Décision des représentants des gouvernements des États membres réunis au sein du Conseil

du 21 février 2002

instituant un Fonds destiné au financement de la Convention sur l'avenir de l'Union européenne et fixant les règles financières relatives à sa gestion

(2002/176/UE)

LES REPRÉSENTANTS DES GOUVERNEMENTS DES ÉTATS MEMBRES RÉUNIS AU SEIN DU CONSEIL,

vu le point III de la déclaration de Laeken sur l'avenir de l'Union européenne annexée aux conclusions de la présidence du Conseil européen réuni à Laeken les 14 et 15 décembre 2001 décidant de convoquer une Convention sur l'avenir de l'Union européenne (ci-après dénommée "Convention"),

vu la décision du président de la Convention de nommer un secrétaire général de celle-ci,

considérant ce qui suit:

(1) Aux termes de la déclaration de Laeken sur l'avenir de l'Union européenne, la Convention est dotée d'un Présidium assisté d'un secrétariat assuré par le Secrétariat général du Conseil.

(2) Il convient d'instituer un Fonds destiné au financement de la Convention.

(3) Il s'avère également nécessaire d'adopter des règles financières spécifiant notamment les modalités relatives à l'exécution du budget destiné à couvrir les dépenses découlant de la tenue de la Convention autres que celles relatives à l'infrastructure nécessaire à son fonctionnement, ainsi que les modalités relatives à la reddition et à la vérification des comptes.

(4) Le Parlement européen, le Conseil et la Commission européenne ont conclu le 28 février 2002 un accord interinstitutionnel relatif au financement de la Convention sur l'avenir de l'Union européenne,

DÉCIDENT:

CHAPITRE I

Création du Fonds

Article premier

1. Il est institué un Fonds destiné au financement de la Convention (ci-après dénommé "Fonds").

2. Dans chacun des États membres, le Fonds jouit de la capacité juridique la plus large reconnue aux personnes morales par les législations nationales. Il peut notamment recevoir à titre gratuit, conclure des contrats et ester en justice. À cet effet, il est représenté par le secrétaire général de la Convention.

3. Les gouvernements des États membres, se référant à l'article 3 du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes du 8 avril 1965, prennent, chaque fois qu'il leur est possible, les dispositions appropriées en vue de la remise ou du remboursement du montant des droits indirects et des taxes à la vente entrant dans les prix des biens mobiliers ou dans le montant des prestations de services lorsque le Fonds effectue, pour son usage officiel, des achats importants dont le prix comprend des droits et taxes de cette nature. Toutefois, l'application de ces dispositions ne doit pas avoir pour effet de fausser la concurrence à l'intérieur des Communautés.

Article 2

Le Fonds est chargé de percevoir les recettes et d'assurer la gestion des dépenses de la Convention autres que celles relatives à l'infrastructure nécessaire à son fonctionnement.

Article 3

1. Aux fins de l'application de la présente décision, le budget du Fonds (ci-après dénommé "budget") est l'acte adopté par les représentants des gouvernements des États membres réunis au sein du Conseil qui prévoit et autorise préalablement, pour chaque exercice, les recettes et les dépenses du Fonds.

2. Le budget est arrêté sur proposition du secrétaire général de la Convention et après accord du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.

Article 4

Un compte bancaire spécial est ouvert au nom du Fonds. Le secrétaire général de la Convention est autorisé à utiliser ce compte bancaire conformément à l'article 16 en vue de s'acquitter des obligations qui lui incombent en vertu de la présente décision.

Article 5

Le budget doit être en équilibre en recettes et en dépenses.

CHAPITRE II

Règles financières

Article 6

Le présent chapitre fixe les modalités relatives à l'établissement et à l'exécution du budget.

Article 7

1. Le budget est subdivisé en titres et chapitres.

2. Les crédits inscrits au budget ne peuvent être destinés à d'autres fins que celles qui y sont spécifiées.

Article 8

Les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, notamment d'économie et de rapport coût-efficacité.

Article 9

1. Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à un article du budget.

2. Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés.

Article 10

1. Les recettes et les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral au budget et dans les comptes sans contraction entre elles. L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses.

2. Le premier exercice budgétaire commence le jour de l'entrée en vigueur de la présente décision et s'achève le 31 décembre 2002. Le second exercice budgétaire commencera le 1er janvier 2003 et s'achèvera au terme des travaux de la Convention.

3. Les dépenses d'un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice sur la base des dépenses dont l'ordonnancement est parvenu au contrôleur financier au plus tard le 31 décembre et dont le paiement a été exécuté par le comptable avant le 15 janvier suivant.

4. Sans préjudice de l'article 11, les crédits alloués ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses régulièrement engagées et payées au titre de l'exercice pour lequel ils ont été accordés et pour couvrir les dettes qui remontent à l'exercice antérieur et pour lesquelles aucun crédit n'a été reporté.

