points b) à e), du RPDC.

Toutefois, un taux forfaitaire couvrant les coûts indirects établi sur la base d’une méthode juste, équitable et vérifiable visée à l’article 53, paragraphe 3, point a), du RPDC est soumis à un plafond de 25 % des coûts directs éligibles fixé à l’article 54, premier alinéa, point c), du RPDC. Les taux forfaitaires non établis sur cette base, mais selon une autre méthode parmi celles décrites à l’article 53, paragraphe 3, points b) à e), du RPDC, ne sont pas soumis à un plafond.

2.2.3. Taux forfaitaire pour la détermination des frais de personnel directs (article 55, paragraphe 1, du RPDC)

L’article 55, paragraphe 1, du RPDC dispose que les frais de personnel directs d’une opération peuvent être calculés à un taux forfaitaire plafonné à 20 % des coûts directs autres que les frais de personnel directs de l’opération concernée, sans que l’État membre ne soit tenu d’appliquer une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable.

Toutefois, lorsque les coûts directs de cette opération comprennent des marchés publics de travaux ou des marchés de fournitures ou de services qui dépassent le seuil fixé dans la directive de l’UE sur la passation des marchés publics, notamment à l’article 4 de la directive 2014/24/UE (17) et à l’article 15 de la directive 2014/25/UE (18), le taux forfaitaire «prêt à l’emploi» prévu à l’article 55, paragraphe 1, du RPDC ne pourrait pas être appliqué de sorte qu’il y a lieu de déterminer le taux forfaitaire pour les frais de personnel directs sur la base d’une méthode prévue à l’article 53, paragraphe 3, points a) à e), du. Dans cette situation, le taux forfaitaire pouvant aller jusqu’à 20 % sans calcul ne peut être appliqué à l’opération en question. Cela s’applique à tous les marchés de travaux/fournitures/services dépassant les seuils relevant de ces directives, y compris les marchés passés par des entités adjudicatrices autres que les pouvoirs adjudicateurs dans le cas de la directive 2014/25/UE. Il s’agit de la valeur totale des marchés publics qui sera prise en compte pour déterminer si les seuils fixés dans les directives ont été dépassés, quels que soient les lots dans lesquels un marché peut être divisé (19).

En ce qui concerne le FAMI, l’IGFV et le FSI en particulier, tous les coûts faisant l’objet de marchés publics (c’est-à-dire les coûts sous-traités/externalisés) doivent être exclus de la base de calcul du taux forfaitaire (voir article 55, paragraphe 1, second alinéa, du RPDC).

Pour les programmes Interreg, les frais de personnel peuvent être remboursés sur la base d’un taux forfaitaire pouvant aller jusqu’à 20 % des coûts directs éligibles, peu importe que les coûts directs incluent ou non les marchés publics, conformément à l’article 39, paragraphe 3, point c), du règlement Interreg.

Les frais de personnel directs déterminés sur la base d’un taux forfaitaire peuvent constituer la base de l’application d’un taux forfaitaire spécifié à l’article 54, premier alinéa, point b), du RPDC (un taux forfaitaire plafonné à 15 % des frais de personnel directs éligibles pour le calcul des coûts indirects). Toutefois, les frais de personnel directs calculés au moyen d’un taux forfaitaire ne peuvent pas servir de base au taux forfaitaire prévu à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC (un taux forfaitaire plafonné à 40 % des frais de personnel directs éligibles pour calculer les coûts éligibles restants de l’opération), voir article 56, paragraphe 3, du RPDC.

2.2.4. Taux forfaitaire pour la détermination de tous les autres coûts de l’opération autres que les frais de personnel directs (article 56 du RPDC)

L’article 56, paragraphe 1, du RPDC prévoit que les frais de personnel directs peuvent être utilisés pour calculer tous les autres coûts éligibles restants de l’opération, sur la base d’un taux forfaitaire maximal de 40 % des frais de personnel directs éligibles. Les opérations utilisant ce taux forfaitaire ne peuvent comprendre que les éléments suivants:

Pour le FEDER, le FSE+, le FTJ, le FAMI, le FSI et l’IGFV, les traitements et indemnités versés aux participants sont exclus des coûts couverts par ce taux forfaitaire (ils pourraient donc être remboursables sous une autre forme décrite à l’article 53, paragraphe 1, du RPDC). En ce qui concerne la définition des traitements et indemnités, voir le chapitre 2.2.1

L’utilisation de ce taux forfaitaire est appropriée dans le cas d’opérations où les frais de personnel directs représentent une part significative du budget. Ainsi, les petits projets à forte intensité de main-d’œuvre et de R&D présentant de nombreux coûts de faible valeur mais en gros volumes autres que les frais de personnel, les petits projets d’innovation, les projets éducatifs et professionnels ainsi que les projets d’activités non techniques sont les plus appropriés lorsqu’il s’agit d’utiliser le taux forfaitaire fixé à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC.

L’autorité de gestion peut appliquer ce taux forfaitaire à des types d’opérations qui font une distinction claire entre les catégories de coûts suivantes: les frais de personnel directs, les autres coûts directs et les coûts indirects. Le taux forfaitaire défini à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC devrait couvrir à la fois les autres coûts directs et les coûts indirects, et pas seulement les coûts indirects.

Si l’opération ne comprend que des coûts indirects et des frais de personnel directs, l’autorité de gestion ne devrait pas utiliser le taux forfaitaire prévu à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC, mais elle peut utiliser le taux forfaitaire défini à l’article 54, point b), du RPDC.

Le taux forfaitaire prévu à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC ne peut pas être combiné avec un taux forfaitaire pour les coûts indirects (par exemple, les options prévues à l’article 54 du RPDC), étant donné que la même catégorie de coûts (c’est-à-dire les coûts indirects) serait couverte deux fois.

Ce taux forfaitaire maximal de 40 % ne peut pas être utilisé pour une opération lorsque le total des frais de personnel directs de cette opération est calculé sur la base d’un taux forfaitaire (par exemple, le taux forfaitaire prévu à l’article 55, paragraphe 1, du RPDC) conformément à l’article 56, paragraphe 3, du RPDC. Toutefois, ce taux forfaitaire peut être appliqué aux frais de personnel directs qui sont eux-mêmes conçus comme des OCS, pour autant que cette OCS ne soit pas un taux forfaitaire (voir chapitre 2.5)).

Au cours de la mise en œuvre des opérations utilisant le taux forfaitaire prévu à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC, il est important de planifier soigneusement les frais de personnel directs dès le départ et de suivre de près et en permanence les dépenses dans cette catégorie de coûts. Compte tenu de la nature du taux forfaitaire de 40 %, toute sous-utilisation des frais de personnel directs se traduira automatiquement par une diminution du montant remboursé pour les autres coûts.

2.2.5. Taux forfaitaire pour les frais de déplacement et d’hébergement (article 41, paragraphe 5, règlement Interreg)

L’article 41, paragraphe 5, du règlement Interreg prévoit un taux forfaitaire pour les frais de déplacement et d’hébergement d’une opération allant jusqu’à 15 % des frais de personnel directs, sans que les États membres ne soient tenus d’effectuer un calcul pour déterminer le taux applicable. Ce taux forfaitaire doit être utilisé directement dans le cadre des opérations Interreg.

2.2.6. Le cas particulier des taux forfaitaires pour l’assistance technique (article 36, paragraphe 5, du RPDC)

Conformément à l’article 36, paragraphe 3, du RPDC, le montant de la contribution de l’Union à l’assistance technique doit être versé soit sous la forme d’un remboursement de l’aide fournie aux bénéficiaires conformément aux règles applicables du RPDC [article 51, point b), du RPDC], soit sous la forme d’un taux forfaitaire [article 51, point e), du RPDC] (l’utilisation du taux forfaitaire est obligatoire dans certaines situations – voir ci-dessous dans le présent chapitre).

Champ d’application

Le choix de recourir au financement à taux forfaitaire est laissé à la discrétion des États membres. Conformément à l’article 36, paragraphe 3, deuxième alinéa, du RPDC, ce choix s’applique à tous les programmes dans l’État membre concerné pour l’ensemble de la période de programmation et ne peut pas être modifié par la suite. Il y a lieu pour les États membres de notifier leur choix concernant la forme de la contribution de l’Union à l’assistance technique dans l’accord de partenariat conformément à l’annexe II du RPDC.

Conformément à l’article 36, paragraphe 3, troisième alinéa, du RPDC, pour les programmes soutenus par le FAMI, le FSI et l’IGFV, ainsi que pour les programmes Interreg, la contribution de l’Union à l’assistance technique prend exclusivement la forme d’un taux forfaitaire.

Les taux forfaitaires applicables pour la contribution de l’Union à l’assistance technique sont fixés à l’article 36, paragraphe 5, du RPDC pour chaque Fonds et à l’article 27 du règlement Interreg pour les programmes Interreg.

La manière dont l’État membre utilise les paiements forfaitaires pour l’assistance technique relève de sa responsabilité; il n’y aura pas de contrôle au niveau de l’UE des coûts sous-jacents des montants remboursés sur la base du taux forfaitaire.

Demandes de paiement

Lorsqu’un État membre ou un programme Interreg recourt au financement à taux forfaitaire pour l’assistance technique, le pourcentage forfaitaire applicable au Fonds concerné prévu à l’article 36, paragraphe 5, point b), du RPDC et à l’article 27, paragraphe 3, du règlement Interreg s’appliquera automatiquement au montant total des dépenses éligibles ou au montant total des dépenses publiques, selon le cas, inclus dans chaque demande de paiement présentée à la Commission. Le montant de l’assistance technique forfaitaire figurant dans la colonne D (colonne C pour le FAMI, l’IGFV et le FSI) du tableau «Dépenses ventilées par priorité» de l’annexe XXIII du RPDC doit être calculé automatiquement dans le SFC2021 sur la base des données fournies dans la demande de paiement.

Le montant de l’assistance technique forfaitaire ne doit pas être déclaré à l’appendice 2 de l’annexe XXIII du RPDC ni, pour les programmes FAMI, IGFV et FSI, à l’appendice 3 de l’annexe XXIII du RPDC, c’est-à-dire pour les objectifs spécifiques pour lesquels les conditions favorisantes ne sont pas remplies.

2.2.7. Spécificités du soutien au développement local mené par les acteurs locaux

Conformément à l’article 34, paragraphe 1, point c), du RPDC, le soutien des Fonds au développement local mené par les acteurs locaux (DLAL) couvre le coût de la gestion, du suivi et de l’évaluation de la stratégie ainsi que de son animation, y compris la facilitation des échanges entre acteurs. Conformément à l’article 34, paragraphe 2, second alinéa, du RPDC, ces coûts sont plafonnés à 25 % du montant total de la contribution publique à la stratégie.

L’exemple suivant illustre la possibilité de rembourser ces coûts sur la base d’un taux forfaitaire appliqué aux autres coûts de mise en œuvre:

2.3. Coûts unitaires

Les coûts unitaires peuvent être utilisés aux deux niveaux de remboursement, c’est-à-dire au «niveau supérieur» pour le remboursement de la contribution de l’Union [article 51, point c), du RPDC] et au «niveau inférieur» pour les subventions octroyées par les États membres au bénéficiaire [article 53, paragraphe 1, point b), du RPDC].

2.3.1. Principes généraux

Dans le cas des coûts unitaires, la totalité ou une partie des coûts éligibles d’une opération sera calculée sur la base d’activités, de moyens, de réalisations ou de résultats quantifiés multipliés par des coûts unitaires établis à l’avance. Cette possibilité peut être utilisée pour n’importe quel type d’opération, de projet ou de partie de projet, lorsqu’il est possible de définir des quantités liées à une activité et des coûts unitaires correspondants. Les coûts unitaires s’appliquent généralement à des quantités faciles à déterminer.

Les coûts unitaires peuvent être axés sur:

L’utilisation d’OSC dans le cadre d’une opération a pour but de simplifier les processus pour tous acteurs concernés. Par conséquent, les autorités de gestion devraient définir les moyens, les réalisations et les résultats qui apportent une simplification et qui sont faciles à enregistrer, à tracer, etc. Les autorités de gestion devraient également accorder une attention particulière à la piste d’audit lorsqu’elles font leur choix entre l’approche axée sur le processus et celle axée sur les résultats.

