Tribunal Administratif de Poitiers — Décision N° TA86-2300117

Vu la procédure suivante :

Par une requête et des mémoires, enregistrés le 12 janvier 2023, le 4 février 2023, le 10 mars 2023 et le 26 juin 2023, Mme A... B..., représentée par Me Duclos, demande au tribunal :

1°) d’annuler la décision implicite par laquelle l’établissement d’hébergement des personnes âgées dépendantes (EPHAD) « Les Abiès » a rejeté sa demande de communication de son dossier administratif individuel ;

2°) d’enjoindre à cet établissement de lui délivrer une copie de son dossier administratif dans un délai d’un mois à compter de la notification du jugement à intervenir ;

3°) de mettre à la charge de l’EPHAD « Les Abiès » la somme de 2 000 euros sur le fondement des dispositions de l’article L. 761-1 du code de justice administrative

Elle soutient que :
- la décision litigieuse n’est pas motivée ;
- le dossier administratif d’un agent public est un document administratif pleinement communicable dès lors qu’il ne relève d’aucun des cas prévus par l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration.

Par un mémoire enregistré le 30 octobre 2025, l’EPHAD « Les Abiès », représenté par Me Porchet, conclut au non-lieu à statuer sur la requête et à ce que la somme de 250 euros soit mise à la charge de la requérante sur le fondement de l’article L. 761-1 du code de justice administrative.

Il fait valoir que le dossier individuel de la requérante lui été communiqué le 18 janvier 2023.


Vu :
- l’avis n°20225546 du 17 octobre 2022 de la commission d’accès aux documents administratifs ;
- les autres pièces du dossier ;

Vu :
- le code général de la fonction publique ;
- le code des relations entre le public et l’administration ;
- le code de justice administrative.

Les parties ont été régulièrement averties du jour de l’audience.

Ont été entendus au cours de l’audience publique :
- le rapport de Mme Dumont
- les conclusions de Mme Guilbaud, rapporteure publique,
- et les observations de Me Duclos, représentant Mme B..., et de Me Faré, substituant Me Porchet, représentant l’EPHAD Les Abiès.


Considérant ce qui suit :

Mme B..., fonctionnaire territoriale affectée à l’établissement d’hébergement de personnes âgées dépendantes (EPHAD) « Les Abiès », situé sur la commune de l’Absie (Deux-Sèvres), a sollicité le 17 juin 2022 la communication de son dossier administratif. Le 15 septembre 2022, en l’absence de réponse de l’administration, elle a saisi la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) d’une demande d’avis sur la communication des documents précités. Le 17 octobre 2022, la commission a émis un avis favorable. Par la présente requête, Mme B... demande au tribunal d’annuler la décision implicite par laquelle l’EPHAD « Les Abiès » a refusé de lui communiquer son dossier administratif.

Sur les conclusions à fin d’annulation et d’injonction :

2. Aux termes de l’article L. 300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions (…) » Aux termes de l’article L. 311-1 du même code : « Sous réserve des dispositions des articles L. 311-5 et L. 311-6, les administrations mentionnées à l'article L. 300-2 sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par le présent livre ».

Aux termes de l’article L. 137-1 du code général de la fonction publique : « Le dossier individuel de l'agent public doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. » Aux termes de l’article L. 137-4 de ce même code : « Tout agent public a accès à son dossier individuel. ».

4. Il résulte des dispositions précitées que les documents contenus dans le dossier administratif individuel d’un agent public revêtent le caractère de documents administratifs communicables à l’intéressé.

5. Il appartient au juge de l’excès de pouvoir, saisi de moyens en ce sens, de contrôler la régularité et le bien-fondé d’une décision de refus de communication de documents administratifs sur le fondement des dispositions précitées du code des relations entre le public et l’administration. Pour ce faire, par exception au principe selon lequel le juge de l’excès de pouvoir apprécie la légalité d'un acte administratif à la date de son édiction, il appartient au juge, eu égard à la nature des droits en cause et à la nécessité de prendre en compte l’écoulement du temps et l’évolution des circonstances de droit et de fait afin de conférer un effet pleinement utile à son intervention, de se placer à la date à laquelle il statue.