Article 11

1. Les crédits non engagés à la fin du premier exercice budgétaire ainsi que les crédits correspondant à des paiements restant dus en vertu d'engagements régulièrement contractés avant la clôture du premier exercice budgétaire font l'objet d'un report de droit au second exercice.

2. Pour l'exécution du budget, l'utilisation des crédits reportés est suivie séparément, par article budgétaire, dans les comptes de l'exercice budgétaire en cours.

CHAPITRE III

Exécution du budget et comptabilité

Article 12

L'exécution du budget est assurée selon le principe de la séparation de l'ordonnateur et du comptable. Les fonctions d'ordonnateur, de comptable et de contrôleur financier sont incompatibles entre elles.

Article 13

1. La fonction d'ordonnateur des recettes et des dépenses est exercée par le secrétaire général de la Convention. L'ordonnateur exécute le budget dans les limites des crédits alloués. Il peut déléguer ses pouvoirs au membre qu'il désigne du secrétariat de la Convention.

2. L'ordonnateur peut décider de procéder à des virements de chapitre à chapitre à l'intérieur de chaque titre.

3. L'ordonnateur peut, sur avis conforme des représentants des gouvernements des États membres réunis au sein du Conseil, décider des virements de titre à titre. Il communique préalablement au Parlement européen, au Conseil et à la Commission son intention de procéder à de tels virements. Les institutions prennent position dès que possible et si l'une d'elles, dans un délai de trois semaines à compter de la communication, refuse le principe de ce virement, celui-ci ne peut s'effectuer.

Article 14

Le contrôle financier interne au Fonds est assuré par le contrôleur financier du Secrétariat général du Conseil, moyennant autorisation expresse de l'autorité investie du pouvoir de nomination (ci-après dénommée "AIPN").

Article 15

L'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un comptable affecté à la direction générale A du Secrétariat général du Conseil, moyennant autorisation expresse de l'AIPN.

Article 16

Les paiements s'effectuent par utilisation du compte bancaire ouvert en application de l'article 4. Les ordres de virement bancaire donnés en application de la présente décision requièrent la signature conjointe du comptable et de l'adjoint au secrétaire général de la Convention.

Article 17

La comptabilité est tenue suivant la méthode dite "en partie double". Elle retrace l'intégralité des recettes et des dépenses.

CHAPITRE IV

Reddition et vérification des comptes

Article 18

1. Le secrétaire général de la Convention établit, dans un délai de deux mois à compter de la fin de la période d'exécution du budget, un compte de gestion et un bilan financier.

2. Le compte de gestion comprend la totalité des opérations de recettes et de dépenses afférentes à l'exercice écoulé. Il est présenté sous la même forme et selon les mêmes subdivisions que le budget.

3. Il est joint à ce compte un état des virements de crédits.

4. Le bilan financier décrit l'actif et le passif du budget à la clôture de l'exercice écoulé.

Article 19

La Cour des comptes des Communautés européennes assure le contrôle de la régularité des recettes et des dépenses du Fonds au regard des règles financières fixées au chapitre II de la présente décision.

Article 20

Le compte de gestion, le bilan financier et le rapport de la Cour des comptes, auquel sont annexées les observations éventuelles du secrétaire général de la Convention, sont soumis, dans un délai de quatre mois à compter de la clôture de l'exercice budgétaire, aux représentants des gouvernements des États membres réunis au sein du Conseil et transmis au Parlement européen, au Conseil et à la Commission, ainsi qu'au Présidium de la Convention. Les représentants des gouvernements des États membres réunis au sein du Conseil, après avis conforme du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, donnent décharge au secrétaire général de la Convention sur l'exécution du budget.

Article 21

Au terme des travaux de la Convention et après clôture des comptes du second exercice budgétaire, l'actif du budget est versé au budget général de l'Union européenne et réparti entre les sections de celui-ci au prorata des contributions au fonds versées par chaque institution.

Article 22

Le secrétaire général de la Convention adresse mensuellement au Présidium de la Convention et aux États membres un rapport faisant état des recettes et des dépenses du Fonds. Ce rapport est transmis au Parlement européen, au Conseil et à la Commission.

CHAPITRE V

Frais de voyage des membres de la Convention

Article 23

Sur proposition du secrétaire général de la Convention, et se fondant sur les pratiques en vigueur au Conseil, le Présidium adopte une décision précisant les conditions et modalités du remboursement des frais de voyage des membres de la Convention pour autant que ces frais soient à la charge du budget.

CHAPITRE VI

Entrée en vigueur et publication

Article 24

1. La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Elle est applicable jusqu'au 31 décembre 2002.

2. Lors de la prorogation de l'accord interinstitutionnel relatif au financement de la Convention sur l'avenir de l'Union européenne, conformément au point 9 dudit accord, la présente décision sera prorogée avec effet à partir du 1er janvier 2003 jusqu'au terme des travaux de la Convention, par décision des représentants des gouvernements des États membres.

Article 25

La présente décision est publiée au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Bruxelles, le 21 février 2002.

Le président

F. J. Conde de Saro