2.3.2. Frais de personnel calculés sur la base d’un taux horaire (article 55, paragraphes 2 à 4, du RPDC)

L’article 55, paragraphe 2, du RPDC prévoit deux méthodes spécifiques pour le calcul des frais de personnel directs (20). Les deux options peuvent être utilisées pour calculer un taux horaire permettant de déterminer les frais de personnel directs.

Les deux méthodes sont les suivantes:

Il appartient à l’autorité de gestion de décider de la méthode à utiliser. L’option introduite à l’article 55, paragraphe 2, point b), du RPDC peut même être utilisée lorsque les données relatives aux coûts salariaux bruts annuels sont disponibles. Les frais de personnel directs calculés concernent la mise en œuvre d’une opération. La «mise en œuvre d’une opération» doit être entendue comme couvrant toutes les étapes d’une opération.

Calcul du taux horaire en divisant les derniers coûts salariaux bruts annuels documentés par 1 720 heures, conformément à l’article 55, paragraphe 2, point A), du RPDC

La première option prévue à l’article 55, paragraphe 2, point a), du RPDC consiste à déterminer les frais de personnel directs en calculant un taux horaire comme suit:

Le dénominateur de 1 720 heures est un «temps de travail» annuel standard qui peut être utilisé directement, sans que les États membres soient tenus d’exécuter une méthode de calcul. Ce nombre est basé sur le temps de travail hebdomadaire moyen des États membres multiplié par 52 semaines, déduction faite des congés payés annuels et du nombre moyen de jours fériés annuels. Il représente un équivalent temps plein (ETP) et peut être utilisé pour toutes les situations dans lesquelles le salarié travaille à temps plein. Cela vaut également si, conformément à la législation nationale ou à la convention collective applicable, l’ETP correspond à moins de 40 heures par semaine.

Pour les personnes travaillant à temps partiel, un prorata correspondant de 1 720 heures doit être utilisé. Par exemple, pour le calcul du taux horaire d’une personne travaillant seulement à 50 % [c’est-à-dire 0,5 équivalent temps plein (ETP) pour le bénéficiaire], le dénominateur serait de 860 heures [1 720 x (50/100) = 860]. À cet effet, il convient de se référer au temps de travail fixé dans le contrat de travail ou la décision de nomination.

Le numérateur doit toutefois être justifié. Le RPDC mentionne les «derniers coûts salariaux bruts annuels documentés». Toutefois, les coûts salariaux bruts ne sont pas définis dans le RPDC. Conformément à l’article 63, paragraphe 1, du RPDC, les règles d'éligibilité devront définir ce qui est couvert par la moyenne annuelle des salaires bruts, en tenant compte des pratiques habituelles en matière de comptabilité (voir le chapitre 3.2.1). Par exemple, les règles applicables peuvent déterminer que les dépenses liées aux déplacements domicile-travail font partie des coûts salariaux bruts.

Le règlement indique que le calcul du taux horaire est effectué sur la base des «derniers» coûts salariaux bruts annuels documentés. Cela signifie que les données utilisées doivent être les plus récentes disponibles. Ainsi, une méthode de calcul fondée sur les données historiques du bénéficiaire ne convient normalement pas. Conformément au terme «derniers» figurant à l’article 55, paragraphe 2, du RPDC, les États membres devraient garantir que les données utilisées sont les plus récentes et qu’elles reflètent donc les frais de personnel directs réels.

Les coûts salariaux bruts annuels ne doivent pas nécessairement se rapporter à une année civile ou un exercice financier (par exemple, il peut s’agir de données relatives à la période allant d’octobre 2022 à septembre 2023). Ce qui importe, c’est que la moyenne des salaires bruts couvre une période complète de 12 mois. Il peut s’agir de la période de 12 mois qui précède la fin d’une période de rapport (de l’opération ou du programme), des 12 mois avant le document énonçant les conditions du soutien à l’opération ou des 12 mois de l’année civile précédente. Conformément à l’article 55, paragraphe 4, du RPDC, lorsque les données relatives à une période complète de 12 mois ne sont pas disponibles, elles peuvent être déterminées à partir:

La moyenne annuelle des salaires bruts peut être basée sur les salaires réels de cette personne. Si la personne n’a pas travaillé tout le mois (par exemple, le contrat ne commence pas au début du mois de sorte que les données disponibles ne couvrent pas l’ensemble du mois), des valeurs extrapolées peuvent être utilisées pour parvenir à une bonne approximation des coûts réels sur une période de 12 mois.

La moyenne annuelle des salaires bruts pourrait également être basée sur la moyenne des salaires d’un ensemble plus vaste de salariés, par exemple ceux d’un même grade ou autre élément de mesure similaire, dont les salaires correspondent.

La dernière moyenne annuelle des salaires bruts doit être documentée («connue»): cela peut se faire au moyen de la comptabilité, de livres de paie, de références à des conventions ou documents accessibles au public, etc. Les justificatifs doivent pouvoir être vérifiés.

Dans certaines situations, le montant du taux horaire peut également être fixé après le début du projet. Il peut être déterminé, par exemple, au moment où un travailleur rejoint le projet (signature du contrat de travail ou changement de mission pour un salarié) ou lorsque le bénéficiaire déclare ses coûts à l’autorité de gestion. Toutefois, dans ce dernier cas, le document énonçant les conditions du soutien à l’opération doit également préciser la méthode applicable.

Calcul du taux horaire en divisant les coûts salariaux bruts mensuels par le temps de travail mensuel moyen, conformément à l’article 55, paragraphe 2, point B), du RPDC

Lors du calcul d’un taux horaire pour déterminer les frais de personnel directs sur la base de l’article 55, paragraphe 2, point b), du RPDC, il appartient à l’État membre ou aux États membres d’établir le temps de travail mensuel moyen, conformément aux règles nationales applicables mentionnées dans le document d’emploi.

Détermination des frais de personnel éligibles sur la base du taux horaire calculé

Le nombre d’heures travaillées doit être déterminé conformément aux règles d’éligibilité du programme concerné. Conformément à l’article 55, paragraphe 3, du RPDC, le nombre total d’heures déclarées par personne et pour une année ou un mois donné ne peut dépasser le nombre d’heures utilisées pour calculer ce taux horaire.

Cela signifie que, lorsque 1 720 heures ont été utilisées comme dénominateur, les heures déclarées ne peuvent pas dépasser 1 720, ce dernier chiffre constituant le maximum d’heures pouvant être déclarées pour travailler dans le cadre d’une opération pendant une période de 12 mois. Si un prorata de 1 720 a été utilisé comme dénominateur, le même principe s’applique (par exemple, pour le personnel ayant un contrat à temps partiel de 50 %, le dénominateur sera de 860 heures; ainsi, 860 est le nombre maximal d’heures pouvant être déclarées par an pour le personnel concerné). Pour le personnel affecté à plusieurs opérations, le plafonnement s’applique au prorata pour chaque opération, et ne peut dépasser le maximum d’heures qui peuvent être déclarées pour le personnel concerné pendant une période de 12 mois.

Dans le cas de l’article 55, paragraphe 2, point b), du RPDC, les heures déclarées comme temps de travail mensuel moyen de la personne concernée ne doivent pas nécessairement être le nombre d’heures effectivement travaillées; le temps de travail mensuel moyen fixé dans le document d’emploi, conformément aux règles nationales applicables, doit être pris en compte. Toutefois, les heures déclarées pour le calcul des frais de personnel éligibles ne peuvent pas dépasser le nombre d’heures par mois utilisé pour le calcul de ce taux horaire, ainsi que le prévoit l’article 55, paragraphe 3, du RPDC.

Dans le cas où le taux horaire est calculé sur la base de l’article 55, paragraphe 2, point a), du RPDC, seules les heures effectivement travaillées devraient être utilisées pour calculer et déclarer les frais de personnel éligibles, car le dénominateur standard de 1 720 heures déduit déjà les congés annuels et les jours fériés. Le congé de maladie peut être déclaré en tant que frais de personnel si les coûts y afférents sont supportés par le bénéficiaire (c’est-à-dire s’ils sont engagés par le bénéficiaire). Si les coûts sont pris en charge par un tiers (par exemple, un congé de maladie de longue durée pour lequel les coûts sont pris en charge par le système de sécurité sociale) ou en cas de congé sans solde ou d’absence non rémunérée (par exemple, une absence injustifiée) pour lesquels aucun coût n’est engagé par le bénéficiaire, il ne doit pas être tenu compte des heures/jours non travaillés correspondants pour déterminer les frais de personnel éligibles pouvant être déclarés. En effet, dans ces cas, aucun coût n’est engagé par le bénéficiaire. Toutefois, si des frais de personnel sont engagés pour embaucher du personnel supplémentaire afin de remplacer la personne en congé de maladie (ou tout autre type de congé), ces frais de personnel sont éligibles (c’est-à-dire qu’il est tenu compte des heures travaillées correspondantes pour le calcul des frais de personnel éligibles).

Lorsque les dispositions de l’article 55, paragraphe 2, point a) ou b), du RPDC sont appliquées, le montant qui en résulte pour le taux horaire est à considérer comme un coût unitaire. Ce coût unitaire peut être utilisé pour rembourser les dépenses de frais de personnel mais aussi pour calculer les frais de personnel directs comme coûts de base aux fins de l’application des taux forfaitaires [par exemple, en appliquant le taux forfaitaire de 15 % conformément à l’article 54, premier alinéa, point b), du RPDC] ou pour calculer tous les autres coûts éligibles restants (en appliquant le taux forfaitaire de 40 % conformément à l’article 56, paragraphe 1, du RPDC). Dans le cas d’un projet mis en œuvre sur plusieurs années, l’autorité de gestion peut choisir de mettre à jour le taux horaire des frais de personnel directs dès lors que de nouvelles données sont disponibles ou d’utiliser le même taux pour toute la période de mise en œuvre. Si la période de mise en œuvre est particulièrement longue, il peut être judicieux que la méthode prévoie des étapes intermédiaires, de manière à permettre une révision du taux horaire des frais de personnel (méthode d’ajustement).

Personnel travaillant à temps partiel pour l’opération avec une durée fixe par mois, conformément à l’article 55, paragraphe 5, du RPDC

Lorsque des salariés travaillent à temps partiel sur une mission mais avec un pourcentage fixe de temps par mois, l’article 55, paragraphe 5, du RPDC prévoit qu’il n’y a pas obligation de mettre en place un système d’enregistrement du temps de travail distinct. Toutefois, l’employeur est tenu d’établir un document indiquant le pourcentage fixe du temps de travail consacré à l’opération par mois, lequel peut être utilisé pour calculer les frais de personnel directs éligibles. Ce pourcentage peut également être fixé dans le contrat de travail. Par exemple, si une personne consacre 60 % de son temps à un projet, les frais de personnel directs éligibles pour cette personne peuvent être calculés en multipliant les coûts salariaux bruts (sur la base des coûts réels ou d’un coût unitaire calculé) par 60 %.

2.4. Montants forfaitaires

Les montants forfaitaires peuvent être utilisés aux deux niveaux de remboursement, c’est-à-dire au «niveau supérieur» pour le remboursement de la contribution de l’Union [article 51, point d), du RPDC] et au «niveau inférieur» pour les subventions octroyées par les États membres au bénéficiaire [article 53, paragraphe 1, point c), du RPDC].

2.4.1. Principes généraux

Dans le cas de montants forfaitaires, la totalité ou une partie des dépenses éligibles d’une opération ou d’un projet est calculée sur la base d’un montant établi et dûment justifié à l’avance. Ces dépenses sont remboursées si les activités et/ou les réalisations prédéfinies ont été achevées.

Les montants forfaitaires peuvent convenir lorsque les coûts unitaires ne constituent pas une solution appropriée parce que les quantités ne sont pas faciles à déterminer, par exemple dans le cas de la production d’une boîte à outils, l’organisation d’une manifestation communautaire ouverte, un séminaire, etc.

