Décision du haut représentant de l’Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité du 23 mai 2024 relative aux dispositions sur l’accès aux documents

1. Une demande d’accès à des documents adressée sous forme écrite au SEAE par l’intermédiaire du site web du SEAE, par courrier électronique à l’équipe du SEAE chargée de la transparence ou par courrier postal au correspondant chargé de l’accès aux documents, Service européen pour l’action extérieure, Rond-Point Schuman 9A, 1040 Bruxelles, Belgique.

2. La demande est présentée de manière suffisamment précise pour permettre au SEAE d’identifier les documents demandés et de traiter la demande dans les délais prévus par le règlement.

3. Si une demande n’est pas suffisamment précise ou si la portée en est trop large, le SEAE prend rapidement contact avec le demandeur en vue de clarifier ou limiter la portée de sa demande conformément à l’article 6, paragraphes 2 et 3, du règlement. En l’absence de réponse de la part du demandeur dans un délai de 10 jours ouvrables, le SEAE reprend contact avec le demandeur en lui accordant 5 jours ouvrables supplémentaires pour clarifier ou limiter la portée de sa demande afin de permettre au SEAE de la traiter de manière efficace. Si le demandeur ne clarifie pas sa demande ou n’en limite pas la portée, la demande est réputée rejetée.

4. Dès l’enregistrement de la demande, le correspondant du SEAE chargé de l’accès aux documents envoie un accusé de réception au demandeur.

5. Les données à caractère personnel des demandeurs sont traitées conformément aux règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel (4).

1. Toutes les demandes sont traitées dans les conditions et les délais fixés par le règlement.

2. Dans des cas exceptionnels, visés à l’article 7, paragraphe 3, et à l’article 8, paragraphe 2, du règlement, le délai peut être prorogé de quinze jours ouvrables, notamment:

L’auteur de la demande est informé de toute prorogation du délai et des motifs qui la justifient.

1. Les réponses aux demandes initiales sont traitées par l’équipe chargée de la transparence et signées par le correspondant du SEAE chargé de l’accès aux documents.

2. Les réponses aux demandes confirmatives sont signées par le secrétaire général du SEAE après avoir pris en compte l’avis du correspondant chargé de l’accès aux documents. Le secrétaire général peut déléguer ce pouvoir au sein du SEAE.

1. Lorsque le SEAE est saisi d’une demande d’accès à un document en sa possession, émanant d’un tiers, ce dernier est consulté à moins qu’il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué, à la lumière des exceptions prévues par le règlement.

2. L’accès au document est accordé sans consulter le tiers si le document a déjà été divulgué par son auteur, a déjà été publié par le SEAE, ou s’il est clair que la divulgation totale ou partielle de son contenu ne porterait manifestement pas atteinte à l’un des intérêts visés à l’article 4 du règlement.

3. Le tiers doit toujours être consulté si le document entre dans le champ d’application de l’article 9 du règlement ou s’il émane d’un État membre qui a demandé au SEAE de ne pas le divulguer sans son accord préalable conformément à l’article 4, paragraphe 5, du règlement. Tout État membre présente une telle demande par écrit.

4. Le tiers est consulté par écrit et bénéficie d’un délai raisonnable pour fournir une réponse, qui prend en considération les délais fixés à l’article 3 de la présente décision. Le tiers communique son avis par écrit.

5. En l’absence de réponse dans le délai fixé, ou lorsque le tiers est non identifiable ou introuvable, le SEAE statue sur la demande à la lumière des exceptions prévues par le règlement, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments à sa disposition.

6. Dans l’hypothèse où le SEAE envisage de donner accès à un document contre l’avis explicite du tiers, il informe celui-ci de son intention de divulguer le document dans le délai fixé par le règlement.

1. Les demandes de consultation du SEAE émanant d’un État membre ou d’une autre institution, organe, organisme ou agence de l’Union ayant reçu une demande d’accès à un document en sa possession mais émanant du SEAE, sont soumises à l’équipe du SEAE chargée de la transparence ou au correspondant chargé de l’accès aux documents, par courrier postal à l’adresse «Service européen pour l’action extérieure, Rond-Point Schuman 9A, 1040 Bruxelles, Belgique» ou par courrier électronique à l’adresse ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2. Le SEAE se prononce sans tarder, en tenant compte des délais impartis pour fournir une réponse, et au plus tard dans un délai de cinq jours ouvrables.

1. Les demandes d’accès à des documents relevant du champ d’application de l’article 9 du règlement, ou à d’autres documents classifiés en vertu des règles de sécurité du SEAE, sont traitées par des membres du personnel habilités à prendre connaissance du contenu de ce document.

2. Toute décision refusant l’accès à tout ou partie d’un document classifié est motivée sur la base des exceptions énumérées à l’article 4 du règlement. S’il apparaît que l’accès au document demandé ne peut être refusé sur la base de ces exceptions, le fonctionnaire instruisant la demande veille à ce qu’il soit procédé à la déclassification du document avant de le transmettre au demandeur.

1. Les documents auxquels un accès est accordé sont transmis par courrier postal ou par courrier électronique. En cas de gros volumes ou de documents difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents sur place. Une telle consultation est gratuite.

2. Si un document a déjà été publié par le SEAE, la réponse peut consister à informer le demandeur des moyens d’obtenir le document demandé, par exemple en fournissant les références de sa publication ou en indiquant l’adresse web où il est disponible.

3. Si le volume des copies de documents à envoyer par la poste dépasse vingt pages, une redevance de 0,10 EUR par page, augmentée des frais d’expédition, peut être mise à la charge du demandeur. Les frais afférents à d’autres supports sont fixés au cas par cas sans que ceux-ci n’excèdent un montant raisonnable.

1. Les documents auxquels un accès est accordé à la suite d’une demande présentée en vertu du règlement sont publiés dans le registre public du SEAE. Le registre est accessible sous format électronique.

2. Les documents qualifiés de «sensibles» au sens de l’article 9, paragraphe 3, du règlement ne sont inscrits au registre qu’avec l’accord de l’autorité d’origine.