6. En l’espèce, il résulte de l’instruction que, postérieurement à l’introduction de sa requête, Mme B... a été rendue destinataire des pièces composant son dossier administratif. L’intéressée indique, dans le dernier état de ses écritures, qu’un accord de prise en charge de Pôle emploi datant de 2014 ainsi que des certificats médicaux relatifs à ses arrêts de travail ne sont pas au nombre des pièces qui lui ont été transmises, et elle en déduit qu’elle n’a pas obtenu, en cours d’instance, la communication complète de son dossier administratif. Toutefois, les pièces demandées, qui n’ont pas directement trait à sa situation administrative, ne sont pas au nombre de celles qui doivent obligatoirement être conservées dans le dossier administratif de l’agent public. En effet, d’une part, l’accord de prise en charge de Pôle emploi qui ne figure plus dans son dossier administratif date de 2014, période durant laquelle Mme B... était contractuelle, et il n’apparaît pas, alors qu’elle a depuis été titularisée, que ce document devait être conservé. D’autre part, les certificats médicaux que Mme B... a transmis à son employeur sont soumis au secret médical et ne doivent pas figurer dans son dossier administratif, qui comportent uniquement les décisions administratives relatives au placement de l’agent en congé pour cause de maladie prises sur le fondement de ces certificats. Or, il ressort de la liste des pièces composant son dossier administratif que les arrêtés plaçant Mme B... en congé maladie figurent bien dans son dossier et sont au nombre des pièces qui lui ont été communiquées.

7. Dans ces conditions, le dossier administratif de Mme B... doit être regardé comme lui ayant été communiqué dans son intégralité. Dès lors, les conclusions à fin d’annulation et d’injonction présentées par Mme B... ont perdu leur objet. Par suite, il n’y a pas lieu de statuer sur ces conclusions.

Sur les conclusions présentées au titre de l’article L.761-1 du code de justice administrative :


8. Dans les circonstances de l’espèce, il y a lieu de mettre à la charge de l’EPHAD « Les Abiès » la somme de 900 euros sur le fondement de l’article L. 761-1 du code de justice administrative.

9. Il n’y a pas lieu, en revanche, de mettre à la charge de Mme B... la somme sollicitée par l’EPHAD « Les Abiès » sur ce même fondement.


D E C I D E :

Article 1er : Il n’y a pas lieu de statuer sur les conclusions à fin d’annulation et d’injonction présentées par Mme B....

Article 2 : L’EPHAD « Les Abiès » versera la somme de 900 euros à Mme B... sur le fondement de l’article L. 761-1 du code de justice administrative.

Article 3 : Les conclusions présentées par l’EPHAD « Les Abiès » sur le fondement de l’article L. 761-1 du code de justice administrative sont rejetées.

Article 4 : Le présent jugement sera notifié à Mme A... B... et à l’établissement d’hébergement des personnes âgées dépendantes « Les Abiès ».


Copie en sera adressée à la commission d’accès aux documents administratifs.


Délibéré après l'audience du 6 novembre 2025, à laquelle siégeaient :

Mme Le Bris , présidente,
Mme Dumont, première conseillère,
Mme Balsan-Jossa, première conseillère,



Rendu public par mise à disposition au greffe le 20 novembre 2025.



La rapporteure,
Signé
G. DUMONT

La présidente,
Signé
I. LE BRIS


La greffière,


Signé


D. MADRANGE







La République mande et ordonne au préfet des Deux-Sèvres en ce qui le concerne ou à tous commissaires de justice à ce requis en ce qui concerne les voies de droit commun, contre les parties privées, de pourvoir à l'exécution de la présente décision.




Pour expédition conforme,
Pour le greffier en chef,
La greffière,

Signé

D. MADRANGE