Dans certains cas, les autorités de gestion pourraient être dissuadées de recourir aux montants forfaitaires en raison du fait que l’élément livrable est généralement considéré comme atteint ou non atteint, ce qui conduit à une situation binaire – paiement ou absence de paiement – en fonction de l’achèvement ou non de la réalisation. Cet aspect peut être atténué en prévoyant des paiements échelonnés liés à la réalisation de certaines étapes intermédiaires prédéfinies.

2.5. Combinaison d’options simplifiées en matière de coûts

L’article 53, paragraphe 1, du RPDC offre aux autorités de gestion la possibilité de choisir entre cinq options pour gérer les subventions au titre du RPDC. Conformément à l’article 53, paragraphe 1, point e), du RPDC, les quatre premières options (à l’exclusion du financement non lié aux coûts) peuvent être combinées dans le cadre d’une même opération. Cette possibilité est toutefois soumise aux conditions suivantes, afin d’éviter tout double financement de la même catégorie de coûts:

Les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées dans le cadre d’une même opération en même temps que les coûts déclarés en tant que coûts réels ou les coûts remboursés sur la base d’une autre OSC.

En outre, un montant calculé sous la forme d’un taux forfaitaire peut servir de base à un autre taux forfaitaire: un taux forfaitaire plafonné à 15 % pour le remboursement des coûts indirects peut être appliqué aux frais de personnel directs calculés sous la forme d’un taux forfaitaire pouvant aller jusqu’à 20 % des coûts directs (autres que les frais de personnel directs).

Exemples de combinaisons d’OSC Non autorisées dans le RPDC

Exemples de combinaisons d’options simplifiées en matière de coûts

Le tableau ci-dessous donne un aperçu des combinaisons d’options simplifiées en matière de coûts qui sont, en règle générale, possibles/impossibles. Toutefois, chaque situation doit être analysée au cas par cas.

Les autorités de gestion doivent définir clairement les catégories de coûts concernés (directs/indirects) et veiller à ce qu’il n’y ait pas de double financement des coûts couverts.

(O – oui, possible, N – non, pas possible)

CHAPITRE 3: MISE EN PLACE DES OPTIONS SIMPLIFIÉES EN MATIÈRE DE COÛTS

3.1. Les options simplifiées en matière de coûts doivent être définies à l’avance

S’agissant du remboursement de la contribution de l’Union, les OSC ne peuvent être utilisées qu’après avoir été approuvées par une décision de la Commission portant approbation du programme ou de sa modification, ou après avoir été adoptées dans un acte délégué de la Commission, conformément à l’article 94, paragraphe 1, du RPDC.

Les OSC utilisées pour le remboursement des subventions octroyées par les États membres au bénéficiaire doivent également être définies ex ante (c’est-à-dire à l’avance). Conformément à l’article 73, paragraphe 3, point c), du RPDC, et à l’article 22, paragraphe 6, du règlement Interreg pour les programmes Interreg, l’autorité de gestion doit s’assurer que le bénéficiaire ou le partenaire chef de file d’une opération Interreg reçoit un document précisant les conditions du soutien pour chaque opération. Dans ce document, il est important d’indiquer aux bénéficiaires les exigences spécifiques concernant la justification des dépenses déclarées et la réalisation ou le résultat spécifique à atteindre.

Conformément à l’article 73, paragraphe 3, du RPDC et à l’article 22, paragraphe 6, du règlement Interreg pour les programmes Interreg, la méthode à appliquer pour déterminer les coûts de l’opération et les conditions de paiement doit être incluse au plus tard dans le document énonçant les conditions du soutien à l’opération. Les méthodes et les conditions pertinentes pourraient être intégrées dans les règles du programme ou dans les appels à propositions.

Afin de garantir le respect du principe de transparence et d’égalité de traitement, le recours à des options simplifiées en matière de coûts pour le remboursement des coûts devrait être mentionné dans les appels à propositions adressés aux bénéficiaires potentiels. Dans les cas où aucun appel à propositions n’est lancé, le recours aux options simplifiées en matière de coûts devrait être mentionné dans les règles du programme ou dans les règles nationales applicables aux opérations concernées.

En outre, il y a lieu d’éviter toute application rétroactive à des opérations déjà retenues et dont la mise en œuvre est en cours sur la base des coûts réels, l’égalité de traitement entre les bénéficiaires risquant de ne pas être assurée. Les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées pour les opérations retenues après le début de leur mise en œuvre. Toutefois, le soutien devrait être conforme à l’article 63, paragraphe 6, du RPDC, aux termes duquel une opération ne devrait pas être retenue pour bénéficier du soutien des Fonds si elle a été matériellement achevée ou totalement mise en œuvre avant que la demande de financement au titre du programme ne soit soumise. Les options simplifiées en matière de coûts, qui couvrent également les dépenses éligibles engagées par les bénéficiaires avant la sélection des opérations, peuvent être utilisées dans le cadre de ces opérations et, dans certains cas, leur utilisation est obligatoire (voir chapitre 1.4). Aux fins de l’utilisation des options simplifiées en matière de coûts, il n’est pas pertinent de savoir si des dépenses ont déjà été engagées par les bénéficiaires avant le lancement de l’appel, pour autant que les actions constituant la base du remboursement soient accomplies pendant la période d’éligibilité (article 63, paragraphe 2, du RPDC) et que ces dépenses ne fassent pas partie des dépenses précédemment déclarées à la Commission.

Une fois que le coût unitaire, le taux forfaitaire ou le montant (dans le cas de montants forfaitaires) ont été déterminés, ils ne devraient pas être modifiés pendant ou après la mise en œuvre d’une opération afin de compenser une augmentation des coûts ou la sous-utilisation du budget disponible. Si la période de mise en œuvre est particulièrement longue, il serait judicieux de définir, à l’avance, une méthode d’ajustement précisant quand et comment le coût unitaire, le taux forfaitaire ou le montant pourrait être révisé (en ce qui concerne les méthodes d’ajustement, se référer au chapitre 3.4 des présentes lignes directrices) (22). Toute modification du coût unitaire, du taux forfaitaire ou du montant en l’absence de méthode d’ajustement est considéré comme une nouvelle option simplifiée en matière de coûts.. À titre exceptionnel, dans le cas d’opérations pluriannuelles, il est possible d’apurer les comptes et d’effectuer les paiements sur la base du coût réel des activités correspondantes de l’opération après qu’une première partie de l’opération a été effectuée, puis d’introduire l’option du financement à taux forfaitaire, des coûts unitaires ou des montants forfaitaires pour la partie/période restante de l’opération. Dans ce cas, la période pour laquelle des coûts réels sont déclarés doit être clairement distincte de la période pour laquelle les coûts sont déclarés sur la base d’options simplifiées en matière de coûts, pour éviter de déclarer deux fois les coûts du projet.

3.2. Méthodes

Les méthodes permettant d’établir les options simplifiées en matière de coûts sont énoncées à l’article 53, paragraphe 3, et à l’article 94, paragraphe 2, du RPDC. En général, ces méthodes sont les mêmes pour la mise en place d’OSC aux niveaux inférieur et supérieur (à quelques exceptions près, précisées du présent chapitre).

3.2.1. Une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable

Les montants, les taux et les coûts unitaires peuvent être établis sur la base d’une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable, conformément à l’article 53, paragraphe 3, point a), et à l’article 94, paragraphe 2, second alinéa, point a), du RPDC.

Principes généraux

La méthode de calcul doit être juste

Le calcul doit être raisonnable, c’est-à-dire refléter la réalité, et non excessif ou extrême. Par exemple, si un coût unitaire donné se situait, par le passé, à un niveau compris entre 1 EUR et 2 EUR, la Commission ne s’attendra pas à voir ce coût passer à 7 EUR. De ce point de vue, la méthode utilisée pour déterminer le coût unitaire, le taux forfaitaire ou le montant forfaitaire sera de la plus grande importance. L’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) doit être en mesure d’expliquer et de justifier ses choix. Une méthode de calcul équitable peut justifier des différences de taux/montants compte tenu de conditions ou de besoins particuliers. Il se peut, par exemple, que la réalisation d’un projet coûte davantage dans une région reculée que dans une région centrale en raison de coûts de transport plus élevés.

La méthode de calcul doit être équitable

La notion de méthode «équitable» signifie principalement que la méthode ne doit pas favoriser des bénéficiaires ou des opérations par rapport à d’autres. Le calcul du coût unitaire, du montant forfaitaire ou du taux forfaitaire doit garantir l’égalité de traitement entre des bénéficiaires et/ou des opérations de nature similaire. Toute différence de montants ou de taux doit être étayée par des justifications objectives, c’est-à-dire par des caractéristiques objectives des bénéficiaires ou des opérations.

La méthode de calcul doit être vérifiable

La détermination des taux forfaitaires, des coûts unitaires ou des montants forfaitaires doit être basée sur des preuves documentaires vérifiables (23). L’autorité de gestion doit être capable de démontrer la base sur laquelle l’option simplifiée en matière de coûts a été calculée. Il s’agit d’un élément essentiel pour assurer le respect du principe de bonne gestion financière.

L’organisme qui détermine la méthode de calcul des options simplifiées en matière de coûts doit au minimum documenter:

Sources des données

Lors de la mise en place des options simplifiées en matière de coûts, les données utilisées doivent être pertinentes pour l’OSC considérée. Les sources des données utilisées pour le calcul, y compris une évaluation de la pertinence des données par rapport aux opérations envisagées et une évaluation de la qualité des données, devraient être fournies et documentées.

Il n’existe pas d’ensemble minimal de données prédéfini requis pour calculer les options simplifiées en matière de coûts. Cela dépend des caractéristiques de la population. Si les données sont très dispersées, le nombre de données doit être élevé. Au contraire, si les données sont homogènes et représentatives de la population, l’ensemble de données peut être plus restreint.

Les données peuvent être extraites de différentes sources. La fiabilité des données utilisées dépendra de leur source. Par exemple, les données provenant des instituts nationaux de statistique ou d’Eurostat sont considérées comme fiables. Pour certaines sources de données, des contrôles plus approfondis pourraient être nécessaires pour confirmer la fiabilité des données. Dans certains cas, il peut être fait appel au jugement professionnel de l’autorité d’audit pour décider s’il y a lieu ou non de procéder à des contrôles supplémentaires par échantillonnage (en tenant compte de toute information dont dispose l’autorité d’audit sur le type de données, le mode de compilation, les procédures internes des organismes chargés d’approuver les informations fournies, etc.). Toutefois, l’évaluation ex ante de la méthode par l’autorité d’audit n’est pas obligatoire (mais recommandée) pour l’établissement d’OSC au niveau inférieur.

Lorsque les données provenant de sources fiables (par exemple, les rapports publiés et les bases de données internet officielles) ne sont pas utilisées directement en tant que telles (c’est-à-dire générées automatiquement à partir de la base de données de la source) mais sont compilées sous une forme unifiée, il est judicieux de vérifier (sur la base d’échantillons) si les chiffres compilés sont conformes aux rapports officiels. Toutefois, comme cela ne sera pas toujours facile à réaliser dans la pratique, l’autorité d’audit, si elle procède à une évaluation ex ante de la méthode, peut faire appel à son jugement professionnel pour décider s’il y a lieu ou non de procéder à un contrôle supplémentaire par échantillonnage, en tenant compte de toute information dont elle dispose sur le type de données, le mode de compilation, les procédures internes de l’organisme chargé de compiler les informations fournies, etc.).

L’utilisation de données «Statistiques», de données historiques vérifiées ou de pratiques habituelles de comptabilisation des coûts

Lors de l’établissement de leurs OSC, les autorités de gestion peuvent utiliser des données statistiques (provenant de différentes sources) ou des données historiques vérifiées (relatives à des projets ou des opérations financés par un Fonds relevant du RPDC) (24), ou appliquer des pratiques habituelles de comptabilisation des coûts.

Lorsque l’autorité de gestion décide d’utiliser des données statistiques ou des données historiques vérifiées, elle doit décrire:

Conformément à l’article 53, paragraphe 3, points a) ii) et iii), l’autorité de gestion peut également utiliser des données propres aux différents bénéficiaires pour établir les options simplifiées en matière de coûts appliquées à ces bénéficiaires. Étant donné les exigences propres à l'utilisation de données particulières au bénéficiaire ces méthodes sont des simplifications, par exemple, pour des bénéficiaires qui mettront en œuvre de nombreux projets au cours de la période de programmation.

Données historiques vérifiées des différents bénéficiaires

Cette méthode est basée sur la collecte de données comptables passées du bénéficiaire se rapportant aux coûts réels supportés pour les catégories de coûts éligibles couvertes par l’option simplifiée en matière de coûts définie. Le cas échéant, ces données ne couvriront que le centre de coûts ou le service du bénéficiaire concerné par l’opération. Cette méthode suppose l’existence d’un système de comptabilité analytique au niveau du bénéficiaire. Elle implique en outre que toute dépense non éligible soit éliminée de tout calcul servant de base aux options simplifiées en matière de coûts.

Application des pratiques habituelles de comptabilisation des coûts des différents bénéficiaires

Les pratiques habituelles de comptabilisation sont les pratiques adoptées par le bénéficiaire pour comptabiliser l’ensemble de ses activités et fonds au jour le jour (y compris ceux qui ne sont pas liés au soutien de l’UE). Ces méthodes doivent être conformes aux règles et normes comptables nationales. La durée de la pratique n’est pas déterminante. Une méthode de comptabilisation n’est pas une «pratique habituelle» si elle a été adaptée pour une opération donnée ou un ensemble donné d’opérations, par exemple celles qui bénéficient d’un soutien de l’UE, et qu’elle s’écarte de la ou des méthodes de comptabilisation utilisées dans d’autres cas.

Il est important de différencier les coûts réels des coûts déterminés selon les pratiques habituelles de comptabilisation des coûts des différents bénéficiaires.

Ainsi, les coûts réels sont les coûts calculés aussi précisément que possible (les «coûts réellement engagés par le bénéficiaire et payés») pendant la durée de l’opération. Par exemple, pour les taux horaires du personnel, l’utilisation d’un nombre d’heures standard comme dénominateur est acceptée (voir, par exemple, les 1 720 heures dont il est question au chapitre 2.3.2), mais le numérateur utilisé pour calculer les «coûts réels» est le total des frais de personnel éligibles pour chaque personne donnée affectée à l’action.

Un taux horaire basé sur les pratiques de comptabilisation des coûts du bénéficiaire pourrait être calculé sur la base d’une moyenne des coûts de rémunération d’un groupe plus vaste de salariés. Il peut s’agir des salariés appartenant au même grade ou autre élément de mesure similaire, dont les salaires bruts correspondent, mais la comparaison peut également se fonder sur un centre de coûts ou un service (lié à l’opération) dans lequel les salaires bruts du groupe plus vaste de salariés peuvent varier considérablement.

Par conséquent, pour garantir l’égalité de traitement entre les bénéficiaires et veiller à ce que la subvention ne couvre pas des coûts non éligibles, le document énonçant les conditions du soutien à l’opération qui autorise les bénéficiaires à recourir à leurs pratiques de comptabilisation des coûts doit prévoir des conditions minimales. Celles-ci visent à ce que les pratiques de comptabilisation des coûts forment – en théorie comme en pratique – un système juste et équitable. Cela suppose l’existence d’un système de comptabilité analytique au niveau du bénéficiaire et implique en outre que toute dépense non éligible soit éliminée du calcul.

Exigences générales applicables à l’utilisation de données propres aux différents bénéficiaires

L’autorité de gestion devra vérifier au cas par cas les données propres aux différents bénéficiaires. Cette vérification doit être effectuée au plus tard lors de la remise au bénéficiaire du document énonçant les conditions du soutien à l’opération. En fonction des garanties obtenues par l’autorité de gestion auprès du système interne de gestion et de contrôle du bénéficiaire, il peut être nécessaire que les données propres au bénéficiaire soient certifiées par un auditeur externe ou, dans le cas d’organismes publics, par un comptable compétent et indépendant, pour garantir la fiabilité des données de référence utilisées par l’autorité de gestion. La certification des données historiques peut se faire dans le cadre d’un contrôle légal ou contractuel des comptes. Toute certification faite de cette manière nécessite une connaissance approfondie, de la part de l’auditeur externe ou du comptable indépendant, du RPDC et des règlements spécifiques aux Fonds en ce qui concerne, par exemple, la piste d’audit, l’éligibilité des coûts sous-jacents et le droit applicable. L’autorité d’audit peut donc être sollicitée pour apporter son concours à ce processus.

Lorsque le risque d’erreur ou d’irrégularité dans les données comptables antérieures utilisées est jugé minime, la méthode de calcul peut, par exemple, être basée sur des données qui ne sont pas certifiées au préalable par un auditeur. L’autorité de gestion doit pouvoir démontrer, de manière objective, que le risque est effectivement minime et pourquoi elle estime que le système de comptabilité du bénéficiaire est fiable, complet et exact.

Recours à d’autres informations objectives ou à un jugement d’expert

D’autres informations objectives pourraient, par exemple, prendre la forme:

Le jugement d’expert devrait se fonder sur un ensemble spécifique de critères et/ou une expertise spécifique acquise dans un domaine de connaissances, d’application ou de produits spécifique, dans une discipline particulière, une industrie, etc. Il doit être documenté et propre aux circonstances particulières de chaque cas. Le RPDC ne définit pas le jugement d’expert. Il appartiendra aux autorités de gestion de préciser les conditions dans lesquelles un jugement peut être qualifié d’expert et de veiller à l’absence de conflit d’intérêts. Pour tout expert choisi, l’autorité de gestion devra démontrer son expertise dans le domaine concerné ainsi que son indépendance.

Les seuils, plafonds ou autres valeurs maximales fixés dans les règles nationales peuvent être considérés comme d’autres informations objectives. Toutefois, ils ne peuvent être appliqués par l’autorité de gestion que si cette dernière peut démontrer qu’ils représentent une juste valeur et un indicateur fiable.

Utilisation des données historiques des périodes de programmation précédentes

L’utilisation de données historiques vérifiées provenant des périodes de programmation précédentes (par exemple, 2007-2013 et 2014-2020) peut être acceptée s’il est démontré que les montants sont toujours pertinents. Cela signifie que les autorités responsables des programmes devraient veiller à ce que ces données demeurent un indicateur fiable des coûts réels et les ajuster au besoin.

3.2.2. Projet de budget

Comme indiqué à l’article 53, paragraphe 3, point b), et à l’article 94, paragraphe 2, point b), du RPDC, le projet de budget constitue une autre méthode permettant la mise en place d’options simplifiées en matière de coûts.

Conformément à l’article 53, paragraphe 3, point b), du RPDC, pour les OSC utilisées au «niveau inférieur» (État membre – bénéficiaire), cette méthode ne s’applique qu’aux opérations dont le coût total n’excède pas 200 000 EUR et doit être établie au cas par cas et approuvée à l’avance par l’organisme qui sélectionne l’opération. Le coût total de l’opération correspond à l’ensemble des coûts nécessaires à sa mise en œuvre, tels que spécifiés dans le document fixant les conditions du soutien à l’opération. Conformément à l’article 94, paragraphe 2, point b), du RPDC, il n’existe pas une telle limitation pour la mise en place d’options simplifiées en matière de coûts utilisées au «niveau supérieur» (Commission – État membre).

Dans le cas de petits projets financés par des programmes Interreg, conformément à l’article 25, paragraphe 6, du règlement Interreg, le bénéficiaire gérant le fonds pour petits projets peut, au cas par cas, utiliser le projet de budget pour établir des options simplifiées en matière de coûts afin de rembourser les bénéficiaires finaux si la contribution publique au petit projet ne dépasse pas 100 000 EUR.

La possibilité d’utiliser un projet de budget peut faciliter le recours obligatoire aux options simplifiées en matière de coûts pour les petites opérations (voir également l’article 53, paragraphe 2, du RPDC). Cette méthode permet effectivement de calculer certains coûts simplifiés si l’opération est très spécifique.

Si un projet de budget est utilisé au «niveau inférieur» , l’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) doit, dans un premier temps, exposer les principes de la méthode de calcul dans l’appel à propositions ou parallèlement à celui-ci.

De ce point de vue, il est fortement recommandé que les autorités de gestion (ou les comités de suivi des programmes Interreg) établissent des paramètres ou niveaux maximaux de coûts à utiliser pour comparer au moins les coûts budgétisés les plus importants avec ces paramètres. L’autorité de gestion peut également définir des critères de référence minimaux concernant la qualité du ou des résultats escomptés. En l’absence de ces paramètres, de critères de référence minimaux ou de niveaux maximaux de coûts, il peut être difficile pour n’importe quelle autorité de gestion (ou n’importe quel comité de suivi des programmes Interreg) d’assurer l’égalité de traitement et le respect du principe de bonne gestion financière.

Sur la base des règles du programme, il appartient alors aux demandeurs du financement de préparer et de soumettre des budgets détaillés et factuels et de fournir des documents justifiant tous les coûts figurant dans le budget. Les options simplifiées en matière de coûts (y compris les phases intermédiaires pour les montants forfaitaires) devraient être définies en étroite coopération avec les demandeurs (ou les bénéficiaires après la sélection des opérations) afin qu’ils soient informés de l’élément livrable et des informations/pièces justificatives à fournir pour générer les paiements.

Par la suite, les projets de budget sont évalués par l’autorité de gestion. Même si cette étape est recommandée, au moment de l’évaluation du budget, l’autorité de gestion n’est pas tenue de comparer le projet de budget détaillé présenté par le bénéficiaire potentiel avec celui d’opérations comparables. Lorsqu’un bénéficiaire bénéficie à plusieurs reprises d’un soutien, il est recommandé de comparer le projet de budget détaillé avec celui des opérations déjà soutenues.

Enfin, l’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) transforme le projet de budget en OSC (c’est-à-dire taux forfaitaires, montants forfaitaires et coûts unitaires) avant ou après la sélection des opérations (mais avant la publication du document énonçant les conditions de soutien, lequel doit inclure l’OSC). Les OSC définies (et les éventuelles phases intermédiaires pour les montants forfaitaires) devraient être prises en compte dans le document fixant les conditions du soutien à l’opération. L’autorité de gestion/le comité de suivi ne peut pas déléguer l’évaluation des projets de budget et leur transformation en OSC aux bénéficiaires. Dans le cas de petits projets retenus au titre des fonds pour petits projets destinés aux programmes Interreg, c’est le bénéficiaire qui gère le fonds pour petits projets qui évalue le projet de budget.

L’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) devrait rendre compte de son évaluation du projet de budget et l’archiver avec les pièces y afférentes permettant de justifier le calcul ou les coûts de toutes les catégories du projet de budget. Le projet de budget ne fait pas partie du document définissant les conditions du soutien à l’opération établi entre l’autorité de gestion et le bénéficiaire. Les vérifications de gestion de l’opération ou du projet seront fondées uniquement sur le type d’options simplifiées en matière de coûts utilisées et non sur le budget lui-même.

Les options simplifiées en matière de coûts peuvent être fondées sur un projet de budget pour l’intégralité ou une partie du budget de l’opération ou du projet. À titre d’exemple, pour une opération composée de cinq activités différentes:

En outre, les taux forfaitaires prévus aux articles 54 à 56 du RPDC peuvent être appliqués pour établir les catégories de coûts pertinentes d’un projet de budget.

Les principes expliqués ci-dessus s’appliquent également à un projet de budget utilisé au «niveau supérieur» .

D’autres exemples sur la manière de mettre en place des options simplifiées en matière de coûts sur la base d’un projet de budget sont fournis à l’annexe 1.

3.2.3. Utilisation d’options simplifiées en matière de coûts issues des politiques de l’Union

Conformément à l’article 53, paragraphe 3, point c), et à l’article 94, paragraphe 2, point c), du RPDC, l’autorité de gestion peut utiliser les coûts unitaires, montants forfaitaires et taux forfaitaires correspondants applicables aux politiques de l’Union pour un type d’opération similaire. L’objectif principal de cette méthode est d’harmoniser les règles entre les politiques de l’Union. L’intention est de clarifier que là où des options simplifiées en matière de coûts ont déjà été mis au point pour un type particulier d’opération dans le cadre d’une politique de l’UE, l’État membre n’a pas besoin de reproduire cet effort pour les Fonds relevant du RPDC et peut réutiliser la méthode et ses résultats.

Toutes les méthodes applicables dans le cadre des politiques de l’Union peuvent être utilisées pour des opérations similaires si les politiques de l’Union sont en vigueur au moment de la mise en place de la méthode. Les méthodes issues des politiques de l’Union peuvent être utilisées sans calculs supplémentaires.

La méthode doit être utilisée dans son intégralité: par exemple, la définition des coûts directs/indirects, les dépenses éligibles, le champ d’application, les mises à jour et pas uniquement son résultat (le taux de X %). De manière générale, tous les éléments de la méthode susceptibles d’avoir une incidence sur le coût unitaire/montant forfaitaire/taux forfaitaire devraient être pris en compte. Un examen au cas par cas est nécessaire.

Aucune disposition du RPDC n’indique ce que signifie la formule «type d’opération similaire». Il appartient à l’autorité de gestion d’évaluer au cas par cas si, dans une situation particulière, cette condition de similarité est remplie.

Si la méthode utilisée dans le cadre de la politique de l’Union est modifiée au cours de la période de programmation, il convient d’appliquer la même modification aux opérations retenues dans le cadre d’appels lancés après la modification.

Toute modification apportée à la méthode dans le cadre de la politique de l’Union qui a été utilisée pour établir une méthode au titre de l’article 94, paragraphe 2, point c), du RPDC doit être prise en compte dans l’appendice 1 des annexes V et VI du RPDC au moyen d’une demande de modification du programme qui doit être approuvée par décision de la Commission.

Exemples d’OSC utilisées dans les politiques de l’Union:

3.2.4. Utilisation d’options simplifiées en matière de coûts issues de régimes de subventions financés entièrement par les États membres

Conformément à l’article 53, paragraphe 3, point d), et à l’article 94, paragraphe 2, point d), du RPDC, l’autorité de gestion peut utiliser les coûts unitaires, montants forfaitaires et taux forfaitaires correspondants applicables au titre des régimes de subventions financés entièrement par l’État membre pour un type d’opération similaire. Les options simplifiées en matière de coûts utilisées au titre des régimes d’aide nationaux (telles que les bourses, les indemnités journalières) peuvent être utilisées sans calcul supplémentaire, si les régimes nationaux sont en vigueur au moment de la conception de la méthode.

Conformément à l’article 54, second alinéa, du RPDC, des taux forfaitaires pour les coûts indirects calculés conformément à l’article 67, paragraphe 5, point a), du règlement (UE) no 1303/2013, c’est-à-dire fondés sur une méthode juste, équitable et vérifiable, peuvent être utilisés pour des opérations similaires financées au cours de la période de programmation 2021-2027. Ces taux forfaitaires peuvent être utilisés aux fins de l’article 54, premier alinéa, point c), du RPDC, c’est-à-dire pour justifier le taux pouvant aller jusqu’à 25 % des coûts directs éligibles pour rembourser les coûts indirects. Par conséquent, le plafond de 25 % fixé à l’article 54, premier alinéa, point c), du RPDC s’applique à ces taux forfaitaires.

Toutes les méthodes nationales applicables peuvent être utilisées pour des opérations similaires soutenues par les Fonds relevant du RPDC (voir le chapitre 3.2.3 concernant la notion de «similarité»). Par exemple, une opération de soutien à l’apprentissage financée entièrement par des ressources nationales/régionales peut être considérée comme un régime national. La méthode devrait être réutilisée dans son intégralité et pas uniquement son résultat. Des méthodes de calcul régionales ou encore locales peuvent aussi être utilisées mais doivent normalement être appliquées à la zone géographique dans laquelle elles sont utilisées ou à une zone plus petite (par exemple, si une méthode est appliquée dans une seule région, elle peut être réutilisée par la région concernée mais pas par une autre région de cet État membre où cette méthode n’est pas applicable). Toutefois, si les conditions sont suffisamment comparables, d’autres méthodes appliquées peuvent servir d’exemple ou de modèle (voir chapitre 3.2.7).

Si la méthode est modifiée au cours de la période de programmation, il convient d’appliquer la même modification aux opérations retenues dans le cadre d’appels lancés après la modification.

Toute modification apportée à la méthode nationale qui a été utilisée pour établir une méthode au titre de l’article 94, paragraphe 2, point d), du RPDC doit être prise en compte dans l’appendice 1 des annexes V et VI du RPDC au moyen d’une demande de modification du programme qui doit être approuvée par décision de la Commission.

3.2.5. Utilisation de taux forfaitaires et de méthodes spécifiques établis par le RPDC ou sur le fondement de celui-ci ou par les règles spécifiques aux Fonds.

Le RPDC et les règlements spécifiques aux Fonds définissent plusieurs taux forfaitaires spécifiques, c’est-à-dire des taux forfaitaires «prêts à l’emploi». Les taux forfaitaires fixés dans le RPDC et le règlement Interreg sont examinés ci-dessus, au chapitre 2.2. L’intention est d’offrir une sécurité juridique et de réduire la charge de travail initiale ou le besoin de données disponibles pour l’établissement d’un système de taux forfaitaires, étant donné l’absence d’obligation d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer les taux applicables. Cependant, ces méthodes ne sont pas adaptées à tous les types d’opérations.

Les options simplifiées en matière de coûts établies au «niveau supérieur» par une décision de la Commission portant approbation d’un programme ou d’une modification de programme visée à l’article 94, paragraphe 3, premier alinéa, du RPDC et à l’appendice1 des annexes V et VI du RPDC peuvent être utilisées au «niveau inférieur» sur la base de l’article 53, paragraphe 3, point e), du RPDC pour le programme spécifique. Toutefois, l’OSC ne peut être utilisée que dans la mesure où elle est conçue pour couvrir les coûts des bénéficiaires dans le cadre d’une opération de type approprié (ou de même type), faute de quoi elle ne constituerait pas un indicateur fiable des coûts réels. En outre, les options simplifiées en matière de coûts établies sur la base de l’article 94, paragraphe 3, du RPDC sont spécifiques à un programme et ne peuvent être utilisées automatiquement dans la mise en œuvre d’autres programmes ou dans d’autres États membres. Elles peuvent toutefois être utilisées par les autorités responsables des programmes comme exemple pour élaborer les régimes spécifiques à leur programme, lesquels doivent être soumis à l’approbation de la Commission.

Des méthodes supplémentaires peuvent être établies par les règlements spécifiques aux Fonds (pour référence, voir le tableau au chapitre 2.2.1).

Les tiers remboursés par les bénéficiaires d’une opération ne sont pas concernés par les articles 53 à 56 du RPDC. Cela signifie qu’il n’y a pas d’application directe des dispositions du RPDC ou des règlements spécifiques aux Fonds (sauf mention spécifique) au soutien ultérieur que les bénéficiaires fournissent à des tiers. Dans le cas des fonds pour petits projets (Interreg), il est possible pour le bénéficiaire qui redistribue le soutien aux destinataires finaux d’établir une méthode pour l’application d’OSC en s’inspirant des règles du RPDC ou des règles Interreg relatives aux OSC.

3.2.6. Utilisation des options simplifiées en matière de coûts provenant des périodes de programmation précédentes

Il est possible d’utiliser des méthodes établies au cours des périodes de programmation précédentes si les conditions de la période de programmation précédente restent pertinentes et valables pour la période de programmation 2021-2027 (type d’activités, catégories de coûts couvertes, etc.) et si les données originales peuvent faire l’objet d’une vérification. Dans ce cas, l’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) devrait veiller à ce que la méthode soit adaptée à la nouvelle législation applicable à la période de programmation 2021-2027. Si une telle méthode devait être proposée au «niveau supérieur», l’autorité d’audit devrait l’évaluer à ce stade (si la méthode a fait l’objet d’un audit au cours des périodes de programmation précédentes, il est possible de s’appuyer sur les travaux d’audit précédents, à condition qu’une piste d’audit adéquate soit disponible).

3.2.7. Réutilisation/recyclage des options simplifiées en matière de coûts mises en place au sein du même État membre ou d’autres États membres

Différentes méthodes permettant d’établir des options simplifiées en matière de coûts peuvent coexister dans un État membre, c’est-à-dire des options simplifiées en matière de coûts mises en place dans une partie ou la totalité des programmes nationaux/régionaux au niveau supérieur et/ou inférieur. Ces méthodes peuvent présenter un intérêt pour les autorités de gestion d’autres programmes ou d’autres États membres qui souhaitent mettre en place des régimes similaires. Toutefois, étant donné qu’elles sont spécifiques à un programme (ou même à un appel), ces options simplifiées en matière de coûts et leurs montants/taux correspondants ne peuvent pas être utilisés automatiquement dans le cadre d’autres programmes ou par d’autres États membres. Les autorités de gestion doivent revoir la méthode et l’adapter, le cas échéant, aux spécificités de leur programme (type d’activités, catégories de coûts couvertes, etc.). En outre, les sources de données, les calculs et les montants doivent également être adaptés au programme dans le cadre duquel les OSC seront mises en œuvre.

Ces considérations plaident en faveur de l’élaboration d’options simplifiées en matière de coûts, tant au niveau supérieur qu’au niveau inférieur. Au «niveau supérieur», la nouvelle OSC doit être évaluée par l’autorité d’audit avant d’être présentée à la Commission. Lorsqu’une nouvelle OSC est utilisée au niveau inférieur, il est vivement recommandé de demander à l’autorité d’audit de procéder à une évaluation ex ante.

3.3. Étapes de la procédure d’approbation d’une option simplifiée en matière de coûts dans le cadre du programme («niveau supérieur»)

Conformément à l’article 94, paragraphe 1, du RPDC, les options simplifiées en matière de coûts pour le remboursement de la contribution de l’Union à un programme peuvent reposer sur les montants et les taux fixés dans une décision de la Commission portant approbation du programme ou de sa modification. Les États membres peuvent également utiliser les OSC définies dans un acte délégué adopté par la Commission (voir chapitre 4.4).

Conformément à l’article 94, paragraphe 2, du RPDC, les États membres sont tenus de présenter à la Commission une proposition conformément aux modèles figurant à l’appendice 1 de l’annexe V ou VI du RPDC, dans le cadre de la présentation du programme ou d’une demande de modification de ce programme. Par conséquent, la procédure d’approbation ou de modification d’un programme s’applique.

La présentation de l’appendice 1 est nécessaire si les options simplifiées en matière de coûts sont appliquées au «niveau supérieur», quelle que soit la forme de remboursement entre l’autorité de gestion et le bénéficiaire. La présentation de l’appendice 1 n’est pas nécessaire si les options simplifiées en matière de coûts sont appliquées exclusivement au «niveau inférieur» ou pour les options simplifiées en matière de coûts découlant d’un acte délégué. Les montants et les méthodes d’ajustement de ces dernières sont définis par un acte délégué conformément à l’article 94, paragraphe 4, du RPDC (voir chapitre 4.4).

Des échanges informels avec la Commission avant la présentation d’un programme ou d’une demande de modification sont recommandés, dans la mesure où ils facilitent et accélèrent le processus de la procédure d’approbation formelle.

Lors de la présentation de l’appendice 1 des annexes V et VI du RPDC, le ou les États membres ou le programme Interreg devront indiquer la source des données utilisées pour calculer les options simplifiées en matière de coûts en fournissant des informations détaillées sur la provenance des données produites, collectées et enregistrées, sur l’emplacement de leur stockage, sur les dates de clôture ainsi que sur la manière dont elles sont validées. L’autorité d’audit évalue si les données utilisées sont fiables et pertinentes, dans le cadre de l’évaluation d’audit réalisée avant la présentation de l’appendice 1 de l’annexe V ou VI du RPDC à la Commission.

L’évaluation ex ante positive de l’autorité d’audit concernant les propositions faites par les États membres est une condition préalable à la soumission de l’appendice 1 à l’approbation de la Commission.

La décision approuvant ou modifiant le programme indiquera les types d’opérations couverts par le remboursement sur la base des options simplifiées en matière de coûts figurant à l’appendice 1, la définition et les montants couverts par lesdites option simplifiée en matière de coûts, ainsi que les méthodes d’ajustement des montants.

Les options simplifiées en matière de coûts approuvées dans le cadre d’un programme deviennent obligatoires et il n’est plus possible de rembourser sous une forme différente (par exemple, sur la base des coûts réellement engagés) la contribution de l’Union pour les types d’opérations concernés.

Pour d’autres instructions et exemples sur la manière de remplir l’appendice 1, voir l’annexe 2.

3.4. Adaptation dans le temps des options simplifiées en matière de coûts (méthode d’ajustement)

La méthode déterminant les options simplifiées en matière de coûts peut inclure la description d’une méthode d’ajustement pour les montants des options simplifiées en matière de coûts. L’ajustement des montants n’est pas obligatoire, mais il est vivement recommandé, en particulier pour les options simplifiées en matière de coûts utilisées sur une plus longue période, afin de tenir compte de l’inflation ou de l’évolution économique (par exemple, en ce qui concerne les coûts de l’énergie, le niveau des salaires, etc.) et de faire en sorte que l’option simplifiée en matière de coûts reste un indicateur fiable des coûts réels. En outre, si – pour les OSC utilisées au «niveau supérieur» – la méthode d’ajustement est incluse dans l’appendice 1 des annexes V et VI du RPDC, l’application de l’ajustement n’est pas considérée comme une modification de la méthode de l’OSC et ne nécessite pas de modification du programme.

La méthode déterminant les options simplifiées en matière de coûts devrait inclure suffisamment d’informations sur la méthode d’ajustement envisagée (par exemple, indice utilisé, calendrier et fréquence de l’ajustement, formule d’ajustement, etc.).

Une bonne pratique consiste à relier l’ajustement à l’indice propre aux principales catégories de coûts couvertes par les options simplifiées en matière de coûts, mais les États membres sont libres d’établir d’autres méthodes d’ajustement, pour autant que celles-ci soient documentées et dûment justifiées.

L’autorité de gestion (ou le comité de suivi des programmes Interreg) peut décider de ne pas inclure de méthode d’ajustement dans la méthodologie si elle (ou il) estime que les options simplifiées en matière de coûts ne nécessiteront pas d’ajustement au cours de la période d’application de cette méthodologie.

CHAPITRE 4: MISE EN ŒUVRE DES OPTIONS SIMPLIFIÉES EN MATIÈRE DE COÛTS

4.1. Monnaie utilisée pour les OSC établies au «niveau supérieur»

Conformément à l’article 87 du RPDC, tous les montants figurant dans les programmes, communiqués ou déclarés par les États membres à la Commission, doivent être libellés en euros. Cette disposition s’applique également à l’appendice 1 des annexes V ou VI du RPDC, étant donné que l’appendice fait partie du programme. En pratique, cela signifie que:

—

et les montants des options simplifiées en matière de coûts à inclure dans les demandes de paiement doivent également être libellés en euros. Indépendamment du résultat de la conversion au niveau national, le montant à inclure dans une demande de paiement adressée à la Commission ne peut être différent du montant de l’option simplifiée en matière de coûts approuvé dans la décision de la Commission. Dans le cas d’États membres qui n’ont pas adopté l’euro comme monnaie, ces exigences pourraient accroître le risque de différences entre les montants à inclure dans les demandes de paiement et les montants remboursés par les autorités de gestion aux bénéficiaires dans la monnaie nationale en raison des fluctuations des taux de change entre l’euro et la monnaie nationale.

Les États membres peuvent atténuer cette situation, par exemple en incluant dans l’appendice 1 des annexes V et VI du RPDC:

4.2. Application en temps utile des options simplifiées en matière de coûts adoptées dans le programme

La Commission commencera à rembourser l’État membre sur la base des options simplifiées en matière de coûts une fois celles-ci approuvées dans un programme par une décision de la Commission portant approbation du programme ou de sa modification. Ce n’est qu’à partir de ce moment que l’autorité de gestion peut inclure les montants convenus dans les demandes de paiement adressées à la Commission.

Toutefois, il est possible que des options simplifiées en matière de coûts soient déjà mises en œuvre au niveau des bénéficiaires avant l’approbation par la Commission de la méthode présentée à l’appendice I des annexes V et VI du RPDC. Jusqu’à l’adoption d’une décision conformément à l’article 94, paragraphe 3, du RPDC, l’autorité de gestion peut déclarer à la Commission les montants correspondant aux coûts remboursés aux bénéficiaires par l’autorité de gestion («niveau inférieur»). Cela signifie que les autorités de gestion peuvent inclure les dépenses liées aux opérations de coûts simplifiés dans la colonne B de la demande de paiement (annexe XXIII du RPDC), en application de l’article 91, paragraphe 4, point c), du RPDC (pour de plus amples informations sur les demandes de paiement, voir le chapitre 4.3). Toutefois, les dépenses déclarées dans la colonne B ne doivent pas être reprises dans la colonne C de la demande de paiement.

Dans la mesure du possible, afin d’éviter d’éventuelles incohérences entre les méthodes approuvées aux deux niveaux pour les mêmes options simplifiées en matière de coûts, il est recommandé aux États membres de présenter l’option simplifiée en matière de coûts au titre de l’article 94 du RPDC et d’obtenir l’approbation de la Commission pour le niveau supérieur, avant d’utiliser les OSC concernées au «niveau inférieur».

Après l’adoption de la décision relative au programme ou à sa modification, la Commission commencera à rembourser la contribution de l’Union à un programme sur la base des options simplifiées en matière de coûts. L’autorité de gestion inclura ces montants dans la colonne C de la demande de paiement (annexe XXIII du RPDC), conformément à l’article 91, paragraphe 4, point b), du RPDC (voir également le chapitre 4.3).

La décision de la Commission approuvant une option simplifiée en matière de coûts au titre de l’article 94 du RPDC n’a aucune incidence sur l’éligibilité des dépenses; en d’autres termes, aucune nouvelle dépense ne deviendra éligible à la suite de cette décision. Les règles d’éligibilité des dépenses sont énoncées dans la réglementation nationale et à l’article 63 du RPDC. La décision de la Commission a une incidence uniquement sur le mode de remboursement entre la Commission et les États membres.

4.3. Comment déclarer les options simplifiées en matière de coûts dans les demandes de paiement

L’article 91, paragraphe 3, du RPDC dispose que les demandes de paiement doivent être présentées conformément à l’annexe XXIII du RPDC, par priorité (objectif spécifique et type d’action pour les programmes FAMI, IGFV et FSI) et, le cas échéant, par catégorie de région.

Pour les options simplifiées en matière de coûts utilisées au «niveau supérieur» , les montants approuvés par une décision de la Commission visée à l’article 94, paragraphe 3, du RPDC ou figurant dans l’acte délégué visé à l’article 94, paragraphe 4, du RPDC doivent être déclarés dans la colonne C de l’annexe XXIII du RPDC.

Les montants des options simplifiées en matière de coûts fixés par l’État membre au «niveau inférieur» pour le remboursement du bénéficiaire par les États membres, qui ne sont pas couverts par des OSC utilisées au «niveau supérieur» , doivent être inclus dans la colonne B de l’annexe XXIII du RPDC. Conformément à l’article 91, paragraphe 4, point c), du RPDC, dans le cas de subventions remboursées sous la forme d’OSC, les montants inclus dans la demande de paiement sont les coûts calculés sur la base applicable (c’est-à-dire l’OSC).

Les montants remboursés aux bénéficiaires pour les cas relevant de l’article 91, paragraphe 4, point b), du RPDC, c’est-à-dire le remboursement de la contribution de l’Union sous la forme d’options simplifiées en matière de coûts, déclarés dans la colonne C, ne peuvent pas être inclus dans la colonne B afin d’éviter un double financement des mêmes dépenses. Il existe des différences dans la manière dont les OSC sont déclarées dans les demandes de paiement et les comptes. En particulier, dans les comptes, l’intégralité du montant total des dépenses éligibles déclarées en vue d’un remboursement est inclus dans la colonne A des comptes (c’est-à-dire les coûts réels, les financements non liés aux coûts et toutes les options simplifiées en matière de coûts, qu’elles soient ou non soumises à l’article 94 du RPDC).

Les montants approuvés par la décision de la Commission sont contraignants et, par conséquent, les États membres doivent déclarer à la Commission les montants tels qu’approuvés, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent pas inclure dans les demandes de paiement des montants qui seraient différents de ceux figurant dans la décision approuvant le programme (ou sa modification). Toute modification des montants qui ne sont pas couverts par la méthode d’ajustement figurant dans la décision portant approbation du programme (ou de sa modification) nécessiterait une modification de la décision.

Conformément à l’article 93, paragraphe 5, du RPDC, le soutien apporté par le Fonds à une priorité sous la forme du paiement du solde du dernier exercice comptable ne doit pas excéder les montants suivants: — la contribution publique déclarée dans les demandes de paiement; — le soutien versé ou à verser par les Fonds aux bénéficiaires; — le montant demandé par l’État membre.

4.4. Utilisation des options simplifiées en matière de coûts prévues dans les actes délégués de la Commission

Conformément à l’article 94, paragraphe 4, du RPDC, la Commission peut adopter un acte délégué définissant, au niveau de l’Union, les coûts unitaires, les montants forfaitaires, les taux forfaitaires, leurs montants et les méthodes d’ajustement selon les méthodes de calcul prévues à l’article 94, paragraphe 2, du RPDC.

Après l’adoption de l’acte délégué, les États membres peuvent demander le remboursement de la contribution de l’Union au programme en utilisant les montants et les taux fixés dans l’acte (et, le cas échéant, ajustés conformément aux méthodes d’ajustement approuvées dans l’acte délégué); ces montants doivent être déclarés dans la colonne C de l’annexe XXIII du RPDC. Il importe que, lors de la mise en œuvre de l’opération, les règles contenues dans l’acte délégué soient respectées, notamment en ce qui concerne les activités éligibles et la piste d’audit. Les États membres peuvent présenter leurs demandes de paiement avec le montant correspondant fixé dans l’acte délégué sans l’approbation préalable de la Commission.

CHAPITRE 5: PRINCIPES HORIZONTAUX

5.1. Marchés publics et recours aux options simplifiées en matière de coûts

Depuis la période de programmation 2021-2027, les options simplifiées en matière de coûts peuvent également être utilisées dans le cadre d’une opération ou d’un projet faisant partie d’une opération mise en œuvre par le bénéficiaire exclusivement dans le cadre de marchés publics.

Les opérations relevant de marchés publics sont considérées par la Commission comme étant des opérations mises en œuvre par passation de marchés publics conformément à la directive 2009/81/CE, à la directive 2014/24/UE et à la directive 2014/25/UE, ou par passation de marchés publics d’une valeur inférieure aux seuils prévus dans ces directives sur la base des réglementations nationales.

Il n’existe aucune exception à l’obligation de recourir à l’option simplifiée en matière de coûts pour les opérations d’un montant inférieur à 200 000 EUR qui sont exclusivement mises en œuvre dans le cadre de marchés publics. Les autorités de gestion (ou les comités de suivi des programmes Interreg) devront veiller à la compatibilité entre, d’une part, les règles relatives aux options simplifiées en matière de coûts et, d’autre part, les règles de l’Union et les règles nationales en matière de passation des marchés publics.

Le fait qu’une opération soit entièrement mise en œuvre dans le cadre de marchés publics ne devrait pas avoir d’incidence sur les méthodes de calcul établies à l’article 53, paragraphe 3, et à l’article 94, paragraphe 2, du RPDC, lesquelles sont les mêmes pour tous les types d’opérations, qu’elles soient ou non entièrement mises en œuvre dans le cadre de marchés publics. Les autorités de gestion devraient concevoir une méthode fondée sur des données suffisamment fiables et prévoir des méthodes d’ajustement propres à garantir que les montants des options simplifiées en matière de coûts demeurent une approximation des coûts réels pendant la mise en œuvre des opérations. Il est interdit d’ajuster le montant des options simplifiées en matière de coûts en fonction des prix résultant des procédures de passation de marchés publics attribués dans le cadre de l’opération en question. En outre, les options simplifiées en matière de coûts, y compris toute méthode d’ajustement, doivent être définies ex ante par les autorités de gestion et figurer dans le document énonçant les conditions d’octroi du soutien.

5.2. Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État

Il convient de souligner que les règles en matière d’aides d’État établies dans le traité sont d’application générale. Lorsque le financement fourni sous la forme d’OSC au «niveau inférieur» constitue une aide d’État au sens de l’article 107 du TFUE, ces règles doivent être respectées.

Les autorités de gestion (ou les comités de suivi des programmes Interreg) doivent donc veiller à ce que les catégories de coûts pour lesquelles des options simplifiées en matière de coûts sont établies soient éligibles tant en vertu des règles relatives aux Fonds RPDC qu’en vertu des règles en matière d’aides d’État. Elles (ou ils) doivent également veiller à ce que les intensités d’aide maximales fixées dans les règles en matière d’aides d’État ainsi que l’effet incitatif soient respectés. Dans le cas d’une compensation pour des services d’intérêt économique général qui constitue une aide d’État, le montant de la compensation doit être respecté.

Les règles de l’UE en matière d’aides d’État exigent la notification préalable à la Commission de toute nouvelle mesure d’aide. Les États membres doivent attendre la décision de la Commission avant de pouvoir mettre la mesure en œuvre. Les règlements d’exemption par catégorie, à savoir le règlement (UE) no 651/2014 (le règlement général d’exemption par catégorie, ci-après le «RGEC» (26)) et, parmi d’autres, le règlement (UE) 2022/2473 (le règlement d’exemption par catégorie pour la pêche (27)), prévoient des exemptions à l’obligation pour les États membres de notifier à la Commission les régimes d’aides et les aides ad hoc remplissant les conditions qui y sont énoncées. De même, la décision relative aux aides d’État sous forme de compensations de service public pour des services d’intérêt économique général (28) (ci-après la «décision SIEG») définit les conditions dans lesquelles les aides d’État sous forme de compensations de service public octroyées à des entreprises chargées de la gestion de services d’intérêt économique général sont exemptées de l’obligation de notification préalable. D’autres documents, tels que les lignes directrices sectorielles de la Commission (29), devraient également être pris en considération lors de l’élaboration de l’aide d’État, étant donné qu’ils fixent les conditions pour que les aides d’État notifiées soient considérées comme compatibles avec le marché intérieur.

Toutefois, les aides accordées par les autorités publiques ne sont pas toutes soumises aux règles en matière d’aides d’État de l’UE. Il faut tout d’abord examiner si l’aide accordée à une opération est considérée comme une aide d’État au sens de l’article 107, paragraphe 1, du TFUE. De plus amples renseignements sur la notion d’«aide d’État» figurent dans la communication de la Commission relative à la notion d’«aide d’État» (30), qui clarifie la manière dont la Commission comprend l’article 107, paragraphe 1, du TFUE, tel qu’interprété par la Cour de justice de l’Union européenne. Les dispositions des règlements (31) sur les aides de minimis doivent aussi être prises en considération. Les aides qui constituent des aides de minimis ne sont pas des aides d’État au sens de l’article 107, paragraphe 1, du TFUE. Ainsi, si une opération financée par les Fonds RPDC relève du règlement de minimis applicable, cela signifie que la contribution des Fonds RPDC ne constitue pas une aide d’État. Par conséquent, dans le cas des aides de minimis, il n’est pas nécessaire d’apprécier le respect des règles en matière d’aides d’État mais uniquement celui des règles concernant les Fonds RPDC et des conditions permettant de considérer le soutien comme une aide de minimis.

Il se peut également que les compensations de services d’intérêt économique général (SIEG) ne constituent pas des aides d’État et n’entrent donc pas dans le champ d’application des règles en matière d’aides d’État. La communication de la Commission relative à l’application des règles aux compensations octroyées pour la prestation de services d’intérêt économique général (32) explique dans quelles circonstances cela se produit.

Principes généraux relatifs à la compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’état pour le remboursement des subventions octroyées par les états membres aux bénéficiaires

Lors de l’utilisation des options simplifiées en matière de coûts, les aides d’État et les règles de minimis doivent être prises en considération au stade de l’élaboration de la méthode ainsi qu’au stade de la sélection des opérations/de la mise en œuvre, selon les différents cas.

Afin de garantir la conformité des opérations relevant des Fonds RPDC avec le RGEC, avec d’autres règlements d’exemption par catégorie, avec la décision SIEG et avec les lignes directrices applicables de la Commission, les éléments suivants doivent être pris en considération:

— Éligibilité des coûts couverts par les OSC au titre du RGEC et des règles relatives aux Fonds RPDC

Tout d’abord, lorsque l’autorité de gestion souhaite accorder une aide considérée comme constituant une aide d’État, les conditions d’octroi de l’aide doivent être vérifiées au regard de la catégorie d’aide/disposition d’exemption applicable au titre du RGEC.

Ensuite, l’autorité de gestion doit s’assurer que, dans le cadre de cette catégorie d’aide, les coûts envisagés pour une opération sont éligibles tant sur la base des dispositions d’exemption pertinentes au titre du RGEC que des règles relatives aux Fonds RPDC.

À cet égard, l’article 7, paragraphe 1, du RGEC permet que les coûts éligibles au titre du RGEC soient calculés conformément aux options simplifiées en matière de coûts prévues par le RPDC, pour autant que l’opération soit au moins en partie financée par un Fonds de l’Union qui autorise l’utilisation desdites options et que la catégorie de coûts soit éligible au regard de l’exemption applicable prévue dans le RGEC.

Cela signifie que, lorsqu’une option simplifiée en matière de coûts a été établie conformément au RPDC ou aux règlements spécifiques aux Fonds, le montant remboursé sur la base de cette option sera utilisé aux fins du contrôle du respect des règles en matière d’aides d’État, pour autant que la catégorie de coûts en tant que telle soit éligible au titre des règles en matière d’aides d’État et que l’aide remplisse toutes les conditions du RGEC.

Lorsque des options simplifiées en matière de coûts sont utilisées, les catégories de coûts calculées sur la base de ces options doivent être mentionnées dans la méthode utilisée pour obtenir le montant des options simplifiées en matière de coûts. Lorsque les options simplifiées en matière de coûts définies dans le RPDC ou d’autres règles spécifiques aux Fonds sont utilisées, l’autorité de gestion doit donc veiller, lors de la publication d’appels à propositions pour des opérations susceptibles d’être soumises aux règles en matière d’aides d’État, à préciser les catégories de coûts de cette opération qui seront financées par les Fonds RPDC et qui sont également conformes au RGEC. Il convient en outre de préciser dans le document établissant les conditions du soutien à l’opération quelles catégories de coûts sont considérées comme éligibles pour cette opération.

Lorsqu’elles émettent des appels à propositions pour des opérations susceptibles d’être soumises aux règles en matière d’aides d’État, les autorités de gestion doivent préciser, à l’intention des demandeurs d’aide, les catégories de coûts qui seront financées par les Fonds RPDC pour cette opération, ce qui permet de vérifier leur conformité avec l’une des dispositions du RGEC, à savoir que les catégories de coûts ont été correctement définies et sont conformes aux dispositions pertinentes du RGEC. Il existe des catégories de coûts qui peuvent faire l’objet d’un remboursement au titre des fonds du RPDC, mais qui ne sont pas éligibles en vertu des dispositions du RGEC.

L’annexe 3 fournit un exemple de compatibilité de l’OCS avec les règles en matière d’aides d’État.

— Éligibilité des coûts couverts par les OSC au titre de la décision SIEG et des règles relatives aux Fonds RPDC

L’opération doit entrer dans le champ d’application combiné de la décision 2012/21 de la Commission relative aux SIEG et des dispositions pertinentes relatives au champ d’application du soutien prévues par le RPDC et les règlements spécifiques aux Fonds.

— Garantir le respect de l’intensité maximale de l’aide ou du montant maximal de l’aide au titre du RGEC, ou de la compensation au titre de la décision SIEG

Lorsqu’une option simplifiée en matière de coûts a été établie conformément aux articles 53 à 56 du RPDC ou aux dispositions pertinentes des règlements spécifiques aux Fonds, ce montant sera utilisé aux fins du contrôle du respect des règles en matière d’aides d’État.

Les autorités de gestion doivent utiliser une hypothèse raisonnable et prudente afin de garantir que les montants des options simplifiées en matière de coûts constituent une approximation fiable des coûts réels. Les montants des options simplifiées en matière de coûts peuvent ainsi être utilisés pour démontrer plus facilement le respect de l’intensité maximale de l’aide, des montants maximaux de l’aide ou des seuils de notification au titre du RGEC, ou du niveau de compensation au titre de la décision SIEG. La méthode utilisée fera l’objet d’un contrôle de conformité aux règles relatives aux Fonds RPDC et aux règles en matière d’aides d’État applicables.

L’annexe 3 contient un exemple qui illustre ce point.

— Garantir le respect de l’effet incitatif

Conformément à l’article 6 du RGEC, dans la plupart des catégories d’aides, le RGEC ne s’applique qu’aux aides ayant un effet incitatif. L’aide est considérée comme ayant un effet incitatif si le bénéficiaire a adressé une demande écrite d’aide à l’État membre concerné comportant les éléments requis par l’article 6, paragraphe 2, du RGEC avant le début des travaux sur le projet ou l’activité (pour les aides ad hoc en faveur des grandes entreprises également, les conditions supplémentaires prévues à l’article 6, paragraphe 3, du RGEC s’appliquent).

Si l’aide constitue une aide d’État, les autorités de gestion sont tenues de veiller au préalable au respect de l’effet incitatif, que les options simplifiées en matière de coûts soient utilisées ou non. Les autorités de gestion doivent veiller à ce que les bénéficiaires n’aient conclu aucun accord contractuel témoignant de sa volonté de poursuivre les opérations même en l’absence d’aide. Ce contrôle ex ante pourrait être effectué en exigeant une déclaration sur l’honneur du demandeur d’aide indiquant qu’il n’avait pas pris d’engagement juridique ferme (début des travaux tel que défini dans le RGEC) avant l’introduction de sa demande. Les déclarations sur l’honneur pourraient être considérées comme des éléments acceptables pour démontrer l’effet incitatif, à condition qu’il existe un système de contrôle efficace permettant des vérifications aléatoires de ces déclarations.

Dispositions spécifiques du rgec et utilisation d’options simplifiées en matière de coûts

L’article 25, paragraphe 3, point e), du RGEC introduit un taux forfaitaire pouvant aller jusqu’à 20 %, applicable aux projets de recherche et de développement pour le calcul des frais généraux additionnels et des autres frais d’exploitation, notamment les coûts des matériaux, fournitures et produits similaires, supportés directement du fait du projet. L’application du taux forfaitaire au titre de l’article 25, paragraphe 3, point e), du RGEC est une option alternative à l’utilisation d’options simplifiées en matière de coûts établies dans le cadre des programmes relevant du RPDC ou d’un autre fonds de l’Union qui permet le recours à des options simplifiées en matière de coûts et sans préjudice de ces options. Le taux forfaitaire doit être appliqué au total des coûts éligibles des projets de recherche et de développement visés à l’article 25, paragraphe 3, points a) à d), du RGEC. L’État membre peut utiliser le taux forfaitaire introduit par le RGEC pour les opérations cofinancées par les Fonds de la politique de cohésion conformément à l’article 53, paragraphe 3, point c), du RPDC comme taux forfaitaire correspondant applicable dans les politiques de l’Union pour un type d’opération similaire (33). Lorsqu’il applique les méthodes utilisées dans d’autres politiques de l’Union, l’État membre doit veiller à ce que la méthode soit utilisée dans son intégralité et appliquée à des types d’opérations similaires.

Dans le cas d’un régime d’aides à la formation relevant de l’article 31 du RGEC, il est possible d’appliquer le taux forfaitaire pour les coûts indirects calculé sur la base des coûts directs indiqués à l’article 54, premier alinéa, point a), du RPDC au régime d’aides à la formation relevant de l’article 31 du RGEC. Afin de garantir la compatibilité, les coûts indirects visés à l’article 54, premier alinéa, point a), du RPDC, calculés en pourcentage des coûts directs, devraient être calculés uniquement sur la base des catégories de coûts directs définies comme éligibles à l’article 31, paragraphe 3, du RGEC, en tenant compte des limitations spécifiques pour chacune d’entre elles prévues dans la même disposition du RGEC.

5.3. Spécificité du FEDER et du FSE+: les financements complémentaires

Conformément à l’article 25, paragraphe 2, du RPDC, lorsque le FEDER ou le FSE+ soutient l’intégralité ou une partie d’une opération dont les coûts sont éligibles au soutien de l’autre Fonds («financement complémentaire»), le financement complémentaire peut être utilisé à hauteur de 15 % du soutien de ces Fonds pour chaque priorité d’un programme. Les règles d’éligibilité de l’autre Fonds, c’est-à-dire de celui dont provient le financement croisé, s’appliquent à cette (partie de) l’opération.

À l’exception des taux forfaitaires, une seule option simplifiée en matière de coûts peut être utilisée pour les dépenses éligibles au titre de l’un ou l’autre Fonds. L’application des options simplifiées en matière de coûts impose toujours aux États membres de respecter le plafond de 15 % mentionné ci-dessus.

Concrètement, pour les financements complémentaires à taux forfaitaire, il convient d’appliquer des taux forfaitaires distincts à la partie «FSE+» et à la partie «FEDER» de l’opération. Les taux forfaitaires du FSE+ et du FEDER applicables à des opérations similaires sont appliqués aux parties relevant respectivement du FSE+ et du FEDER. Il n’est pas possible d’utiliser une moyenne des deux taux car les dépenses doivent être traçables afin de garantir le respect du plafond global de 15 % pour le financement complémentaire. Lorsque l’un des deux Fonds ne prévoit pas de taux pour le même type d’opération (par exemple parce que la règle ne s’applique pas pour ce Fonds ou parce que ce Fonds ne finance pas des opérations similaires), l’autorité de gestion doit déterminer le taux applicable conformément aux principes généraux établis à l’article 53, paragraphe 3, et à l’article 54 du RPDC.

5.4. Exigences relatives à la collecte, au stockage et à la publication des données

Conformément à l’article 72, paragraphe 1, point e), du RPDC, l’autorité de gestion est tenue d’enregistrer et de stocker par voie électronique les données relatives à chaque opération nécessaires au suivi, à l’évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits conformément à l’annexe XVII du RPDC.

Conformément à l’introduction de l’annexe XVII du RPDC, seuls les champs de données pertinents pour l’opération en question doivent être remplis. Il existe des champs de données spécifiques au remboursement sous la forme d’options simplifiées en matière de coûts, soit pour le remboursement des subventions au bénéficiaire (champs 86 à 96), soit pour le remboursement de la contribution de l’Union aux programmes (champs 112 à 114).

Les informations figurant dans les champs de données 23 et 24 sur les contractants, leurs bénéficiaires effectifs, les marchés et les sous-traitants ne doivent pas être enregistrées et stockées dans le cas de coûts indirects couverts par un taux forfaitaire, un coût unitaire ou un montant forfaitaire (34). Lorsqu’une option simplifiée en matière de coûts couvre à la fois les coûts directs et les coûts indirects, l’obligation d’enregistrer et de stocker les données relatives aux contractants, à leurs bénéficiaires effectifs, aux marchés et aux sous-traitants ne s’applique qu’aux coûts directs.

En outre, conformément à l’article 49, paragraphe 3, du RPDC, les autorités de gestion doivent publier sur leur site web une liste des opérations sélectionnées en vue de bénéficier d’un soutien des Fonds. Les informations requises au titre de l’article 49, paragraphe 3, du RPDC doivent être fondées sur l’annexe XVII du RPDC et aucune donnée supplémentaire, à l’exception de celles figurant à l’annexe XVII du RPDC, ne devrait être collectée aux fins dudit article. Comme indiqué ci-dessus, les autorités de gestion ne sont pas tenues d’enregistrer et de stocker par voie électronique les données relatives aux contractants visées à l’annexe XVII du RPDC pour les coûts indirects couverts par un coût unitaire, un montant forfaitaire ou un taux forfaitaire. Par conséquent, l’obligation de publier le nom des contractants du bénéficiaire prévue à l’article 49, paragraphe 3, point a), du RPDC ne s’applique pas au nom du contractant dans le cas de marchés publics portant sur des coûts indirects couverts par une option simplifiée en matière de coûts.

5.5. Options simplifiées en matière de coûts et période d’éligibilité

L’article 63, paragraphe 2, second alinéa, du RPDC prévoit que, dans le cadre des coûts unitaires et des montants forfaitaires, les actions constituant la base du remboursement doivent être accomplies entre la date de soumission du programme à la Commission ou à compter du 1er janvier 2021, si cette date est antérieure à la première, et le 31 décembre 2029. Cela signifie que ce n’est pas la date effective du paiement par le bénéficiaire des coûts réellement exposés qui est pertinente aux fins de la période d’éligibilité, mais plutôt les actions qui constituent la base du remboursement.

En ce qui concerne les taux forfaitaires, seules les catégories de coûts auxquelles le taux forfaitaire est appliqué (coûts de base) – si elles sont fondées sur des coûts réels – doivent être engagées par le bénéficiaire et payées lors de la mise en œuvre des opérations au cours de la période d’éligibilité prévue à l’article 63, paragraphe 2, premier alinéa, du RPDC. Par exemple, si les coûts indirects sont calculés sous la forme d’un taux forfaitaire maximal de 25 % des coûts directs éligibles, conformément à l’article 54 du RPDC, les coûts de base pour le calcul du taux forfaitaire (coûts directs éligibles de l’opération) doivent être engagés par le bénéficiaire et payés lors de la mise en œuvre des opérations au cours de la période d’éligibilité, c’est-à-dire au plus tard le 31 décembre 2029.

CHAPITRE 6: VÉRIFICATIONS DE GESTION ET AUDIT

Les options simplifiées en matière de coûts, à l’exception des OSC «prêtes à l’emploi», nécessitent une approximation ex ante des coûts sur la base, par exemple, de données historiques ou statistiques. Étant donné qu’il s’agit de montants moyens ou médians ou du résultat issu d’autres méthodes statistiquement fiables, les options simplifiées en matière de coûts peuvent par nature donner lieu, dans une mesure limitée, à une surcompensation ou une sous-compensation des coûts réels engagés par les bénéficiaires et payés au cours de la mise en œuvre des opérations. Toutefois, cet écart est jugé acceptable au regard des règles applicables car les options simplifiées en matière de coûts établies sur la base d’une méthode correcte sont considérées comme une approximation fiable des coûts réels; toute surcompensation ne constitue donc pas un enrichissement indu.

Lorsque les options simplifiées en matière de coûts sont appliquées, les vérifications de gestion et les audits ne contrôlent pas a posteriori les coûts réellement engagés par les bénéficiaires; ils vérifient que la méthode permettant d’établir les options simplifiées en matière de coûts ex ante est conforme aux règles applicables et qu’elle est correctement appliquée.

Le présent chapitre décrit l’approche suivie pour les vérifications de gestion et les audits des options simplifiées en matière de coûts.

6.1. Approche générale en matière de vérifications de gestion et d’audit

Lorsque des options simplifiées en matière de coûts sont utilisées au «niveau inférieur», afin d’établir la légalité et la régularité des dépenses, tant les audits de la Commission que les audits nationaux permettront de vérifier la bonne conception de la méthode. L’application correcte de la méthodologie sera vérifiée lors des audits et des vérifications de gestion menés par la Commission et les États membres.

L’article 74, paragraphe 1, point a), du RPDC dispose que l’autorité de gestion est tenue de vérifier que les produits et services cofinancés ont été fournis, que l’opération est conforme au droit applicable, au programme et aux conditions de soutien de l’opération.

En outre, l’article 74, paragraphe 1, point a) ii), du RPDC dispose que, pour les coûts remboursés sur la base d’options simplifiées en matière de coûts, l’autorité de gestion est tenue de vérifier que les conditions applicables au remboursement des dépenses au bénéficiaire ont été remplies.

Les exigences de l’article 74, paragraphe 1, point a), de l’article 77, paragraphe 1, et de l’annexe XIII du RPDC selon lesquelles les produits et services cofinancés doivent avoir été fournis et que l’opération doit être conforme au droit applicable n’impliquent pas que les vérifications de gestion et les audits doivent vérifier ou demander les documents relatifs aux coûts sous-jacents (par exemple, factures, documents de paiement). Les vérifications de gestion et les audits ne porteront pas sur les coûts réels engagés par le bénéficiaire (par exemple, des factures ou des reçus) ni sur les procédures spécifiques de passation de marchés publics à l’origine des dépenses remboursées sur la base d’options simplifiées en matière de coûts. En conséquence, les documents sous-jacents d’ordre financier ou relatifs à la passation des marchés ne doivent pas être demandés aux fins de la vérification des montants (dépenses) réellement engagés par le bénéficiaire et payés.

Concernant les options simplifiées en matière de coûts approuvées par la Commission pour le «niveau supérieur» , conformément à l’article 94, paragraphe 3, du RPDC, les vérifications de gestion et les audits viseront exclusivement à s’assurer que les conditions nécessaires au remboursement par la Commission sont remplies.

Les règles d’éligibilité doivent être respectées quelle que soit la forme de remboursement. Par conséquent, même lorsque des OSC sont utilisées dans des opérations, l’éligibilité de l’opération, du bénéficiaire et des participants (le cas échéant) doit être garantie.

Piste d’audit

Tous les documents requis pour la piste d’audit tels que mentionnés à l’annexe XIII du RPDC doivent être conservés conformément à l’article 69, paragraphe 6, du RPDC.

OSC et vérifications de gestion fondées sur les risques

Conformément à l’article 74, paragraphe 2, du RPDC, les vérifications de gestion sont effectuées sur la base d’une évaluation ex ante des risques. Si, selon l’évaluation des risques, l’autorité de gestion doit vérifier les dépenses déclarées dans le cadre d’une OSC (les OSC ne doivent pas être automatiquement exclues de l’évaluation des risques), les contrôles incluront les points spécifiques détaillés dans le présent chapitre.

Conflits d’intérêts

Les conflits d’intérêts doivent également être traités dans le cadre d’opérations recourant à des options simplifiées en matière de coûts. Les orientations de la Commission (35) relatives à la prévention et à la gestion des conflits d’intérêts en vertu du règlement financier s’appliquent. Des exemples pertinents sont fournis dans ces orientations. L’inéligibilité des dépenses doit être décidée au cas par cas, en fonction de l’ampleur du conflit d’intérêts détecté (l’ensemble de l’opération ou une partie seulement de l’opération).

Exemple: le Fonds social européen (FSE) a soutenu un projet de recherche dans une université. Le projet a bénéficié d’un soutien financier pour l’embauche de chercheurs par contrats à durée déterminée (le remboursement a été effectué sur la base du coût unitaire standard par mois et par chercheur). Le projet a été approuvé dans le cadre d’une procédure de sélection concurrentielle. Un audit du projet a révélé des conflits d’intérêts dans le processus de sélection des chercheurs. Malgré des règlements exigeant l’impartialité, certains évaluateurs ont examiné des dossiers de candidats avec lesquels ils avaient corédigé des publications, une information qui n’a pas été correctement communiquée ou traitée par l’université ou l’autorité de gestion. Par conséquent, les auditeurs ont constaté la présence d’un conflit d’intérêts compromettant la transparence et l’équité du processus de sélection, et ont mis en doute la légalité des dépenses déclarées pour les chercheurs concernés.

6.2. Vérification du bon établissement de la méthode permettant de déterminer l’option simplifiée en matière de coûts

La vérification de la méthode sera effectuée au niveau de l’autorité de gestion ou de l’organisme intermédiaire.

L’autorité d’audit évalue l’établissement de la méthode ex ante ou au cours de la mise en œuvre, comme suit: